Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Постановление Губернатора Новосибирской области от 3 марта 2008 г. N 68

«Об утверждении Административного регламента Управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов архивного фонда Новосибирской области»

В целях реализации плана мероприятий по проведению административной реформы в Новосибирской области в 2006-2008 годах, утвержденного распоряжением Губернатора Новосибирской области от 18.05.2006 № 137-р «О плане мероприятий по проведению административной реформы в Новосибирской области в 2006-2008 годах», в соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22.08.2006 № 64-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области (далее – Административный регламент).

2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Моисеев В.В.) обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

В.А. Толоконский
Утвержден
Постановлением
Губернатора Новосибирской области
от 03.03.2008 №68

Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции

Ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области.

2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции.

Исполнение государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169, 2006, № 50, ст.5280, 2007, № 49, ст.6079);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

приказом Государственной архивной службы России от 11.03.97 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов № 40, 30.09.2005);

постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области» («Советская Сибирь», 04.05.2005, № 83, 04.10.2005, № 190).

3. Орган по исполнению государственной функции

1) исполнение государственной функции осуществляется управлением государственной архивной службы (далее – управление ГАС) при участии государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек;

2) технологическое обеспечение исполнения государственной функции – ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на постоянном хранении в областном государственном учреждении «Государственный архив Новосибирской области» (далее – ОГУ ГАНО) и в архивных органах администраций муниципальных районов и городских округов Новосибирской области (далее – муниципальные архивы), музеях, библиотеках и находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования ОГУ ГАНО и муниципальных архивов, осуществляется отделом по работе с государственными и муниципальными архивами управления ГАС;

4. Формы документов государственного учета

Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления в управление ГАС и в Федеральное архивное агентство (далее – Росархив) устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации), и другими нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

5. Порядок информирования об исполнении государственной функции

1) местонахождение управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, к.23, г. Новосибирск, 630007;

2) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.nso.ru;

3) телефоны:

приемная (383) 222-60-30,

отдел по работе с  государственными и муниципальными архивами: (383) 223-14-01, 223-22-89,

факс: (383) 223-89-52;

4) официальный сайт управления ГАС  www.sibarchives.ru;

5) график работы управления ГАС:

понедельник – четверг

9.00 – 18.00

пятница

9.00 – 17.00

суббота, воскресенье

выходные дни;

6) информация об исполняемой управлением ГАС государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте www.sibarchives.ru;

7) информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

8) при ответах на телефонные звонки сотрудники отдела по работе с  государственными и муниципальными архивами управления ГАС подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;

9) в случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов управления);

10) при информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы отдела;

11) при информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица;

12) при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении;

13) все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

II. Административные процедуры

6. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов государственного учета ОГУ ГАНО и муниципальных архивов, музеев, библиотек, учетных баз данных «Архивный фонд» ОГУ ГАНО и муниципальных архивов;

2) анализ и обработка документов государственного учета ОГУ ГАНО и муниципальных архивов, музеев, библиотек в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на постоянном хранении в ОГУ ГАНО и муниципальных архивах, музеях, библиотеках;

3) составление сводных документов государственного учета муниципальных архивов:

сводного паспорта муниципальных архивов (форма 1 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации);

сводных сведений об изменениях в составе и объёме фондов  муниципальных архивов (форма 3 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации);

4) анализ и обработка учетных баз данных ОГУ ГАНО и муниципальных архивов «Архивный фонд»;

5) пополнение и обновление сводной учетной базы данных «Фондовый  каталог управления ГАС»;

6) анализ и обработка документов государственного учета ОГУ ГАНО и муниципальных архивов в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования ОГУ ГАНО и муниципальных архивов;

7) составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации);

8) отправка паспорта ОГУ ГАНО, паспортов музеев, библиотек, сводного паспорта муниципальных архивов в одном экземпляре в Росархив, отправка баз данных «Архивный фонд» ОГУ ГАНО и муниципальных архивов и базы данных «Фондовый каталог управления ГАС» в «Центральный фондовый каталог»  Росархива.

