Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Постановление Администрации Верхнесалдинского городского округа Свердловской области от 17 июля 2015 г. №2170

«Об утверждении Положения о системе электронного документооборота Верхнесалдинского городского округа»

В целях реализации решения Думы городского округа от 30.01.2013 №107 «Об утверждении Положения о муниципальных правовых актах Верхнесалдинского городского округа, Устава Верхнесалдинского городского округа постановляю:

1. Утвердить Положение о системе электронного документооборота Верхнесалдинского городского округа (прилагается).

2. Рекомендовать руководителям органов местного самоуправления Верхнесалдинского городского округа, руководителям муниципальных унитарных предприятий Верхнесалдинского городского округа, руководителям муниципальных учреждений, подведомственных администрации Верхнесалдинского городского округа утвердить перечни сотрудников, ответственных за работу в системе электронного документооборота согласно настоящему Положению.

3. Настоящее постановление разместить на официальном сайте Верхнесалдинского городского округаhttp://www.v-salda.ru.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации городского округа
К.С. Ильичев

Положение о системе электронного документооборота Верхнесалдинского городского округа

(утв. постановлением администрации Верхнесалдинского городского округа от 17 июля 2015 г. №2170)

Глава 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет назначение, основные требования к системе электронного документооборота Верхнесалдинского городского округа (далее – СЭД), функции СЭД, участников СЭД и их роли в СЭД.

1.2. СЭД представляет собой информационную систему, предназначенную для управления документами органов местного самоуправления Верхнесалдинского городского округа (далее – ОМС).

1.3. СЭД предназначена для решения следующих задач:

1.3.1. обеспечение комплексной автоматизации документооборота ОМС;

1.3.2. обеспечение перехода ОМС от бумажного документооборота к электронному документообороту, обеспечение хранения документов в электронном виде и персонифицированного доступа к документам;

1.3.3. обеспечение выполнения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;

1.3.4. обеспечение контроля над своевременным исполнением поручений по документам;

1.3.5. обеспечение оперативного получения информации о ходе работ по документу, о месте нахождения подлинника документа;

1.3.6. обеспечение защиты от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе документооборота.

1.4. СЭД является программным решением, реализованным с использованием программных продуктов 1С Предприятие 8: Документооборот, MS SQL 2008.

1.5. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

1.5.1. администратор СЭД – специалист, имеющий полный доступ к операционной системе программно-аппаратного комплекса СЭД;

1.5.2. оператор сопровождения СЭД – организационный отдел администрации Верхнесалдинского городского округа;

1.5.3. пользователи СЭД – уполномоченные лица, которым предоставляется доступ в СЭД;

1.5.4. аутентичность электронного документа – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному документу;

1.5.5. документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

1.5.6. обработка данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) можно отнести: сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных;

1.5.7. система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

1.5.8. участники СЭД – глава Верхнесалдинского городского округа, глава администрации Верхнесалдинского городского округа, заместители главы администрации Верхнесалдинского городского округа, руководители ОМС, руководители отделов администрации Верхнесалдинского городского округа, сотрудники администрации Верхнесалдинского городского округа и ОМС, руководители МУП, руководители МУ;

1.5.9. целостность электронного документа – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

1.5.10. электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

1.5.11. электронный документооборот – движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату и на хранение.

1.6. К СЭД предъявляются следующие требования:

1.6.1. обеспечение технологической возможности использования СЭД переменным числом его участников;

1.6.2. применение участниками СЭД совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств СЭД;

1.6.3. правомерное использование участниками СЭД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

1.6.4. обеспечение целостности и сохранности передаваемой информации;

1.6.5. минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками СЭД;

1.6.6. направление и получение в форме электронного документа поручений и указаний в СЭД;

1.6.7. аутентичность, целостность электронного документа;

1.6.8. регистрация документов в СЭД путем фиксации реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 »Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Глава 2. Участники СЭД и их роли


2.1. Администратор СЭД:

2.1.1. обеспечивает работоспособность рабочих мест пользователей, участвующих в СЭД;

2.1.2. обеспечивает защиту от вредоносного кода, обнаружение компьютерных вторжений, направленных на использование уязвимостей системного и прикладного программного обеспечения, сетевых протоколов, программно-технических средств, телекоммуникационного оборудования;

2.1.3. обеспечивает работоспособность программного обеспечения, программно-технических средств, серверного и телекоммуникационного оборудования, расположенного в здании администрации Верхнесалдинского городского округа по адресу: город Верхняя Салда, улица Энгельса, 46;

2.1.4. осуществляет контроль целостности информационных ресурсов и контроль доступности СЭД в режиме 24/7 с учетом планово-профилактических работ;

2.1.5. осуществляет функции администратора информационной безопасности без вмешательства в инфраструктуру СЭД, включающие в себя регистрацию и учет средств защиты информации (в том числе средств криптографической защиты информации), входящих в состав СЭД;

2.1.6. осуществляет консультирование пользователей СЭД по вопросам эксплуатации, а также устранения ошибок системы в режиме «вопрос – ответ»;

2.1.7. организует работы по развитию и доработке СЭД;

2.1.8. определяет необходимость выделения финансовых средств на приобретение оборудования, модернизацию имеющихся программно-аппаратных комплексов, системного и прикладного программного обеспечения, доработку и сопровождение программной и аппаратной частей СЭД;

2.1.9. обеспечивает сбор и согласование предложений по функциональным изменениям и доработкам СЭД.

