Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Решение коллегии Государственного комитета архивов Украины от 03 февраля 2004 г.

КОЛЛЕГИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА АРХИВОВ УКРАИНЫ

РЕШЕНИЕ

Коллегия, обсудив доклад первого заместителя Председателя Госкомархива К.Е. Новохатского, подчеркивает чрезвычайную актуальность разработки и внедрения в практику архивного дела Основных правил работы государственных архивов Украины – сводного нормативно-методического документа, который регламентирует согласно современным реалиям и действующему законодательству большинство основных вопросов функциональной деятельности ведущего звена общей системы архивных учреждений Украины как целостного комплекса взаимосвязанных архивных технологий.

Принятие Правил является весомым вкладом в перестройку нормативно-правовой базы в этой сфере, дальнейшим реформированием архивного дела.

Этот документ в украинской архивестике является первым документом такого жанра и такого уровня сложности. В ходе подготовки Правил авторскому коллективу, редакционной коллегии, ответственным редакторам с привлечением государственных архивов в целом удалось решить пакет сложных вопросов теории, методики и практики архивного дела.

Вместе с тем процесс работы над Правилами засвидетельствовал, что отдельные вопросы подлежат дальнейшему углубленному изучению, часть новых норм – дополнительной практической проверке.

В то же время коллегия констатирует, что в организации подготовки Правил имели место недостатки, недостаточно ответственное отношение к этой работе отдельных членов авторского коллектива, что повлекло затягивание издания Правил, не разрешило на этом этапе полностью реализовать его начальную концепцию.

Учитывая указанное, коллегия РЕШАЕТ:

1. Одобрить Основные правила работы государственных архивов Украины.

Считать такими, которые утратили силу для архивных учреждений Украины, «Основные правила работы государственных архивов СССР» (Г., 1984).

2. Государственному центру хранения документов НАФ (Терещук Л.В.) до 10 февраля 2004 г. напечатать Правила тиражем 150 экземпляров.

3. Отделу информационных технологий Госкомархива (Кокодзей И.П.) подать текст Правил с приложениями на веб-сайте Госкомархива.

4. Отделам Госкомархива, УНДИАСД:

  • до 20 февраля 2004 г. подать предложения к плану внедрения Правил, а также к списку нормативных актов, методическим пособиям и архивоведческой литературе по профильным разделам Правил;
  • до 1 апреля 2004 г. подать предложению по переработке и совершенствованию учетно-отчетных форм архивных учреждений;
  • организовать внедрение в архивных учреждениях соответствующих норм Правил по профилю своей деятельности.

5. Руководителям государственных архивов обеспечить внедрение Правил в практическую работу своих архивов и других архивных учреждений в зоне своего комплектования в части, которая касается деятельности этих учреждений. В случае необходимости внести соответствующие изменения в планы на 2004 год.

6. Организационно-аналитическому отделу Госкомархива (Прись Т.П.):

  • обобщить до 1 марта 2004 г. предложения к плану внедрения Правил и подать его на утверждение руководству Госкомархива;
  • проанализировать до 15 мая 2004 г. предложения по совершенствованию учетно-отчетных форм архивных учреждений и подготовить их на рассмотрение Методической комиссии Госкомархива.
ОДОБРЕНО коллегией Госкомархива Украины 03.02.2004 протокол №2

Основные правила работы государственных архивов Украины

Предисловие

Государственные архивы являются основным звеном системы архивных учреждений Украины. Эти специализированные государственные учреждения организовывают формирование Национального архивного фонда, обеспечивают государственный учет его документов, хранят абсолютное большинство общего его объема, обеспечивают предоставление архивной информации пользователям. Они вместе с Государственным комитетом архивов Украины осуществляют управление архивным делом и делопроизводством.

Реализуя эти задачи, государственные архивы обеспечивают хранение, приумножение и использование важной составной части отечественного и мирового культурного наследства и информационных ресурсов, содействуют формированию национального самосознания Украинского народа, вносят свой вклад в перестройку демократического, социального, правового государства.

В процессе выполнения своих функций и полномочий государственные архивы вступают в расчеты и разнообразные отношения с физическими и юридическими лицами, государством. Эти отношения регулируются законодательством Украины.

В условиях реформирования архивного дела нормативно-правовая база деятельности архивных учреждений и прежде всего государственных архивов подверглась существенным изменениям.

Сводный нормативно-методический документ, который кодификовал до последнего времени порядок деятельности государственных архивов Украины по основным направлениям их работы – «Основные правила работы государственных архивов СССР», изданные 1984 года – в абсолютном большинстве своих норм не отвечает современным реалиям.

На новой правовой основе с учетом опыта работы архивных учреждений Украины, а также зарубежной архивной практики Государственным комитетом архивов Украины подготовлены первые Основные правила работы государственных архивов Украины.

Этот документ не является очередной усовершенствованной редакцией предыдущих Правил.

Он отображает кардинально новую при современных условиях исходную позицию – триединую суть и статус государственного архива как хранилища документальных культурных ценностей, специфической информационной системы, органа государственного управления качественно новой категорией – Национальным архивным фондом – и всей сферой архивного дела и делопроизводства.

Правила базируются на таких фундаментальных для современного украинского архивного дела реалиях: разнообразие форм собственности на архивные документы; единство всего национального совокупного архивного наследия; квалификация его как разновидности культурных ценностей и информационных ресурсов, как объектов права, а его документов также как специфического вида движимого имущества; деполитизация и деидеологизация архивного дела; определение архивного дела и делопроизводства составляющими единой документно-информационной сферы.

Одной из особенностей этих Правил является комплексный системный подход к рассмотрению вопросов деятельности архивов, разъяснение их цели, показ взаимосвязи между различными процессами, работами и операциями.

Структурно текст Правил состоит из одиннадцати разделов. Первые пять разделов посвящены общим вопросом организации и формирования Национального архивного фонда и организации деятельности государственных архивов, в том числе как органов управления.

Шестой и седьмой разделы охватывают комплекс решений, мероприятий, процессов учета и хранения документов Национального архивного фонда.

Последние четыре раздела освещают различные аспекты информационной деятельности архива в широком понимании этого понятия.

Хотя Правила сориентированы в основном на регламентацию процессов работы с традиционными управленческими документами, которые преобладают в общих объемах Национального архивного фонда, в них поданы также универсальные совместные для архивов различного профиля нормы, в частности относительно работы с документами личного происхождения, аудиовизуальными документами, научно-технической документацией. Особенности процессов работы с указанными специфическими документами будут раскрыты в отдельных правилах работы с такими документами.

