Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 25 декабря 2007 г. N 116-п

«Административный регламент Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, подведомственных ему государственных архивов Удмуртской Республики предоставления государственной услуги «Обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией»

УТВЕРЖДЕН
приказом Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики
от 25 декабря 2007 г. № 116-п 

Оглавление:

Наименование раздела, подраздела № л.л.

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги
1.2. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие предоставление государственной услуги 1-2
1.3. Наименование исполнительного органа, подведомственных организаций, предоставляющих государственную услугу

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге
2.2. Порядок получения консультаций о процедуре предоставления государственной услуги
2.3. Результат и схема предоставления государственной услуги
2.4. Категории Заявителей, включая льготные категории получателей государственной услуги
2.5. Информация о стоимости государственной услуге для её получателя, порядок оплаты
2.6. Перечень документов, необходимых для получения Заявителями государственной услуги
2.7. Требования к документам, представляемым Заявителями
2.8. Обязательства Комитета, государственных и муниципальных архивов в отношении графика (режима) работы с заявителями
2.9. Условия и сроки предоставления государственной услуги
2.10. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
2.11. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги
2.12. Возможность предварительной записи
2.13. Особенности предоставления государственной услуги отдельным категориям граждан
2.14. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
3.2. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

Приложения:

1 Сведения о местах нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов Удмуртской Республики
2 Сведения о местах нахождения контактных телефонах и адресах муниципальных архивов Удмуртской Республики
3 Сведения о государственных услугах, оказываемых на платной основе
4 Форма карточки регистрации и учёта исполнения запроса
5 Форма анкеты-заявления для наведения архивной справки по документальным материалам
6 Образец заполнения анкеты-заявления для наведения архивной справки по документальным материалам
7 Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги.

Административный регламент Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет), подведомственных ему государственных архивов Удмуртской Республики предоставления государственной услуги «Обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией» (государственная услуга).

1.2. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие предоставление государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Конституция Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993 № 237);
  • Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235);
  • Федеральный закон от 06.10.1997 № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации о государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 4673);
  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);
  • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);
  • Федеральный закон от 04.12.2006 № 202-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике» и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 50, ст. 5280);
  • Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74);
  • Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127);
  • Указ Президента Российской Федерации от 23.09.2005 № 1111 «О внесении изменения в перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 39, ст. 3925);
  • Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, рег. № 9059);
  • Конституция Удмуртской Республики («Известия Удмуртской Республики», 21.12.1994);
  • Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 19.07.2005, № 102);
  • Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» («Известия Удмуртской Республики», 21.01.2006, № 9);
  • Закон Удмуртской Республики от 14.12.2006 № 60-РЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Удмуртской Республики в области архивного дела» («Известия Удмуртской Республики», 28.12.2006, спецвыпуск);
  • Постановление Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2007 № 28 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики»; (с изменениями от 26.02.2007 № 24) («Удмуртская правда», 19.04.2006, № 43);
  • Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 25.02.2004 № 13 «Об утверждении расчета цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями»;
  • Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 27.12.2006 № 116 «Об утверждении Положения о предпринимательской и иной приносящей доходы деятельности государственных архивов УР и Перечня платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами УР».

1.3. Наименование исполнительного органа, подведомственных организаций, предоставляющих государственную услугу.

Исполнителями государственной услуги являются Комитет, подведомственные ему государственные архивы Удмуртской Республики. В предоставлении государственной услуги принимают участие структурные подразделения органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, осуществляющие управление архивным делом на территории соответствующего муниципального образования (далее – муниципальные архивы Удмуртской Республики) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения заявления, обращения, запроса (далее – запрос) граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций всех форм собственности (далее – Заявитель). Полные списки государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики даны в приложениях 1, 2.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге.