2.2. Оператор сопровождения СЭД:

2.2.1. осуществляет поддержание в актуальном состоянии справочников СЭД;

2.2.2. осуществляет контроль за соблюдением регламентных сроков прохождения документов в СЭД, вносит предложения по оптимизации процессов прохождения документов в СЭД;

2.2.3. инициирует и согласовывает функциональные изменения и доработки СЭД;

2.2.4. участвует в приемо-сдаточных испытаниях при реализации изменений и доработок СЭД;

2.2.5. осуществляет консультирование пользователей СЭД по вопросам обработки документов в СЭД в режиме «вопрос – ответ».

2.3. Пользователи СЭД:

2.3.1. руководствуются требованиями настоящего Положения;

2.3.2. подают заявки администратору СЭД по устранению инцидентов при работе в СЭД, на получение консультаций.

Глава 3. Основные процессы делопроизводства, реализуемые с использованием СЭД


3.1. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД включают:

3.1.1. комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им (далее – ввод документа);

3.1.2. доведение документа до пользователя СЭД;

3.1.3. контроль исполнительской дисциплины;

3.1.4. подготовку справочных материалов и статистических отчетов в СЭД.

3.2. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:

3.2.1. обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭД путем регистрации, сканирования в формате PDF и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электрической, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки);

3.2.3. обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в СЭД.

3.3. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

3.4. Процесс ввода документа обеспечивает средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД регистрировать документы независимо от формата файла – используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик без внесения каких-либо изменений в их содержание.

3.5. Для реализации процессов контроля и исполнения документов СЭД обеспечивает:

3.5.1. доведение сроков исполнения поручений до пользователей СЭД;

3.5.2. возможность осуществления контроля исполнения поручений и указаний, уведомления пользователей СЭД о состоянии исполнения поручений;

3.5.3. создание статистических отчетов.

Глава 4. Организация делопроизводства с применением СЭД


4.1. Регистрации в СЭД подлежат следующие документы:

4.1.1. переписка с юридическими и физическими лицами;

4.1.2. правовые акты администрации Верхнесалдинского городского округа;

4.2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.

4.3. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.

4.4. Пользователи СЭД несут ответственность за работу с документами в СЭД в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Положением.

4.5. Удаление зарегистрированных документов из СЭД запрещено.

Глава 5. Организация контроля и контроль исполнения документа


5.1. Раздел «Мои задачи» в СЭД является составной частью процессов, обеспечивающий рассмотрение сотрудником, поступившего в его адрес документа, или исполнение резолюции вышестоящего руководителя.

5.2. Постановка исполнения документа на контроль осуществляется постановкой на контроль исполнения поручений по документу (резолюции).

5.3. Постановка на контроль исполнения резолюций к документу осуществляется руководителем – автором резолюции при отправке резолюции на исполнение. Назначение функции контроля осуществляется соответствующим заданием, поступающим к оператору сопровождения СЭД одновременно с заданием на исполнение для Исполнителя.

5.4. При приближении срока исполнения поручения (резолюции) или его истечении СЭД формирует соответствующие уведомления оператору сопровождения СЭД.

5.5. Контроль за исполнением поручения (резолюции) осуществляется оператором сопровождения СЭД путем получения информации об исполнении (отчетность) и проведения мониторинга по истории процесса.

5.6. Непосредственный исполнитель при получении поручения (резолюции):

5.6.1. подготавливает документ, связанный с исполняемым поручением (резолюции);

5.6.2. создает отчет об исполнении.

5.7. На основании полученного отчета об исполнении автор поручения (резолюции) снимает или не снимает поручение (резолюцию) с контроля.

Глава 6. Обработка документов в СЭД


N/пп

Задача

Исполнитель (роль пользователя в СЭД)

Действия исполнителя

Регламентный срок исполнения задачи*

1Первичная обработка входящего документаОператор сопровождения СЭД(вне СЭД)В день поступления документа
2Регистрация входящего документаОператор сопровождения СЭДЗаполняет регистрационную карточку входящего документа, указывает на документе регистрационный номер и дату регистрации.1 рабочий день
3Сканирование входящего документаОператор сопровождения СЭДСканирует входящий документ, связывает его электронный образ с регистрационной карточкой и направляет документ адресату1 рабочий день
4Рассмотрение документа/резолюцииУчастники СЭДИзучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД проект резолюции, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа.
При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию оператору сопровождения СЭД.
1 рабочий день
5Исполнение документа/резолюцииУчастники СЭДИзучает поступивший документ/резолюцию, приступает к исполнению резолюции.
При необходимости направляет руководителю возражения к заданию на исполнение документа/резолюции.
Срок, указанный в документе/резолюции
6Продление срока исполненияУчастники СЭДВозможность продления срока исполнения документа (не более 1 (одного) раза) с указанием причин и количества времени (дней) необходимых на исполнение документа.Срок, указанный в документе/резолюции
РуководительРассматривает возможность продления срока исполнения документа1 рабочий день
7Проверка исполнения. Снятие с контроляОператор сопровождения СЭДКонтролирует исполнение документа в срок, указанный в резолюции руководителя.Срок, указанный в документе/резолюции
Участники СЭДНаправляет руководителю отчет об исполнении документа/резолюцииСрок, указанный в документе/резолюции
РуководительРассматривает отчет об исполнении документа/резолюции1 рабочий день

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи: 
– 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания. 

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^