Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Управления государственной архивной службы Новосибирской области от 3 декабря 2010 г. N 142-од

«Об утверждении Административного регламента Управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 18.10.2010 № 176-п «Об утверждении Порядка разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти Новосибирской области административных регламентов предоставления государственных услуг», для улучшения качества предоставления государственной услуги приказываю:

1. Утвердить:

1) административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее – Административный регламент);

2) план – график внедрения Административного регламента.

2. Отделам по работе с государственными и муниципальными архивами (Ивановская Е.В.), информационной и методической работы управления государственной архивной службы Новосибирской области (Тезина Н.Н.), государственному бюджетному учреждению Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (Кавцевич О.К.) обеспечить предоставление государственной услуги в соответствии с Административным регламентом.

3. Возложить исполнение обязанностей по проставлению апостиля на архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные Государственным архивом Новосибирской области, муниципальными архивами, органами и организациями Новосибирской области, на заместителя начальника управления – начальника отдела по работе с государственными и муниципальными архивами Ивановскую Е.В.

4. Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 04.06.2007 № 47-од «О возложении исполнения обязанности по проставлению «апостиля» в управлении государственной архивной службы Новосибирской области» считать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Начальник управления 
В.Д. Попов

Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

I. Общие положения

1. Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС), а также порядок взаимодействия управления ГАС с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственным бюджетным учреждением Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (далее – Государственный архив Новосибирской области), архивными органами муниципальных районов и городских округов (далее – муниципальные архивы) и организациями Новосибирской области.

2. Основные понятия, используемые в административном регламенте:

1) апостиль – специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ;

2) архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

3) архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

4) архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

5) архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

6) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

7) персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

3. Заявители государственной услуги.

Заявителями при предоставлении государственной услуги являются:

1) российские, иностранные граждане и лица без гражданства, проживающие за рубежом;

2) организации, в случае отсутствия документов, необходимых для исполнения запроса.

4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

1) информация о предоставляемой государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте управления ГАС www.sibarchives.ru;

2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;

3) график работы управления ГАС:

понедельник – четверг: 9.00-18.00;

пятница:                          9.00-17.00;

перерыв на обед            13.00-14.00;

суббота, воскресенье – выходные дни;

4) телефоны управления ГАС: (383) 222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС). Факс 222-60-30;

5) официальный интернет-сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru;

6) электронный адрес управления ГАС: rlag@obladm.nso.ru;

7) по телефону специалисты управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги;

8) по обращениям в письменной форме информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве – участнике Содружества Независимых Государств (далее – СНГ), или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – МИД России) – для направления заявителю, проживающему в ином государстве;

9) по обращениям в электронной форме информация направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

10) при личном обращении прием осуществляет заместитель начальника управления ГАС по рабочим дням:

вторник, среда:            9.00-13.00;

четверг:                        14.00-18.00.

Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности;

11) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:

а) на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;

б) на информационном стенде в управлении ГАС.

Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС;

12) информация о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов (дана в приложении № 1 к Административному регламенту) и размещена на официальном интернет-сайте управления ГАС – www.sibarchives.ru.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее – государственная услуга).

6. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу.

Предоставление государственной услуги осуществляет управление ГАС, во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, Государственным архивом Новосибирской области, муниципальными архивами и организациями Новосибирской области.

7. Результат предоставления государственной услуги.

Результатом предоставления государственной услуги являются:

1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия, подготовленные на основе архивных документов;

2) архивная справка, архивная выписка, архивная копия, подготовленные на основе архивных документов, заверенные апостилем;

3) ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

8. Срок предоставления государственной услуги.

Срок проставления апостиля на архивной справке, архивной выписке и архивной копии не должен превышать 3 рабочих дней с момента поступления документов, указанных в пункте 25 Административного регламента.

Срок исполнения запроса Государственным архивом Новосибирской области по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях руководитель Государственного архива Новосибирской области либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней.

В случае если:

1) запрос не относится к составу хранящихся в Государственном архиве Новосибирской области архивных документов (непрофильный запрос), то в течение 7 дней со дня его регистрации в Государственном архиве Новосибирской области он направляется по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные органы и организации (далее – органы, организации), где могут храниться необходимые документы, с письменным уведомлением об этом заявителя;

2) запрос не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений, то в течение 10 дней с момента регистрации в Государственном архиве Новосибирской области он возвращается заявителю с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения является основанием для приостановления предоставления государственной услуги до получения от заявителя этих сведений.

Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III Административного регламента.

9. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.93, № 237; 31.12.2008, № 267; 21.01.2009, № 7);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.61; вступила в силу для России 31.05.92 (Бюллетень международных договоров 1993, № 6);

Законом СССР от 24.06.91 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.91 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

постановлением Совета Министров СССР от 12.11.90 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007; «Российская газета», 2009, № 89);

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010, регистрационный № 16397; «Российская газета», 2010, № 40);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов № 40, 30.09.2005; № 65, 12.12.2008; № 66, 19.12.2008);

постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области» («Советская Сибирь», 04.05.2005, № 83; 04.10.2005, № 190; 21.10.2008, № 205; 25.11.2008, № 229; 27.01.2009, № 13; 26.06.2009, № 115; 23.07.2010, № 141).

10. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

1) запрос заявителя в письменной форме или в форме электронного документа, поступивший в адрес управления ГАС.

Запрос должен содержать следующие реквизиты:

а) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

б) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рождения, гражданство;

в) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

г) суть обращения, в котором указываются сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название органа, организации, представивших к награде, их ведомственная подчиненность;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

д) личную подпись и дату (в письменном запросе).

Заявитель к запросу в письменной форме вправе приложить необходимые документы и материалы либо их копии, к запросу в электронной форме – необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме;

2) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не установлены.

12. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

1) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия;

2) отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;

3) не поддающийся прочтению запрос;

4) содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.

13. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания.

Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги не должен превышать 20 минут.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются заявителю в порядке, установленном пунктом 26 Административного регламента.

15. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги, поступивший в управление ГАС, в Государственный архив Новосибирской области, регистрируется в течение 3 дней со дня поступления.

16. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга.

1) требования к размещению и оформлению помещений:

а) прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);

б) присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;

в) в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;

г) у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;

д) помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;

е) присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо вентиляторами;

ж) наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);

2) требования к парковочным местам.

При наличии технической возможности на территории, прилегающей к месторасположению управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов выделяется не менее 10 процентов парковочных мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;

3) требования к оформлению входа в здание.

Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:

а) наименование;

б) режим работы;

4) требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

а) визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;

б) стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.

Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;

5) требования к местам ожидания для заявителей:

а) должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов;

б) должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании;

в) должны находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;

6) требования к местам для приема заявителей.

В управлении ГАС, Государственном архиве Новосибирской области выделяются помещения для приема заявителей.

Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:

а) номера кабинета;

б) фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;

в) времени перерыва на обед.

Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.

Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.

Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.

17. Показатели доступности и качества государственной услуги.

Основными показателями доступности и качества предоставления государственной услуги заявителю являются:

1) равные права заявителей на получение государственной услуги не зависимо от места проживания;

2) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;

3) своевременное исполнение запроса;

4) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе заявителя;

5) отсутствие обоснованных претензий заявителя по исполненному запросу.

18. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылается архивная справка, архивная выписка или архивная копия истребуемого документа.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

19. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:

1) организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры управления ГАС:

а) регистрация запроса и передача его на исполнение в Государственный архив Новосибирской области;

б) проставление апостиля на архивную справку, архивную выписку и архивную копию.

Ответственность за предоставление государственной услуги несет заместитель начальника управления ГАС;

2) Государственный архив Новосибирской области при исполнении запроса осуществляет следующие административные процедуры:

а) регистрация запроса и передача его на исполнение в профильное структурное подразделение;

б) анализ тематики поступившего запроса;

в) направление запроса на исполнение в органы, организации по принадлежности;

г) оформление архивной справки, архивной выписки и архивной копии;

д) отправка заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

Ответственность за вышеперечисленные административные процедуры несет руководитель Государственного архива Новосибирской области.

Блок–схема последовательности действий управления ГАС при предоставлении государственной услуги (дана в приложении № 2 к Административному регламенту).

20. Регистрация запроса и передача его на исполнение в Государственный архив Новосибирской области.

Поступивший в управление ГАС запрос заявителя в письменной форме или в форме электронного документа регистрируется, рассматривается начальником управления ГАС, после чего с резолюцией и сопроводительным письмом направляется в Государственный архив Новосибирской области в течение 3 дней со дня поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

21. Регистрация запроса и передача его на исполнение в профильное структурное подразделение.

Поступивший в Государственный архив Новосибирской области запрос заявителя регистрируется, рассматривается руководителем Государственного архива Новосибирской области, после чего с резолюцией передается на исполнение в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления.

22. Анализ тематики поступившего запроса.

Специалисты профильного структурного подразделения Государственного архива Новосибирской области осуществляют анализ тематики поступившего запроса, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Государственном архиве Новосибирской области научно-справочного аппарата и информационного материала, в течение 7 дней со дня его регистрации. При этом определяется:

1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

3) возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

23. Направление запроса на исполнение в органы, организации по принадлежности:

1) по итогам анализа тематики поступившего запроса, запрос, не относящийся к составу хранящихся в Государственном архиве Новосибирской области архивных документов, в течение 7 дней со дня регистрации направляется Государственным архивом Новосибирской области в органы, организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. Запрос направляется по принадлежности с письменным уведомлением об этом заявителя;

2) в случае, если запрос требует исполнения несколькими органами, организациями, Государственный архив Новосибирской области направляет в соответствующие органы, организации копии запроса, анкеты со своим письмом;

3) при направлении запроса на исполнение по принадлежности Государственный архив Новосибирской области при необходимости уведомляет соответствующие органы, организации о запросе, архивная справка, архивная выписка и архивная копия по которому требует проставления апостиля.

