Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Министерства социальной политики Нижегородской от 30 мая 2012 г. N 421

«Об утверждении регламента Министерства социальной политики Нижегородской области «Об организации документооборота в Министерстве социальной политики Нижегородской области»

В целях повышения эффективности документооборота министерства социальной политики Нижегородской области, оперативности обработки информации, усиления контроля исполнительской дисциплины приказываю:

1. Утвердить прилагаемый регламент министерства социальной политики Нижегородской области «Об организации документооборота в министерстве социальной политики Нижегородской области».

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра В.А. Вдовина.

Министр
О.В.Носкова
Утвержден приказом
Министерства социальной политики
Нижегородской области
от 30 мая 2012 г.
№ 421

Регламент Министерства социальной политики Нижегородской области «Об организации документооборота в Министерстве социальной политики Нижегородской области»

Раздел I. Общие принципы работы со служебными документами, обращениями граждан в Министерстве

1. Общие положения

1.1. Деятельность структурных подразделений Министерства социальной политики Нижегородской области (далее – Министерство) обеспечивается единой системой документооборота. Ее состав определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером отношений между Министерством и органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями, а также взаимосвязями между структурными подразделениями Министерства.

1.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года №828) (далее по тексту – Инструкция), приказами Министерства.

1.3. Документы в Министерстве подразделяются на внутренние и внешние:

1.3.1. Внутренними документами являются распоряжения, приказы Министерства, поручения Министра, заместителей Министра, служебные записки заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, докладные и прочее.

1.3.2. Внешними документами являются документы, поступившие в Министерство из федеральных структур РФ, из аппарата Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области, от иных юридических и физических лиц.

1.4. Служебными документами Министерства являются все документы, подлежащие регистрации в АИС «Служебная корреспонденция» (далее по тексту – служебные документы).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Министерства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются отделом документооборота и контроля (далее – отдел документооборота) организационно-правового управления.

1.6. Контроль за организацией и состоянием делопроизводства, за соблюдением установленного настоящим Регламентом и Инструкцией порядка работы с документами в Министерстве осуществляет начальник организационно-правового управления, а также заместитель Министра, курирующий организационно-правовое управление.

1.7. Инструкция применяется в части, не урегулированной Регламентом министерства социальной политики Нижегородской области.

2. Прием, первичная обработка, доставка корреспонденции

2.1. Прием служебных документов и обращений граждан, адресованных Министру, заместителям Министра, Министерству и отправка осуществляются следующими способами:

  • фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);
  • через почтовое отделение (в соответствии с графиком доставки корреспонденции согласно договору);
  • нарочными, курьерами;
  • лично гражданами;
  • с использованием факсимильной связи и электронной почты;
  • с использованием Интернет-узла Правительства;
  • с использованием телексной и телеграфной связи;
  • в виде телефонограмм.

2.2. Прием служебных документов и обращений граждан, направленных Министру, заместителям Министра, Министерству по почте осуществляется в соответствии с Инструкцией.

2.3. Прием и отправка корреспонденции в Министерстве производится централизованно отделом документооборота Министерства, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты, прием и отправка которых может производиться децентрализованно.

2.4. При приеме корреспонденции от нарочных на копии документа отправителя ставится отметка о получении сотрудником отдела документооборота Министерства, принявшим документ.

2.5. Корреспонденция, поступившая от Президента РФ, Правительства РФ, Федерального собрания РФ, Законодательного собрания Нижегородской области, Губернатора Нижегородской области, а также в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается в соответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области.

2.6. На всех документах, поступивших в отдел документооборота Министерства после 15.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

2.7. Документы, поступившие в отдел документооборота, передаются в соответствии с резолюцией Министра на исполнение по принадлежности в течение 2 рабочих дней.

2.8. Все документы, поступившие в отдел документооборота и контроля на подпись Министру до 15.00, будут направлены на подпись в день поступления. После 15.00 на следующий рабочий день.

Документы, поступившие на исполнение в Министерство с пометками «срочно» и «незамедлительно», передаются отделом документооборота Министерства на подпись Министра в тот же день, когда истекает срок исполнения документа.

2.9. На документах, требующих незамедлительного или срочного рассмотрения, сотрудниками отдела документооборота Министерства проставляется штамп с указанием даты текущего дня и времени получения, после чего документы незамедлительно передаются для дальнейшего рассмотрения Министру, заместителям Министра, начальникам структурных подразделений Министерства для исполнения.

