Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Распоряжение Комитета по информатизации и связи Администрации Санкт-Петербурга от 23 июля 2003 г. N 13-р

«Об организации проведения опытной эксплуатации использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга»

Во исполнение распоряжения Администрации Санкт-Петербурга от 07.07.2003 №1663-ра «О проведении опытной эксплуатации использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга» и согласно статье 47 Устава Санкт-Петербурга:

1. Утвердить Временное положение по обмену электронными документами, заверенными средствами электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в период проведения опытной эксплуатации (далее – Временное положение).

2. Отделу информационной безопасности, противодействия техническим разведкам и развития системы защиты информации:

2.1. Осуществлять руководство и координацию проведения работ по опытной эксплуатации использования ЭЦП в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

2.2. Организовать проведение контроля за обеспечением безопасности использования ЭЦП в информационных системах и сетях исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

2.3. До 25.07.2003 организовать обучение сотрудников исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, ответственных за решение вопросов внедрения ЭЦП и проведение опытной эксплуатации в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

2.4. Довести настоящее распоряжение с Временным положением до всех исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и других организаций, участвующих в проведении опытной эксплуатации использования ЭЦП в электронном документообороте.

3. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.

Председатель Комитета
по информатизации и связи
А.В. Спиридонов
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Комитета
по информатизации и связи
от 23.07.2003 №13-р

ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБМЕНУ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ЗАВЕРЕННЫМИ СРЕДСТВАМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ, В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА В ПЕРИОД ПРОВЕДЕНИЯ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Временное положение по обмену электронными документами, заверенными средствами электронной цифровой подписи, в системе электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее – ИОГВ СПб) в период проведения опытной эксплуатации (далее – Временное положение) разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи», распоряжением Администрации Санкт-Петербурга от 15.05.2002 №751-ра «Об организации использования электронной цифровой подписи в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга», Положением об организации использования электронной цифровой подписи и шифрования информации в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее – Положение), утвержденным распоряжением Комитета по информатизации и связи от 24.07.2002 №1-р, и во исполнение требований распоряжения Администрации Санкт-Петербурга от 07.07.2003 №1663-ра «О проведении опытной эксплуатации по использованию электронной цифровой подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга».

1.2. Требования Временного положения распространяются на официальные служебные документы, участвующие в документообороте ИОГВ СПб и подлежащие регистрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга, утвержденной приказом губернатора Санкт-Петербурга от 06.06.1998 №48-п (далее – Инструкция).

КонсультантПлюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: приказ губернатора Санкт-Петербурга №48-п «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга» издан 06.07.1998, а не 06.06.1998.

Перечень документов, подписываемых электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) в период опытной эксплуатации, приведен в разделе 2 данного Временного положения.

1.3. Все официальные электронные документы (далее – ЭД), определенные в разделе 2 Временного положения и участвующие в документообороте Администрации Санкт-Петербурга, должны быть подписаны ЭЦП. Правила получения и использования ЭЦП определены в Положении.

1.4. На рабочие места (персональные компьютеры) пользователей, участвующих в опытной эксплуатации, должны быть установлены сертифицированные средства криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), предназначенные для защиты ЭД, программное обеспечение, способное осуществить функции создания, приема, распознавания и отображения ЭД в его оригинальном виде, а также процедуру подписи ЭД с помощью ЭЦП и проверки ЭЦП.

1.5. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена ЭД, должны быть обеспечены ключами и сертификатами ЭЦП, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность ЭД, подписанного ЭЦП.

1.6. При работе с ЭД должна обеспечиваться возможность его воспроизведения на бумажном носителе с сохранением всех реквизитов в соответствии с правилами оформления бумажных документов.

1.7. Ответственность за содержание реквизитов и правильность оформления ЭД несет владелец ЭЦП, подписавший ЭД, и сотрудник, создавший данный ЭД.

1.8. Общие вопросы организации защиты информации и разбора конфликтных ситуаций при использовании ЭЦП регламентированы в Положении.

1.9. При работе в единой системе электронного документооборота и делопроизводства ИОГВ СПб (далее – ЕСЭДД) передается, хранится и обрабатывается как конфиденциальная, так и общедоступная информация. Конфиденциальная информация подлежит защите в соответствии с требованиями Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации», руководящих документов Гостехкомиссии России, распоряжения Администрации Санкт-Петербурга от 08.08.2001 №616-ра «О мерах, обеспечивающих отнесение сведений, содержащихся в государственных информационных ресурсах ИОГВ СПб, к категории конфиденциальной информации».

Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости как открытой, так и конфиденциальной информации в ЕСЭДД используются средства ЭЦП.

Требования настоящего Временного положения не распространяются на порядок накопления, обработки, хранения и передачи ЭД, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

2. Виды документов, подписываемые ЭