Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Распоряжение Администрации Алтайского края от 29 декабря 2011 г. N 575-р

«Об утверждении регламента работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края»

В соответствии с постановлением Администрации края от 16.11.2011 № 661 «Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Алтайском крае на 2011 – 2012 годы» и в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - «Регламент»).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации края, органов исполнительной власти Алтайского края обеспечить соблюдение требований Регламента.

Губернатор
Алтайского края
А.Б.Карлин
Утвержден
Распоряжением
Администрации края
от 29 декабря 2011 г.
№ 575-р

Регламент работы в единой системе электронного документооборота администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет основные принципы работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края с использованием системы электронного документооборота «Дело».

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие термины и сокращения:

  • ЕСЭД (система) - Единая система электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края; информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение в систему), обработку и доступ к ним;
  • РК - регистрационная карточка документа. Единица хранения информации о документах в ЕСЭД;
  • картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;
  • пользователи - руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, имеющие право обрабатывать документы и управлять ими в ЕСЭД;
  • электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:

  • формирование единого банка документов Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края;
  • доступ пользователей к РК, поручениям и электронным образам документов после их регистрации или внесения изменений;
  • использование единой версии программных продуктов ЕСЭД в органах исполнительной власти Алтайского края;
  • сохранность накопленной информации при выходе из строя оборудования;
  • оптимизацию затрат на развитие и обновление программного обеспечения.

2. Участники ЕСЭД

2.1. Участниками ЕСЭД являются:

  • Губернатор Алтайского края, Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;
  • руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края;
  • руководители, специалисты органов исполнительной власти Алтайского края;
  • главный системный технолог - специалист департамента документационного обеспечения Администрации края, ответственный за осуществление настроек системы, актуализацию справочников, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в Администрации Алтайского края, координацию работы системных технологов;
  • системные технологи - специалисты, назначенные ответственными за актуализацию справочников системы, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в органе исполнительной власти Алтайского края.

2.2. Подключение к ЕСЭД оформляется соответствующим актом, который подписывается руководителями Главного управления экономики и инвестиций Алтайского края, департамента документационного обеспечения Администрации края и соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

3. Основные принципы функционирования ЕСЭД

3.1. Основными принципами функционирования ЕСЭД являются:

  • однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;
  • размещение регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов в едином информационном банке документов;
  • наличие для каждого органа исполнительной власти Алтайского края картотеки с документами, недоступными из других картотек, за исключением организации совместной работы;
  • разграничение прав доступа пользователей ЕСЭД к электронным документам.

3.2. Доступность документа в картотеке определяется принадлежностью к ней:

  • пользователя, зарегистрировавшего документ;
  • лиц, подписавших или завизировавших документ;
  • исполнителя документа;
  • автора или исполнителя поручения;
  • адресата документа при наличии отметки отправки документа.

3.3. Работа пользователей по регистрации документов, их изменению и удалению протоколируется. Срок хранения протоколов 1 год.

4. Регистрация документов

4.1. Первичная регистрация поступающей корреспонденции выполняется в соответствии с инструкций по делопроизводству в Администрации края.

4.2. Исходящие ответы регистрируются по связке на входящую корреспонденцию.

4.3. При направлении корреспонденции в Администрацию края, органы исполнительной власти Алтайского края поле «Адресат» заполняется из справочника подразделения (внутренние адресаты).

4.4. При направлении документа в органы исполнительной власти Алтайского края только в электронном виде в поле «Примечание» РК проставляется текст «Электронный документ».

4.5. При поступлении РК в картотеку организации из других картотек для идентификации документа используется номер и дата поступления РК в картотеку.

4.6. К зарегистрированным РК подключаются электронные образы документов в формате pdf-файлов. При сканировании черно-белых документов формата А4 объем не должен превышать 50 Кб/стр., цветных документов - 500 Кб/стр. При подключении к РК проектов документов возможно использование rtf-, doc-, docx-, xls-, xlsx-файлов.

4.7. Перечень документов, электронные образы которых обязательны для размещения в ЕСЭД, устанавливает департамент документационного обеспечения Администрации края.

4.8. Электронные образы документов ограниченного доступа не подлежат размещению в ЕСЭД, за исключением письменных обращений граждан, давших согласие на размещение ответов в Интернете.

5. Контроль исполнения поручений

5.1. Контроль исполнения поручений в ЕСЭД ведется с использованием карточек поручений.

5.2. Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

5.3. Плановый срок исполнения устанавливается в поле «Плановая дата» в соответствии с инструкций по делопроизводству в Администрации края. РК документа отображается с отметкой «К».

5.4. Исполнитель поручения или уполномоченный сотрудник заполняет отчет о проделанной работе.

5.5. Отметку о снятии поручения с контроля устанавливает автор поручения или уполномоченный сотрудник путем заполнения поля «Фактическая дата».


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^