Копии зарегистрированных документов незамедлительно передаются руководителям структурных подразделений Министерства для исполнения.

Оригинал документа обрабатывается и направляется в общем порядке, установленном Регламентом Правительства Нижегородской области и Инструкцией.

2.10. Начальник отдела документооборота, помощник Министра имеют право в случае неправильного оформления документа (отсутствие необходимых приложений, резолюций, исходного документа, нарушение правил оформления):

  • незамедлительно вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
  • пригласить исполнителя для исправления допущенной ошибки по документам срочного характера в рабочем порядке.

2.11. Все возвращенные документы для исправления ошибки возвращаются исполнителем в отдел документооборота в день поступления. В указанном случае ответственность за нарушение сроков прохождения документа несет непосредственный исполнитель документа.

2.12. Все документы, направляемые начальниками управлений Министерства на подпись курирующим заместителям Министра, Министру должны в обязательном порядке передаваться через отдел документооборота для фиксации в АИС «Служебная корреспонденция» даты и времени фактической передачи и фактического исполнения.

3. Регистрация документов

3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и ответа (как входящие, так и исходящие), а также используемые в справочных целях.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов устанавливается в соответствии с Инструкцией.

Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной документации и проектов нормативно-правовых актов.

3.2. При регистрации документа обязательным является корректное заполнение полей в АИС «Служебная корреспонденция» и прикрепление электронного образа данного документа с электронной цифровой подписью ответственного сотрудника.

3.3. Ответственные исполнители обязаны представлять в отдел документооборота и контроля электронный вид исходящего письма по запросу сотрудника отдела документооборота.

В случае непредставления электронного вида письма, документ не будет зарегистрирован и не направлен адресату в установленные сроки.

3.4. Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставления на документе даты и регистрационного номера. На документе проставляется номер, в точности совпадающий с номером, присвоенным документу АИС.

3.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Министру, производится секретарем Министра с регистрацией телефонограмм в АИС «Служебная корреспонденция».

3.6. Прием (передача) телефонограмм, адресованных заместителям Министра производится отделом документооборота Министерства с регистрацией телефонограмм в АИС «Служебная корреспонденция».

4. Подготовка и оформление резолюций

4.1. При поступлении входящего документа в Министерство, отдел документооборота оформляет проект резолюции к документу в соответствии с содержанием документа и функционалом структурных подразделений Министерства, осуществляет передачу документа на доклад руководству и подписание резолюции.

4.2. Последующий ввод информации в базу данных производится не позднее одного рабочего дня с момента регистрации документа в отделе документооборота и контроля Министерства.

4.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.

При подготовке проектов резолюций должностных лиц Министерства учитывается распределение обязанностей между структурными подразделениями Министерства.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.4. Отдел документооборота Министерства по документам, подписанным Министром и должностными лицами, имеющими право подписи от его имени, обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий.

4.5. На документы, адресованные Министру, проекты резолюций готовит отдел документооборота Министерства.

4.6. Для принятия решения по исполнению документов по вопросам, отнесенным к компетенции Министра, Министру представляются с подготовленными проектами резолюций следующие документы:

  • служебные документы и обращения граждан, требующие вмешательства Министра; жалобы на действия (либо бездействие) заместителей Министра, руководителей и сотрудников структурных подразделений;
  • служебные документы, личные и коллективные обращения граждан, содержащие проблемные или социально значимые вопросы.

4.7. Резолюции по исполнению документов по вопросам компетенции Министра, требующие доклада Министру, оформляются для подписания Министром на бланке резолюции Министра.

Резолюции по исполнению документов, не требующих доклада Министру, оформляются для подписания помощником Министра.

При необходимости незамедлительного и срочного исполнения документов резолюции по их исполнению оформляются помощником Министра с последующим докладом Министру. Данная категория документов доводится до сведения исполнителей в течение 1 часа после подписания резолюции.

В случае если документ направлен в Министерство для ознакомления или для сведения и адресован нескольким структурным подразделениям Министерства, документ направляется в структурные подразделения в одном экземпляре. После ознакомления всех адресатов с резолюции Министра документ с отметками об ознакомлении возвращается последним в отдел документооборота Министерства и сшивается в дело.

