Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ начальника управления по делам архивов Ивановской области от 4 мая 2009 г. N 30

«Административный регламент областного государственного учреждения «Государственный архив Ивановской области» по предоставлению государственной услуги «Прием документов на государственное хранение»

Утвержден
приказом начальника управления
по делам архивов Ивановской области
от 04.05.2009 г.
№ 30

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления областным государственным учреждением «Государственный архив Ивановской области» (далее – ОГУ «ГАИО», государственный архив) государственной услуги «Прием документов на государственное хранение» (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества сохранности документов Архивного фонда Ивановской области. Регламент определяет сроки и последовательность действий административных процедур государственного архива, а также порядок его взаимодействия с территориальными органами федеральных органов власти и федеральных организаций, с органами  государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями, расположенными на территории Ивановской области (далее – организации), а также владельцами личных фондов при осуществлении предоставления государственной услуги.

1.2. Предоставление государственной услуги по приему документов на хранение осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», №237, 25.12.1993); 
  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
  • Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;
  • Закон Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ «Об архивном деле в Ивановской области» (Собрание законодательства Ивановской области, 15.03.2006, №5);
  • Постановление администрации Ивановской области от 19.08.2002 № 92-па «Об обеспечении сохранности документов по социально-правовой защите граждан»;
  • Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, №20);
  • Устав ОГУ «Государственный архив Ивановской области», утвержденный приказом  начальника управления по  делам  архивов Ивановской области от 17. 12. 2004 г. № 44 и  распоряжением   Комитета Ивановской области по управлению государственным    имуществом   области от  23.12.2004 г. № 323;
  • ГОСТ 7.65-92. СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению;
  • ОСТ 55.6-85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.

1.3. Предоставление государственной услуги «Прием документов на государственное хранение» осуществляет структурное подразделение государственного архива – отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. Отдельные процедуры, предусмотренные регламентом,  выполняют также главный хранитель фондов архива, отдел специальных фондов и современной документации, отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, отдел документов по социально-правовой защите граждан.

1.4. В настоящем регламенте используются следующие основные понятия и определения:

  • Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
  • Архивный фонд в Ивановской области –  находящиеся на территории Ивановской области архивные документы, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: архивные документы, находящиеся в собственности Ивановской области, в муниципальной, частной собственности, а также другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственный архив Ивановской области и муниципальные архивы в Ивановской области;
  •  источники комплектования государственного архива – территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, органы власти и управления Ивановской области, иные организации, расположенные на территории Ивановской области, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации,  в том числе Архивного фонда в Ивановской области;
  •  фондодержатели –  коллекционеры и граждане, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации,  в том числе Архивного фонда в Ивановской области;
  • отдел ведомственных архивов – отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГУ «ГАИО»;
  • ЭПК – экспертно-проверочная комиссия управления по делам архивов Ивановской области (далее ЭПК) –  постоянно действующий совещательный орган, осуществляющий рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием  ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Государственная услуга «Прием документов на государственное хранение» предоставляется организациям, расположенным на территории Ивановской области, и фондодержателям в виде методической помощи по организации передачи документов на государственное хранение в ОГУ «ГАИО» и их непосредственному приему государственным архивом.

2.2. Место нахождения ОГУ «ГАИО» и его почтовый адрес: ул.Куконковых, д.1, г.Иваново, 153008;

контактные телефоны:  канцелярия (8-4932)23-53-49 (тел/факс),

главный хранитель фондов – 23-53-49 (доб.218).

отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства – 23-25-56,

Отдел специальных фондов и современной документации – 32-67-24, 32-75-23.

Режим работы:

понедельник-пятница: 8.30 – 17.00;

обеденный перерыв: с 12.30 по 13.00,

выходные дни:  суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.

2.3. Порядок информирования о государственной услуге:

2.3.1. ОГУ «ГАИО» осуществляет информирование организаций – источников комплектования о порядке предоставления государственной услуги по приему документов на государственное хранение.

2.3.2.  Информирование по процедуре предоставления государственной услуги  «Прием документов на государственное хранение» производится:

  •  по телефону;
  •  по письменным обращениям;
  •  на личном приеме представителей организаций-источников комплектования архива.

Информирование представителей организаций источников комплектования осуществляется специалистами отдела ведомственных  архивов по справочным телефонам в соответствии с графиком работы. Специалисты обязаны дать исчерпывающую информацию о предоставлении государственной услуги.

При письменном обращении организаций по предоставлению государственной услуги, составляется ответ в виде письма или факса, отправляемого в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Специалист, ответственный за предоставление услуги, принимает представителей организаций  по согласованию в назначенный день в соответствии с графиком работы.

2.3.3. Информирование фондодержателей о предоставлении государственной услуги производится аналогично информированию организаций.

