Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Постановление Главы Ковровского района от 11 мая 2012 г. N 443

«Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной услуги «Осуществление хранения документов архивного фонда Владимирской области и других архивных документов»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановляю:

1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной услуги «Осуществление хранения документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов», согласно приложению.

2. Контроль за исполнением Административного регламента возложить на директора муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив» С.Н. Прошину.

3. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете «Знамя труда» и размещению на сайте администрации района.

Глава Ковровского района
А.В.Клюшенков
Приложение
к постановлению
администрации
Ковровского района
от 11.05.2012 №443

Административный регламент исполнения муниципальной услуги «Осуществление хранения документов архивного фонда Владимирской области и других архивных документов»

1. Общие положения

Административный регламент исполнения муниципальной услуги «Осуществление хранения документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов» (далее – Регламент), разработан в целях повышения результативности и качества исполнения муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (далее – административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Осуществление хранения документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов (далее – муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Орган, предоставляющий муниципальную услугу – муниципальное бюджетное учреждение Ковровского района «Ковровский районный архив» (далее – Архив).

2.2.2. В процессе исполнения муниципальной услуги Архив взаимодействует с архивным департаментом администрации Владимирской области (далее – Архивный департамент). Правом взаимодействовать с Архивным департаментом и Архивом при исполнении муниципальной услуги обладают источники комплектования Архива, а также их представители (далее – заявители).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Конечным результатом исполнения муниципальной услуги является создание нормативных условий, соблюдение установленных режимов и надлежащая организация хранения документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов (далее – архивные документы), исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.3.2. Юридическим фактом, которым завершается исполнение муниципальной услуги, является обеспеченное надлежащее хранение архивных документов и архивных фондов в течение установленного периода.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги с момента поступления в Архив заявления о приеме документов до окончания проведения полного комплекса мероприятий по обеспечению нормативных условий их хранения не должен превышать 30 календарных дней.

2.4.2. Хранение архивных документов Архивного фонда Владимирской области осуществляется постоянно и бессрочно в соответствии с требованиями законодательства.

2.4.3. Хранение документов по личному составу и других архивных документов осуществляется в сроки, указанные в описи дел и установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558 (далее – Перечень).

2.4.4. Осуществление отдельных административных процедур в отношении поступивших на хранение документов производится в следующие сроки:

  • организация хранения в архивохранилище поступившего архивного документа осуществляется в течение 30 календарных дней;
  • обеспечение нормативных условий хранения архивных документов осуществляется постоянно (бессрочно), на протяжении всего срока хранения документа;
  • плановая проверка наличия и состояния архивных документов производится 1 раз в 10 лет.

Срок проведения проверки не может превышать 60 рабочих дней с момента издания документа, послужившего основанием для ее проведения.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. №43, ст. 4169);
  • приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер №9059);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558;
  • приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года №1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», №45, 5 ноября 2007 года);
  • приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года №3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», №24, 15 июня 2009 года);
  • приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18 июня 2003 года №315 «Об утверждении норм пожарной безопасности «Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией» («Российская газета», №128, 3 июля 2003 года);
  • КонсультантПлюс: В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Закон Владимирской области «Об архивном деле во Владимирской области» принят 09.11.2005 и имеет номер 167-ОЗ, а не 733-ОЗ.
  • Законом Владимирской области от 26.10.2005 №733-ОЗ «Об архивном деле во Владимирской области»;
  • Уставом муниципального бюджетного учреждения Ковровского района «Ковровский районный архив», утвержденным постановлением администрации Ковровского района от 11.10.2011 №900.


2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Заявление о приеме документов на хранение в Архив на имя директора Архива (приложение №1 к данному Регламенту).

2.6.2. Подписанный и утвержденный обеими сторонами акт приема-передачи документов на хранение (приложение №2 к настоящему Регламенту).

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной услуги и (или) для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.7.1. Основания для приостановления исполнения муниципальной услуги отсутствуют.

2.7.2. Основанием отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является:

  • документы, подлежащие сдачи на хранение в Архив, находятся в неупорядоченном состоянии;
  • акт приема-передачи документов на хранение не подписан и (или) не утвержден обеими сторонами либо одной из сторон.


2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для прекращения исполнения муниципальной услуги является снятие с учета архивных документов в следующих случаях:

  •  неисправимых повреждений архивных документов;
  •  не обнаружения архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
  •  выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

2.9. Оплата муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Максимальное время ожидания заявителей при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.10.2. Максимальное время ожидания заявителей при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 10 минут.

2.10.3. Время ожидания очереди на прием к директору или для получения консультации не должно превышать 20 минут. Время приема директором Архива должно составлять не менее двух часов в неделю.

