Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Распоряжение губернатора Иркутской области от 11 июля 2003 г. N 327-р

«Об электронном документообороте (фрагмент)»

В целях внедрения единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – ЕСЭДД) в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области с использованием электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), направленной на повышение качества и оперативности работы структурных подразделений администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области, основываясь на результатах опытной эксплуатации системы, в ходе которой установлено, что система оптимально обеспечивает функционирование документооборота в администрации Иркутской области, исполнительных органах власти области, руководствуясь пунктом 2 статьи 33, статьей 38(1) Устава Иркутской области:

1. Информационно-аналитическому комитету (Кохо А.А.) продолжить работу по внедрению ЕСЭДД «Кодекс-Документооборот», поставляемую ООО «Офис-Док» (г. Санкт-Петербург).

2. Утвердить прилагаемый План внедрения ЕСЭДД в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области на 2004 г.

3. Определить комитет по хозяйственной деятельности администрации области (Рудых Ю.Н.) государственным заказчиком по внедрению ЕСЭДД в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области.

4. Государственному заказчику в установленном порядке подготовить и заключить государственный контракт на внедрение ЕСЭДД.

5. Руководителям структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области назначить ответственных за внедрение ЕСЭДД.

6. Информационно-аналитическому комитету администрации области (Кохо А.А.) обеспечить выполнение работ по внедрению ЕСЭДД с ежемесячным отчетом о ходе работ.

7. Департаменту документационного обеспечения аппарата губернатора (Тихонова И.Н.) совместно с информационно-аналитическим комитетом администрации области (Кохо А.А.) в срок до 01.01.2004 г. разработать и утвердить Инструкцию по работе с ЕСЭДД в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области.

8. В целях идентификации создаваемых информационных ресурсов и придания юридической значимости ЕСЭДД администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и статьей 5 Федерального закона от 20.02.95 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ввести в электронный документооборот администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области электронную цифровую подпись.

9. Возложить на отдел специальной документальной связи администрации области (Засименко О.Н.) функции координации и руководства внедрением электронной цифровой подписи (ЭЦП) в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области.

10. В соответствии с рекомендациями Главного научно-технического управления ФАПСИ НР 7686 от 07.08.2002 г., при создании системы защищенного электронного документооборота в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области использовать сертифицированные ФАПСИ средства криптографической защиты информации «КриптоПро CSP».

11. С целью определения оптимального режима работы удостоверяющего центра, установить срок опытной эксплуатации удостоверяющего центра – один месяц с момента приобретения соответствующего программного обеспечения.

Работу удостоверяющего центра администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области в режиме опытной эксплуатации осуществлять в отделе специальной документальной связи.

12. Отделу специальной документальной связи (Засименко О.Н.):

  • в соответствии с пунктом 3 статьи 16 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», разработать необходимые нормативные правовые акты, определяющие порядок организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области;
  • в месячный срок подготовить документы, необходимые для получения лицензии на работу удостоверяющего центра установленным порядком, и предложения об окончательном варианте работы удостоверяющего центра в корпоративной сети электронного документооборота администрации Иркутской области, органов власти Иркутской области.

13. Главному финансовому управлению области (Козлов А.А) при подготовке проекта областного бюджета на 2004 год предусмотреть финансовые средства, необходимые на реализацию Плана внедрения ЕСЭДД в администрации области, органах исполнительной власти области.

14. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации – руководителя аппарата губернатора Рютину Т.И.

Б.А.Говорин

УТВЕРЖДЕН

План внедрения Единой системы электронного документооборота и делопроизводства с использованием электронной цифровой подписи в Администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области на 2004 год

1. ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

План внедрения Единой системы электронного делопроизводства и документооборота (далее – ЕСЭДД) направлен на реализацию распоряжения Правительства РФ от 10.07.2001 №910-р «О программе социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу (2002-2004 годы)» и федеральной целевой программы Российской Федерации «Электронная Россия (2002-2010 годы)».

Целью внедрения ЕСЭДД является создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области (в т. ч. территориально обособленные), и организация взаимодействия между органами государственной власти и местного самоуправления, действующих на территории области, с учетом возможностей современных информационных и коммуникационных технологий.

Внедрение ЕСЭДД призвано обеспечить повышение эффективности государственного управления и на территории Иркутской области за счет:

  • Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
  • Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов; совершенствование форм и методов работы с документами;
  • Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
  • Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов, по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
  • Обеспечения автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, а также повышение ответственности за их исполнение;
  • Сокращения сроков создания законодательных, нормативных и распорядительных документов, а также повышения ответственности за их исполнение;
  • Обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • Создания и ведения первичных банков полнотекстовых документов, а также единого эталонного банка нормативно-правовой и законодательной информации для принятия управленческих решений;
  • Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников аппарата и подразделений администрации области, органов исполнительной власти области и местного самоуправления в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие основные задачи:

