Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Постановление Губернатора Новосибирской области от 2 марта 2009 г. N 73

«Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по отнесению архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным»

В соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22.08.2006 № 64-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по отнесению архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным (далее – Административный регламент).

2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Попов В.Д.) обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

УТВЕРЖДЕН
постановлением Губернатора
Новосибирской области
от 02.03.2009  № 73

Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по отнесению архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции: отнесение архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным (далее – государственная функция).

2. Орган по исполнению государственной функции

Областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, ответственным за исполнение государственной функции, является управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС).

3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169; 11.12.2006, № 50, ст. 5280; 03.12.2007, № 49, ст. 6079; 19.05.2008, № 20, ст. 2253);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию» (документ опубликован не был);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов № 40, 30.09.2005);

постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области» («Советская Сибирь», 04.05.2005, № 83; 04.10.2005, № 190; 21.10.2008 № 205).

4. Описание результатов исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является:

1) принятие решения экспертно-проверочной комиссией управления ГАС (далее – ЭПК) об отнесении архивных документов к уникальным или особо ценным документам с изданием приказа начальника управления ГАС о включении уникальных документов в Реестр уникальных архивных документов Новосибирской области (далее – Реестр);

2) принятие решения ЭПК об отказе в отнесении архивных документов к уникальным или особо ценным документам.

5. Описание заявителей при исполнении государственной функции

Заявителями при исполнении государственной функции являются государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Новосибирской области (далее – заявители).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

6. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции:

1) информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на сайте управления ГАС;

2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;

3) электронный адрес управления ГАС: mvv@obladm.nso.ru;

4) телефоны управления ГАС: (383)222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-22-89 (начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами). Факс 222-60-30;

5) официальный сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru

6) график работы управления ГАС:

понедельник – четверг:

9.00-18.00;

пятница: 

9.00-17.00;

суббота, воскресенье:

 выходные дни;

7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:

на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;

на информационном стенде в управлении ГАС.

Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС.

8) по телефону сотрудники управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции;

9) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

10) по электронной почте информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

11) при информировании посредством личного обращения сотрудник управления ГАС обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы управления ГАС:

вторник, среда:

9.00-13.00;

четверг:

14.00-18.00.

Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

7. Сроки исполнения государственной функции

Максимальный срок исполнения государственной функции составляет два месяца со дня поступления соответствующих документов в управление ГАС. Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III.

8. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента.

9. Требования к местам исполнения государственной функции:

1) требования к размещению и оформлению помещения управления ГАС:

  • прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);
  • присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;
  • в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;
  • у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;
  • помещение управления ГАС должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;
  • присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо вентиляторами;
  • наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

2) требования к местам ожидания.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.

Место ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;

3) требования к оформлению входа в здание.

Центральный вход в здание управления ГАС должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:

  • наименование;
  • режим работы;

4) требования к местам для информирования, получения информации и заполнения необходимых документов.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

  • визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;
  • стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.

Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

5) требования к местам приема заявителей.

В управлении ГАС выделяются помещения для приема заявителей.

Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:

  • номера кабинета;
  • фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;
  • времени перерыва на обед.

Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.

Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.

Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.

10. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции

Для отнесения архивных документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным или особо ценным заявители представляют в управление ГАС с сопроводительным письмом следующие документы:

1) для уникальных документов:

  • выписку из протокола заседания экспертной комиссии заявителя с предложением об отнесении архивного документа к уникальным;
  • лист учета и описания уникального документа по форме согласно приложению № 1 к Административному регламенту;
  • предложение о включении уникального документа в Реестр по форме согласно приложению № 2 к Административному регламенту;

2) для особо ценных дел, документов:

  • опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
  • заключение архивного органа или учреждения, представляющего опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник), по форме согласно приложению № 3 к Административному регламенту (далее – заключение);

Исполнение государственной функции является бесплатным для заявителей.

III. Административные процедуры

11. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием документов от заявителя;

2) рассмотрение научным советом при управлении ГАС (далее – научный совет) документов заявителя об отнесении архивного документа к составу уникальных документов;

3) рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к уникальным;

4) рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к особо ценным;

5) направление выписки с решением ЭПК заявителю.

12. Прием документов от заявителя:

1) поступившие в управление ГАС от заявителя документы, необходимые для исполнения государственной функции, регистрируются секретарем управления ГАС в течение 15 минут и направляются на рассмотрение начальнику управления ГАС;

2) после рассмотрения начальником управления ГАС документы заявителя в течение одного дня направляются:

  • по уникальным документам – секретарю научного совета;
  • по особо ценным документам – секретарю ЭПК.

