Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Распоряжение Главного архивного управления Московской области от 4 декабря 2008 г. N 87-р

«Административный регламент исполнения государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Московской области»

1. Общие положения

1.1    Наименование государственной функции

Ведение государственного учета документов  Архивного фонда Московской области (далее – государственная функция).

1.2. Наименование государственного органа, непосредственно исполняющего государственную функцию

Главное архивное управление Московской области (далее – Главархив Московской области). Сведения о местонахождении, контактных телефонах, сайте и E–mail приведены в приложение № 1 к административному регламенту.

В исполнении государственной функции участвуют государственные учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» и «Московский областной архивный центр», муниципальные архивы в Московской области. 

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993,  № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 27.07.2006  № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст.3448);

Законом Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области» («Ежедневные новости. Подмосковье», 02.06.2007, № 97);

постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 № 694/28 «О Положении о Главном архивном управлении Московской области» (с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Московской области от 14.07.2008 № 564/26, от 12.09.2008 № 804/34, от 13.10.2008 № 919/37) («Информационный вестник Правительства Московской области» № 10, 29.10.2007);

приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344);

приказом Росархива от 23.10.2000 № 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»;

приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20… год».

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции являются:

1) документы централизованного государственного учета:

  • сводный паспорт государственных архивов Московской области и их филиалов на 1 января 20… года;
  • сводный паспорт муниципальных архивов Московской области на 1 января 20… года;
  • сводный паспорт государственных музеев и библиотек Московской области на 1 января 20… года;
  • сведения об изменениях в составе и объеме фондов государственных архивов Московской области и их филиалов, государственных музеев и библиотек Московской области на 1 января 20… года;
  • фондовый каталог;
  • сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов Московской области и их филиалов, муниципальных архивов Московской области на 1декабря 20… года;

2) пополнение и обновление сведений баз данных:

  • Фондовый каталог;
  • Реестр архивных фондов Московской области.

Формы документов, представляемые в Главархив Московской области для исполнения административных процедур, приводятся в приложениях № 2-6 к административному регламенту. 

1.5. Описание заявителей, имеющих право взаимодействовать с государственными органами при исполнении государственных функций

  • Федеральное архивное агентство;
  • государственные архивы, библиотеки, музеи Московской области;
  • муниципальные архивы Московской области;
  • Министерство имущественных отношений Московской области;
  • иные пользователи, обращающиеся на законных основаниях в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, к сведениям о документах Архивного фонда Московской области. 

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции 

2.1.1.  График работы Главархива Московской области: понедельник – четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 16.45, перерыв на обед с 12.30 до 13.15.

Телефоны для справок:

8(499) 610-59-75 – отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений: по вопросам составления паспорта государственного архива Московской области и его филиалов; паспорта муниципального архива; сводного паспорта государственных музеев и библиотек Московской области на 1 января 20… года; сведений об изменениях в составе и объеме фондов государственных архивов Московской области и их филиалов, государственных музеев и библиотек Московской области на 1 января 20… года; карточек фондов; сведений для внесения в Реестр архивных фондов, отнесенных к собственности Московской области;

8(499) 610-87-61 – отдел формирования Архивного фонда Московской области: по вопросам составления сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов Московской области и их филиалов, муниципальных архивов;

8(499) 610-59-75 – отдел организационно-правовой работ: по вопросам представления массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд»;

318-03-64 – приемная начальника Главного управления: по вопросам работы отделов.

2.1.2. Информация о месте нахождения и контактных телефонах подведомственных Главному управлению государственных архивов Московской области и их филиалах , а также о месте нахождения муниципальных архивов Московской области,  их почтовых адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Главархива Московской области.

2.1.3. Информация о служащих, ответственных за осуществление административных действий, приводится в приложение № 7 к административному регламенту.

2.1.4. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

  • по телефону;
  • по письменным обращениям;
  • с использованием электронной почты;
  • посредством личного обращения пользователя.

2.2. Сроки оказания государственной функции

2.2.1.  Для осуществления государственного учета документов Архивного фонда Московской области  государственные и муниципальные архивы  представляют в Главархив Московской области:

а) ежегодно  к 1 января  следующие документы:

  • паспорт архива на 1 января 20…года;
  • карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
  • сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января 20…года;
  • копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд»;

б) ежегодно  к 1 декабря –  сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования;

в) один раз в три года к 1 января сводный паспорт  государственных музеев и библиотек на 1 января 20…года (только государственное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области (далее – ЦГАМО).

