Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ управления архивного дела Алтайского края от 28 сентября 2009 г. N 127

Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»

УТВЕРЖДЕН
приказом управления архивного
дела Алтайского края
от 28.09.2009 № 127

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края» (далее – «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее – «Управление») по приёму и регистрации, рассмотрению и анализу, составлению сводных документов государственного учета и их отправке.

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24 ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, № 108-109);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20) (далее – «Правила»);

приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от сентября 1997 г., № 17) (далее – «Регламент государственного учета»);

Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);

Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее – «Регламент работы Управления»).

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления непосредственно и во взаимодействии с муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками, осуществляющими постоянное хранение документов Архивного фонда Алтайского края, органами государственной власти, организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Алтайского края.

4. Муниципальные архивы, государственные музеи, библиотеки, органы государственной власти, организации в отношении хранящихся у них документов представляют в Управление документы государственного учета.

5. Исполнение государственной функции путем рассмотрения и анализа документов государственного учета осуществляют:

  • по документам органов государственной власти, организаций, государственных музеев, библиотек – уполномоченное лицо отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края Управления (далее – «ОВАФ»);
  • по документам муниципальных архивов, музеев, библиотек – уполномоченное лицо отдела муниципальных архивов Управления (далее – «ОМА»);
  • по документам органов государственной власти, организаций, содержащим сведения, составляющие государственную тайну – уполномоченное лицо отдела спецдокументации Управления (далее – «ОСД»).

6. Исполнение государственной функции путем составления сводных документов государственного учета осуществляют заместитель начальника Управления, начальники ОВАФ, ОМА, ОСД, отдела обеспечения сохранности документов и госучета (далее – «ООСДиГ») центра хранения Архивного фонда Алтайского края (далее – «ЦХАФ АК»).

7. Исполнение государственной функции путем рассмотрения и анализа паспортов архивов и копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд», представленных муниципальными архивами, объединения их в сводную базу данных «Фондовый каталог» и формирования сводного паспорта муниципальных архивов по базе данных осуществляет начальник отдела ООСДиГ.

Требования к порядку исполнения государственной функции

8. Муниципальные архивы ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

  • паспорт муниципального архива на 1 января _____ г. с объяснительной запиской к паспорту;
  • копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд» или сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд»;
  • паспорт муниципального музея, библиотеки, хранящего документы Архивного фонда Алтайского края, на 1 января _____ г.;
  • сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципального архива на 1 декабря __________ г.

9. Государственные музеи, библиотеки ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт государственного музея, библиотеки, хранящего документы Архивного фонда Алтайского края, на 1 января _____ г.

10. Органы государственной власти и организации, осуществляющие временное хранение документов Архивного фонда Алтайского края, ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря ________ г.

11. На основании документов государственного учета, представленных муниципальными архивами, государственными музеями, библиотеками, органами государственной власти и организациями, Управление составляет сводные документы государственного учета:

  • сводный паспорт муниципальных архивов;
  • сводный паспорт государственных музеев, библиотек;
  • сводный паспорт муниципальных музеев, библиотек;
  • сводный паспорт государственных, муниципальных музеев, библиотек;
  • сводную базу данных «Фондовый каталог», с описаниями архивных фондов муниципальных архивов;
  • сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ЦХАФ АК;
  • сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ОСД;
  • сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов;
  • сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов.

12. Состав и формы документов государственного учета, перечень реквизитов учетных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета, иными нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее – «Росархив»).

13. Основаниями для приостановления исполнения государственной функции (принятия решения о возврате представленных документов государственного учета на доработку) являются:

  • ненадлежащее оформление документов;
  • некомплектность документов;
  • несбалансированность или несоответствие документов данным взаимосвязанных документов государственного учета, планово-отчетной документации, информационного массива базы данных «Архивный фонд».

Условия и сроки исполнения государственной функции

14. Срок исполнения государственной функции – в течение 2 месяцев со дня поступления документов государственного учета в Управление.

15. Периодичность и сроки представления документов государственного учета в Росархив устанавливаются Регламентом государственного учета, иными нормативными правовыми актами Росархива.

16. Сроки представления документов государственного учета в Управление устанавливаются Управлением.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

17. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru

Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:

ОВАФ – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-36-22;

ОМА – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-73-86;

ОСД – ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2)33-36-41;

ЦХАФ АК – ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-48-28.

официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»: http://www.archiv.ab.ru).

18. График работы Управления:

понедельник – четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье – выходные дни.

19. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивная служба Алтайского края».

20. Информирование представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:

  • по телефону;
  • по письменным обращениям;
  • по электронной почте;
  • посредством личного обращения в Управление.

21. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

22. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

23. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

24. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации.

25. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».

26. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации.

27. Информирование по письменному обращению муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций

28. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 18).

29. В день назначенной встречи по прибытии представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

II. Административные процедуры

30. Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

  • прием и регистрация документов государственного учета;
  • рассмотрение и анализ документов государственного учета;
  • составление сводных документов государственного учета;
  • отправка сводных документов государственного учета.

Прием и регистрация документов государственного учета

31. Прием документов государственного учета, поступивших от муниципальных архивов, государственных музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

32. Документы государственного учета регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме в течение 3 рабочих дней с момента поступления, после чего документы направляются на рассмотрение в ОВАФ, ОМА и ОСД.

Рассмотрение и анализ документов государственного учета

33. Рассмотрение и анализ документов государственного учета осуществляют специалисты ОВАФ, ОМА, ОСД (далее – Исполнители) в соответствии с распределением обязанностей в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

34. При выявлении в ходе анализа некомплектности и ненадлежаще оформленных документов государственного учета Исполнители информируют об этом муниципальный архив, государственный музей, библиотеку, орган государственной власти или организацию, их представившую, в целях устранения выявленных недостатков.

35. Муниципальный архив, государственный музей, библиотека, орган государственной власти или организация в течение 5 рабочих дней с момента уведомления устраняет выявленные недостатки и представляет в Управление исправленный документ государственного учета.

36. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учёта государственных музеев, библиотек, органов государственной власти или организаций визируются Исполнителем, передаются начальнику ОВАФ, ОСД для подготовки сводных документов государственного учета.

37. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учета, копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд» или сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд», представленные муниципальными архивами, передаются Исполнителями начальнику или главному специалисту ООСДиГ, который в течение 5 рабочих дней проводит анализ информационных массивов, сведений. При выявлении в ходе анализа недостатков начальник или главный специалист ООСДиГ информирует об этом Исполнителя, который в течение 3 рабочих дней принимает меры по их устранению.

38. Рассмотренные и проанализированные начальником или главным специалистом ООСДиГ документы государственного учёта передаются начальнику ОМА для подготовки сводных документов государственного учета.

Составление сводных документов государственного учета муниципальных архивов, музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций

39. Начальник ОВАФ, ОМА, ОСД в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета. После проведенного анализа:

  • начальник ОВАФ составляет сводный паспорт государственных музеев, библиотек и сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ЦХАФ АК;
  • начальник ОМА составляет сводный паспорт муниципальных архивов, сводный паспорт муниципальных музеев, библиотек и сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов;
  • начальник ОСД составляет сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ОСД.

40. Начальник ООСДиГ на основании копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд» с описаниями архивных фондов муниципальных архивов, сведений по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд» в течение 5 рабочих дней формирует сводную базу данных «Фондовый каталог».

41. Указанные в п. 39 сводные документы государственного учета, а также составленные в установленном порядке паспорт ЦХАФ АК и паспорт ОСД, передаются заместителю начальника Управления для анализа и составления сводных документов государственного учета Алтайского края:

  • сводного паспорта ЦХАФ АК, ОСД,
  • сводного паспорта государственных, муниципальных музеев, библиотек,
  • сводных сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов.

42. Заместитель начальника Управления в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленных начальниками ОВАФ, ОМА, ОСД, ООСДиГ документов государственного учета.

43. При выявлении в ходе анализа документов государственного учета недостатков заместитель начальника Управления информирует об этом начальника ОВАФ, ОМА, ОСД, ООСДиГ, который в течение 3 рабочих дней устраняет выявленные недостатки.

Отправка сводных документов государственного учета

44. Сводные документы государственного учёта подписываются начальником Управления и направляются в Росархив до 15 февраля (или в иной установленный Росархивом срок) со следующей периодичностью:

  • сводная база данных «Фондовый каталог» – ежегодно;
  • сводный паспорт ЦХАФ АК, ОСД – один раз в 3 года;
  • сводный паспорт муниципальных архивов – один раз в 3 года;
  • сводный паспорт государственных, муниципальных музеев, библиотек – один раз в 3 года;
  • сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях – источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов – один раз в 3 года.

45. Регистрацию и подготовку к отправке сводных документов государственного учёта осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

46. Представители муниципальных архивов, государственных, музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее – «жалоба»), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, ОСД, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе представителем указываются:

  • полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя юридического лица);
  • почтовый адрес;
  • предмет жалобы;
  • подпись и дата.

47. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

48. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Муниципальному архиву, государственному музею, библиотеке, органу государственной власти и организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

49. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

50. Если муниципальный архив, государственный музей, библиотека, орган государственной власти и организация не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630099, г. Новосибирск, Красный проспект, д. 25.

Приложение


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^