Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Заместителя Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 21 августа 2001 г. N 48

«Методические рекомендации по разработке номенклатуры дела негосударственной организации»

1. Общие положения

1. Методические рекомендации по разработке номенклатуры дела негосударственной организации (далее – Методические рекомендации) устанавливают общие требования к порядку составления, одобрения, согласования, утверждения и внедрения в практику работы номенклатур дел негосударственных организаций – источников комплектования государственных архивов.

2. Настоящие Методические рекомендации разработаны на основании Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» в целях обеспечения единой государственной политики в архивном деле и документообразовании и призваны содействовать совершенствованию управленческих технологий, учета, обеспечения сохранности документов и повышению качественного состава Национального архивного фонда.

3. Разработку номенклатуры дел, передачу ее в установленном порядке на одобрение, согласование, утверждение и внедрение в практику работы осуществляет делопроизводственная служба негосударственной организации.

4. В небольших негосударственных организациях, в которых отсутствует делопроизводственная служба, разработку номенклатуры дел, передачу ее в установленном порядке на одобрение, согласование, утверждение и внедрение в практику работы осуществляют должностные лица, ответственные за делопроизводство.

5. Государственные архивные учреждения в своей работе должны руководствоваться настоящими Методическими рекомендациями и в соответствии с заключенными договорами оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в разработке номенклатур дел.

2. Виды номенклатур дел

6. В целях обоснованного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения поиска документов и учета дел составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел называется систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве негосударственной организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

7. Разрабатываются следующие виды номенклатур дел:

1) конкретные;

2) типовые;

3) примерные.

8. Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной негосударственной организации в определенном календарном (учебном) году в соответствии с выполняемыми задачами и функциями.

9. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенных категорий негосударственных организаций, с однотипным составом образующихся в их деятельности документов.

10. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории негосударственных организаций, единую индексацию данных дел в системе и является нормативным документом.

11. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории негосударственных организаций в системе с указанием индексов дел и носит рекомендательный характер.

12. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются делопроизводственными службами негосударственных организаций, имеющими подведомственную сеть однородных негосударственных структур.

3. Основные требования к разработке номенклатуры дел негосударственной организации

13. Негосударственная организация, независимо от наличия типовой или примерной разрабатывает конкретную номенклатуру дел (далее – номенклатуру дел).

14. При разработке номенклатуры дел необходимо руководствоваться:

1) требованиями уполномоченного государственного органа по управления архивами и документацией Республики Казахстан;

2) типовыми и/или примерными номенклатурами дел, типовыми и/или отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения;

3) номенклатурами дел негосударственной организации предыдущих лет;

4) учредительными документами негосударственной организации, положениями о ее структурных подразделениях;

5) описями дел, хранящимися в частном архиве негосударственной организации.

15. Номенклатура дел включает в себя:

1) титульный лист с указанием официального наименования вышестоящей организации, официального наименования негосударственной организации, наименования документа, места и года разработки (приложение 1);

2) перечень разделов номенклатуры дел с указанием их индексов (приложения 2, 3 и 4);

3) список сокращенных слов с их расшифровкой (приложение 5);

4) основную (описательную) часть номенклатуры дел (приложение 6, 7 и 8);

5) итоговую запись к номенклатуре дел (приложение 9).

В необходимых случаях после титульного листа в номенклатуру дел может включаться Указание по ее применению.

4. Заголовки дел и их составление в номенклатуре дел негосударственной организации

16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы негосударственной организации, в том числе информационно-справочные и контрольные картотеки, регистрационные учетные формы, личные дела, документы на электронных носителях, аудиовизуальная, научно-техническая документация.

17. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

18. При составлении заголовков дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

2) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

3) не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («Общая переписка», «Разные материалы», «Справочные материалы», «Входящие документы» и т.д.).

19. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

20. Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (приказы, протоколы, акты и т.д.);

2) наименование организации или структурного подразделения – автора документа;

3) наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

4) краткое содержание документов дела;

5) название местности, с которой связано содержание документов дела;

6) дата (период), к которому относятся документы дела;

7) указание на копийность документов дела.

21. Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

В заголовках личных, персональных и других дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве рода употребляется термин «дело». Например: «Личные дела работников Банка» или «Аттестационные дела работников Академии».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве рода употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются основные виды документов. Например: «Документы об открытии областных филиалов Пенсионного фонда (копии учредительных документов, отчеты, справки, аналитические записки, переписка)» или «Документы о проведении научно-практических конференций по страховой (перестраховочной) деятельности (программы, тезисы докладов, переписка)»

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например: «Протоколы заседания общего собрания акционеров Общества и документы к ним» или «Годовой бухгалтерский баланс Общества и документы к нему».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, данная разновидность указывается во множественном числе. Например: «Приказы Филиала Банка по личному составу» или «Годовые производственные отчеты филиалов Фонда».

Наименование организации в качестве автора указывается кратко или приводится общее его видовое название. Например: «Протоколы заседаний наблюдательного совета Общества и документы к ним».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (каким вопросам) она ведется. Например: «Переписка с управлением финансов Костанайской области о ведении бухгалтерского учета и отчетности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с областными филиалами Банка о регистрации и открытия обменных валютных пунктов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Например: «Переписка об организации курсов по повышению квалификации банковских работников».

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Нефтегазстрой» о поставках технологического оборудования».

При обозначении в заголовках дел однородных административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц. Например: «Переписка с областными филиалами Фонда о предоставлении годовых отчетов о работе».

При обозначении в заголовках дел конкретной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) указывают в соответствии с официальным наименованием и общепринятыми сокращениями. Например: «Переписка с филиалом Академии (г. Алматы) о приеме студентов на дневное обучение».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовой план работы Департамента» или «Квартальные бухгалтерские отчеты Филиала».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка.

5. Систематизация заголовков дел в разделах номенклатуры дел негосударственной организации

22. Номенклатура дел негосударственной организации состоит из разделов.

23. В номенклатуре дел негосударственной организации, организационно-правовой формой которой является хозяйственное товарищество (полное товарищество, коммандитное товарищество, товарищество с ограниченной ответственностью, товарищество с дополнительной ответственностью, акционерное общество), самостоятельными разделами будут наименования ее высшего (директор, президент – для товариществ, учрежденных одним лицом, общее собрание участников или представителей – для товариществ, учрежденных группой физических и/или юридических лиц) органа и коллегиальных (правление, дирекция, наблюдательный совет и др.) органов, а также наименования структурных подразделений исполнительного органа в соответствии с учредительными документами и утвержденной структурой исполнительного органа.

24. В номенклатуре дел негосударственной организации, организационно-правовой формой которой является производственный кооператив, самостоятельными разделами, в соответствии с учредительными документами будут наименование его высшего органа (общее собрание членов кооператива), наблюдательный совет, ревизионная комиссия, иные коллегиальные органы и структурные подразделения исполнительного органа (правления).

25. Разделы номенклатуры дел негосударственных некоммерческих негосударственных организаций (учреждение, общественное объединение, общественный фонд, потребительская кооперация, религиозное объединение, объединение юридических лиц в форме ассоциации или союза) определяются строго на основе их учредительных документов.

26. Для негосударственных организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделений, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности негосударственной организации. Например: «Ведение бухгалтерского учета и отчетности», «Работа с кадрами» и т.д.

27. Самостоятельным разделом номенклатуры дел является наименование первичной профсоюзной организации. Данный раздел располагается последним после остальных разделов.

Филиалы негосударственной организации, как правило, разрабатывают собственные номенклатуры дел.

Документы территориальных отделений и представительств вносятся в качестве самостоятельных разделов в номенклатуру дел негосударственной организации.

28. Порядок расположения заголовков дел в каждом разделе номенклатуры дел определяется номинально – логическим признаком, т.е. заголовки располагаются в соответствии с убыванием важности дел и согласно логике их создания. Например, распорядительные документы высшего органа располагают выше распорядительных документов руководителя исполнительного органа организации (по номиналу), а плановую документацию – выше отчетной (по логике создания).

В каждом разделе номенклатуры дел негосударственной организации рекомендуется применять следующий примерный порядок расположения заголовков дел:

1) законы Республики Казахстан (конституционные законы; кодексы; законы);

2) акты Президента Республики Казахстан;

3) постановления Парламента Республики Казахстан и его палат;

4) постановления Правительства Республики Казахстан и распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан;

5) постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан и Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан;

6) нормативные приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов;

7) нормативные постановления центральных государственных органов;

8) акты местных представительных и исполнительных органов;

9) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и ответы на них;

10) акты прокурорского реагирования;

11) документы вышестоящего органа, направленные в негосударственную организацию для руководства или сведения;

12) учредительные документы, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных органов негосударственной организации;

13) распорядительные документы негосударственной организации;

14) протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов негосударственной организации и документы к ним;

15) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные негосударственной организацией или направленные ей для применения в работе;

16) плановая документация;

17) сметы расходов, штатные расписания;

18) отчетная документация;

19) разработанные негосударственной организацией справки, обзоры, заключения и др.

