1. Административный регламент «Согласование примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечней документов с указанием сроков их хранения» (далее – «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее – «Управление») по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Управления (далее – «ЭПМК») органами государственной власти, государственными учреждениями и организациями (далее – «органы и организации»).
2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. № 66-ЗС);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 октября 2007 г. № 1294 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию Перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 04.02.2008, регистрационный № 11087);
Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.);
Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);
Положением об экспертно-проверочно-методической комиссии управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 10 января 2008 г. № 1;
Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее – «Регламент работы Управления»).
3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления во взаимодействии с органами и огранизациями – источниками комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края Управления и муниципальных архивов края путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечня документов с указанием сроков их хранения (далее – «Перечни») на рассмотрение ЭПМК.
4. Исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, Перечня на рассмотрение ЭПМК осуществляют уполномоченные лица отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее – «ОВАФ») и отдела муниципальных архивов (далее – «ОМА») Управления.
ЭПМК принимает решение о согласовании примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, Перечней в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим Положением.
5. Для исполнения государственной функции органы и организации, представляют в Управление с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа, организации или его заместителем, следующие документы:
6. Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПМК о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня. Решение оформляется протокольно.
7. На представленном документе проставляется штамп о его согласовании ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК направляется заинтересованным органам и организациям.
8. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 3 месяцев со дня поступления документов в Управление.
9. Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 5 настоящего Административного регламента, является основанием для отказа в исполнении государственной функции.
10. Основанием для возврата на доработку примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня является оформление их с нарушениями требований:
Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 305);
постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25 ст. 3060);
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный № 7418 (Российская газета, 07.02.2006, № 24);
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.);
отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения;
Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);
Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.).
Изменения и дополнения данного перечня иными нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами оформляются приказом Управления о внесении изменений и(или) дополнений в настоящий Административный регламент.
11. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru.
Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:
ОВАФ – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-36-22;
ОМА – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-73-86;
официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»: http://www.archiv.ab.ru.
12. График работы Управления:
понедельник – четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,
суббота и воскресенье – выходные дни.
13. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивная служба Алтайского края».
14. Информирование органов и организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:
15. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует орган, организацию по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
16. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю органа, организации обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
17. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя органа, организации в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
18. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес органа, организации.
19. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».
20. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес органа, организации.
21. Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.
22. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 12 настоящего Административного регламента).
23. В день назначенной встречи по прибытии представителя органа, организации в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
24. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
25. Порядок исполнения Управлением государственной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).
26. Прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 3 рабочих дней.
27. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПМК, который в течение 2 рабочих дней определяет сотрудника ОВАФ, ОМА, ответственного за подготовку рассмотрения примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня на заседании ЭПМК, и через секретаря ЭПМК передает материалы ответственному исполнителю (далее – «эксперт») для составления заключения. Эксперт ЭПМК определяется в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей.
28. Эксперт готовит заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения определяется председателем ЭПМК, но не может превышать 1,5 месяца.
29. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, проводит изучение состава документов, образующихся в деятельности, порядка ведения делопроизводства неспосредственно в органе, организации.
31. Документы возвращаются экспертом ЭПМК на доработку при выявлении их:
Документы возвращаются на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом, подготовленными экспертом ЭПМК.
32. Рекомендованную к согласованию примерную номенклатуру дел, примерную инструкцию по делопроизводству, Перечень вместе с заключением эксперт ЭПМК передает секретарю ЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПМК не позднее чем за 3 недели до проведения заседания.
33. Решение о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня принимается на заседании ЭПМК. Штамп ЭПМК о согласовании, проставляемый на документе, подписывается председателем ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК оформляется после утверждения протокола начальником Управления, подписывается председателем и секретарем ЭПМК и заверяется печатью «Для решений комиссий».
34. Согласованные председателем ЭПМК примерная номенклатура дел, примерная инструкция по делопроизводству, Перечень вместе с выпиской из протокола заседания ЭПМК и сопроводительным письмом, составленным экспертом ЭПМК, направляются в адрес органа, организации, их представившей.
35. При необходимости эксперт ЭПМК совместно с представителями органа, организации готовит проект совместного письма, содержащего дату введения в действие примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня и рекомендации по внедрению. Срок подготовки проекта письма устанавливается на заседании ЭПМК, но не может превышать 10 рабочих дней.
36. Регистрацию отправляемых документов в адрес органа, организации и их отправку осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
37. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.
38. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель ОВАФ, ОМА.
39. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Административного регламента.
40. Органы и организации могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее – «жалоба»), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:
41. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
42. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Органу, организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.
43. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).
44. Если орган, организация не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;
Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.
Календарь мероприятий
Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.
С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.
7 000 компаний