2.1.1.Способ получения сведений о месте нахождения и графике работы Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, предоставляющих государственную услугу:

  • посредством личного обращения Заявителя непосредственно в Комитет, государственные архивы Удмуртской Республики, муниципальные архивы Удмуртской Республики;
  • с использованием средств телефонной связи;
  • посредством письменного обращения по почте;
  • посредством письменного обращения по электронным каналам связи;
  • на официальных сайтах «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет», «Архивы России» и «Архивы Удмуртии» в сети Интернет.

2.1.2.Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г.Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная).

Электронные адреса: komitet(a)gasur.izhnet.ru

Телефон: (341-2) 75-12-69
Факс: (341-2) 75-44-97

График работы Комитета:

Понедельник-четверг

08.30 – 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);

Пятница

08.30 – 16.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);

Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни

выходные дни

  
2.1.3. Сведения о местах нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов Удмуртской Республики приводятся в приложении 1.

2.1.4. Сведения о местах нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов Удмуртской Республики приводятся в приложении 2.

2.2. Порядок получения консультаций о процедуре предоставления государственной услуги.

2.2.1.Для получения консультации о процедуре предоставления государственной услуги Заявитель обращается в Комитет, государственные или муниципальные архивы Удмуртской Республики:

  • лично;
  • по телефону;
  • в письменном виде посредством почтовой связи;
  • в письменном виде посредством электронных каналов связи.

2.2.2. Если информация о процедуре предоставления государственной услуги, полученная в государственном или муниципальном архиве Удмуртской Республики, не удовлетворяет Заявителя, то Заявитель в письменном виде обращается в Комитет.

2.2.3.Основными требованиями к информированию Заявителя являются:

  • достоверность предоставляемой информации;
  • четкость в изложении информации;
  • полнота информирования;
  • наглядность форм предоставляемой информации;
  • удобство и доступность получения информации;
  • оперативность при предоставлении информации.

2.2.4. Информирование проводится в форме:

  • устного информирования;
  • письменного информирования.

2.2.5. Устное информирование осуществляется сотрудниками Комитета, государственных или муниципальных архивов Удмуртской Республики при обращении Заявителя за информацией:

  • лично;
  • по телефону.

Сотрудник, осуществляющий устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 30 минут. Устное информирование каждого Заявителя сотрудник осуществляет не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону сотрудник, осуществляющий прием и информирование, сняв трубку, называет фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование организации. В конце информирования сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать). В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде.

2.2.6. Письменное информирование при обращении Заявителя в Комитет, государственные или муниципальные архивы Удмуртской Республики осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя. Председатель Комитета, руководитель государственного или муниципального архива Удмуртской Республики или уполномоченное им должностное лицо определяет непосредственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем, заместителем председателя Комитета, руководителем государственного или муниципального архива Удмуртской Республики.

При письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Информация по письменному запросу, направленная через официальные сайты, размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы – ответы» в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя.

2.3. Результат и схема предоставления государственной услуги.

Комитетом государственная услуга предоставляется в виде официальных писем. Государственными и муниципальными архивами Удмуртской Республики, при наличии у них соответствующих документов, государственная услуга предоставляется в форме информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок, тематических обзоров архивных документов.

Схема предоставления услуги приведена в приложении 7.

2.4. Категории Заявителей, включая льготные категории получателей государственной услуги.

2.4.1. Получателями государственной услуги выступают:

  • физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
  • юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации всех форм собственности).

2.4.2. При оказании услуги на платной основе право на льготы имеют: участники Великой Отечественной войны 1941-1945 гг..; реабилитированные граждане; узники немецко-фашистских лагерей и лица, насильственно вывезенные на принудительные работы в Германию и другие страны Европы; воины-афганцы; федеральные и республиканские органы государственной власти, органы местного самоуправления, суды, органы прокуратуры при исполнении ими своих полномочий; комиссия по реабилитации жертв политических репрессий; архивные учреждения Российской Федерации (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», приказ Росархива от 28.04.2001 № 33 «Об утверждении Перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги»).