2.2.2. Срок приема документов – один день. Проверка представленных документов осуществляется в течение 10 дней со дня их представления.

2.2.3. На основании представленных паспортов Главархив Московской области  составляет сводный паспорт государственных архивов и их филиалов, сводный паспорт муниципальных архивов, сводный паспорт государственных музеев и библиотек и  направляет  три  указанных паспорта  в Федеральное архивное агентство 1 раз в три года вместе с годовым отчетом о работе.

2.2.4. На основании представленных сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Главархив Московской области  составляет сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов и их филиалов и муниципальных архивов и  направляет  их  в Федеральное архивное агентство 1 раз в три года вместе с годовым отчетом о работе.

2.2.5. На основании сведений об изменении в составе и объеме фондов, а также карточек фондов, представляемых государственными и муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками, Главархив Московской области ведет фондовый каталог. Изменения в фондовый каталог вносятся работниками Главархива Московской области до 1 марта года, следующего за отчетным.

2.2.6. Для осуществления централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном  режиме на основании представленных сведений Главархив Московской области вводит данные в БД «Фондовый каталог» и представляет БД  «Фондовый каталог»  ежегодно с годовым отчетом в Федеральное архивное агентство.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции

Основанием для приостановления исполнения государственной функции  могут служить:

  • неполный комплект документов и нарушения в их оформлении;
  • недостоверность количественных показателей в представленных документах.

В случае выявления нарушений в составе, оформлении представленных документов, в случае, если документы требуют доработки, сотрудник структурного подразделения Главархива Московской области назначает другое удобное для заявителя  время для устного информирования (с учетом графика работы подразделения).

2.4. Требования к месту исполнения государственной функции

Соответствующее структурное подразделение Главархива Московской области исполняет государственную функцию по месту своего расположения. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета и названия структурного подразделения, исполняющего государственную функцию. 

Для ожидания отводятся места, оснащенные стульями и столами для возможности оформления документов.

Место исполнения государственной функции оборудовано столами, стульями, компьютерами, телефоном и другой оргтехникой.

2.5. Перечень необходимых для исполнения государственной функции документов

Для исполнения государственной функции Главархив Московской области организует получение от государственных архивов Московской области и муниципальных архивов Московской области следующих документов:

паспорта архива на 1 января 20…года;

карточек фондов на поступившие в течение года фонды;

сведений об изменении в составе и объеме фондов на 1 января 20…года;

копий массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд»;

сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования на 1 декабря 20… года;

сводного паспорта  государственных музеев и библиотек на 1 января 20…года.

3.  Административные процедуры по ведению Государственного учета документов Архивного фонда Московской области

3.1. Представление государственными и муниципальными архивами документов и массивов информации

3.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции  являются наступление установленной даты представления документов государственного учета и массивов информации. В случае изменения сроков представления документов и массивов данных или изменения состава документов централизованного учета Главархив Московской области письменно информирует об этом государственные и муниципальные архивы Московской области.

3.1.2. Прием документов и массивов информации осуществляется работниками отдела координации и контроля деятельности архивных учреждений, отдела формирования Архивного фонда Московской области и отдела организационно-правовой работы в соответствии с исполняемыми ими функциями.

3.1.3. В отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного управления поступают следующие документы:

  • паспорт архива на 1 января 20…года;
  • карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
  • сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января 20…года;
  • сводный паспорт  государственных музеев и библиотек на 1 января 20…года.

3.1.4. В отдел формирования Архивного фонда Московской области поступают сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов на 1 декабря 20… года.

3.1.5. В отдел организационно-правовой работы поступают массивы данных, накопленных в БД «Архивный фонд».

3.2. Рассмотрение документов, составление сводных форм и представление их в Федеральное архивное агентство

3.2.1. Работник отдела   координации и контроля деятельности архивных учреждений или отдела формирования Архивного фонда Московской области, в соответствии с распределением обязанностей, проверяет полноту и правильность оформления представленных документов, достоверность количественных показателей и составляет на их основе  сводные вспомогательные таблицы.