  • Обеспечить полный компьютерный учет и контроль движения всех основных документов, обращающихся в администрации Иркутской области, органах исполнительной власти области.
  • Внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения документов и заданий. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до организации-исполнителя и работников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей к базам данных контроля исполнения в пределах их компетенции, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения решений.
  • Обеспечить электронный обмен информацией о документах, ходе их рассмотрения и исполнения между аппаратом губернатора Иркутской области и структурными подразделениями администрации области, органов исполнительной власти области.
  • Исключить необходимость повторного ручного ввода информации о документах при их получении.
  • Внедрить технологии, позволяющие в процессе подготовки и подписания документов, создавать эталонные банки электронных документов, гарантированно идентичных бумажным оригиналам. Создать систему электронных банков полнотекстовых документов, принимаемых в органах власти и управления. Обеспечить информационную поддержку принятия решений на основе оперативного доступа (по технологии Internet/Intranet) работников администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области к любому необходимому банку документов в соответствии с компетенцией.
  • Обеспечить электронную рассылку принимаемых документов.
  • Внедрить технологии электронного протоколирования процесса подготовки документов и операций делопроизводства.
  • Подготовить необходимые условия для придания юридической силы электронным документам.

2. НАЗНАЧЕНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Внедрение ЕСЭДД призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, снижение трудозатрат и сокращение издержек на управление, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту. ЕСЭДД должна создавать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

В процессе реализации Плана ЕСЭДД к числу основных функций делопроизводства, автоматизируемых на основе использования современных программных и технических средств, относятся следующие:

Организационное и документационное обеспечение деятельности делопроизводственного персонала и руководства.

Организация единого порядка работы с документами:

  • учет, регистрация, рассмотрение и обработка служебной корреспонденции с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству, подразделениям, подведомственным органам или отправкой адресату;
  • учет, регистрация, рассмотрение и обработка писем и обращений граждан с последующим направлением на рассмотрение;
  • подготовка, согласование, регистрация, систематизация, издание и рассылка в электронном виде нормативно-правовых, организационно-распорядительных и других официальных документов (протоколов совещаний, решений и т.д.);
  • регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении;
      списание документов в дело и извлечение из дел, обеспечение учета и использования законченных делопроизводством документов.

Осуществление контроля за своевременным исполнением указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций, проверка правильности и своевременности исполнения документов.

Создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства – оперативное обеспечение полной, точной и достоверной информацией об исполнителях, о состоянии подготовки, рассмотрения и исполнения документов, поручений и решений:

  • проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;
  • автоматическое получение отчетов, сводок справок, реестров и других выходных форм, в том числе статистических, на основании информации об исполнителях, о документах и состоянии их исполнения, хранящейся в системе;
  • обеспечение оперативного доступа к соответствующей информации об исполнителях, о документах и ходе их рассмотрения и исполнения, в т. ч. по технологии Internet/Intranet.

Создание единого полнотекстового эталонного банка нормативных актов и нормативно-распорядительных документов администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области, системы полнотекстовых протокольных банков документов, издаваемых подразделениями:

  • обеспечение автоматического наполнения банков документов в процессе выполнения дежурных процедур делопроизводства – подготовки, согласования, утверждения, подписания и регистрации документа.
  • обеспечение хранения электронных текстов документов и развитых средств их поиска;
  • организация оперативного доступа сотрудников в соответствии с их компетенцией ко всем банкам документов на основе технологии Internet/Intranet.

4. ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Главным архитектурным принципом построения ЕСЭДД является ее модульность. Каждое подразделение, имеющее автономный учет документов, может иметь автономную систему делопроизводства. В то же время каждый из модулей реализует единую информационную логику и содержит изначально заложенную функцию обмена документами с любым другим модулем.

Модульность позволяет осуществлять внедрение ЕСЭДД частями и поэтапно. При этом сохраняется вся программно-техническая и информационная возможность для интеграции внедренных модулей в единое целое. Модули объединяются друг с другом, в результате чего образуется корпоративная система. Поэтапное внедрение не требует больших разовых затрат, а может осуществляться по мере возможностей в соответствии с планом финансирования.

Осуществление полной реализации проекта предусматривает внедрение системы в две очереди. Каждая из очередей разбита на отдельные этапы. Состав работ между этапами и очередность выполнения этапов может в процессе реализации проекта корректироваться и перераспределятся в зависимости от фактического финансирования, готовности отдельных подразделений администрации Иркутской области, органов исполнительной власти области к переходу на электронный документооборот, производственной необходимости и других факторов.

В рамках каждой очереди производятся следующие работы:

  • обследование объектов автоматизации на предмет определения документопотоков, возникающих в процессе делопроизводства и документооборота, маршрутов движения документов, методики делопроизводства, применяемой при работе с документами, состояния технической базы, компьютерной квалификации пользователей и т.д.;
  • установка и внедрение комплекса программных средств;
  • обучение пользователей и технического персонала работе с системой.
Заместитель главы администрации 
И.И. Думова

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^