2.5. Информация о стоимости государственной услуги для ее получателя, порядок оплаты.

2.5.1. Комитет и муниципальные архивы Удмуртской Республики предоставление государственной услуги по обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией осуществляют бесплатно.

2.5.2.Государственные архивы Удмуртской Республики:

2.5.2.1. бесплатно предоставляют

  • государственные услуги гражданам по предоставлению архивной информации, необходимой для подтверждения их социальных прав, льгот, гарантий:
    • о трудовом стаже,
    • о льготном стаже,
    • о размере заработной платы,
    • о раскулачивании граждан и конфискации имущества,
    • о применении политических репрессий,
    • о награждении орденами, медалями СССР, РФ, почетными грамотами, ведомственными знаками отличия,
    • о присвоении почетных званий СССР, РСФСР, РФ, УАССР, УР,
    • о нахождении граждан в эвакуации в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг..,
    • о пребывании в немецко-фашистских лагерях, гетто, др. местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан на работы в Германию и страны Западной Европы в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг..,
  • информационное обеспечение органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций;

2.5.2.2. информационное обеспечение граждан и организаций всех форм собственности в порядке оказания платных услуг осуществляется в соответствии с п. 3 ст.15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 2 ст. 13 Закона Удмуртской Республики от 15.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республики» (приложение 3).

Стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовывается с Заявителем.

2.5.3. Порядок оплаты государственной услуги:

  • в случае, если Заявитель – юридическое лицо, с ним предварительно заключается договор о предоставлении услуги. После исполнения запроса Заявителю выписывается счет-фактура, оплата по которой производится по безналичному расчету через банковское учреждение, и акт приема выполненных работ.
  • в случае, если Заявитель – физическое лицо, с ним предварительно заключается договор о предоставлении услуги. После исполнения запроса ему выдается счет, в котором указаны реквизиты государственного архива и сумма оплаты. Оплата может быть произведена в любом банковском учреждении.

Ответ Заявителю выдается после предоставления документа, подтверждающего факт оплаты.

2.6. Перечень документов, необходимых для получения Заявителями государственной услуги.

2.6.1. Заявители представляют документы для получения необходимой информации:

  • лично – по месту нахождения Комитета, государственного или муниципального архива Удмуртской Республики;
  • почтовым отправлением или с использованием электронных каналов связи – в адрес Комитета, государственного или муниципального архива Удмуртской Республики;
  • на официальные сайты «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет», «Архивы Удмуртии» в сети Интернет.

2.6.2. Перечень документов, представляемых Заявителями для получения информации, относящейся к общедоступной.

В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», к общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен. Получить такую информацию может любое физическое или юридическое лицо, обратившееся в Комитет, государственный или муниципальный архив, при наличии в архивных учреждениях соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.


В случае, если Заявитель – юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации;

В случае, если заявитель – физическое лицо:

  • при обращении в Комитет лично Заявитель оформляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в п.2.7. настоящего Регламента) или в виде анкеты о предоставлении необходимой информации в бумажном виде в единственном экземпляре (приложения 5,6);
  • при обращении в государственные или муниципальные архивы Удмуртской Республики лично запрос Заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов посредством внесения сведений в автоматизированную базу данных и оформления карточки регистрации и учета исполнения запроса с обязательной личной подписью Заявителя (приложение 4). Также Заявитель может оформить запрос о предоставлении необходимой информации в бумажном виде на бланке установленной формы (приложения 5,6);
  • при обращении в Комитет, государственные или муниципальные архивы Удмуртской Республики посредством почтовой связи Заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в п.2.7. настоящего Регламента) о предоставлении необходимой информации в бумажном виде в единственном экземпляре;
  • при обращении в Комитет, государственные или муниципальные архивы Удмуртской Республики посредством электронной связи или размещения на официальных сайтах «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет», «Архивы Удмуртии» в сети Интернет Заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в п. 2.7. настоящего Регламента) в электронном виде;
  • к запросу по усмотрению Заявителя могут быть приложены копии других документов (трудовой книжки, свидетельств и др.), позволяющих, на его взгляд, ускорить исполнение запроса.

2.6.3. Перечень документов, представляемых Заявителями для получения информации ограниченного доступа (конфиденциальной информации).

В соответствии с п.7 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.
Для получения сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, Заявитель дополнительно к документам, указанным в пп. 2.6.2. настоящего Регламента, представляет:

  • документ, подтверждающий личность Заявителя;
  • документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных; документ, подтверждающий прямые родственные связи и др.);
  • документ, подтверждающий полномочия Заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение и др.).

Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются лично Заявителю, или направляются ему посредством почтовых средств, обеспечивающих конфиденциальность.

Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

2.6.4. Перечень документов, представляемых Заявителями для получения информации, отнесенной к государственной тайне:

В соответствии со ст. 2 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Перечень сведений, отнесенных к информации, составляющей государственную тайну, и порядок предоставления указанных сведений определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. Порядок предоставления документов и получения сведений, отнесенных к информации, составляющей государственную тайну, устанавливается и осуществляется в соответствии с законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, с использованием спецпочты.

2.7. Требования к документам, представляемым Заявителями.

При заполнении запроса соблюдается следующий порядок:

запрос заполняется ручным способом (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:

  • наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;
  • дата составления запроса;
  • перечень запрашиваемых сведений;
  • реквизиты Заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица либо полное наименование юридического лица);
  • адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания или юридический и фактический адрес Заявителя;
  • способ получения сведений (лично или почтой);
  • почтовый адрес доставки (в случае указания способа получения сведений почтой);
  • личная подпись Заявителя.

В случае, если запрос заполнен машинописным способом, Заявитель дополнительно в нижней части запроса разборчиво от руки (чернилами или пастой синего или черного цвета) указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).

2.8. Обязательства Комитета, государственных и муниципальных архивов в отношении графика (режима) работы с заявителями.

Прием заявителей и регистрация письменных обращений осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, приведенным в п. 2.1. настоящего Регламента.

2.9.Условия и сроки предоставления государственной услуги.

2.9.1. Информация по запросу в письменном виде предоставляется Заявителям в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации заявления в Комитете, государственном или муниципальном архиве Удмуртской Республики. В исключительных случаях председатель Комитета, руководитель государственного или муниципального архива Удмуртской Республики вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом Заявителя.

2.9.2. При поступлении в Комитет, государственный или муниципальный архив Удмуртской Республики запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у Заявителя в 5– дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

2.9.3. Время ожидания приема Заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 30 минут.

2.9.4. Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявителю.

2.10. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги могут служить:

  • отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
  • отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и\или конфиденциальную информацию;
  • запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии, имени, отчества физического лица; почтового и\или электронного адреса Заявителя;
  • запросы, не поддающиеся прочтению;
  • запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания;
  • запросы, исполнение которых входит в компетенцию других государственных органов и организаций.

2.11. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги.

2.11.1. Организация приема Заявителя в Комитете:

В помещении для ожидания и приема Заявителей отводятся места, оборудованные стульями.

2.11.2. Организация приема Заявителей в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики:

Центральный вход в здания (помещения) государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об архивном учреждении, предоставляющем государственную услугу:

  • наименование;
  • справочные данные (место нахождения, полный почтовый адрес, электронный адрес, адрес официального Интернет-сайта, телефонные номера);
  • режим работы.