В случае поступления в Министерство нормативных правовых актов Правительства Нижегородской области, документы перенаправляются в отдел нормативно-правового обеспечения организационно-правового управления.

При поступлении нормативных правовых актов, разработанных Министерством, документы передаются в структурные подразделения по компетенции.

При поступлении в Министерство нормативных правовых актов не разработанные Министерством, но относящиеся к компетенции структурных подразделений Министерства, направляются в соответствующие структурные подразделения по принадлежности.

4.8. Служебные документы и письменные обращения граждан, адресованные в Министерство и не требующие доклада Министру, направляются по компетенции заместителям Министра.

4.9. В случае временного отсутствия Министра его полномочия исполняет исполняющий обязанности заместитель Министра по распоряжению Губернатора Нижегородской области. В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на имя Министра, заместитель Министра подписывает на бланке резолюции исполняющего обязанности Министра.

5. Оформление исходящих документов

5.1. Исходящие документы подписываются Министром, заместителями Министра, начальниками управлений Министерства в соответствии с их компетенцией, а также лицами, исполняющими их обязанности.

5.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.

В Министерстве используются бланки, включенные в утвержденный альбом бланков документов аппарата Правительства Нижегородской области.

5.3. Право подписи на должностных бланках имеют Министр, помощник Министра (по поручению Министра), заместители Министра, начальники управлений Министерства.

5.4. Исходящие документы принимаются отделом документооборота Министерства к отправке полностью оформленными и в необходимом количестве экземпляров с оригиналами исходных документов.

5.5. После исполнения документа, его подписания при направлении ответа автору документу присваивается исходящий номер.

5.6. Исходящие документы от имени Министра, заместителей Министра, а также лиц, исполняющих их обязанности, адресованные в правоохранительные органы, представляются для подписания указанным должностным лицам после согласования с организационно-правовым управлением.

Организационно-правовое управление рассматривает документы, адресованные в правоохранительные органы, в течение одного полного рабочего дня с момента получения документа, предшествующего дню окончания срока рассмотрения обращения.

Документы, поступившие в Министерство из правоохранительных органов, содержащие характер приглашений на совещания, рабочие группы или обеспечения явки представителей Министерства для дачи объяснений, показаний, не согласовываются с организационно-правовым управлением Министерства.

5.7. Поступающие непосредственно в Министерство запросы и обращения работников прокуратуры (за исключением запросов и обращений прокурора Нижегородской области), не требующие доклада Губернатору, Вице-губернатору, заместителям Губернатора, рассматриваются Министерством самостоятельно. Ответы на них даются Министром без согласования с государственно-правовым департаментом области в соответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области.

6. Перечень документов, подлежащих отправке из Министерства

6.1. Документы, подлежащие передаче в аппарат Правительства Нижегородской области, органам исполнительной власти Нижегородской области передаются из Министерства нарочно через экспедиционную службу аппарата Правительства.

6.2. Документы, подлежащие передаче физическим и юридическим лицам, а также в федеральные структуры, отправляются из Министерства посредством письменных отправлений (заказными или простыми почтовыми отправлениями), фельдъегерской службой, факсимильной или электронной связью, а именно:

  • документы в аппарат полномочного представителя Президента РФ, в органы исполнительной власти Российской Федерации, федеральные структуры Российской Федерации передаются из Министерства через фельдъегерскую службу;
  • документы в федеральные структуры по Нижегородской области, Законодательное Собрание Нижегородской области, депутатам Российской Федерации, депутатам Нижегородской области, документы в Прокуратуру Нижегородской области, судебные документы, а также различного рода уведомления физическим и юридическим лицам направляются из Министерства заказанными с уведомлением письменными отправлениями;
  • ответы на письменные обращения граждан, письменные обращения в адрес директоров государственных казенных учреждений «Управлений социальной защиты населения», директоров подведомственных учреждений, глав муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, г. Нижнего Новгорода и прочие организации, не указанные в вышеуказанных пунктах, передаются из Министерства посредством простых почтовых отправлений;
  • запросы в адрес директоров государственных казенных учреждений «Управлений социальной защиты населения», директоров подведомственных учреждений, глав муниципальных районов и городских округов Нижегородской области и г. Нижнего Новгорода, в органы исполнительной власти направляются после регистрации в отделе документооборота в отсканированном виде по электронной почте с дублированием либо по факсимильной связи, либо на бумажном носителе.

