Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Требования MoReq

Этот европейский стандарт был разработан после того, как Евросоюз с тревогой заметил, что в США разработки в области электронного документооборота активно поддерживаются правительством. Документ объёмом в 134 страницы использует как американский, так и европейский опыт, и содержит около 400 требований к управлению электронными документами.

На сегодняшний день MoReq мало используется для проектирования систем электронного документооборота. На это есть несколько объективных причин:

движущей силой разработки этого стандарта были политические соображения, а не экономика;

создания «электронных правительств» в Европе  значительно отстает от планов, и необходимость в электронном документообороте не так велика, как ожидалось;

попытка заложить в требования все, что только можно, сделало MoReq малопригодным для практического применения;

основные конкуренты – национальные разработки (DoD 5015.2 - США, PRO – Великобритания, NOARK – Норвегия, DOMEA - Германия), предъявляют менее широкие, но более реальные на сегодняшний день требования к системам электронного документооборота;

США доминируют на рынке систем электронной торговли, и если США не примут MoReq, то у него мало шансов стать чем-то большим, чем интересный справочный документ.

Фирмы-разработчики программ начнут обращать внимание на национальный стандарт только тогда, когда его соблюдение станет необходимым для продвижения программ на соответствующие рынки – т.е. стандарт должен стать обязательным (неважно, «де-факто» или «де-юре»), по крайней мере, в государственном секторе.

Сказанное не означает, что сами требования не представляют никакого интереса. Требования MoReq охватывают гораздо более широкий круг возможностей систем электронного документооборота, чем DoD 5015.2, и могут быть полезны и при разработке специализированных требований (для отдельной организации), и при выборе коммерческой организацией системы электронного документооборота для своих нужд.

В стандарте чётко объясняется сходство и различия  между двумя типами систем, предлагаемыми на рынке программного обеспечения: информационными системами (EDMS, document management) и системами электронного документооборота (ERMS, records management). 

Принципиальное различие между информационными системами и системами электронного документооборота не бросается в глаза, - чтобы его видеть, нужно разбираться как в делопроизводстве, так и в особенностях работы с электронными документами. В России дополнительные осложнения вызывает терминологическая путаница: термины record («документ») и document (информационный материал, который может быть, а может и не быть документом – например, шаблон или черновик документа), часто либо оба переводятся как «документ», либо как, соответственно, «запись» (?!) и «документ».

В MoReq различия между двумя видами систем сведены в следующую таблицу (п.10.3):

Информационная система - EDMS

Система электронного документооборота - ERMS

Допускает модификацию документов  и/или существование нескольких версий одного документаПредотвращает модификацию документов
Может позволять уничтожение документов владельцемНе допускает уничтожение документов за исключением особых, тщательно контролируемых обстоятельств
Может иметь некоторые средства отслеживания сроков храненияОбязана иметь строгие средства отслеживания сроков хранения
Может поддерживать структуру расположения документов, которая может быть под контролем пользователейОбязана иметь жёсткую систему расположения документов (классификационную схему), поддерживаемую Администратором
Предназначена, главным образом, для поддержки повседневного использования документов для текущей деловой деятельностиМожет поддерживать повседневную работу, но также служит защищённым хранилищем значимых деловых документов

Как видно из таблицы, главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они обеспечивают не только сохранение информации, но и целостность и аутентичность электронных документов. После регистрации информационного материала в качестве документа, он выходит из-под контроля своего создателя и не может быть ни изменён, ни уничтожен (иначе как в ходе регулярной работы по уничтожению документов временного срока хранения, проводимой службой ДОУ).

В требованиях MoReq подробно рассматривается вопрос о важнейших документах и о восстановлении деятельности после катастроф (пп.4.3.6-4.3.7). Среди нефункциональных требований есть и требования к «доступности» системы для пользователей, включая восстановления системы за заданное время в случае сбоев (п.11.3.5).

Интересен раздел об автоматической защите аутентичности документа – система должна выдавать предупреждение при попытке регистрации документа, аутентичность которого сомнительна или не может быть в будущем проверена (пп.4.5.2-4.5.3).

Большой раздел (глава 5) посвящен отслеживанию сроков хранения, экспертизе ценности  и уничтожению документов. Очень подробно говорится об организации долговременного хранения электронных документов (п.11.7). 

Пусть неявно, но MoReq подразумевает определенное слияние служб ДОУ и ИТ. В отличие от DoD 5015.2, все пользователи системы делятся на администраторов и непривилегированных пользователей, и «делопроизводческие» функции возложены на администраторов. Роли специалистов делопроизводства в организации электронного документооборота не уделено особого внимания, что можно рассматривать как один из недостатков документа.

Дополнение (февраль 2006 года)

На сайте компании-разработчика Типовых требований Евросоюза к автоматизированным системам электронного документооборота MoReq выложен русский перевод этого очень интересного документа.

В электронном виде с ним можно ознакомиться по следующему адресу:
http://www.cornwell.co.uk/edrm/moreq.asp


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

16декабря

Защита от несанкционированного распространения конфиденциальной информации в СЭД

Узнать больше

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^