2.11.3. В помещениях государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, предназначенных для работы с Заявителями, размещаются информационные стенды. На стендах размещается следующая обязательная информация:

  • график работы Архива;
  • фамилии, имена, отчества руководителей Архива;
  • номера кабинетов, где осуществляются прием и информирование Заявителей, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование Заявителей;
  • адреса официальных сайтов;
  • номера телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета и Архива;
  • Административный регламент Комитета, подведомственных ему государственных архивов Удмуртской Республики предоставления государственной услуги по обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности ретроспективной информацией;
  • перечень документов, которые могут быть предъявлены Заявителями в качестве удостоверяющих личность;
  • перечень представляемых Заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги;
  • перечень платных услуг, их стоимость и порядок оплаты;
  • образец заполнения запроса (приложение 5,6).

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2.11.4. В помещениях государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами. Курение в местах ожидания приема и во время приема категорически запрещено.

2.11.5. Кабинеты (окна) приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

  • номера кабинета (окна);
  • фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;
  • времени перерыва на обед, технического перерыва.

Сотрудник, осуществляющий прием Заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

2.12. Возможность предварительной записи.

Предварительная запись на прием осуществляется по телефону либо при личном обращении в Комитет, государственные и муниципальные архивы секретарем руководителя. О назначенной дате и времени приема делается отметка в специальном журнале.

2.13. Особенности предоставления государственной услуги отдельным категориям граждан.

Престарелым гражданам, инвалидам и иным заявителям необходимости в личной явке на прием не требуется. За них может прийти и оформить заявление на предоставление ретроспективной информации любой гражданин при наличии полного пакета документов гражданина, имеющего право на получение такой информации (см. п. 2.6.3.), либо запрос может быть направлен посредством почтовой или электронной связи.

2.14. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

2.14.1. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе Заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, проверяется соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, они включается в повторно выдаваемую архивную справку.

2.14.2. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке Комитета, государственного или муниципального архива Удмуртской Республики составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

2.14.3. При нахождении необходимой ретроспективной информации в федеральных архивах, государственных или муниципальных архивах других субъектов Российской Федерации Заявителю даются рекомендации о направлении запроса по принадлежности.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

Предоставление государственной услуги в Комитете, государственных и муниципальных архивах осуществляется в строгом соответствии с п.п. 5.8. – 5.10. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и включает в себя следующие административные процедуры (приложение 7):

  • прием и регистрация запроса о предоставлении информации;
  • рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса, передача запроса на исполнение;
  • анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;
  • контроль за совершением действий и принятием решений;
  • подготовка и направление ответа Заявителю.

3.1.1. Прием и регистрация запроса о предоставлении информации. Рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов:

3.1.1.1. Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является поступление запроса в Комитет, государственный или муниципальный архив Удмуртской Республики. Поступившие запросы Заявителей о предоставлении ретроспективной документной информации регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления в регистрационной базе данных и направляются на рассмотрение председателю Комитета, руководителю государственного, муниципального архива или их заместителям (далее – руководитель). При поступлении в Комитет, государственный или муниципальный архив запроса посредством электронных каналов связи, он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.

3.1.2. Рассмотрение запроса руководством Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, определение должностного лица, ответственного за исполнение запроса:

3.1.2.1. Запросы органов государственной власти Российской Федерации и Удмуртской Республики о предоставлении информации рассматриваются руководителем в день поступления.

3.1.2.2. Руководитель определяет срок исполнения и должностное лицо, ответственное за исполнение запроса. Срок исполнения запроса не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса в Комитете, государственном или муниципальном архиве. В исключительных случаях руководитель вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом Заявителя. Должностным лицом, ответственным за исполнение запроса, является главный (ведущий) специалист.

3.1.2.3. После регистрации и рассмотрения руководителем запрос с резолюцией передается должностному лицу, ответственному за его исполнение.

3.1.3. Анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса:

3.1.3.1. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, обязано:

  • провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Комитете, государственных и муниципальных архивах справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя.
  • определить:
  • степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
    правомочность получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
  • место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
  • при выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, или нечетко, неправильно сформулированного запроса в течение 5 дней письменно запросить Заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

3.1.3.2. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения:

  • об отказе в приеме документов, оформленных ненадлежащим образом (см. п.2.10. Регламента);
  • о предложении Заявителю обратиться в другой государственный орган или организацию, если принятие решения по интересующему Заявителя вопросу относится к их компетенции;
  • о даче Заявителю рекомендации о направлении запроса по принадлежности, при нахождении необходимой ретроспективной информации в федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах других субъектов Российской Федерации.