20) документы по основной деятельности негосударственной организации (структурного подразделения);

21) обращения граждан и документы по их исполнению;

22) переписка;

23) регистрационные учетные формы, списки, книги, журналы учета и т.д.;

24) номенклатура дел негосударственной организации (структурного подразделения).

29. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

6. Требования к заполнению формы основной (описательной) части номенклатуры дел негосударственной организации

30. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного дела. Индексы состоят из установленных в негосударственной организации цифрового обозначения разделов номенклатуры дел и порядкового номера дела. Например, индекс «08 – 17», где цифра 08 обозначает индекс структурного подразделения исполнительного органа (высшего, коллегиального органа или направления деятельности) негосударственной организации, цифра 17 – порядковый номер дела по номенклатуре дел.

При наличии в деле нескольких томов (частей) один и тот же индекс повторно проставляется на каждом томе (части) с добавлением слов «том 1», «том 2» или «часть 1», «часть 2» и т.д.

В целях обеспечения стабильности индексов дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются свободные (резервные) индексы для заведения ранее не предусмотренных дел.

31. Требования к заполнению графы 2 изложены в 4 и 5 разделах настоящих Методических рекомендаций.

32. Графа 3 заполняется после окончания календарного года, в учебных заведениях – учебного года.

33. В графе 4 указываются сроки хранения дела, со ссылкой на номера статей типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при отсутствии данных перечней – на типовую или примерную номенклатуру дел.

34. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры дел делопроизводственной службой (должностным лицом, ответственным за делопроизводство) негосударственной организации могут указываться:

1) наименования перечня документов, типовой или примерной номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел;

2) отметки о переходящих делах;

3) отметки о выделении дел к уничтожению дел;

4) отметки об ответственных за формирование дел;

5) отметки о передаче дел в другую организацию для их продолжения;

6) отметки о наличие электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей и т.д.

35. По завершению каждого календарного (учебного) года делопроизводственная служба (должностное лицо, ответственное за делопроизводство) негосударственной организации заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел с учетом сроков их хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются частному архиву негосударственной организации, о чем делается соответствующая отметка.

7. Порядок разработки, одобрения, согласования и утверждениятиповой и примерной номенклатур дел

36. Номенклатура дел негосударственной организации на предстоящий календарный (учебный) год составляется делопроизводственной службой (должностным лицом, ответственным за делопроизводство) в последнем квартале предыдущего года с привлечением ведущих специалистов по основным направлениям деятельности негосударственной организации.

Проект номенклатуры дел визируется руководителем (работником) частного архива, подписывается руководителем делопроизводственной службы (должностным лицом, ответственным за делопроизводство) и подается на рассмотрение экспертной комиссии негосударственной организации. После рассмотрения и одобрения проект номенклатуры дел в четырех экземплярах на бумажной основе и одном экземпляре на электронном носителе (дискете) направляется на согласование в соответствующее государственное архивное учреждение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем негосударственной организации (исполнительного органа негосударственной организации).

37. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января (для учебных заведений – с 1 сентября). Номенклатура дел пересоставляется, одобряется, согласовывается и утверждается заново не реже одного раза в 5 лет. В случае изменений возложенных задач, функций и структуры негосударственной организации номенклатура дел в месячный срок по завершению реорганизации подлежит пересоставлению, одобрению, согласованию и утверждению в установленном порядке.

38. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения (должностные лица) негосударственной организации получают выписки соответствующих ее разделов для применения в работе.

39. Разработанный проект типовой (примерной) номенклатуры дел подлежит рассмотрению и одобрению экспертной комиссией негосударственной организации, согласованию с уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан, после чего утверждаются руководителем организации.

40. После утверждения типовая (примерная) номенклатура дел направляются в подведомственные негосударственные организации системы для использования в практической работе.

Приложения


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^