2.4. Основание для предоставления государственной услуги

2.4.1. Основанием предоставления государственной услуги для организаций являются:

  • план-график передачи дел на государственное хранение в соответствии с цикличностью ведомственного хранения.
  • распорядительный документ о ликвидации организации без правопреемника и договор о передаче дел на хранение.

2.4.2. Документы от граждан поступают в ОГУ «ГАИО» по личному заявлению и включаются в состав Архивного фонда в Ивановской области по договору дарения или  по завещанию.

2.4.3. Прием документов из-за рубежа ОГУ «ГАИО» осуществляет в соответствии с договором между собственником или владельцем документов и архивом.

2.4.4. Заключение договора с собственниками документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

2.5. Требования к месту предоставления государственной услуги

2.5.1. В помещениях государственного архива оборудуются рабочие места должностных лиц, ответственных за оказание методической помощи по организации передачи документов на государственное хранение в ОГУ «ГАИО», состоящие из: комплекта мебели, компьютера в сборе, стульев (кресел), бланков документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги, и оснащенные городским телефоном.

2.5.2. Центральный вход в здание архива должен быть оборудован информационной вывеской о наименовании учреждения. Около служебного входа в здание архива оборудуется временная стоянка для транспортных средств, служебный вход в здание должен иметь закрытую платформу, обеспечивающую выгрузку документов независимо от погодных условий. 

2.5.3. Внутриархивное перемещение поступающих дел производится с помощью лифта.

2.5.4. В помещении государственного архива оборудуется комната приема документов, предназначенная для их акклиматизации и проведения поединичного приема и проверки наличия. Комната приема оборудуется стеллажами, в ней выделяется  рабочее место специалиста, ответственного за прием дел на хранение, состоящие из: комплекта мебели (стол, стулья), первичных средств хранения,  бланков документов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги, и оснащенное внутренней  телефонной связью.

2.5.5. Постоянное хранение принятых документов осуществляется в архивохранилищах, оснащенных металлическими стеллажами, первичными средствами хранения – архивными коробками,  средствами кондиционирования, противопожарной защиты, охранной сигнализацией, благодаря чему поддерживаются постоянные температурно-влажностный, охранный, противопожарный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения.

2.6. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.6.1. Предоставление государственной услуги организациям – источникам комплектования архива производится по истечении сроков временного хранения  документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях.

2.6.2. Законодательством РФ установлены следующие сроки  временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственный архив:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации – 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б)  документов по личному составу, записей нотариальных действий и документов, касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов – 5 лет;

з) видео- и фонодокументов – 3 года.

2.6.3. По письменному заявлению организации её документы могут быть приняты в ОГУ «ГАИО» на государственное хранение ранее законодательно установленных сроков в следующих случаях:

  • ликвидация организации без правопреемника,
  • заключение специалистов ОГУ «ГАИО» об отрицательных условиях ведомственного хранения документов и отсутствии у организации реальной возможности создать оптимальные условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.6.4. Письменные заявления организаций о досрочном приеме документов на хранение рассматриваются руководством ОГУ «ГАИО» в течение 30 дней со дня их регистрации. Решения по данным заявлениям принимаются только после предоставления организациями копий документов о ликвидации или других запрашиваемых документов или сведений. 

2.6.5.  При поступлении в ОГУ «ГАИО» заявлений о приеме документов, которые не могут быть рассмотрены  без предоставления дополнительных сведений или уточнений, государственный архив в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его рассмотрения  сведениями и документами.

2.6.6. Письменные заявления фондодержателей о приеме на хранение документов личного происхождения рассматриваются руководством ОГУ «ГАИО» в течение 10 дней со дня их регистрации. Решения по данным заявлениям принимаются только после проведения первичной экспертизы ценности документов специалистами государственного архива.

2.7. Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении государственной услуги:

2.7.1. Основанием для приостановления оказания государственной услуги «Прием документов на государственное хранение» от организаций-источников комплектования являются:

  • установление фактов отсутствия значительного количества дел, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, – до завершения их розыска,
  • заключение специалистов архива о некачественной научно-технической обработке подлежащих передаче на хранение документов – до полной ликвидации недостатков,
  • выявление среди передаваемых документов единиц хранения с биоповреждениями – до проведения дезинфекционной и дезинсекционной обработки всех передаваемых документов.

Все мероприятия по ликвидации выявленных недостатков проводятся за счет организации, передающей документы на хранение.

2.7.2. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги «Прием документов на государственное хранение» от организаций-источников комплектования являются:

  • отсутствие в ОГУ «ГАИО» свободных стеллажных площадей,
  • не истечение сроков ведомственного хранения документов  при отсутствии у организации реальных причин для досрочной передачи дел на хранение.