3.1.3.3. По итогам анализа запроса должностное лицо Комитета, государственного или муниципального архива:

  • исполняет запрос;
  • направляет запрос на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Удмуртской Республики и информирует об этом Заявителя;
  • при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах и муниципальных архивах Удмуртской Республики информирует об этом Заявителя и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
  • дает мотивированный отказ Заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений:

3.1.4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

3.1.4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

3.1.4.3. Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами Удмуртской Республики, а также, в пределах своей компетенции, муниципальными архивами Удмуртской Республики.

3.1.4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики.

3.1.4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению Заявителя.

3.1.4.6. Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной услуги председателем Комитета может быть поручено должностному лицу, либо из сотрудников Комитета может быть сформирована рабочая группа.

3.1.4.7. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав Заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.1.5. Результат действия и порядок передачи результата:

3.1.5.1. При наличии запрашиваемых документов Комитет, государственные архивы и муниципальные архивы Удмуртской Республики, исполняющие полученный запрос, по итогам выявления готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов). По выбору заявителя ответ может быть получен им лично (его доверенным лицом) по месту обращения, либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи.

3.1.5.2. В случае выявления, по итогам анализа тематики запроса Заявителя, места нахождения необходимых документов в других государственных или муниципальных архивах Удмуртской Республики, Комитет, государственный, муниципальный архив направляет запрос на исполнение по принадлежности. Комитет, государственный, муниципальный архив Удмуртской Республики письменно уведомляет Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другой государственный или муниципальный архив. По выбору Заявителя ответ на запрос может быть получен либо по месту обращения им лично, либо направлен в его адрес государственным, муниципальным архивом, непосредственно исполнившим запрос, посредством почтовой или электронной связи.

3.1.5.3. При отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах и муниципальных архивах Удмуртской Республики Комитет, государственный, муниципальный архив письменно информирует об этом Заявителя и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.

3.2. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

3.2.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с действующим законодательством.

3.2.2. Заявитель вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц:

  • государственных архивов Удмуртской Республики – руководителю соответствующего государственного архива Удмуртской Республики или в Комитет;
  • муниципальных архивов Удмуртской Республики – в соответствующий орган местного самоуправления или в Комитет;
  • Комитета – председателю Комитета.

3.2.3. Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно.

3.2.4. Заявитель в своем обращении в обязательном порядке указывает:

  • фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя – фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);
  • полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
  • контактный почтовый адрес;
  • суть обжалуемого действия (бездействия);
  • личную подпись и дату.

3.2.5. Поступившие в Комитет, государственный архив Удмуртской Республики обращения Заявителей с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение председателю Комитета, руководителю государственного архива Удмуртской Республики соответственно.

3.2.6. Председатель Комитета, руководитель государственного архива Удмуртской Республики:

  • обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием Заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
  • определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;
  • запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
  • по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов Заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

3.2.7. Обращения Заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

3.2.8. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета, его заместителями, руководителем государственного архива Удмуртской Республики.

3.2.9. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента ее регистрации. В исключительных случаях председатель Комитета, руководитель государственного архива Удмуртской Республики праве продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения Заявителя, направившего жалобу.

3.2.10. В случае, если в письменном обращении Заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, руководитель государственного архива Удмуртской Республики вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Комитет. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

3.2.11. Ответ на обращение не дается, если:

  • в письменной жалобе не указаны фамилия и почтовый адрес Заявителя;
  • в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи. Заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
  • текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается Заявителю.

3.2.12. Обращение Заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Приложения


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^