В Правилах сделана попытка обобщить некоторые виды работ в архивах с электронными документами. Отсутствие принципиальных решений по этим вопросам и достаточного опыта работы с такими документами пока что минимально ограничили изложение в этой части.

Очевидно в недалеком будущем и наполнение новым содержанием регулирующей деятельности государственных архивов по вопросам организации делопроизводства.

На основании законодательства Правила регулируют и закрепляют приемлемые для всех государственных и коммунальных архивохранилищ Украины независимо от их ведомственного подчинения унифицированные положения и нормы, которые обеспечивают единство Национального архивного фонда, эффективность его формирования, хранение и использование. Поэтому применение этих Правил является обязательным для всех этих архивных учреждений в границах полномочий, закрепленных в их положениях.

Поскольку процесс усовершенствования и развития правовой базы продолжается, Правила в части своих норм являются новаторскими относительно действующих на сегодня нормативных актов, во многих случаях Правила уточняют и конкретизируют общие нормы таких актов. И наоборот, по некоторым вопросам, которые недавно регламентированы отдельными нормативно-правовыми актами, в Правилах направляются только принципиальные положения этих актов.

Одной из важных задач, которые решают Правила, является сохранение лучших предыдущих приобретений теории и методики архивистики. Выполнение требований Правил не требует переделывания качественно сделанного ранее, в частности по экспертизе ценности, учету, описыванию документов.

Правила не предусматривают раскрытия методики и технологии выполнения всех архивных работ. Это является задачей комплекса методических пособий, названия большинства которых поданы в приложении к этим Правилам, а часть еще должна быть подготовлена. В Правилах излагаются преимущественно основные требования нормативного характера и только в некоторых случаях, учитывая отсутствие отдельных пособий, делается отступ в сторону детализации.

Архивные термины, определения которых не раскрыты в тексте Правил, применяются в значениях, предусмотренных архивным законодательством, стандартами, современными архивными терминологическими словарями. При этом с целью сокращения объемов текста во всех случаях, где не возникает необходимости различения этих понятий, применяется:

  • архив – государственный архив, в том числе отраслевой государственный архив, архивный отдел государственной районной администрации, архивный отдел городского совета;
  • архивный фонд – архивный фонд, архивная коллекция, архивное собрание;
  • владелец – владелец, законный представитель владельца, уполномоченное владельцем лицо, в том числе архивное учреждение;
  • государственное архивное учреждение – государственный архив, в том числе отраслевой государственный архив, архивный отдел государственной районной администрации; архивное подразделение государственного научного учреждения, музея, библиотеки;
  • государственное архивное учреждение высшего уровня – для государственных архивов, архивных подразделений общегосударственных научных учреждений, музеев, библиотек – Государственный комитет архивов Украины; для местных архивных учреждений низового звена, архивных подразделений местных государственных и коммунальных музеев, библиотек – соответствующий государственный архив;
  • руководитель архива – директор, заместитель директора архива, начальник архивного отдела;
  • юридическое лицо – государственный орган, орган местного самоуправления, предприятие, учреждение, организация независимо от формы собственности, субъект ведения хозяйства без создания юридического лица.

Вместе с тем следует иметь в виду, что часть архивных учреждений, на которые распространяются эти Правила, не имеют определенных полномочий государственных архивов или выполняют их в ограниченном объеме (в частности по управлению архивным делом и делопроизводством, формированию Национального архивного фонда, государственной регистрации его документов, постоянного хранения его документов).

В Правилах относительно конкретных видов работ и операций проведено разграничение понятия дела (для аудиовизуальных и электронных документов – единицы учета) как классификационных единиц определения информационной целостной совокупности документов, которые в то же время выступают как единицы описывания и учета, и понятия единицы хранения как классификационной единицы определения физической совокупности документов как материальных объектов (преимущественно с однородными носителями информации), которые хранятся в отдельной упаковке (сброшурованными и оправленными в плотную обложку, в папке с клапанами, конверте, коробке, тубусе, на дискете и др.) и фигурируют в процессах и технологиях хранения, перемещения и тому подобное. В первом случае применяется термин дело (под которым понимается и единица учета аудиовизуальных и электронных документов), во втором – единица хранения. Для общего обозначения единиц измерения количественных показателей документов с целью их учета во всех случаях (независимо от их вида и вида носителя информации) применяется термин учетная единица.

Раздел 1 Национальный архивный фонд и государственные архивы

1.1. Национальный архивный фонд Украины

1.1.1. Национальный архивный фонд Украины – составляющая часть отечественного историко-культурного наследия и информационных ресурсов общества Национальный архивный фонд Украины согласно Закону Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» / 3814-12 )3814-12 – это совокупность архивных документов, которые отображают историю духовной и материальной жизни Украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации и составной частью отечественного и мирового историко-культурного наследия.

В Национальный архивный фонд Украины входят архивные документы (оригиналы или копии, которые их замещают) независимо от их вида, видов носителей информации, места и времени создания и места хранения, режима доступа, формы собственности на них, которые находятся на территории Украины или за ее границами и согласно международным договорам, ратифицированным Верховной Радой Украины, подлежат возвращению в Украину.

Формирование Национального архивного фонда Украины осуществляется на основании экспертизы их ценности в порядке, определенном в разделе 4 этих Правил.

Национальный архивный фонд Украины является самостоятельной информационной системой, составляющей национальных информационных ресурсов, одним из источников обеспечения информационных потребностей физических и юридических лиц, общества, государства.

1.1.2. Правовой статус документов Национального архивного фонда Украины

1.1.2.1. Национальный архивный фонд Украины находится под охраной государства. Документы Национального архивного фонда являются культурными ценностями, которые не подлежат уничтожению или безвозвратному вывозу за границы Украины и должны постоянно храниться на ее территории.

1.1.2.2. Документы Национального архивного фонда Украины могут пребывать как в государственной, так и в негосударственной (коллективной или частной) собственности. Право собственности на документы Национального архивного фонда охраняется законом.

1.1.2.3. Государству принадлежат архивные документы, которые накопились за время деятельности:

  • органов государственной власти и управления, государственных и национализованных предприятий, учреждений и организаций, которые действовали на территории Украины, а также органов и формирований, которые претендовали в различные времена на государственную власть;
  • органов государственной власти, банков, отнесенных к государственной собственности, государственных предприятий, учреждений и организаций, которые действуют на территории Украины;
  • государственных предприятий, учреждений и организаций Украины, которые действуют за ее границами;
  • предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, если в их уставном капитале преобладает часть государственной собственности;
  • учреждений религиозных конфессий до времени отделения церкви от государства;
  • органов, предприятий, учреждений и организаций бывших компартии Украины и ЛКСМУ, других политических организаций, которые ликвидированы или самораспустилися;
  • других общественных организаций и объединений граждан до времени их регистрации согласно законодательству Украины об объединении граждан;
  • ликвидированных негосударственных предприятий, учреждений и организаций в случае отсутствия правопреемников;
  • юридических и физических лиц, которые поступили на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за границы.

