Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Распоряжение акима города Алматы от 30 ноября 2007 г. N 408-р

«Об утверждении инструкций и правил»

1. Утвердить:

1) Инструкцию по организации работы с документами в аппарате акима города Алматы (приложение 1);

2) Правила приёма граждан в аппарате акима города Алматы;

3) Правила пользования в системе «Электронный документооборот»;

4) Инструкцию по формированию, оформлению и хранению документов в аппарате акима города Алматы;

5) Инструкцию по делопроизводству организационных документов аппарата акима города Алматы.

2. Признать утратившим силу Распоряжение акима города Алматы от 20 июля 2006 года № 186-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству».

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя аппарата акима города Алматы Тажиеву К.К.

Акима города Алматы
И. Тасмагамбетов
Приложение 1
к распоряжению акима города Алматы
от 30 ноября 2007 года № 408-р

Инструкция по организации работы с документами в аппарате акима города Алматы

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами и устанавливает систему организации работы с ними в аппарате акима города Алматы в процессе выполнения возложенных на него функций по обеспечению деятельности в части подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, а также рассмотрения обращений в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан», приказом Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года № 8 «Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения», и Регламентом работы аппарата акима города Алматы.

Порядок ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием специальных видов связи, устанавливается отдельной Инструкцией.

Настоящая Инструкция обязательна для всех сотрудников аппарата акима города.

2. Делопроизводство в аппарате акима города Алматы организуется с использованием автоматизированной системы «Электронный документооборот». Наряду с электронным документооборотом допускается делопроизводство на бумажных носителях.

3. Работа с документацией в аппарате акима города Алматы ведётся с применением систем менеджмента качества, соответствующих требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000.

4. Ответственность за состояние делопроизводства в целом возлагается на руководителя аппарата акима города Алматы, а за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов на начальников управлений и заведующих отделами аппарата акима города.

5. Администрирование системы «Электронный документооборот» осуществляет отдел информационных технологий коммунального государственного казённого производственного предприятия при аппарате акима города Алматы (далее – Отдел информационных технологий).

На Отдел информационных технологий возлагается вся ответственность за обеспечение бесперебойного функционирования системы «Электронный документооборот» и проведение обучения работе в ней работников аппарата акима города.

6. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет управление документационного обеспечения (далее – Управление)

7. Управление знакомит вновь принимаемых работников с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу аппарата акима города.

2. Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции

8. делопроизводство по документам организационно распорядительного и директивного характера, служебной корреспонденции, а также по обращениям физических и юридических лиц (далее – обращения), осуществляется Управлением.

9. К документам организационно-распорядительного характера (далее – ОРД) относятся Законы Республики Казахстан, Указы и Распоряжения Президента Республики Казахстан, Постановления Правительства Республики Казахстан и Распоряжения Премьер-министра Республики Казахстан, поручения Администрации Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан, протоколы совещаний Правительства Республики Казахстан, запросы депутатов Парламента, переписка с центральными исполнительными и другими органами, касающихся исполнения вышеназванных нормативных документов.

10. К служебной корреспонденции относятся: корреспонденция юридических лиц, протоколы совещаний с участие акима города Алматы, его заместителей и руководителя аппарата, инициативные письма, сопроводительная, информационно-разъяснительная и другая корреспонденция служебного характера.

11. К обращениям физических лиц относятся заявления, жалобы, запросы, предложения, отклики, а также корреспонденция, в которой содержится просьба рассмотреть приложенные к ней обращения физических лиц.

12. Приём обращений в аппарате акима города Алматы осуществляется, а специальном отведённом помещении. При приёме обращений заявителям выдаётся талон с указанием даты и времени, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.

13. Пакеты с корреспонденцией, поступающие в аппарат акима города фельдъегерской связью и почтой, принимаются Управлением в установленном порядке.

Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то составляется акт произвольной формы в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в Управлении.

14. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы направляются адресату, или возвращаются отправителю. Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда на них имеются: данные, не указанные в документах: адрес отправителя, дата отправки и др.

15. Прием документов, поступающих в аппарат акима города в выходные я праздничные дни до 15.00 часов, осуществляется дежурным работником Управления.

16. Документы регистрируются, сканируются в системе «Электронный документооборот», куда в обязательном порядке вносятся все данные о ходе рассмотрения и исполнения документов.

17. Если адресат не подключен к системе «Электронный документооборот» ему в обязательном порядке направляется документ на бумажном носителе.

18. Регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера проставляется на первой странице документа в правом нижнем углу. Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 18.10.2005).

19. При регистрации корреспонденции поступившей из вышестоящих органов (Администрации Президента РК, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, аппарата палат Парламента Республики Казахстан и др.), штамп регистрации проставляется на фишке вышеуказанного органа или сопроводительном документе.

