Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 7 апреля 2000 г. N 16

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

УТВЕРЖДЕНО

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы, образованные в деятельности государственных юридических лиц и имеющие особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа и охраняются государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.

До передачи на государственное хранение указанные документы временно, в пределах установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков, хранятся в государственных органах, организациях, учреждениях и предприятиях (далее – организациях).

2. Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, образующихся в ее деятельности, своевременно осуществляет передачу их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на государственное хранение осуществляются силами и за счет организации.

За утрату и порчу документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, должностные лица организации несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

3. В организации в целях временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу, в том числе документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение, а также законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки передачи на государственное хранение создается ведомственный архив.

Организация обеспечивает ведомственный архив необходимым помещением., оборудованием и кадрами.

4. Ведомственный архив может функционировать в качестве структурного подразделения организации, возглавляемого заведующим, или находиться в составе структурного подразделения во главе с должностным лицом, ответственным за архив.

5. В своей работе ведомственный архив руководствуется законодательством Республики Казахстан; нормативными правовыми актами по архивному делу; приказами, распоряжениями, указаниями вышестоящего органа и руководства организации; нормативно-методическими документами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, соответствующего государственного архива и Положением о ведомственном архиве организации.

6. Положение о ведомственном архиве организации разрабатывается на основе данного Примерного положения и утверждается руководством организации по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением и одобрению экспертной комиссией организации.

7. Ведомственный архив строит свою деятельность по плану, утверждаемому руководством организации, и отчитывается перед ним о своей работе.

8. Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство организации.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственного архива осуществляет соответствующий государственный архив.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

10. В ведомственный архив поступают:

  • законченные делопроизводством документы организации постоянного (вечного) хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение;
  • документы постоянного (вечного) хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение, образованные в деятельности организаций-предшественников;
  • документы постоянного (вечного) хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; дела (документы) по личному составу, в том числе подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение, образованные в деятельности непосредственно подчиненных организаций и их предшественников;
  • личные архивные фонды ведущих работников организации;
  • иная документация, образованная в деятельности организации, в том числе научно-техническая, аудиовизуальная и машиночитаемая;
  • служебные и ведомственные издания;
  • научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

11. Основными задачами ведомственного архива являются:

  • комплектование документами, состав которых предусмотрен п. 10 настоящего Положения;
  • учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, временно хранящихся в ведомственном архиве;
  • подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на государственное хранение в соответствующий государственный архив с соблюдением установленных требований;
  • осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.

12. В соответствии с возложенными основными задачами ведомственный архив выполняет следующие функции:

  • принимает не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством документы и дела структурных подразделений организаций, обеспечивает их учет и сохранность;
  • разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением графики представления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и передачи документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на государственное хранение;
  • разрабатывает и представляет не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной экспертной (экспертной) комиссии организации и экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архивного учреждения;
  • осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов и дел;
  • создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранимым в архиве документам, обеспечивает его преемственность (совместимость) с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
  • организует использование документов:

1. информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;

2. выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении ведомственного архива;

3. исполняет запросы сторонних организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

4. ведет учет использования документов, хранящихся в ведомственном архиве;

5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в ведомственном архиве, участвует в работе центральной экспертной (экспертной) комиссии организации;

6. оказывает методическую помощь делопроизводственной службе организации в составлении индивидуальной номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку и передачу дел на хранение в ведомственный архив;

7. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников делопроизводственной и архивной служб организации;

8. раз в три года представляет в соответствующее государственное архивное учреждение сведения о составе и объеме документов по установленной Форме;

9. готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан.

4. ПРАВА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

13. Для выполнения возложенных основных задач и функций ведомственный архив имеет право:

  • контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
  • запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы ведомственного архива;
  • информировать руководство организации о выявленных недостатках в оформлении и хранении документов в структурных подразделениях.

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^