Территориальным общинам принадлежат архивные документы, которые накопились за время деятельности органов местного самоуправления, коммунальных предприятий, учреждений и организаций, а также другие архивные документы негосударственной формы собственности, полученные (приобретенные) на законных основаниях в собственность общины.

1.1.2.4. Документы Национального архивного фонда, которые принадлежат государству, подлежат постоянному хранению в центральных и отраслевых государственных архивах, государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя, архивных подразделениях государственных научных учреждений (Национальной и отраслевых академий наук), музеев и библиотек.

Документы Национального архивного фонда, которые принадлежат территориальным общинам городов, подлежат хранению в архивных отделах городских советов. Другие территориальные общины принадлежащие им документы Национального архивного фонда по соглашениям передают на постоянное хранение в государственные архивы, в зоне комплектования которых они находятся.

Документы Национального архивного фонда, которые принадлежат государству и накопились за время деятельности предприятий, учреждений и организаций, которые находятся в зоне комплектования архивных отделов городских советов, по соглашениям между указанными городскими советами и соответствующими государственными архивами могут временно храниться в архивных отделах городских советов.

Документы Национального архивного фонда, которые принадлежат территориальным общинам, по соглашениям между соответствующими органами местного самоуправления и государственными архивами передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Документы Национального архивного фонда, которые накопились за время деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций, временно хранятся в их архивных подразделениях. После окончания определенных Госкомархивом Украины сроков хранения этих документов в указанных архивных подразделениях органы, предприятия, учреждения и организации передают их в упорядоченном состоянии, с надлежащим справочным аппаратом и страховыми копиями особо ценных и уникальных документов на хранение соответственно в государственные архивы или архивные отделы городских советов, в зоне комплектования которых они находятся.

1.1.2.5. Документы Национального архивного фонда, которые принадлежат государству, территориальным общинам, не могут быть объектом приватизации, купли-продажи или других соглашений, связанных с передачей права собственности, и предоставляются только во временное пользование. Право собственности на указанные документы может быть передано только согласно международным договорам, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины, и законами Украины.

В случае ликвидации или реорганизации органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций или изменения формы собственности государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций архивные документы, которые накопились за время их деятельности, после проведения их научно-технической проработки передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии правопреемникам с сохранением собственности государства, территориальной общины на указанные документы. В случаях отсутствия правопреемников или окончания сроков временного хранения документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие государственные архивы или архивные отделы городских советов.

1.1.2.6. Национальный архивный фонд формируется также из документов, которые находятся в собственности:

  • объединений граждан (профессиональных союзов, политических партий и движений, благотворительных, экологических, культурно-просветительских и других объединений, союзов, фондов и тому подобное) со времени их регистрации согласно законодательству Украины об объединении граждан;
  • религиозных объединений и организаций со времени отделения церкви от государства;
  • негосударственных предприятий, учреждений и организаций (акционерных обществ, корпораций и тому подобное) промышленности, сельского хозяйства, торговли, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
  • физических лиц.

Владельцы документов содействуют государственным архивным учреждениям в разрешении вопросов проведения экспертизы ценности этих документов и государственной регистрации в случае внесения их в Национальный архивный фонд.

1.1.2.7. Владельцы документов Национального архивного фонда обеспечивают их сохранность, подают в соответствующие государственные архивы ведомости для осуществления государственного учета этих документов, обеспечивают выявление уникальных документов и предоставление их аннотированных перечней в указанные государственные архивы в порядке, предусмотренном в разделе 4 этих Правил, а также предоставляют государственным архивам возможность создавать и хранить страховые копии указанных уникальных документов в порядке, предусмотренном в разделе 7 этих Правил.

Передача права собственности на документы Национального архивного фонда, которые не принадлежат государству, территориальным общинам, а также изменение местонахождения, условий их хранения и пользования ими осуществляются только после предварительного письменного сообщения в государственное архивное учреждение, которое осуществило государственную регистрацию этих документов.

1.1.2.8. Документы Национального архивного фонда, которые находятся в негосударственной собственности, могут передаваться в государственные архивные учреждения на постоянное хранение с передачей права собственности или на депонируемое хранение (см. п. 4.3.10). Основанием для таких передач являются соответствующие соглашения между владельцами документов или уполномоченными ими лицами и государственными архивными учреждениями или свидетельства о праве архивных учреждений на унаследование документов по завещанию.

В случае ликвидации негосударственных предприятий, учреждений, организаций или смерти владельца при отсутствии законных правопреемников или наследников документы Национального архивного фонда, а также документы, которые не имеют владельца или владелец которых неизвестен, поступают в собственность государства, территориальной общины в установленном порядке.

1.1.3. Обеспечение национальных интересов в сфере архивного дела

1.1.3.1. Национальные интересы в архивном деле определяются сбалансированными интересами лица, общества, государства и направлены на обеспечение полноты и целостности Национального архивного фонда, его документальных комплексов и архивной информации.

Интересы лица в сфере архивного дела – это его право на законное владение, распоряжение и пользование архивными документами, на получение и использование архивной информации, которая принадлежит государству, территориальным общинам, на защиту конфиденциальной информации о лице, которая содержится в архивных документах.

Интересы общества по архивному делу состоят в обеспечении верховного права собственности общества на Национальный архивный фонд, создании и поддерживании условий использования архивной информации для самопознания и самоусовершенствования общества.

Среди собственных интересов государства в этой сфере – хранение архивных документов прежде всего государственного происхождения как одного из важнейших элементов государственности, использования архивной информации для обеспечения эффективного функционирования государственных структур, четкое регулирование использования архивной информации, которая содержит государственную тайну.

1.1.3.2. Обеспечение национальных интересов, связанных с формированием, хранением и использованием Национального архивного фонда, заключается в обеспечении развития архивного дела и защите его от факторов, которые создают возможности несанкционированного распространения, кражи, потери, порча, уничтожения, укрывательства, искажения, подделка, блокировки архивных документов и архивной информации, истощения архивно-информационных ресурсов, затрагивание интересов отечественных пользователей и других угроз и опасностей.

