Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30 июня 2008 г. N 773

«О Типовом Положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»

В соответствии со статьей 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» Правительство Санкт-Петербурга постановляет:

1. Установить, что распоряжение Администрации Санкт-Петербурга от 06.09.2001 №757-ра «Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга» не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга при ведении личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, руководствоваться Типовым положением о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга согласно приложению.

3. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга – руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.

Губернатор Санкт-Петербурга
В.И.Матвиенко
Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
1 июля 2008 года
Регистрационный №7389
Приложение
к постановлению Правительства
Санкт-Петербурга
от 30.06.2008 №773

Типовое положение о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Типовое положение о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее – Типовое положение) в соответствии со статьей 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» определяет порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее – гражданские служащие) в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее – исполнительные органы).

1.2. Ведение личных дел гражданских служащих осуществляется подразделением исполнительного органа по вопросам государственной службы и кадров (далее – кадровая служба) в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством о государственной гражданской службе, инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе и Типовым положением.

1.3. Руководитель исполнительного органа назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел гражданских служащих, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в исполнительном органе (далее – работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих), из числа гражданских служащих кадровой службы. Назначение производится правовым актом исполнительного органа.

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, – к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.5. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы либо на государственную должность в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности в порядке, установленном в разделе 8 Типового положения.

2. Обязанности кадровой службы при ведении личных дел гражданских служащих

2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

  • приобщение документов, указанных в пунктах 4.3 и 4.4 Типового положения, к личным делам гражданских служащих;
  • обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
  • обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
  • ознакомление гражданского служащего с материалами личного дела гражданского служащего в порядке, установленном в разделе 7 Типового положения.

2.2. Работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного действующим законодательством.

3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих

3.1. Личное дело гражданского служащего формируется после издания правового акта исполнительного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее – гражданская служба) и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.

3.2. Личные дела гражданских служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее – книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению №1 к Типовому положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.

3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись документов личного дела государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее – внутренняя опись документов) по форме согласно приложению №2 к Типовому положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.

3.4. В случае получения личного дела гражданского служащего из другого государственного органа его ведение продолжается кадровой службой по новому месту замещения должности гражданским служащим с присвоением личному делу гражданского служащего нового регистрационного номера в установленном порядке.

4. Документы, включаемые в личное дело гражданского служащего

4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы.

4.2. Первоначально личное дело гражданского служащего формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при поступлении на гражданскую службу, впоследствии к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, отражающие прохождение гражданской службы, в соответствии с Типовым положением.

4.3. При первоначальном формировании личного дела гражданского служащего в него включаются документы в следующей последовательности:

  • собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации;
  • дополнение к анкете государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее – дополнение к анкете) по форме согласно приложению №3 к Типовому положению;
  • лист ознакомления с личным делом государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга по форме согласно приложению №4 к Типовому положению;
  • копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания, если таковые имеются;
  • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
  • справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами, если такая проверка проводилась;
  • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
  • копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий, если таковые имеются;
  • документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) – если гражданин Российской Федерации назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса;
  • письменное заявление гражданина Российской Федерации о поступлении на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;
  • копия акта исполнительного органа о поступлении гражданина Российской Федерации на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;
  • экземпляр служебного контракта гражданского служащего;
  • копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданского служащего;
  • копия трудовой книжки гражданского служащего или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы;
  • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
  • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданского служащего;
  • документы, связанные с оформлением допуска гражданского служащего к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.

4.4. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

  • копии документов о дополнительно полученном образований, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания;
  • копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий;
  • копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
  • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего (ежегодно);
  • аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
  • экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
  • копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
  • письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
  • документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) – если гражданин Российской Федерации назначен на иную должность гражданской службы по результатам конкурса;
  • копии актов исполнительного органа о назначении, переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
  • экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт гражданского служащего;
  • копии актов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
  • копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
  • письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении;
  • письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении по переводу (в случае увольнения гражданского служащего по переводу в иной государственный орган);
  • копия акта исполнительного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении гражданского служащего;
  • копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
  • копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе.

К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.5. К личному делу гражданского служащего не приобщаются:

  • документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.п.);
  • документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т.п.);
  • копии и выписки из документов, не заверенные в установленном порядке;
  • документы, содержащие не оговоренные и не заверенные в установленном порядке исправления;
  • факсограммы.

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело гражданского служащего

5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных Типовым положением.

5.2. Выписка из правового акта исполнительного органа может быть приобщена к личному делу гражданского служащего вместо копии соответствующего документа.

Выписка из правового акта исполнительного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Оформление и удостоверение копий и выписок из правовых актов исполнительных органов и иных документов, включаемых в личное дело гражданского служащего, производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе.

5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью работника, уполномоченного на ведение личных дел гражданских служащих, и печатью кадровой службы.

5.5. Анкета заполняется гражданином Российском Федерации при поступлении на гражданскую службу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.

При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:

  • анкета заполняется гражданином Российской Федерации собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений;
  • на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина Российской Федерации;
  • прочерки в графах не допускаются, отрицательные ответы записываются без повторения вопроса («не имею», «не был» и т.п.).

5.6. Работник, уполномоченный на ведение личных дел гражданских служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадровой службы.

5.7. Изменения персональных данных гражданского служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу гражданского служащего.

6. Порядок хранения личных дел гражданских служащих

6.1. Личные дела гражданских служащих хранятся в кадровой службе в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.3. Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, хранятся в кадровой службе исполнительного органа в течение десяти лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив.

6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими гражданской службы, хранятся в кадровой службе в течение десяти лет со дня прекращения служебного контракта гражданского служащего, после чего передаются в архив.

7. Порядок ознакомления с личным делом гражданского служащего

7.1. Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится кадровой службой не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.2. Факт ознакомления с личным делом гражданского служащего удостоверяется личной подписью гражданского служащего в листе ознакомления с личным делом государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга по форме согласно приложению №4 к Типовому положению с указанием даты ознакомления.

7.3. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.

8. Порядок передачи личных дел гражданских служащих

8.1. При назначении гражданского служащего на должность государственной гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.

8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность Санкт-Петербурга его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.

8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой в соответствии с пунктом 6.3 Типового положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность Российской Федерации или Санкт-Петербурга, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.

8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями кадровых служб и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.

8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа – получателя почтового отправления.

8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:

8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Нумерация листов личного дела гражданского служащего производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.

8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы – первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.

8.6.4. В конце личного дела гражданского служащего помещается лист-заверитель личного дела гражданского служащего по форме согласно инструкции по делопроизводству в исполнительном органе.

8.6.5. Лист-заверитель личного дела гражданского служащего подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты подписания, и заверяется печатью кадровой службы.

8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе с учетом требований пункта 8.6 Типового положения.

8.8. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.

Приложения


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^