2.10.4. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте или по электронной почте, по вопросам, касающимся исполнения муниципальной услуги, регистрируются в день поступления.

2.11. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.11.1. Местонахождение Архива и его почтовый адрес:

601952, ул. Н. Кузнецова, д. 12, с. Клязьминский Городок, Ковровский район, Владимирская область.

E-mail: krarhiv@mail.ru; телефон Архива: 8 (49232) 7-63-25.

2.11.2. График работы Архива:

понедельник – пятница   8.00 – 16.00

обеденный перерыв       12.00 – 12.48суббота, воскресенье  – выходные дни


Прием заявителей специалистами Архива осуществляется в приемные дни:

понедельник, вторник, четверг 8.00 – 16.00

обеденный перерыв             12.00 – 12.48

2.11.3. Информирование граждан по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

  •  при личном обращении граждан в Архив;
  •  по письменным обращениям в Архив;
  •  по телефону;
  •  по электронной почте.

2.11.4. На информационном стенде в приемной Архива и на официальном сайте администрации Ковровского района представлена исчерпывающая информация в текстовом виде: почтовый и электронный адрес, контактные телефоны Архива, режим работы Архива, состав документов, находящихся на хранении в Архиве, порядок обращения в Архив, образцы заполнения заявлений и перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги, текст настоящего Регламента.

Адрес официального сайта администрации Ковровского района: http://www.akrvo.ru.

2.11.5. При личном обращении граждан, по письменным обращениям, по телефону и по электронной почте, специалисты Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан, специалисты Архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

2.11.6. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архива, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на руководителя Архива, либо обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить исчерпывающую информацию.

Продолжительность телефонного разговора не должна превышать 15 минут.

2.11.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива (пункт 2.11.2 настоящего Регламента). Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги.

2.11.8. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.11.9. При информировании по письменным обращениям в электронной форме специалист Архива отправляет исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения муниципальной услуги на электронный адрес заявителя.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом и втором этажах здания, имеет отдельный вход. На центральной стене здания, в котором расположен Архив, и на двери при входе в помещение имеются таблички со сведениями о полном наименовании органа, предоставляющего муниципальную услугу, режиме работы. Помещение оснащено телефоном, а также оборудовано: средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); охранно-пожарной сигнализацией.

2.12.2. Помещение для информирования, ожидания и приема заявителей (приемная) располагается на втором этаже Архива. Приемная оборудована диваном, стульями, столом, бумагой, бланками заявлений и ручками для записи информации.

2.12.3. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде в приемной Архива (пункт 2.12.4 настоящего Регламента).

2.12.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Ответственному за предоставление муниципальной услуги своевременно выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.12.5. Помещения архивохранилища должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентиляционные вытяжки), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны, а также должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам, указанных в пункте 3.2 настоящего Регламента.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показателями доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

  •  организация хранения архивных документов в архивохранилище;
  •  обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;
  •  проверка наличия и состояния архивных документов.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении №2 к настоящему Регламенту.

3.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилище

3.1.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является прием архивных документов на хранение в Архив.

3.1.2. Ответственным за расположение архивных документов в архивохранилище является специалист Архива, в должностной инструкции которого закреплена соответствующая обязанность.

3.1.3. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

3.1.4. Порядок расположения архивных фондов в архивохранилищах Архива определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором Архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в металлическом несгораемом шкафу для хранения учетных документов Архива, а соответствующие его разделы – в архивохранилище.

3.1.5. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.

3.1.6. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

3.1.7. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

3.1.8. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов Архива, второй – в архивохранилище.

3.1.9. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

3.1.10. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

3.1.11. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

3.1.12. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

3.1.13. Срок осуществления данной административной процедуры при поступлении документа на хранение в архивохранилище не может превышать 30 календарных дней с момента поступления объекта в архивохранилище.

3.1.14. Результатом выполнения административной процедуры является проведение системы мероприятий, обеспечивающей возможность комплексного учета и хранения архивных документов, а также их оперативного поиска.

3.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является завершение мероприятий по организации хранения архивных документов в архивохранилище в отношении поступившего документа.

3.2.2. Исполнение административной процедуры осуществляется работниками Архива в соответствии с их должностными обязанностями по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов.