1.1.3.3. Для обеспечения безопасности архивного дела должно осуществляться:

  • прогнозирование, выявление и оценка внутренних и внешних угроз и опасностей;
  • создание нормативной базы, разработка и осуществление комплекса мер по опережению, нейтрализации или ликвидации указанных угроз и опасностей;
  • координация действий органов государственной власти, архивных и других учреждений по защите прав и законных интересов физических и юридических лиц, общества, государства в этой области.

1.2. Государственный архив

1.2.1. Государственный архив(1) как составная, которая обеспечивает формирование Национального архивного фонда(2), учет и хранение его документов и использования их информации

---------------

(1) Далее – архив, кроме случаев, когда государственный архив нужно отличить от других видов архивных учреждений.

(2) Далее – как правило, НАФ.

1.2.1.1. Архив является учреждением, которое создано и финансируется государством и предназначено для формирования НАФ, учета и хранения его документов, обеспечения использования их информации.

1.2.1.2. Согласно назначению и цели деятельности архив по поручению государства и в границах, определенных законодательством, осуществляет определенные полномочия государства по владению, пользованию и распоряжению частью НАФ, которая принадлежит государству и хранится в указанном архиве согласно его профилю и рангу (см. п. 1.2.1.5, 1.2.3.6). Архив может хранить также документы НАФ, которые не принадлежат государству, и по поручению их владельцев осуществлять определенные полномочия по владению, пользованию и распоряжению этими документами.

1.2.1.3. Архив хранит документы НАФ постоянно. Часть местных архивных учреждений в зависимости от их ранга хранят документы в течение сроков, определенных органом исполнительной власти высшего уровня, с последующей передачей указанных документов в соответствующий государственный архив на постоянное хранение. В случае изменения формы собственности на документы такие передачи оформляются соглашениями.

1.2.1.4. Архив хранит документы НАФ в особом режиме, что обеспечивает их сохранность и сохранность информации, которая содержится в них, целостность упорядоченных документальных комплексов (архивных фондов, архивных коллекций, архивных собраний и тому подобное), доступность их для пользователей. Для этого архив ведет комплектование, осуществляет меры по обеспечению сохранности документов, создает и совершенствует справочный аппарат, обеспечивает условия для пользования документами, удовлетворяет информационные запросы органов государственной власти, других юридических лиц, обеспечивает реализацию конституционных прав физических лиц на получение архивной информации, по собственной инициативе осуществляет использование архивной информации в государственных и общественных интересах, а также регулирует доступ к документам, которые специально охраняются законодательством.

1.2.1.5. По своему профилю – основному видовому составу документов, которые подлежат хранению в них, – архивы делятся на общие и специализированные, такие, которые комплектуются, и исторические.

Общие архивы хранят документы независимо от времени их создания, отраслевой принадлежности, вида носителей информации, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, которые ограничиваются тематикой, принадлежностью к определенным отраслям или сферам деятельности, видом носителей информации, способом и техникой закрепления информации. К специализированным архивам относятся Центральный государственный архив общественных объединений Украины, Центральный государственный кинофотофоноархив Украины им. Г.С. Пшеничного, Центральный государственный научно-технический архив Украины, Центральный государственный архив-музей литературы и искусства Украины, отраслевые государственные архивы.

В зависимости от того, осуществляют ли архивы систематическое пополнение своих архивных фондов документами, которые образовались в их источниках комплектования, хранят ли закрытые архивные фонды учреждений предыдущих исторических эпох, архивы делятся на такие, которые комплектуются, и исторические.

Профиль архива определяется по согласованию с государственным архивным учреждением высшего уровня органом, который его образовывает, и закрепляется в положении об архиве (см. п. 2.1.3).

1.2.1.6. Отдельные архивы из-за уникальности документальных комплексов общенационального значения, которые в них хранятся, в установленном порядке отнесены к социально-культурным учреждениям, которые имеют особую общественную значимость.

1.2.2. Государственный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов

Архив является информационной системой – организационно упорядоченной совокупностью архивных документов, справочного аппарата, включая базы и банки данных, и информационных технологий. Документы, которые хранятся в архиве, относятся к архивным информационным ресурсам, которые являются составной частью национальных информационных ресурсов Украины.

Архив как информационная служба и субъект информационных отношений участвует в реализации государственной политики в сфере информационных отношений, осуществлении информационной деятельности, основными видами которой являются получение, хранение, использование и распространение архивной информации. Документы, которые хранятся в архиве, являются объектом информационных отношений, права собственности, авторского и смежных прав.

1.2.3. Архивные учреждения системы Госкомархива Украины. Ранги архивов

1.2.3.1. Госкомархив Украины является специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и в то же время архивным учреждением системы архивных учреждений Украины.

Госкомархив Украины в пределах полномочий в сфере архивного дела и делопроизводства, определенных законом, участвует в формировании и обеспечении реализации государственной политики, осуществляет нормативно-правовое регулирование отношений, определяет перспективы и приоритетные направления развития, осуществляет межотраслевую координацию, функциональное регулирование и международное сотрудничество. Он также контролирует деятельность архивных учреждений и служб делопроизводства, организовывает нормативно-правовое, научно-методическое, информационное обеспечение их деятельности, формирование требований к компьютеризации делопроизводства и архивного дела и к созданию, регистрации, учету, хранения электронных организационно-распорядительных документов. Госкомархив Украины распоряжается НАФ, организовывает его формирование, государственную регистрацию, государственный учет и хранение его документов, использование информации, которая в них содержится.

1.2.3.2. В систему архивных учреждений Госкомархива Украины входят центральные государственные архивы Украины, другие центральные государственные архивные учреждения и местные государственные архивные учреждения.

Центральные государственные архивы Украины являются учреждениями непосредственного подчинения Госкомархива Украины, которые создаются по решению Кабинета Министров Украины для постоянного хранения документов Национального архивного фонда общенационального значения согласно своему профилю, выполнение задач и функций государства по управлению архивным делом и делопроизводством в границах своих зон комплектования.

Для осуществления научно-исследовательской, информационной, производственной, обслуживающей, другой вспомогательной деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства в системе Госкомархива Украины функционируют специализированные архивные учреждения, предприятия, организации.

Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя являются местными государственными архивными учреждениями, которые подотчетны и подконтрольны соответствующему органу исполнительной власти и Госкомархива Украины. Они осуществляют управление архивным делом и делопроизводством в соответствующей зоне комплектования и постоянное хранение документов НАФ, которые имеют местное значение.