6.3. Отправка документов производится централизованно и децентрализованно, способами, указанными в п. 6.2 настоящего Регламента.

В исключительных случаях отправка документов может осуществляться исполнителем (ответственным исполнителем), с последующим представлением в отдел документооборота документа (его копии), подтверждающего отправку, с пометкой о данных отправителя.

6.4. Выдача документов лично в руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, и выдается под роспись лица, его получившего, с указанием фамилии, имени, отчества, должности (при необходимости).

Документы, централизованно зарегистрированные, выдаются в отделе документооборота Министерства под роспись получателя.

6.5. В случае направления документа в 4 и более адресов, исполнителем к документу прилагается лист (указатель) рассылки, установленного настоящим регламентом образца (Приложение №1).

6.6. Отправка документов по электронным каналам связи (факсимильной связью, электронной почтой) осуществляется непосредственным исполнителем документа.

7. Порядок работы с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП)

7.1. К служебным документам ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

7.2. Не могут быть отнесены к документам для служебного пользования:

  • нормативные правовые акты Губернатора и Правительства Нижегородской области, устанавливающие правовой статус организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
  • документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;
  • описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;
  • порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;
  • сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
  • документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Проставление пометки «Для служебного пользования» (далее по тексту – документы «ДСП») определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения Министерства, Министром.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к «ДСП», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Министр, заместители Министра, в пределах своей компетенции, определяют:

  •  порядок передачи документов «ДСП» другим органам и организациям;
  •  порядок снятия пометки «ДСП» с носителей информации;
  •  организацию защиты документов «ДСП».

7.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимают Министр, заместители Министра.

За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами «ДСП» государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

7.4. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

Документы «ДСП» печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

7.5. Прием и регистрация входящих и исходящих документов «ДСП» производится отделом документооборота в АИС «Служебная корреспонденция» в соответствии с номенклатурой дел Министерства с добавлением к регистрационному номеру пометки «ДСП».

7.6. Отдел документооборота готовит проект резолюции на документ «ДСП», после подписания резолюции вносит в АИС «Служебная корреспонденция» необходимые сведения, и передает работникам Министерства под расписку с отметкой о получении в журнале учета документов «ДСП»

7.7. Документы «ДСП» пересылаются из Министерства сторонним организациям фельдъегерской службой, заказными или ценными почтовыми отправлениями, при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения.

7.8. Исполненные документы с пометкой «ДСП» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, при этом на обложке дела проставляется пометка «Для служебного пользования».

Документы «ДСП» хранятся в сейфах или металлических шкафах.

7.9. О фактах утраты документов «ДСП» отдел документооборота Министерства обязан поставить в известность курирующего заместителя Министра, Министра.

8. Порядок рассмотрения, согласования внутренних документов Министерства

8.1. Перечень внутренних документов установлен пп. 1.3.1 настоящего регламента.

8.2. Все внутренние документы должны проходить стадии согласования с заинтересованными структурными подразделениями. В зависимости от смысловой нагрузки документы должны быть согласованы с управлением финансового учета и бюджетной политики и организационно-правовым управлением Министерства в обязательном порядке.

Правовая экспертиза документа производится в заключительной стадии согласования.

8.3. Сроки согласования внутреннего документа составляют 1 рабочий день с момента подписания ответственным курирующим заместителем Министра и 2 рабочих дня на правовую экспертизу.

Если в процессе согласования выявлены замечания к содержанию документа, срок продляется на 2 рабочих дня с момента поступления замечаний разработчику документа.

8.4. В случае срочных поручений Министра, Правительства Нижегородской области, либо отдельных поручений, срок согласования устанавливается Министром, либо согласование документа производится в 1 рабочий день.

8.5. Внутренние документы, подлежащие правовой экспертизе, передаются со служебной запиской, зарегистрированной в отделе документооборота на имя заместителя Министра, курирующего организационно-правовое управление, либо в его отсутствие в адрес начальника организационно-правового управления.

9. Формирование дел, их хранение, справочная работа

9.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (входящим и исходящим) осуществляется как отделом документооборота Министерства, так и в структурных подразделениях Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным документам и документам, принимаемым к исполнению Министерством, осуществляет отдел документооборота Министерства.