20. При регистрации корреспонденции на иностранных языках штамп ставится на оригинале и переведенном тексте с пометкой «перевод».

21. Регистрационный номер является одновременно входящим и исходящим.

22. Регистрационный номер ОРД состоит из порядкового номера и индекса «СК». В случае наличия в компьютерной базе данных корреспонденции аналогичной тематики, документ при регистрации прикрепляется к основному документу и ему присваивается дополнительный порядковый номер (например, «588ск,12»),

23. Регистрационный номер служебной корреспонденции состоит из порядкового номера поступления документа.

24. Регистрационный номер обращений физических лиц состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения (например, М-454), коллективное – (например, К\Е-152). Регистрационный номер обращений граждан, поступивших с приема граждан по личным вопросам руководством аппарата акима города состоит из начальной буквы фамилии заявителя, порядкового номера обращения и индекса приемной граждан «ПР» (например, А-530пр).

25. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором:

  • обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;
  • сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истёк установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен;
  • указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

26. Повторные обращения регистрируются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через запятую (например: 1002,2; 1002,3).

27. Если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие материалы проверок, и заявителям в установленном порядке давались ответы, рассмотрение обращений прекращается, о чём сообщается заявителю.

Письма одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.

28. Регистрация входящих и исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.

29. Обращения, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, признаются анонимными.

Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о готовящихся или совершённых преступлениях, либо об угрозе государственной или общественной безопасности, и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией.

30. Не подлежат регистрации: материалы социологических исследований, статистические отчеты, бухгалтерские документы, печатные издания, метеосводки, поздравительная, рекламная и иная подобная корреспонденция.

3. Рассмотрение и прохождение входящей корреспонденции

31. Поступающая в аппарат акима города корреспонденция распределяется, как правило, следующим образом:

а) акиму города Алматы передаётся на рассмотрение корреспонденция, требующая его личного внимания и решения;

б) заместителям акима и руководителю аппарата корреспонденция передаётся в зависимости от курируемых ими вопросов, или направленная непосредственно в их адрес.

Документы, направляемые руководству аппарата акима города, принимаются их помощниками или специалистами приемных под роспись, с указанием даты получения. Одновременно они получают документ в системе «Электронный документооборот».

32. После рассмотрения руководством, документы возвращаются в Управление, где перед отправкой исполнителям сверяется правильность внесения данных резолюции в системе «Электронный документооборот», проставляются реквизиты контроля.

33. Срок рассмотрения корреспонденции руководством не должен превышать 3-х дней со дня получения.

34. Резолюция (поручение, указание) проставляется на бланках (фишках) установленного образца или непосредственно на рассматриваемых документах.

35. В резолюции должны быть указаны:

  • исполнитель (наименование организации в именительном падеже, ФИО – в дательном);
  • содержание поручения (конкретные действия);
  • срок исполнения по усмотрению;
  • исходящий номер;
  • личная подпись руководителя;
  • дата подписания.

36. В управлениях и отделах аппарата акима города делопроизводство ведется назначенными ответственными работниками, а в приемных руководства – специалистами приемных – секретарями, которые в обязательном порядке вносят данные рассмотрения документов руководством в систему «Электронный документооборот», и несут ответственность за своевременное прохождение документов и надлежащее их хранение.

37. При принятии вопроса к исполнению исполнитель должен убедиться, что решение поставленного вопроса входит в его компетенцию. В случае если вопрос частично выходит за пределы установленной компетенции, то исполнителем направляются запросы в необходимые органы для предоставления информации. В случае если решение вопроса полностью выходит за пределы установленной компетенции, то документ направляется компетентному государственному органу или возвращается в орган, направивший документ, с обязательным уведомлением автора поручения в срок не более 3-х дней.

38. Исполнители, независимо от характера резолюции, должны известить автора обращения о результатах его рассмотрения и, в обязательном порядке, внести данные об этом в систему «Электронный документооборот». В случае отсутствия этих данных документ не будет считаться исполненным.

39. По фактам нарушений данной Инструкции по делопроизводству Управление имеет право вносить представления руководителю аппарата.

4. Оформление исходящей корреспонденции

40. Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом, на втором экземпляре должны быть проставлены визы исполнителей.

41. Ответы на обращения даются на государственном или русском языках.

42. Переписка внутри аппарата акима города осуществляется без использования бланков.

43. На документе, направляемом адресату, указываются после его наименования почтовый индекс, город (село), улица, номер дома, если по факсу – номер телефакса.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. Для рассылки снимаются копии документа согласно списку, на каждой копии документа указывается только один адрес.

Адресаты, которым направляются документы, могут быть обозначены обобщенно (например: «акимам районов»).