Центральные государственные архивы Украины, Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя являются научно-методическими центрами в сфере архивного дела и делопроизводства (см. п. 10.3.1).

Архивные отделы районных государственных администраций подотчетны и подконтрольны главам районных государственных администраций, Государственному архиву в Автономной Республике Крым, государственному архиву области, города Киева и Севастополя соответственно, а также Госкомархиву Украины. Эти местные государственные архивные учреждения составляют низовое звено учреждений системы Госкомархива Украины и осуществляют управление архивным делом и делопроизводством в своей зоне комплектования и временное или постоянное хранение документов НАФ, которые имеют районное значение.

1.2.3.3. Архивные отделы городских советов городов республиканского (Автономной Республики Крым), областного значения, которые образовываются соответствующими городскими советами, выполняют делегированные полномочия местных государственных архивных учреждений по хранению документов НАФ и управлению архивным делом и делопроизводством в своей зоне комплектования.

По вопросам осуществления этих полномочий архивные отделы городских советов подконтрольны соответственно Государственному архиву в Автономной Республике Крым, государственным архивам областей, а также Госкомархиву Украины.

1.2.3.4. Зоной комплектования архива является совокупность юридических и физических лиц, расположенных на территории определенной административно-территориальной единицы, на которых распространяются полномочия архива согласно его профилю и рангу.

1.2.3.5. К местным архивным учреждениям относятся также трудовые архивы – архивные учреждения, которые в порядке, предусмотренном законодательством, создаются местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для централизованного временного хранения архивных документов, которые не входят в НАФ и образовались в деятельности субъектов ведения хозяйства, расположенных на определенной территории.

Местные государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов контролируют деятельность трудовых архивов по хранению, упорядочению и учету архивных документов, использованию их информации, предоставляют консультативно-методическую помощь по этим вопросам.

1.2.3.6. Ранг архива – принадлежность архива к определенному уровню системы архивных учреждений: общегосударственному, республиканскому (Автономной Республики Крым), областному, городскому, районному – определяется уровнем органа, который образовал этот архив, и составом документов, которые в нем хранятся и подлежат хранению.

1.2.4. Государственные архивные учреждения, которые не входят в систему Госкомархива Украины

Государственное хранение документов НАФ и информационную деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляют также государственные архивные учреждения, которые не входят в систему Госкомархива Украины: отраслевые государственные архивы, архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек.

Отраслевые государственные архивы создаются по решению Кабинета Министров Украины для централизованного в пределах отрасли или системы учреждений хранения геологических, гидрометеорологических, картографических и других специфических видов архивных документов, которые нуждаются в особых условиях их хранения и использования сведений, которые содержатся в них.

Архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек (отделы рукописей и другие структурные подразделения) создаются в порядке, установленном законодательством, для постоянного хранения документов НАФ, которые накопились в хранилищах этих учреждений, и других профильных документов.

1.2.5. Правовая база деятельности государственных архивов

Правовой базой деятельности архивов является законодательство о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях, другие акты законодательства Украины и международные правовые акты, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины.

Законодательство о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях состоит из Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» / 3814-12 )3814-12, других актов законодательства Украины, принятых согласно ему.

1.2.5.1. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» / 3814-12 )3814-12 определяет понятие НАФ как одной из общенациональных ценностей, фиксирует его как объект права, закладывает единые основы системы архивных учреждений, регулирует общественные отношения, связанные с формированием, учетом, хранением и использованием НАФ, и другие основные вопросы архивного дела.

Архивы в своей деятельности руководствуются также Основами законодательства Украины о культуре / 2117-12 )2117-12, законами об информации / 2657-12 )2657-12, о государственной тайне / 3855-12 )3855-12, об авторском праве и смежных правах / 3792-12 )3792-12, об обязательном экземпляре документов / 595-14 )595-14, другими законами, а также указами Президента Украины, которые регулируют соответствующие вопросы функционирования архивов.

1.2.5.2. Деятельность государственных архивов и других местных архивных учреждений регулируется также подзаконными нормативно-правовыми актами Кабинета Министров Украины, Госкомархива Украины, других центральных органов исполнительной власти, местных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, изданными в пределах их компетенции и в соответствии с законодательством.

Нормативно-правовые акты органов исполнительной власти и местного самоуправления определяют правовой статус соответствующих архивов и их работников, регулируют порядок деятельности указанных архивов как субъектов права, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, вопросы реализации общих нормативных и методических принципов организации архивного дела относительно конкретных условий деятельности соответствующих архивов.

Нормативно-правовые акты Госкомархива Украины, государственных архивных учреждений – органов исполнительной власти, которые задевают права, свободы и законные интересы граждан или имеют межведомственный характер, согласно законодательству подлежат государственной регистрации.

Раздел 2 Организация работы архива

2.1. Управление архивом

2.1.1. Под управлением архивом имеется в ввиду организация выполнения работниками задач и функций и реализации полномочий архива, Управление архивом осуществляется соответствующими органами исполнительной власти (местного самоуправления) высшего уровня, директором и другими руководящими работниками архива организационно-распорядительными, экономическими, социальными и воспитательными методами.

2.1.2. Управление архивом осуществляется на основании Конституции Украины / 254к/96-ВР )254к/96-ВР, законов Украины, актов Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Госкомархива Украины, других центральных и соответствующих местных органов исполнительной власти и местного самоуправления.

Согласно этим нормативно-правовым актам разрабатываются основные нормативные документы по организации работы архива: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов, должностные инструкции работников.

2.1.3. Положение об архиве определяет его статус как юридического лица, порядок создания и подчинения, правовую базу деятельности, профиль, задачи, функции, права и порядок управления.

Положение об архиве утверждается органом исполнительной власти (органом местного самоуправления) высшего уровня. Положения о местных государственных архивных учреждениях утверждаются на основании типовых положений, утвержденных Кабинетом Министров Украины.

2.1.4. Структура архива – документ, который определяет состав структурных подразделений, разрабатывается с учетом задач и функций архива и условий и особенностей его работы.

Структура архива утверждается директором архива по согласованию с органом высшего уровня.

В архивах, которые не имеют структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности, которые возглавляют соответствующие специалисты.

2.1.5. Положения о структурных подразделениях архива определяют задачи, функции, полномочия и организацию деятельности подразделений. Эти положения разрабатываются на основании положения об архиве, его структуре и с учетом примерных положений о структурных подразделениях архивов, утвержденных Госкомархивом Украины.

Положения о структурных подразделениях утверждаются директором архива.