9.3. Руководители структурных подразделений Министерства отвечают за:

  • сохранность поступающих к ним документов;
  • соблюдение сроков хранения дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
  • своевременную подготовку и передачу дел на архивное хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и разделом 6 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях.

9.4. Законченные делопроизводством дела в течение 1 года остаются в отделе документооборота Министерства, а затем, в соответствии с номенклатурой дел, дела постоянного срока хранения сдаются в архивохранилище Министерства.

9.5. Запросы структурных подразделений Министерства о предоставлении документов из архивных хранилищ направляются в отдел документооборота через служебную записку на имя курирующего заместителя Министра, либо руководителя организационно-правового управления, и осуществляются сотрудником отдела документооборота, ответственным за архив Министерства, в течение 3-х рабочих дней с момента поступления запроса.

Раздел II. Работа по контролю за служебными документами и обращениями граждан

1. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений граждан

1.1. В Министерстве подлежат исполнению все поручения, зафиксированные в актах Губернатора и Правительства, в служебных документах Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, Министра, в протоколах заседаний Правительства и в протоколах совещаний с участием Губернатора, Министра, а также в резолюциях Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, Министра по исполнению документов высших органов государственной власти, служебных документов и рассмотрение обращений граждан (далее – документы).

1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на реализацию документов Губернатора, Правительства, Министра, а также должностных лиц органов исполнительной власти области.

1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение документов возлагается на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с возложенными на них функциями.

1.4. В Министерстве подлежат контролю исполнения:

  • поручения Губернатора по выполнению нормативных и распорядительных документов высших органов государственной власти и должностных лиц Российской Федерации (федеральные законы, указы, распоряжения и получения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), постановления Законодательного Собрания области;
  • правовые акты Губернатора и Правительства (указы и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства);
  • планы заседаний Правительства Нижегородской области;
  • поручения, содержащиеся в протоколах заседаний;
  • поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора, Министра;
  • резолюции Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, Министра, заместителей Министра, по исполнению служебных документов, рассмотрение обращений граждан, обращения членов Совета Федерации, обращения и запросы депутатов Государственной Думы и Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания области;
  • письменные поручения Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, Министра, заместителей Министра;
  • письменные обращения граждан;
  • проекты нормативных правовых актов, зарегистрированных в АИС «Система согласования нормативно-правовых актов».

1.5. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и достоверность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов.

1.6. В компетенцию должностного лица, ответственного за исполнение, входит организация исполнения поручений, зафиксированных в документах.

1.7. Персональная ответственность за исполнение документов возлагается:

  • по актам Губернатора и Правительства, в том числе принятым во исполнение актов высших органов государственной власти и должностных лиц Российской Федерации, а также законам области, постановлениям Законодательного Собрания области – на заместителей Министра в соответствии с направлениями деятельности;
  • по протоколам заседаний Правительства, по протоколам совещаний с участием Губернатора, подготовленным Министерствами и иными органами исполнительной власти области по направлениям деятельности, по протоколам оперативных совещаний у Губернатора – на заместителей Министра, начальников управлений Министерства в соответствии с направлениями деятельности;
  • по служебным документам и обращениям граждан – на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства;
  • по протоколам совещаний у Вице-губернатора, заместителей Губернатора – на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства, подготовивших совещание.

1.8. В том случае, если контроль за исполнением документа (поручения) возложен на нескольких должностных лиц Министерства, то ответственным исполнителем является должностное лицо Министерства, указанное в списке первым. На него же возлагается обязанность по обобщению полученных материалов, подготовке итоговой справки о результатах исполнения документа (поручения), если нет других указаний.

2. Сроки рассмотрения и исполнения служебных документов, обращений граждан

2.1. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях Министра, заместителей Министра, а также руководителей структурных подразделений Министерства.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции или конкретного срока исполнения в документе означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 30 дней. Дата исполнения исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в Министерстве.

2.2. Исполнение документов, в резолюциях к которым установлены особые указания относительно сроков исполнения, осуществляется в следующем порядке:

  • поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение 1 дня со дня подписания поручения;
  • поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее 2 дней со дня подписания поручения;
  • поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднее 3 дней со дня подписания поручения;
  • поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.

Пометки срочности имеют право проставлять Министр, помощник Министра по поручению Министра, заместители Министра, которые имеют право сократить срок исполнения поручения путем введения соответствующей пометки.