2.7.3. Основанием для приостановления либо отказа в предоставлении государственной услуги «Прием документов на государственное хранение» от фондодержателей является заключение специалиста архива, проводящего экспертизу ценности документов на стадии комплектования,  об отсутствии научной и практической ценности передаваемых материалов.

2.7.4.  Основанием для приостановления либо отказа в предоставлении государственной услуги по досрочному приему документов от организаций, прекративших свою деятельность, в том числе от предприятий-банкротов, является:

  •   отсутствие в ОГУ «ГАИО» свободных стеллажных площадей,
  •   наличие у организации правопреемника.

2.8. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

2.8.1. ОГУ «ГАИО» осуществляет государственную услугу по приёму на хранение документов Архивного фонда в Ивановской области от организаций-источников комплектования и фондодержателей  бесплатно.

2.8.2  Досрочный прием документов на хранение, хранение документов на депозитарной основе, а также хранение управленческой документации, не включенной в состав Архивного фонда Российской Федерации,  осуществляется на платной основе в соответствии с прейскурантом платных услуг ОГУ «ГАИО»

2.8.3. Все мероприятия по отбору, научно-технической обработке управленческой, научно-технической  документации и документов по личному составу, ликвидации выявленных в них дефектов носителя и текста, обеспыливанию, транспортировке документов в ОГУ «ГАИО», их первичному размещению в месте хранения  выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

2.8.4. Дальнейшее обеспечение физико-химической сохранности принятых на государственное хранение архивных документов, направленное на сохранение документов от разрушения, восстановление их свойств, технических характеристик, сохранение долговечности, осуществляется посредством контроля за состоянием документов в процессе их хранения, выявлением и учетом документов с дефектами носителя и текста, своевременным проведением  реставрационно-профилактической и технической обработки.

2.8.5. Сохранность документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов должна обеспечивается созданием страхового фонда и фонда пользования путем микрофильмирования особо ценных архивных документов.

2.8.6. Соблюдение единого порядка государственного учета документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивается ведением в государственном архиве современных учетных и информационно- поисковых систем.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении              государственной услуги Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:

  • составление плана-графика предоставления государственной услуги на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов;
  • информирование организации о сроках передачи дел путем письменного уведомления;
  • оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на госхранение в подготовке комплекта учетных документов; в организации проверки наличия и физического состояния дел; в оформлении документов по подготовке к передаче на госхранение; в проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости);
  • поединичный прием переданных документов в государственном архиве с целью проверки их наличия и физического состояния;
  •  оформление акта приема-передачи дел на хранение,  внесение сведений в документы Государственного учета.

Результатом предоставления государственной услуги «Прием документов на государственное хранение»документов являются подготовленные и принятые дела организации с полным комплектом учетных документов.

3.2. Составление плана-графика предоставления государственной услуги. 

3.2.1. Прием документов на государственное хранение от организаций -источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем ОГУ «ГАИО» по согласованию с организациями источниками комплектования.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации без учреждения правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственный архив может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на договорной основе.

3.2.2. План-график  приема документов на государственное хранение от организаций-источников комплектования составляется начальником отдела ВА в результате анализа паспортов архивов организаций и сроков ведомственного хранения документов в них. В ходе составления плана-графика передачи дел на хранение по телефону согласовываются  конкретные сроки передачи дел. План-график является неотъемлемой частью плана работы архива на год, утверждается руководителем ОГУ «ГАИО».

3.2.3. В течение календарного года в план-график могут вноситься изменения по просьбе источников комплектования.

3.3. Информирование организации о сроках передачи дел.

3.3.1.Информирование организаций о сроках передачи дел осуществляется путем письменного уведомления.

3.3.2. Перед составлением плана-графика ОГУ «ГАИО» в октябре-ноябре  каждого календарного года направляет организациям-источникам комплектования письменные уведомления об истечении сроков ведомственного хранения документов и необходимости их передачи в госархив. 

3.3.3. За 1 месяц  до наступления срока сдачи дел на государственное хранение ОГУ «ГАИО» направляет организациям-источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока передачи дел в ОГУ «ГАИО» в соответствии с действующими нормами и правилами. 

3.4. Оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на госхранение. 

3.4.1. ОГУ «ГАИО» оказывает методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

  • в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
  • по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации,
  • в подготовке их к передаче на постоянное хранение,
  • по упорядочению документов, в том числе по личному составу;
  • в подготовке комплекта учетных документов,
  • в организации проверки наличия и физического состояния дел; 
  • в оформлении документов по подготовке к передаче на госхранение;
  • в проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости).

