Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Государственного комитета архивов Украины от 25 апреля 2005 г. N 49

УТВЕРЖДЕНО
Приказ Государственного комитета архивов Украины
25.04.2005 №49
Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины
7 июня 2005 г.
N 627/10907

ПОРЯДОК хранения электронных документов в архивных учреждениях

1. Настоящий Порядок устанавливает общие правила:

  • оперативного хранения электронных документов, созданных согласно законодательству об электронной цифровой подписи, электронных документах и электронном документообороте (далее – электронные документы) органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности (далее – учреждения);
  • подготовки и передачи электронных документов на продолжительное хранение в архивное подразделение учреждения;
  • продолжительного хранения электронных документов в архивном подразделении учреждения.

2. Оперативное хранение электронных документов со времени их создания (поступления) и до передачи в архивное подразделение обеспечивается тем структурным подразделением учреждения, в котором эти документы находились на исполнении. В небольших учреждениях оперативное хранение электронных документов обеспечивается службой делопроизводства.

3. Электронные документы формируются в электронные дела согласно утвержденной номенклатуре дел учреждения. Группирование электронных документов в дела осуществляется тем же порядком, что и для документов на бумажных носителях. Главными факторами при формировании электронного дела являются сроки хранения и тематика информации, содержащейся в электронных документах.

Электронные дела должны включать электронные документы, содержащие первичную информацию, и реквизиты электронных документов (в виде отдельных файлов), где фиксируются все служебные пометки, которые возникли в процессе исполнения документа по определенному вопросу (резолюции, визы, грифы согласования и утверждения, все электронные подписи, регистрационно-контрольная карточка и т.п.).

4. Методическое руководство и контроль над формированием электронных документов в дела и их оперативным хранением осуществляет служба делопроизводства. Технические и технологические условия хранения и пользования электронными документами обеспечивает служба информационных технологий или подразделение, на которое возложена организация работ, связанных с защитой информации в автоматизированных системах.

5. Требования к обеспечению защиты электронных документов разрабатываются для каждой автоматизированной системы отдельно согласно требованиям нормативно-правовых актов в сфере защиты информации.

6. Электронные дела временного хранения (до 10 лет включительно) находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях. На них можно не составлять описи дел. После окончания срока их хранение они уничтожаются в установленном порядке.

Электронные дела постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) хранения находятся на оперативном хранении на протяжении двух лет, после чего передаются в архивное подразделение учреждения.

7. Подготовка электронных документов для передачи в архивное подразделение учреждения в виде электронных дел включает:

  • проверку всех электронных подписей;
  • экспертизу ценности электронных документов;
  • оформление электронных дел;
  • составление описей электронных дел;
  • подготовку комплекта сопроводительной документации.

8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в их визуальной форме и проводиться по принципам и критериям, установленным для документов на бумажных носителях. По результатам экспертизы ценности составляются описания дел постоянного, продолжительного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, и акт об изъятии для уничтожения электронных документов, которые не подлежат дальнейшему хранению.

9. После завершения делопроизводственного года работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, осуществляется оформление каждого дела, которое включает систематизацию электронных документов в логической последовательности и в хронологической последовательности их создания, уточнение заголовка электронного дела, составление заверительной надписи дела, которая содержит сведения о составе электронных документов и информационно-поисковые характеристики электронных документов в деле.

Заверительная надпись является специальным электронным документом, который содержит следующие обязательные реквизиты: номер электронного документа, название электронного документа, название файла, перечень электронных подписей, перечень файлов электронных подписей, дату создания или подписания, формат данных, сведения о программных средствах, которые использовались при создании документа, объемы в килобайтах. На заверительную надпись накладывается электронная подпись сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении учреждения.

10. Составление описей электронных дел осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении учреждения, на основе электронной номенклатуры дел. При этом критериями отбора документов в описи дел служат сроки хранения документов (постоянного, продолжительного (свыше 10 лет) и по личному составу).

Описи электронных дел структурного подразделения составляются в виде электронного документа, который содержит следующие основные реквизиты:

  • номер электронного дела;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела, крайние даты дела;
  • количество электронных документов в деле;
  • срок хранения (для дел продолжительного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу);
  • примечание;
  • общее количество дел, включенных в опись;
  • электронные подписи работника структурного подразделения, который осуществлял передачу дел, и руководителя архивного подразделения (лица, ответственного за архив учреждения).

Порядок подписания, согласования и утверждения описей электронных дел аналогичен порядку, установленному для описей дел на бумажных носителях.

11. Документы постоянного, продолжительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архивное подразделение учреждения с описями дел и с сопроводительной документацией в виде электронного документа, который содержит фиксированный набор реквизитов – информационно-поисковых характеристик на каждое дело. Обязательными реквизитами являются: номер дела в описи, название (заголовок) дела, крайние даты дела, сведения об авторах документов и подписантах, характеристика содержания (аннотация), сведения о программных средствах, использованных при создании документов, сведения о файлах (имена, типы, форматы).

12. На основании электронных описей дел структурных подразделений сотрудник архивного подразделения (лицо, ответственное за архив учреждения) составляет сводные описи дел учреждения. Указанные описи дел составляются в виде электронных документов.

Порядок подписания, согласования и утверждения сводных описей электронных дел постоянного, продолжительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу аналогичен порядку, установленному нормативными актами специально уполномоченного центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства для дел на бумажных носителях.

13. Проверка целостности электронных дел проводится не реже чем один раз в год. При нарушении целостности электронного дела выполняется его восстановление с резервной копии.

14. Порядок и сроки передачи электронных документов постоянного хранения в государственное или иное архивное учреждение, а также форматы представления данных в электронном деле и комплект сопроводительной документации определяются специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Начальник отдела формирования
Национального архивного фонда и делопроизводства
С. В. Сельченкова

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^