24. Оформление архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

Оформление архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется в соответствии с пунктом 5.9. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

25. Проставление апостиля на архивную справку, архивную выписку и архивную копию:

1) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяется проставлением и заполнением специального штампа – апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;

2) управление ГАС проставляет апостиль на архивной справке, архивной выписке и архивной копии, подготовленной Государственным архивом Новосибирской области, муниципальными архивами, органами и организациями Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами);

3) проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке и архивной копии, подготовленной органами и организациями Новосибирской области (кроме Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Государственный архив Новосибирской области образцов печати и подписи, с подтверждением полномочий на право подписи конкретного должностного лица. Форма образцов подписи и печати (дана в приложении № 3 к Административному регламенту);

4) при поступлении в управление ГАС архивной справки, архивной копии или архивной выписки, а также при необходимости образцов подписи и печати органов и организаций Новосибирской области специально уполномоченное лицо управления ГАС проверяет:

а) правильность оформления архивной справки, архивной копии, архивной выписки;

б) степень полноты информации в соответствии с запрашиваемыми сведениями;

в) идентичность подписи и печати на архивной справке, архивной копии, архивной выписке представленному органом или организацией Новосибирской области образцу подписи и печати.

В случае замечаний по оформлению или содержанию архивной справки, архивной копии, архивной выписки направляет ее в течение 3 рабочих дней со дня представления в Государственный архив Новосибирской области. Государственный архив Новосибирской области вносит исправления в подготовленную ими архивную справку, архивную копию, архивную выписку или направляет документ на доработку в муниципальный архив, орган или организацию Новосибирской области.
При отсутствии замечаний в течение 3 рабочих дней, проставляет на архивной справке, архивной копии и архивной выписке апостиль;

5) апостиль проставляется на архивной справке, архивной выписке и архивной копии специально уполномоченным лицом управления ГАС на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. При проставлении апостиля на отдельном листе, этот лист и лист документа скрепляются путем прошивания тонким шнуром (ниткой) и пронумеровываются. Концы шнура заклеиваются плотной бумагой, вырезанной в произвольной форме, на которой проставляется печать. Количество листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Заполнение штампа апостиля производится шариковой ручкой от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль не требуют заверения;

6) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, на которой проставлен апостиль, регистрируется специально уполномоченным лицом в отдельном журнале, где указываются порядковый номер, дата, фамилия, инициалы уполномоченного лица, проставившего апостиль, а также фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, фамилия, имя и отчество заявителя, место хранения второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии;

7) заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия передается Государственному архиву Новосибирской области для отправки в МИД России.

26. Отправка заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки и архивной копии:

1) при отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, Государственным архивом Новосибирской области в течение 30 дней составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку;

2) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Государственным архивом Новосибирской области по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя;

3) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросом (анкетой, личным заявлением) направляются Государственным архивом Новосибирской области в МИД России;

4) архивная справка, архивная выписка и архивная копия при личном обращении в Государственный архив Новосибирской области может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения;

5) рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

27. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений, осуществляет заместитель начальника управления ГАС.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверки соблюдения и исполнения специалистами управления ГАС и Государственного архива Новосибирской области положений Административного регламента.

28. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа начальника управления ГАС).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются специалисты управления ГАС.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

29. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) управления ГАС, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

30. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее – заявители).

Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области – начальнику управления ГАС, начальника управления ГАС – заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС (далее – уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке.

1) заявитель вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме, в форме электронного документа, лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте:

а) запись заявителей на личный приём начальника управления ГАС осуществляется при личном обращении или при обращении по номерам телефонов, которые размещаются на Интернет-сайте и информационных стендах управления ГАС.

Сотрудник управления ГАС, осуществляющий запись заявителя на личный прием начальника управления ГАС, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием;

б) при обращении заявителя в письменной или электронной форме, обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

Обращение в письменной форме или в форме электронного документа, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

При проведении проверки, а также в случае направления запроса, в том числе в электронной форме, в органы, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом заявителя.

Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Заявитель в подтверждение своих доводов вправе прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Заявитель в своем электронном документе в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Заявитель вправе приложить к обращению в электронной форме необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме;

в) по результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Если в письменном обращении или в электронном документе, не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Управление ГАС, заместитель Председателя Правительства Новосибирской области, курирующий работу управления ГАС, при получении письменного обращения или электронного документа, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения или электронного документа не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении или электронном документе заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении заявитель, направивший обращение уведомляется письменно.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС, заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;

2) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.

Заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.

Заявитель вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.

Приложения:

1. Информация о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов, непосредственно исполняющих запросы российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства и оформляющих в установленном порядке архивные справки, направляемые в иностранные государства

2. Блок-схема последовательности действий управления ГАС при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

3. Образцы подписи и печати


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^