3.2.3. Ответственные лица организуют наличие достаточного для размещения архивных документов количества специальных средств хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, короба, папки и другие), а также поддержание и соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, а именно:

3.2.3.1. Противопожарного режима:

  • регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

3.2.3.2. Охранного режима:

  • обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) Архива средствами охранной сигнализации, опечатыванию помещений, соблюдению пропускного режима, хранению ключей от служебных помещений;
  • обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, аварийные и запасные выходы из здания Архива, основной вход;
  • опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях;
  • архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности;
  • все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом директора Архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников Архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа;
  • ко всем помещениям Архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых находится у директора, второй – у главного специалиста Архива, ответственного за соблюдение охранного режима;
  • архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у директора Архива или лица, его замещающего;
  • в архивохранилище имеют право доступа директор и специалист Архива, отвечающий за сохранность документов в архивохранилище.

3.2.3.3. Температурно-влажностного режима:

  • в архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 – 19°С, относительная влажность воздуха 50 – 55%;
  • в архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5°С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются;
  • при длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 – 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища);
  • в период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5°С и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%;
  • температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом – 2 раза в неделю; при нарушениях режима – 1 раз в сутки;
  • показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения;
  • контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка) по нормам: при комнатной системе – одна контрольная точка на комнату, при многоярусной – одна на ярус.

3.2.3.4. Светового режима:

  • хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, а также соблюдением установленного светового режима;
  • освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена;
  • естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий;
  • для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20 – 50 лк, на рабочих столах – 100 лк;
  • защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях Архива при любых видах работы с архивными документами.

3.2.3.5. Санитарно-гигиенического режима:

  • архивохранилища и другие помещения Архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли;
  • в архивохранилище проводится систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробов, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков;
  • в архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;
  • в архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
  •  окна в помещениях Архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем;
  • с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ;
  • для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

3.2.4. Ответственные лица ведут журнал, в том числе в электронной форме, в котором указывается информация о соответствии фактических условий хранения архивных документов нормативным.

3.2.5. Исполнение административной процедуры в отношении документов, хранящихся в архивохранилище, осуществляется бессрочно в течение всего срока хранения документа.

3.2.6. Результатом административной процедуры является исполнение полного комплекса мероприятий по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов, обеспечивающее их сохранность.

3.3. Проверка наличия и состояния архивных документов

3.3.1. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

3.3.2. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.3.3. Плановая цикличная проверка наличия и состояния документов в Архиве проводится 1 раз в 10 лет.

3.3.4. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене директора Архива проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов Архива или их отдельных частей (групп).

3.3.5. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

  • установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы;
  • сверку их сопоставимых показателей;
  • уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.

3.3.6. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

  • сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
  • подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
  • изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
  • изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
  • изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные директором Архива.

3.3.7. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

  • вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
  • делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других учетных документах.

3.3.8. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

3.3.9. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

3.3.10. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в Архиве, так и в других организациях.

3.3.11. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются работнику Архива, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью директора Архива.

3.3.12. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

3.3.13. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов.

Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

3.3.14. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения (далее – проверка состояния документов) проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.

3.3.15. Проверка состояния документов может проводиться в целевом порядке, в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

3.3.16. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

3.3.17. В случае выявления архивных документов, пораженных биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), такие документы направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

3.3.18. При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.

3.3.19. Обеспыливание архивных документов проводят в специальном помещении с применением бытового пылесоса и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат короба, папки, обложки, корешки дел.

3.3.20. По результатам проверки составляется заключение и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

3.3.21. Срок проведения проверки не может превышать 60 рабочих дней с момента издания документа, послужившего основанием для ее проведения.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1. Внутренний текущий контроль над своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет директор Архива.

4.2. Текущий контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка и сроков проведения административных процедур, установленных настоящим Регламентом, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Архива.

4.3. Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

  • обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;
  • письма и обращения судов, прокуратуры;
  • жалобы граждан.

Кроме того, все письменные обращения, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения – 30 дней со дня поступления.

4.4. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором Архива.

4.5. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.6. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков проведения административных процедур, установленных настоящим Регламентом.

4.7 Персональная ответственность работников Архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

4.8. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.9. Внешний контроль за предоставлением Архивом муниципальной услуги осуществляется главой Ковровского района, а также архивным департаментом администрации Владимирской области.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц Архива осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме:

  •  специалистов Архива – директору Архива;
  •  директора Архива – главе Ковровского района.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте по адресу: 601952, Владимирская область, Ковровский район, с. Клязьминский Городок, ул. Н. Кузнецова, д. 12, с использованием сети «Интернет», официального сайта администрации района (akrvo.ru), при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является удовлетворение жалобы либо отказ в ее удовлетворении. Письменный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении жалобы, либо отказе в удовлетворении жалобы. По желанию заявителя ответ о результатах рассмотрения жалобы так же может быть направлен заявителю и в электронной форме.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Приложение


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^