2.1.6. Штатное расписание архива – документ, который определяет конкретный набор должностей работников архива и составные их заработной платы согласно условиям оплаты труда.

Штатное расписание составляется в соответствии со структурой архива в границах установленной ему предельной численности и фонда оплаты труда работников и утверждается руководителем органа высшего уровня.

2.1.7. Смета поступлений и расходов архива – документ, который определяет общий объем, целевое поступление, использование и поквартальное распределение средств архива. Смета составляется на календарный год и утверждается руководителем органа высшего уровня.

2.1.8. Должностные инструкции составляются на всех работников архива и определяют их обязанности, права и ответственность.

Должностные инструкции составляются на основании квалификационных справочников должностей работников и положений о структурных подразделениях и утверждаются директором архива.

2.1.9. Директор (руководитель) архива осуществляет руководство деятельностью архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач, определяет степень ответственности своих заместителей и руководителей структурных подразделений и других работников архива.

2.1.10. Для согласованного разрешения вопросов, которые входят в компетенцию архива, в нем на правах совещательного органа создается коллегия. Состав коллегии, положение о ней (регламент) утверждаются соответствующим органом высшего уровня.

Решения коллегии проводятся в жизнь приказами директора.

2.1.11. В архиве на правах научно-совещательных органов создаются с привлечением представителей других учреждений и научной общественности:

  • научно-методический совет – для рассмотрения вопросов научно-методической и издательской работы (см. п. 10.4);
  • экспертно-прлверочная (экспертная) комиссия – для рассмотрения вопросов, связанных с определением ценности документов, отнесения их в НАФ, определения состава документов архива, денежной оценки документов НАФ;
  • комиссия по рассекречиванию документов – для снятия ограничений доступа к документам архива.

В случае необходимости в архиве могут создаваться другие постоянно действующие или временные советы и комиссии.

Состав этих советов и комиссий и положения о них утверждаются директором архива.

2.2. Планирование работы архива

2.2.1. Планирование работы архива – это определение видов и объемов работ работников на определенный период согласно назначению и цели деятельности архива.

2.2.2. В архиве составляются такие плановые документы на год:

  • план развития архивного дела;
  • план научно-исследовательской и методической работы;
  • план научно-издательской работы;
  • план внедрения научных и методических разработок;
  • план-отчет работы архива;
  • план-отчет работы структурного подразделения;
  • план-отчет работы работника.

Планы составляются по формам, утвержденным Госкомархивом Украины, и сопровождаются объяснительными записками.

В зависимости от направлений деятельности, штатной численности и наличия структурных подразделений отдельные виды плановых документов могут не составляться. Вместе с тем архив может разрабатывать отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

2.2.3. Планирование осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа достигнутых результатов, перспективных планов развития архивного дела и делопроизводства и программ по отдельным направлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированных финансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и поручений органов высшего уровня.

Планирование в архиве начинается с разработки плановой части планов-отчетов работы структурных подразделений.

2.2.4. План развития архивного дела, план научно-исследовательской и методической работы, план научно-издательской работы, план внедрения научных и методических разработок включают показатели, выполнение которых контролируется Госкомархивом Украины. Эти планы утверждаются директором архива и посылаются в Госкомархив Украины в установленные им сроки.

2.2.5. План развития архивного дела составляется на основе плана-отчета работы архива. Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, кроме показателей архива в соответствующих графах в план включают сводные показатели архивных отделов районных государственных администраций и городских советов, а также сводные показатели в целом по республике (области, городу).

2.2.6. План-отчет работы архива является основным внутренним плановым документом, который определяет выполняемые виды работ, их объемы и исполнителей, решает вопросы координации деятельности структурных подразделений, фиксирует расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения запланированных объемов работ, и предусматривает организационные мероприятия, необходимые для выполнения поставленных задач.

План-отчет работы архива состоит из табличной части по форме, утвержденной Госкомархивом Украины, и текстовой части, в которой по установленным направлениям развития архивного дела кратко обосновываются и конкретизируются виды и объемы работ, определяются их конечные результаты, основные организационно-методические мероприятия, их сроки и исполнители. Текстовая часть не должна дублировать табличную (расчетную).

В табличной части на основании плановой штатной численности работников архива и действующих норм времени (выработки) проводится расчет бюджета рабочего времени; предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых работ.

Проект плана-отчета архива разрабатывается работником, который отвечает за планирование и отчетность, на основании проектов планов-отчетов структурных подразделений и после обсуждения на заседании коллегии утверждается директором архива.

2.2.7. План-отчет работы структурного подразделения архива разрабатывается руководителем структурного подразделения, включает профильные подразделению основные показатели плана-отчета работы архива, а также объемы и виды работ, которые контролируются только руководителем подразделения. После утверждения плана-отчета работы архива, составленного на основании проектов планов-отчетов структурных подразделений, последние, в случае необходимости, дорабатываются и направляются на утверждение директору архива.

2.2.8. План-отчет работы работника составляется на основе плана-отчета работы структурного подразделения и утверждается руководителем подразделения.

2.3. Учет труда, контроль за работой и отчетность

2.3.1. Учет труда работников архива осуществляется с целью контроля за выполнением запланированных работ и использованием рабочего времени в формах, установленных директором архива. В архиве также ведется табель учета рабочего времени, который является основанием для контроля за состоянием трудовой дисциплины и начисления заработной платы.

2.3.2. Контроль за выполнением планов и качеством работы является составной частью управления архивом и осуществляется руководством архива и его структурных подразделений, а также органами высшего уровня. Результаты контроля рассматриваются на заседаниях коллегии и доводятся до сведения коллектива работников архива.

2.3.3. Отчетность является формой контроля за выполнением планов работы. В архиве составляются отчеты о выполнении планов, указанных в пункте 2.2.2 этих Правил, а также паспорт архивного учреждения (приложение 1), отчет о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда, которые хранятся в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций и частных архивных собраниях (приложение 2). Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, кроме того, составляют отчет о сети местных архивных учреждений (приложение 3).

Отчеты составляются по формам, утвержденным Госкомархивом Украины.

2.3.4. Отчеты о выполнении планов, указанные в пункте 2.2.4 этих Правил, а также паспорт архивного учреждения, отчет о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда, которые хранятся в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций и частных архивных собраниях, а также отчет о сети местных архивных учреждений направляются в определенные Госкомархивом Украины сроки органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства высшего уровня.

2.3.5. Отчетные части планов-отчетов работы архива, структурного подразделения и работника заполняются ежеквартально, начиная от индивидуального плана-отчета до плана-отчета архива в целом. Во время заполнения этих отчетов архив может ввести графы для расчета % выполнения плана % производительности труда и тому подобное.