3.4.2. Оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на госхранение производится, как в государственном архиве, так и в организации – источнике комплектования,  путем ознакомления специалистов организаций с действующими нормами и правилами комплектования и проведения консультаций по вопросам организации передачи документов в ОГУ «ГАИО».

3.5.  Прием переданных документов в государственном архиве.

3.5.1. Документы от организаций принимаются на государственное хранение в ОГУ «ГАИО» в упорядоченном состоянии. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются по утвержденным ЭПК управления по делам архивов Ивановской области описям дел, документов; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

3.5.2. Документы передаются в архив с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Вместе с документами передаются три экземпляра описей дел, документов. При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе.

3.5.3. В здании государственного архива поступившие документы размещаются в комнате приема для акклиматизации на срок  не менее 2 недель. В день поступления архивных документов проводятся проверка комплектности учетных документов, визуальная проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов, а также при наличии – проверка страховых копий на особо ценные и уникальные документы.

3.5.4. По истечении срока акклиматизации проводится непосредственный  прием документов.  В зависимости от разновидности документов они  принимаются специалистами отдела специальных фондов и современной документации, отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов, отдела документов по социально-правовой защите граждан, ответственными за прием. Прием дел производится поединично, по сдаточной описи, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.

Специалист, проводящий прием, оформляет лист проверки наличия и состояния документов, размещает документы на постоянное место хранения в архивохранилище и вносит сведения о размещении в топографический указатель в день окончания работы по приему.

3.5.5. Учет принятых документов проводит главный хранитель фондов или другое должностное лицо не позднее 7 дней после получения листа проверки. Во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на государственное хранение. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, составляемым в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в ОГУ «ГАИО», другой  передается в организацию.

3.5.6. При отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел,  делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение.

Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Передача в организацию акта о приеме дел может быть приостановлена до проведения организацией розыска необнаруженных дел и предоставления архиву акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, с указанием  причины отсутствия дел.

3.5.7.  Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда в Ивановской области по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК управления по делам архивов Ивановской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения, составляемым в 2-х экземплярах. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Один экземпляр  акта остается в государственном архиве, другой возвращается собственнику или владельцу. При отрицательном решении вопроса о приеме документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части, составляется акт возврата документов в 2-х экземплярах. Документы личного происхождения принимаются в архив в россыпи с последующим их описанием силами архива в процессе хранения.

3.5.8. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы – оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов – монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов – аннотация; для фонодокументов – сопроводительная документация; для видеодокументов – акты технического состояния.

3.5.9.Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.5.10. Прием секретных документов от источников комплектования государственного архива осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

3.5.11. Поступление документов из-за рубежа, принятых в ОГУ «ГАИО» в соответствии с договором между собственником документов и архивом, оформляется актом приема-передачи документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на государственное хранение в ОГУ «ГАИО», независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

3.5.12. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение  и производится по сдаточной описи.

Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги.

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами «Прием документов на государственное хранение» и принятием решений осуществляется должностным лицом госархива, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации и Ивановской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ОГУ «ГАИО».

4.3. Контроль за представлением государственной услуги государственным архивом осуществляет Управление по делам архивов Ивановской области. 

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения Регламента

5.1. Организация или фондодержатель могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, на основании настоящего регламента устно или письменно.

5.2. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Действия (бездействие) и решение должностных лиц государственного архива могут быть обжалованы: руководителю ОГУ «ГАИО», в Управление по делам архивов Ивановской области;  в судебном порядке.

5.3. Директор ОГУ «ГАИО», другое уполномоченное лицо:

  • обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости – с участием представителя организации или фондодержателем, направившим жалобу, 
  • по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, дает ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. При обращении организации или фондодержателя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель ОГУ «ГАИО» или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом организацию.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

5.5. Организация (фондообразователь) в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствую¬щего лица, а также свои реквизиты, полное наименование для юридического лица, (фамилию, имя, отчество – для фондообразователя),  почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагают суть предложения, заявления или жалобы.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

  • должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
  • обстоятельства, на основании которых организация (фондообразователь) считает, что нарушены её права, созданы препятствия для передачи дел на государственное хранение либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
  • иные сведения, которые организация (фондообразователь) считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов организация (фондообразователь) прилагает к письменному обращению документы подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

5.6.  Если в письменном обращении не указаны реквизиты организации, направившей обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.7. Должностные лица при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить организации, направившей обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается организации, направившей обращение, письменно, по телефону или факсимильной связи.

Если в письменном обращении организации (фондодержателя)  содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией (фондодержателем) по данному вопросу. Организация (фондообразователь) уведомляется о данном решении.

5.8. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом ОГУ «ГАИО»  принимается решение об удовлетворении требований либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения организаций (фондодержателей) считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных  вопросов.


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^