2.3. Переадресация документа по компетенции другому структурному подразделению Министерства осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения документа на исполнение структурным подразделением Министерства через отдел документооборота и контроля:

  • заместителями Министра в рамках компетенции в течение одного дня самостоятельно;
  • начальниками управлений Министерства в случае отсутствия курирующего заместителя Министра;
  • помощником Министра.

Срок исполнения документа при этом исчисляется с даты его первичной регистрации в отделе документооборота Министерства.

В случае нарушения срока переадресации документа ответственность за его исполнение возлагается на исполнителя документа.

2.4. Работа с письмами и обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом РФ от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2.5. Для всех видов обращений граждан – индивидуальных и коллегиальных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления срока или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращений, если иное не установлено резолюцией Министра.

При подготовке промежуточного ответа по рассмотрению обращения граждан должна присутствовать объективная причина по продлению срока рассмотрения. Промежуточные ответы имеет право подписывать Министр или заместитель Министра.

В случае, если в резолюции Министра обращение гражданина расписано в адрес нескольких структурных подразделений, готовится один сводный ответ.

2.6. В случае, если окончание срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

2.7. При невозможности исполнения поручения в установленные сроки ответственный исполнитель с целью корректировки срока исполнения поручения не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения готовит служебную записку на имя Министра за подписью заместителя Министра с обоснованием необходимости продления срока и указанием окончательного срока исполнения поручения, согласовав с отделом документооборота Министерства.

В случае необходимости продления срока исполнения документа с пометками «срочно» и «незамедлительно» исполнитель не позднее, чем за 1 рабочий день до истечения срока исполнения, готовит служебную записку на имя Министра за подписью заместителя Министра с обоснованием необходимости продления срока и указанием окончательного срока исполнения поручения, согласовав с отделом документооборота Министерства.

2.8. Рассмотрение обращений, поступивших по каналам постоянно действующей «горячей» телефонной линии Губернатора и Правительства, Министерство осуществляет в первоочередном порядке.

Срок рассмотрения таких обращений не может превышать 7 календарных дней (не считая нерабочих праздничных дней, в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса РФ), если принятие решения по обращению не требует сбора и анализа дополнительной информации.

В случае, когда принятие решения по обращению требует сбора и анализа дополнительной информации, то срок рассмотрения обращения продляется на 10 календарных дней, при условии направления промежуточного ответа.

3. Порядок снятия документов с контроля

3.1. Документы Министерства, протоколы совещаний у Министра снимаются с контроля на основании отчета о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью заместителя Министра, на которого возложен контроль за исполнением документа в целом.

3.2. Предложения о снятии с контроля протоколов других совещаний с участием Министра, подготовленных структурными подразделениями Министерства, вносятся Министру помощником Министра, заместителями Министра по представлению структурных подразделений Министерства.

3.3. Решение о продлении сроков исполнения поручения или снятии с контроля оперативного поручения Министра, пунктов правового акта Министерства, поставленных на контроль у помощника Министра, осуществляется на основании резолюции Министра на справке (заключении) об исполнении.

3.4. Основанием для снятия документа, поручения с контроля является:

  • его выполнение;
  • принятие (введение в действие) нового правового акта, отменяющего действие прежнего;
  • проведение повторного совещания по контролируемому вопросу (с оформлением протокола);
  • принятие Министерством соответствующего правового акта, исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе.

3.5. По служебным документам, зарегистрированным в отделе документооборота Министерства, снятие с контроля поручения или документа в целом производится помощником Министра (по согласованию с Министром) или заместителем Министра, курирующего организационно-правовое управление. Решение о снятии с контроля документов с грифом «Особый контроль» или документов, в резолюциях которых указаны слова «срочно», «незамедлительно», принимает Министр или помощник Министра (по согласованию с Министром).

3.6. Данные о снятии с контроля поручений или документов в базу данных заносят специалисты отдела документооборота Министерства.

3.7. Исполненными считаются служебные документы и письменные обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в документе или в обращении гражданина, вопросы, приняты необходимые меры, и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

Приложение №1
к регламенту
Министерства социальной политики
Нижегородской области
«Об организации документооборота
в Министерстве социальной политики
Нижегородской области»

Образец оформления листа рассылки

       

Наименование получателя адресата

Количество экземпляров


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^