На основании отчетных данных ход выполнения планов ежеквартально рассматривается в структурных подразделениях, на заседаниях коллегии.

2.4. Организация труда в архиве

2.4.1. Эффективность труда в архиве обеспечивается качественными подбором, расстановкой и использованием кадров, систематическим повышением их квалификации, нормированием труда, созданием благоприятных условий для работы работников, рациональным использованием материально-технических ресурсов.

2.4.2. Подбор кадров, их расстановка и использование осуществляются согласно задачам архива и требованиям квалификационных справочников должностей. На основании структуры и штатного расписания составляется штатная расстановка, т.е. распределение работников по структурным подразделениям и участкам работы, которая утверждается директором архива.

Подбор и расстановка кадров осуществляются руководством архива при участии руководителей структурных подразделений. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, принимаются во внимание их деловые и личные качества. Подбор и прием работников на должности государственных служащих осуществляется согласно требованиям законодательства о государственной службе.

Во время приема работников на работу в архив его руководство знакомит их с должностными обязанностями, правилами внутреннего распорядка, условиями труда и его оплаты, а также с этими Правилами.

Для определения соответствия работников занимаемой должности периодически проводится их аттестация. Состав аттестационной комиссии и положение о ней утверждаются директором архива.

2.4.3. С целью повышения уровня знаний и усовершенствования профессиональных навыков систематически проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива и последипломному образованию его специалистов. Указанные мероприятия (организация стажировки, семинаров, лекций, курсов, кружков и тому подобное) и участие в них работников предусматриваются в планах-отчетах архива, структурного подразделения и работника.

2.4.4. Распределение труда в архиве, т.е. разграничение деятельности работников по характеру функций, которые ими выполняются, осуществляется с целью ускорения и повышения качества решения задач за счет одновременного выполнения различных работ и специализации работников.

Кооперация труда – объединение работников для согласованного совместного участия в выполнении единой задачи, установления взаимосвязей между отдельными работниками в едином процессе труда.

Распределение и кооперация труда в архиве закрепляются его структурой, штатным расписанием и штатной расстановкой, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, методическими пособиями по выполнению определенных работ.

Формой кооперации труда в архиве является создание временных трудовых (творческих) коллективов на время выполнения определенной работы (разработка научно-исследовательской темы, подготовка сборника, выставки документов, справочников, выполнения заданий органа высшего уровня и тому подобное). В состав временного трудового коллектива могут включаться работники различных структурных подразделений архива и, в случае необходимости, специалисты других учреждений.

Состав временного трудового коллектива, условия его деятельности, в том числе финансирования, сроки и порядок выполнения работы, утверждаются приказом директора архива.

2.4.5. С целью лучшей организации труда, рационального использования трудовых ресурсов в архиве могут применяться совмещение должностей и расширение зон обслуживания, т.е. выполнение работником в течение рабочего дня кроме обязанностей, установленных должностной инструкцией, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива. Совмещение должностей или расширение зон обслуживания осуществляется за счет более эффективного использования рабочего времени, повышения производительности труда и не должно мешать выполнению работниками их основных обязанностей.

Совмещение должностей или расширение зон обслуживания вводится приказами директора.

2.4.6. Для расчета трудовых и материальных ресурсов, необходимых для выполнения задач архива, в нем применяется нормирование основных видов работ и операций.

Норма времени – время, определенное для выполнения определенной работы, т.е. заданий, обязанностей или операций одним работником.

Норма выработки – это объем работы (количество единиц продукции), которую работник должен сделать за рабочий день или час.

По объектам применения нормы бывают операционными и укрупненными. Операционные нормы регламентируют одну рабочую операцию (например, нумерация листов, шифровка дел). Укрупненные нормы разрабатываются для нециклических видов работы и охватывают несколько (комплекс) взаимосвязанных работ или операций, которые предшествуют получению конечного результата (например, организация выставки, подготовка сборника документов). Укрупненные нормы времени используются, как правило, в процессе разработки плана-отчета архива, операционные – во время индивидуального планирования.

По порядку разработки и утверждения нормы бывают типовыми и местными. Типовые нормы устанавливаются на основные виды работ, которые выполняются в государственных архивах при стандартных организационно-технических условиях труда. Типовые нормы утверждаются Госкомархивом Украины по согласованию с Центральным комитетом профсоюза работников государственных учреждений Украины и являются обязательными для применения.

Местные нормы могут разрабатываться в архиве на отдельные виды работ и операций, которые не предусмотрены в типовых нормах, или если условия труда в архиве существенно отличаются от стандартных условий. Местные нормы разрабатываются на основании типовых норм, классификационного перечня работ, которые выполняются в архиве, данных о затратах времени, полученных путем хронометража, фотографирования и самофотографирования рабочего времени, сведений учетных и отчетных документов и результатов проверок выполнения норм. Разработанные нормы проходят апробацию и по согласованию с профсоюзным или другим уполномоченным трудовым коллективом органом утверждаются директором архива.

Периодически, по мере совершенствования технологии, появления новых видов работ или изменения условий их выполнения нормы пересматриваются, могут дополняться и корректироваться.

2.4.7. Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда работников архива. Для этого согласно действующим санитарным нормам и правилам с учетом рационального использования рабочих площадей, характера выполняемых работ, расположения производственно-технических коммуникаций и путей транспортировки документов выделяются рабочие места работников, которые оснащаются необходимым оборудованием, средствами индивидуальной защиты, безопасности и оргтехники, инструктивно-методическими документами, материалами, формами и тому подобное. В архиве обеспечиваются соблюдение правил противопожарной безопасности и правил пользования средствами технического оснащения, обязательный инструктаж работников по противопожарной безопасности, технике безопасности и охране труда. На основании отраслевых правил внутреннего трудового распорядка в архиве приказом директора устанавливается распорядок рабочего дня, который предусматривает рациональный режим труда и отдыха работников, соблюдение требований трудовой и производственной дисциплины, удобство обслуживания посетителей. Руководство архива совместно с трудовым коллективом и общественными организациями, которые действуют в нем, заботятся о внедрении эстетики, создании и поддерживании нормального психологического климата в коллективе.

Администрация архива и трудовой коллектив в лице профсоюзного или другого уполномоченного трудовым коллективом органа с учетом отраслевого соглашения могут заключать коллективный договор, который содержит взаимные обязательства регулирования производственных, трудовых, социально-экономических отношений, создания условий труда, обеспечения занятости, установления социальных гарантий работникам архива и тому подобное.