13. Рассмотрение научным советом документов заявителя об отнесении архивного документа к составу уникальных документов:

1) секретарь научного совета в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение научного совета. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 10 Административного регламента, секретарь научного совета по телефону информирует заявителя о выявленных нарушениях с целью их устранения в течение трех дней;

2) секретарь научного совета обеспечивает проведение заседания научного совета не позднее одного месяца со дня поступления документов и включает в повестку заседания вопрос о рассмотрении выявленных архивных документов для отнесения их к уникальным;

3) повестка дня очередного заседания научного совета и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю научного совета не позднее чем за 7 дней до заседания;

4) на заседании члены научного совета проводят обсуждение представленных документов, после чего принимают решение о возможности отнесения представленных архивных документов к уникальным и дальнейшем рассмотрении на ЭПК;

5) решение научного совета принимается большинством голосов присутствующих членов научного совета. При разделении голосов поровну решение принимается председателем научного совета;

6) заседание научного совета протоколируются секретарем. Протокол подписывается председателем и секретарем научного совета в течение 10 дней после заседания;

7) секретарь научного совета составляет выписку из протокола заседания научного совета и направляет ее для сведения заявителю с сопроводительным письмом начальника управления ГАС в течение трех дней после подписания протокола;

8) секретарь научного совета в течение одного дня передает выписку из протокола заседания экспертно-методической комиссии архива, лист учета и описания уникального документа,  предложение о включении уникального документа в Реестр, выписку из протокола заседания научного совета секретарю ЭПК для подготовки документов на рассмотрение ЭПК.

14. Рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к уникальным:

1) секретарь ЭПК в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, предлагаемых научным советом для отнесения архивных документов к уникальным и включения уникальных документов в Реестр; готовит проект решения ЭПК и передает их председателю ЭПК для ознакомления и визирования;

2) председатель ЭПК рассматривает полученные документы, визирует и передает их секретарю ЭПК в течение пяти дней для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК;

3) на заседании ЭПК рассматриваются поступившие документы заявителя и принимается решение об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр в соответствии с Регламентом работы ЭПК или об отказе в отнесении архивных документов к уникальным;

4) протокол и решение ЭПК об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр или об отказе в отнесении архивных документов к уникальным подписывается председателем и секретарем ЭПК не позднее 15 дней после заседания; 

5) на основании решения ЭПК в течение трех рабочих дней издается приказ начальника управления ГАС об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Реестр.

15. Рассмотрение ЭПК документов заявителя для отнесения архивных документов к особо ценным:

1) секретарь ЭПК в течение одного дня проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших для рассмотрения на ЭПК. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 10 Административного регламента, секретарь ЭПК по телефону информирует заявителя о выявленных нарушениях с целью их устранения в течение трех дней;

2) секретарь ЭПК в течение одного дня передает члену ЭПК опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник) и заключение архивного органа или учреждения, представляющего опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

3) член ЭПК рассматривает полученные документы в соответствии с Регламентом работы ЭПК;

4) секретарь обеспечивает проведение заседания ЭПК не позднее одного месяца со дня поступления документов и включает в повестку заседания вопрос об отнесении документов к особо ценным;

5) повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю ЭПК не позднее чем за 7 дней до заседания;

6) рассмотрение документов заявителя об отнесении архивных документов к особо ценным на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с Регламентом работы ЭПК;

7) протокол и решение ЭПК об отнесении архивных документов к особо ценным или об отказе в отнесении архивных документов к особо ценным подписывается председателем и секретарем ЭПК не позднее 15 дней после заседания.

16. Направление выписки с решением ЭПК заявителю:

1) секретарь ЭПК оформляет выписку с решением ЭПК из протокола заседания ЭПК и направляет ее для сведения заявителю с сопроводительным письмом начальника управления ГАС в течение трех дней после подписания протокола.

Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении № 4 к Административному регламенту.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

17. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также  принятием решений, осуществляет заместитель начальника управления ГАС – председатель ЭПК управления ГАС.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками управления ГАС положений Административного регламента.

18. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются специалисты управления ГАС.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) должностных лиц управления ГАС, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

19. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления ГАС, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции в соответствии с Административным  регламентом:

1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС – начальнику управления ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан – общественную приемную Губернатора Новосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, в судебном порядке;

а) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;

б) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения;

в) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату;

в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии;

г) по результатам рассмотрения обращения должностным лицом управления ГАС принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении;

письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;

д) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

управление ГАС при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС или соответствующему должностному лицу управления ГАС;

2) заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции.

Приложения


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^