44. При подготовке ответа в левом верхнем углу документа делается ссылка на исходящий номер и дату поручения или запроса и, как правило, дается краткий заголовок.

В отметке о наличии приложения, указанного в тексте документа, проставляется количество листов, количество экземпляров.

45. В исходящем документе проставляется дата отправки (число, месяц, год) приводимую полностью или сокращенно (например; 15 мая 2006 года, или 15.05.2006г.) и номер.

46. Исходящий номер документа состоит из индекса приемной руководства, управления или отдела аппарата акима города, и входящего номера документа (например: 5-1018).

В исходящем номере ОРД дополнительно за дробью проставляется индекс регистрации года документа (например, 2-677ск/07)

При нумерации документа, подготовленного в инициативном порядке, номер состоит из буквенного обозначения «И», индекса приемной и порядкового номера: (например: И-1-25.)

47. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества, номер его служебного телефона я располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (например: Исп. Астаев Е.Б., т. № 269-04-82)

48. При направлении документов, требующих возврата, на первом листе документа ставится штамп «?айтарылуы тиіс».

49. Исходящая корреспонденция, отправляемая фельдъегерской связью, принимается Управлением до 13-00 часов.

50. Правительственные телеграммы подписываются акимом города, его заместителями, руководителем аппарата. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание) с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

При отправке телеграмм нескольким адресатам исполнитель делает копии согласно списку рассылки.

51. Подлинник отправляемого документа я подписанный исполнителем список рассылки, а также необходимое количество оформленных копий документа, передаются, а Управление для обработки и отправки адресатам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

52. При оформлении исходящей корреспонденции фельдъегерской связью и почтой Управление составляет реестр. Реестры хранятся в Управлении в течение трех лет, после чего сдаются в архив в установленном порядке.

5. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования»

53. К документам с пометкой «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») относятся материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению, сетях открытой компьютерной связи типа «Интернет».

54. Документы с грифом «ДСП», поступающие в аппарат акима города, принимаются, регистрируются и учитываются в Управлении. При этом к регистрационным номерам добавляется пометка «ДСП» и проставляется номер экземпляра.

55. Необходимость проставления пометки «ДСП» определяется исполнителем и/или руководителем, подписавшим документ.

56. Документы с пометкой «ДСП» хранятся в металлических шкафах и сейфах отдельно от других несекретных документов.

57. При отправке документов с пометкой «ДСП» на них проставляются номера экземпляров. При отправке документов нескольким адресатам вместе с документом представляется список рассылки с указанием номеров отправляемых экземпляров. На пакетах также ставится пометка «ДСП».

58. Утрата документов с пометкой «ДСП», разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими информацию, сведения ограниченного распространения, влечёт за собой привлечение к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

59. Документы с пометкой «Для служебного пользования» включаются в номенклатуру дел несекретного характера с отметкой в примечании «ДСП».

6. Организация контроля исполнения документов

60. Контроль за исполнением документов осуществляется Управлением. Контроль за исполнением документов, направленных в структурные подразделения, возлагается на их руководителей.

61. К контрольным поручениям относятся поручения, в которых имеются указания «доложить», «внести предложения», «проинформировать», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки их на контроль. При этом на фишке проставляется штамп «Ба?ылау».

62. Сроки исполнения директивной и служебной корреспонденции исчисляются в календарных днях со дня дачи поручения. В случае поступления корреспонденции из вышестоящих органов – со дня дачи поручения руководителем органа или запроса.

63. Обращения для рассмотрения, которых не требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматриваются в течение пятнадцати календарных дней. В иных случаях обращения рассматриваются, и по ним принимается решение в течение тридцати календарных дней со дня поступления.

Поручения Президента Республики Казахстан подлежат исполнению в двухнедельный срок, если иное не установлено в поручении.

Поручения, имеющие пометку «срочно» или «ускорить», исполняются в течение 10 дней, «весьма срочно» – 3 дней.

64. Если руководством поручение дано нескольким исполнителям, то работу по контролю и координации исполнения осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, либо тот исполнитель, рядом с наименованием которого стоит пометка «созыв». Структурные подразделения – соисполнители поручений, вносят свои предложения подразделению, осуществляющему свод, не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока исполнения поручения, если иное не установлено соответствующим поручением. А по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней – в течение одного рабочего дня со дня его поступления.

65. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения может быть продлён не более чем на тридцать календарных дней, о чём сообщается заявителю в течение трёх календарных дней с момента продления срока рассмотрения.

66. Документ снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия документа с контроля является соответствующая резолюция.

Начальник управления документационного
обеспечения аппарата акима города Алматы
Конырова Г.

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^