Документы централизованного государственного учета помещаются в наблюдательные дела государственных и муниципальных архивов.

3.2.5. Заведующий отделом координации и контроля деятельности архивных учреждений составляет на основе представленных документов сводные паспорта государственных и муниципальных архивов.

3.2.6. Заведующий отделом формирования Архивного фонда Московской области составляет на основе представленных документов сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных  архивов. 

3.2.7. Работник отдела координации и контроля деятельности архивных учреждений на основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами и муниципальными архивами, а также сведений об изменении в составе и объеме фондов вносит изменения в карточки фондового каталога и БД «Реестр архивных фондов Московской области». Карточки фондов вливаются в фондовый каталог Главархива Московской области.

3.2.8. Работник отдела организационно-правовой работы, отвечающий за внедрение автоматизированных архивных технологий, проводит проверку  представленных массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд», осуществляет пополнение и обновление сведений БД «Фондовый каталог».

3.2.9. Главное управление направляет в Федеральное архивное агентство:   сводный паспорт государственных архивов  Московской области и их филиалов на 1 января 20…года; сводный паспорт муниципальных архивов Московской области на 1 января 20…года; сводный паспорт  государственных музеев и библиотек Московской области на 1 января 20…года; сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Московской области  на 1 декабря 20… года; массивы данных, накопленных в БД «Фондовый каталог».

4. Порядок и форма контроля за исполнением государственной функции

4.1. Контроль за исполнением государственной функции заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью  должностных лиц Главархива Московской области при исполнении  государственной функции.

4.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.3. Контроль за исполнением  государственной функции осуществляют:

  • начальник Главного архивного управления Московской области;
  • первый заместитель начальника Главного архивного управления Московской области;
  • заместитель начальника Главного архивного управления Московской области.

4.4. Плановый и оперативный контроль за соблюдением последовательности действий исполнения государственной функции осуществляется заведующими отделами Главархива Московской области.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) гражданского служащего, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Должностные лица Главархива Московской области в случае ненадлежащего исполнения своих служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Должностным лицом, ответственным за исполнение государственной функции, является начальник Главархива Московской области.

5.3. О мерах, принятых в отношении должностных лиц, виновных в нарушении законодательства, Главархив  Московской области в течение одного месяца сообщает заявителю, права и законные интересы которого нарушены.

5.4. Решения Главархива Московской области, принятые в рамках исполнения государственной функции, могут быть обжалованы:

  • в Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, Москва, ул.Ильинка, д.12;
  • в Правительство Московской области по адресу: 143407, Московская область, Красногорск-7, бульвар Строителей, д. 1;
  • в судебном порядке.
Приложение № 1
к Административному регламенту

Почтовый адрес Главархива Московской области:
117432, г. Москва, Азовская ул., д. 17.

Сайт Главархива Московской области в сети Интернет:
http://gau.mosreg.ru/.

Электронный адрес Главархива Московской области для направления электронной почты:
archive@mosreg.ru.

Часы работы Главархива Московской области:

Понедельник9.00-18.00 (перерыв 12.30-13.15)
Вторник9.00-18.00 (перерыв 12.30-13.15)
Среда9.00-18.00 (перерыв 12.30-13.15)
Четверг9.00-18.00 (перерыв 12.30-13.15)
Пятница9.00-16.45 (перерыв 12.30-13.15)
СубботаВыходной день
ВоскресеньеВыходной день

Телефон и факс Главархива Московской области:
(495) 318-03-64 тел./факс.

Приложение № 7
к Административному регламенту

Информация о государственных гражданских служащих, ответственных за осуществление административных действий

Начальник Главного архивного управления Московской области,

первый заместитель начальника Главного архивного управления Московской области,

заместитель начальника Главного архивного управления Московской области,

заведующий отделом организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области,

заведующий отделом координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного архивного управления Московской области,

консультант отдела координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного архивного управления Московской области,

главный специалист отдела организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области,

главный специалист отдела координации и контроля деятельности архивных учреждений Главного архивного управления Московской области.

Почтовый адрес: 117342, г. Москва, Азовская ул., д. 17.

Электронный адрес: archive@mosreg.ru.

Телефон и факс: (495) 318-03-64.


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^