Ответственность за исполнение государственной функции несет заместитель начальника управления ГАС.

Блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги дана в приложении к Административному регламенту.

7. Прием и регистрация документов государственного учета

1) поступившие в управление ГАС документы государственного учета ОГУ ГАНО, музеев, библиотек, учетной базы данных «Архивный фонд» ОГУ ГАНО регистрируются секретарем отдела бухгалтерского учета, отчетности и  технического обеспечения управления ГАС и в течение одного рабочего дня со дня поступления направляются заместителю начальника управления ГАС, курирующему вопросы  государственного учета ОГУ ГАНО;

2) поступившие в управление ГАС документы государственного учета и учетные базы данных «Архивный фонд» муниципальных архивов регистрируются секретарем отдела бухгалтерского учета, отчетности и технического обеспечения управления ГАС и в течение одного рабочего дня со дня поступления направляются в отдел по работе с государственными и муниципальными архивами управления ГАС для исполнения специалистам отдела, осуществляющим взаимодействие с закрепленными муниципальными архивами по вопросам учёта архивных документов и архивных фондов.

8. Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на постоянном хранении в ОГУ ГАНО и муниципальных архивах, музеях, библиотеках:

1) анализ документов государственного учета ОГУ ГАНО, музеев, библиотек в течение 10 дней осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы  государственного учета ОГУ ГАНО;

2) анализ документов государственного учета муниципальных архивов проводят в течение 10 дней специалисты отдела по работе с государственными и муниципальными архивами – исполнители по закрепленным муниципальным архивам;

3) при выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета исполнители информируют об этом представившего документы государственного учета (по телефону, факсу, электронной почте) с целью устранения выявленных недостатков.

ОГУ ГАНО и (или) муниципальные архивы, музеи, библиотеки должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес управления ГАС;

4) подготовку сводных документов государственного учета муниципальных архивов осуществляет специалист управления ГАС, ответственный за организацию работы по ведению государственного учёта документов Архивного фонда Новосибирской области в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (ответственный исполнитель);

5) ответственный исполнитель проводит в течение 5 дней анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета муниципальных архивов;

6) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 8 настоящего Административного регламента;

7) после проведенного анализа ответственный исполнитель в течение 10 дней составляет сводные документы государственного учета муниципальных архивов:

сводный паспорт муниципальных архивов (форма 1 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации);

сводные сведения об изменениях в составе и объёме фондов муниципальных архивов (форма 3 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации);

8) сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами для ознакомления и  визирования в течение  3-х дней;

9) начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами представляет завизированные сводные документы государственного учета начальнику управления ГАС для подписания.

9. Анализ показателей учетных баз данных «Архивный  фонд» и обновление сводной учетной базы данных «Фондовый каталог управления ГАС»:

1) анализ учетной базы данных «Архивный фонд» ОГУ ГАНО осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы государственного учета ОГУ ГАНО в течение 10 дней с момента получения;

2) анализ учетных баз данных «Архивный  фонд» муниципальных архивов проводят специалисты отдела по работе с  государственными и муниципальными архивами – исполнители по закрепленным муниципальным архивам. Исполнители осуществляют проверку учетных баз данных, их структуру, правильность заполнения в течение 10 дней с момента получения;

3) при выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных исполнители информируют об этом (по телефону, факсу, электронной почте) государственный или муниципальные архивы, представившие учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

ОГУ ГАНО и (или) муниципальные архивы должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя;

4) исполнители по закрепленным муниципальным архивам отдела по работе с государственными и муниципальными архивами и заместитель начальника управления ГАС после проведенного анализа передают учетные базы данных исполнителю, ответственному за организацию работы по ведению отраслевой базы данных «Архивный фонд» государственными и муниципальными архивами Новосибирской области и  сводной учетной базы данных «Фондовый каталог управления ГАС» (ответственный исполнитель);

5) ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетных баз данных с верной структурой и правильностью заполнения в течение 10 дней;

6) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетных баз данных ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 9 настоящего Административного регламента;

7) после проведенного анализа учетных баз данных «Архивный фонд» ответственный исполнитель вносит их информационный массив в течение 5 дней в сводную учетную базу данных «Фондовый каталог управления ГАС»;

8) ответственный исполнитель представляет начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами информацию по заполнению учетных баз данных «Архивный фонд» и по обновлению сводной учетной базы данных «Фондовый каталог управления ГАС» для сведения;

9) начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами в течение 3 дней представляет информацию  по заполнению учетных баз данных «Архивный фонд» и по обновлению сводной учетной базы данных «Фондовый каталог управления ГАС» по состоянию на 01.01 следующего года для сведения  начальнику управления ГАС;

10) ответственный исполнитель отправляет базы данных «Архивный фонд» ОГУ ГАНО и муниципальных архивов и базу данных «Фондовый каталог управления ГАС» и сопроводительную информацию по учетным базам данных в «Центральный фондовый каталог» Росархива по электронной почте mailto:rosarhiv@archives.ru и на дискетах в двух экземплярах.

10. Анализ документов государственного учета ОГУ ГАНО и муниципальных архивов и составление сводных документов государственного учета в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования ОГУ ГАНО и муниципальных архивов:

1) анализ документов государственного учета ОГУ ГАНО осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы  государственного учета ОГУ ГАНО, в течение 10 дней с момента получения;

2) анализ документов государственного учета муниципальных архивов проводят специалисты отдела по работе с государственными и муниципальными архивами – исполнители по закрепленным муниципальным архивам в течение 10 дней с момента получения;

3) при выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета исполнители информируют об этом представившего документы государственного учета (по телефону, факсу, электронной  почте) с целью устранения выявленных недостатков.

ОГУ ГАНО и (или) муниципальные архивы должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес управления ГАС;

4) исполнители после проведенного анализа передают отработанные  документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов для подготовки сводных документов государственного учета (ответственный исполнитель);

5) ответственный исполнитель осуществляет подготовку сводных документов государственного учета муниципальных архивов;

6) ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета муниципальных архивов в течение 5 дней с момента получения;

7) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 10 настоящего Административного регламента.

После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет в течение 10 дней с момента получения сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

8) сводные документы государственного учета о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации) визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами для визирования.

Начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами в течение 3 дней с момента получения представляет завизированные сводные документы государственного учета начальнику управления ГАС для подписания;

9) отправку документов государственного учета ОГУ ГАНО, музеев, библиотек и  сводных документов государственного учета муниципальных архивов, сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования ОГУ ГАНО и сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов в Росархив в одном экземпляре осуществляет секретарь отдела  бухгалтерского учета, отчетности и технического обеспечения управления ГАС по электронной почте mailto:rosarhiv@archives.ru и по адресу ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.

11. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений:

1) порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются регламентом внутренней организации управления ГАС;

2) текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления ГАС.

12. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента:

1) заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления ГАС, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции на основании Административного регламента в досудебном и судебном порядке;

2) заявитель вправе обжаловать действия или бездействие должностного лица управления ГАС – начальнику управления ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан – общественную приемную Губернатора Новосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;

3) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;

4) при обращении заявителя в письменной форме обращение рассматривается в течение 30 дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов начальник управления ГАС, иное уполномоченное на то должностное лицо (заместитель начальника управления ГАС) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

5) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

  • наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
  • суть обжалуемого действия (бездействия);
  • обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
  • иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии;

6) по результатам рассмотрения обращения начальником управления ГАС принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;

7) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Управление ГАС при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС, иное уполномоченное на то должностное лицо (заместитель начальника управления ГАС) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС или соответствующему должностному лицу управления ГАС.

Приложение: Блок-схема последовательности действий управления ГАС по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^