2.5. Выполнение платных работ и услуг

2.5.1. Архив для привлечения дополнительных средств на содержание своих сооружений и помещений, укрепления материально-технической и социальной базы, развития справочного аппарата, ведения научных исследований в сфере архивного дела и делопроизводства может предоставлять за плату юридическим и физическим лицам услуги и выполнять работы по профильной деятельности, которые не мешают реализации его основных задач и функций.
Перечень платных услуг, которые могут предоставляться государственными архивными учреждениями, утверждается Кабинетом Министров Украины.

Порядок предоставления платных услуг государственными архивными учреждениями утверждается Госкомархивом Украины.

Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.

2.5.2. Для развертывания платных работ и услуг архив осуществляет маркетинговую деятельность:

  • изучает спрос на такие работы и услуги потенциальных заказчиков и потребителей, в том числе зарубежных;
  • рассчитывает экономическую целесообразность и эффективность предоставления таких работ и услуг;
  • использует рекламное обеспечение выполняемых работ и услуг (реклама в средствах массовой информации: газеты, радио, телевидение, сеть Интернет; рекламная продукция на выставках; выступления в заинтересованных аудиториях: научные, культурные, учебные заведения, конференции, собрания общественных организаций и тому подобное);
  • ведет поиск новых заказчиков и потребителей.

2.5.3. В случае выполнения платных работ и услуг взаимоотношения архива с юридическими и физическими лицами – заказчиками и потребителями, в том числе зарубежными, могут оформляться договором. В договоре определяются его предмет, обязательства сторон, сроки и объемы выполнения работ и услуг, порядок передачи-приемки выполненных работ, право собственности на созданные информационные продукты, форма и условия оплаты, порядок решения спорных вопросов и прекращения договора.

Архив обязательно заключает договор с потребителем (пользователем) в случае коммерческого использования полученной им в архиве первичной или вторичной документной информации. До заключения договора архив осуществляет расчет ожидаемых затрат и эффекта от его выполнения.

2.5.4. Порядок ценообразования на платные работы и услуги утверждается Госкомархивом Украины. Архив определяет размер платы за конкретные платные работы или услуги на основании утвержденных расчетов цен. В необходимых случаях оплата стоимости работ и услуг осуществляется на договорных основах по договоренности с заказчиком (потребителем).

2.5.5. Архиву принадлежит право собственности на информационные продукты, созданные работниками архива согласно планам работы (сборники документов, справочники, включая базы и банки данных, каталоги, буклеты, информационные справки, фильмы и тому подобное). Эти произведения также подпадают под действие законодательства об авторском праве и смежных правах.

2.6. Ответственность работников архива за нарушение

Основных правил работы государственных архивов

2.6.1. Работников архива за нарушение во время выполнения служебных обязанностей требований этих Правил может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Если такое нарушение имело тяжкие последствия, виновные несут административную, гражданскую или уголовную ответственность в соответствии с законом.

2.7. Кодекс этики архивистов

2.7.1. Работники архива в своей деятельности руководствуются кроме нормативно-правовых актов также профессиональными этическими нормами, одобренными Международным советом архивов в виде Кодекса этики архивистов (приложение 4).

Раздел 3 Организация документов Национального архивного фонда

3.1. Организация документов НАФ: основные понятия

Организация документов НАФ – это комплекс организационно-правовых, научно-методических и технологических решений и мероприятий, направленных на определение структуры НАФ, профиля и сети архивных учреждений, формирование иерархически связанных документальных комплексов на всех структурных уровнях НАФ с целью сохранения их целостности и повышения эффективности систем интеллектуального доступа к ним.

3.1.1. Организация документов осуществляется последовательно:

  • на межархивном уровне путем распределения документальных комплексов в границах системы архивных учреждений;
  • на архивном уровне путем формирования целостных документальных комплексов в границах архива;
  • на уровне комплекса путем формирования дел и их систематизации в пределах документального комплекса;
  • на уровне дела путем систематизации входящих в него документов и их частей.

Организационная упорядоченность обеспечивается предоставлением документам и их совокупностям учетных номеров.

3.1.2. Основой организации документов НАФ является их научная классификация. Основными классификационными признаками являются:

  • принадлежность документов к документации одного создателя;
  • форма собственности на документы;
  • сроки хранения документов;
  • степень ценности документов;
  • принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам;
  • исторические условия, время и место создания документов;
  • принадлежность документов к определенным отраслям и сферам жизнедеятельности общества;
  • виды носителей информации, способы и техника закрепления информации;
  • категории доступа к документам.

3.1.3. Основным принципом организации документов НАФ является сохранение целостности документальных комплексов, образованных в одной среде и объединенных связью происхождения. Если такие комплексы принадлежат государству, не разрешается их измельчение путем распределения между различными архивами или различными фондами (нефондовыми комплексами) одного архива. Если документальные комплексы, объединенные связью происхождения, государству не принадлежат, архивы должны содействовать их сосредоточению в одном архиве или частном архивном собрании и предотвращать их распыление.

3.2. Организация документов НАФ в границах системы архивных учреждений

Организация документов в границах системы архивных учреждений определяет виды архивов согласно их правовому статусу и профилю.

3.2.1. Организация документов по форме собственности на них

Документы НАФ постоянно хранятся в архивных учреждениях или архивных подразделениях, частных архивных собраниях. Порядок изменения места постоянного хранения документов на основании изменения формы собственности на них определяется в п. 1.1.2 этих Правил. Документы НАФ, которые принадлежат юридическим и физическим лицам, могут храниться в архивах на правах депозита (см. п. 4.3.10).

3.2.2. Организация документов по срокам хранения

Документы НАФ, которые принадлежат государству, территориальным общинам, до передачи на постоянное хранение временно хранятся в архивных подразделениях своих создателей в порядке, определенном в п. 4.3.3 этих Правил.

3.2.3. Организация документов по степени их ценности

3.2.3.1. На организацию документов на межархивном уровне влияет степень информационной ценности документальных комплексов, которая реализуется в отнесении их к комплексам общенационального и местного значения.

3.2.3.2. К комплексам общенационального значения относятся документы, которые накопились за время деятельности:

  • центральных органов государственной власти и управления, а также юридических лиц, которые распространяли (распространяют) свою компетенцию на всю территорию Украины или значительную ее часть;
  • ведущих органов и учреждений украинской эмиграции (эмиграционных правительств, политических партий и объединений, военных, культурно-образовательных, научных заведений и общественных организаций);

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^