Приказ управления архивного дела Алтайского края от 10 сентября 2009 г. N 121

«Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Согласование примерных номенклатур дел,  примерных инструкций по делопроизводству,  перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечней документов с указанием сроков их хранения»

УТВЕРЖДЕН
приказом управления архивного
дела Алтайского края
от 10.09.2009 № 121

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент «Согласование примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечней документов с указанием сроков их хранения» (далее – «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее – «Управление») по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Управления (далее – «ЭПМК») органами государственной власти, государственными учреждениями и организациями (далее – «органы и организации»).

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. № 66-ЗС);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 октября 2007 г. № 1294 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию Перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 04.02.2008, регистрационный № 11087);

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);

Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.);

Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);

Положением об экспертно-проверочно-методической комиссии управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 10 января 2008 г. № 1;

Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее – «Регламент работы Управления»).

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления во взаимодействии с органами и огранизациями – источниками комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края Управления и муниципальных архивов края путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечня документов с указанием сроков их хранения (далее – «Перечни») на рассмотрение ЭПМК.

4. Исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, Перечня на рассмотрение ЭПМК осуществляют уполномоченные лица отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее – «ОВАФ») и отдела муниципальных архивов (далее – «ОМА») Управления.

ЭПМК принимает решение о согласовании примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, Перечней в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим Положением.

Основание для исполнения государственной функции

5. Для исполнения государственной функции органы и организации, представляют в Управление с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа, организации или его заместителем, следующие документы:

• проект примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня;
  указания по применению примерной номенклатуры дел, Перечня (при необходимости);
• индивидуальные номенклатуры дел, индивидуальные инструкции по делопроизводству, перечни документов, образующихся в деятельности органа, организации и подведомственных ему организаций;
• выписку из протокола заседания Центральной экспертной комиссии (далее – «ЦЭК») органа, организации по этому вопросу (решение ЦЭК).

Требования к порядку исполнения государственной функции

6. Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПМК о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня. Решение оформляется протокольно.

7. На представленном документе проставляется штамп о его согласовании ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК направляется заинтересованным органам и организациям.

8. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 3 месяцев со дня поступления документов в Управление.

Основание для отказа в исполнении государственной функции

9. Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 5 настоящего Административного регламента, является основанием для отказа в исполнении государственной функции.

Перечень оснований для возврата документов на доработку при исполнении государственной функции

10. Основанием для возврата на доработку примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня является оформление их с нарушениями требований:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 305);

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25 ст. 3060);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный № 7418 (Российская газета, 07.02.2006, № 24);

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.);

отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения;

Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);

Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);

Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.).

Изменения и дополнения данного перечня иными нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами оформляются приказом Управления о внесении изменений и(или) дополнений в настоящий Административный регламент.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

11. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru.

Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:

ОВАФ – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-36-22;

ОМА – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-73-86;

официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»: http://www.archiv.ab.ru.

12. График работы Управления:

понедельник – четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье – выходные дни.

13. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивная служба Алтайского края».

14. Информирование органов и организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:

• по телефону;
• по письменным обращениям;
• по электронной почте;
• посредством личного обращения в Управление.

15. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует орган, организацию по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

16. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю органа, организации обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

17. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя органа, организации в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

18. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес органа, организации.

19. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».

20. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес органа, организации.

21. Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей органов и организаций

22. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 12 настоящего Административного регламента).

23. В день назначенной встречи по прибытии представителя органа, организации в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

II. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

24. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

• прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, и передачу их на исполнение;
• подготовку рассмотрения примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня на заседании ЭПМК;
• согласование примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня.

25. Порядок исполнения Управлением государственной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).

Прием и регистрация документов, поступивших от органа, организации, и передача их на исполнение

26. Прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 3 рабочих дней.

27. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПМК, который в течение 2 рабочих дней определяет сотрудника ОВАФ, ОМА, ответственного за подготовку рассмотрения примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня на заседании ЭПМК, и через секретаря ЭПМК передает материалы ответственному исполнителю (далее – «эксперт») для составления заключения. Эксперт ЭПМК определяется в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей.

Подготовка примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня к согласованию

28. Эксперт готовит заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения определяется председателем ЭПМК, но не может превышать 1,5 месяца.

29. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, проводит изучение состава документов, образующихся в деятельности, порядка ведения делопроизводства неспосредственно в органе, организации.

31. Документы возвращаются экспертом ЭПМК на доработку при выявлении их:

• некомплектности и(или) несоответствий требованиям документов, указанных в пункте 10 настоящего Административного регламента;
• несоответствий составу документов, образующихся в деятельности, и порядку ведения делопроизводства непосредственно в органе, организации.

Документы возвращаются на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом, подготовленными экспертом ЭПМК.

32. Рекомендованную к согласованию примерную номенклатуру дел, примерную инструкцию по делопроизводству, Перечень вместе с заключением эксперт ЭПМК передает секретарю ЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПМК не позднее чем за 3 недели до проведения заседания.

Согласование примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня

33. Решение о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня принимается на заседании ЭПМК. Штамп ЭПМК о согласовании, проставляемый на документе, подписывается председателем ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК оформляется после утверждения протокола начальником Управления, подписывается председателем и секретарем ЭПМК и заверяется печатью «Для решений комиссий».

34. Согласованные председателем ЭПМК примерная номенклатура дел, примерная инструкция по делопроизводству, Перечень вместе с выпиской из протокола заседания ЭПМК и сопроводительным письмом, составленным экспертом ЭПМК, направляются в адрес органа, организации, их представившей.

35. При необходимости эксперт ЭПМК совместно с представителями органа, организации готовит проект совместного письма, содержащего дату введения в действие примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня и рекомендации по внедрению. Срок подготовки проекта письма устанавливается на заседании ЭПМК, но не может превышать 10 рабочих дней.

36. Регистрацию отправляемых документов в адрес органа, организации и их отправку осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

37. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.

38. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель ОВАФ, ОМА.

39. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Административного регламента.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента

40. Органы и организации могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее – «жалоба»), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:

• полное наименование органа, организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа, организации);
• почтовый адрес;
• предмет жалобы;
• подпись и дата.

41. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

42. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Органу, организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

43. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

44. Если орган, организация не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.

Приложение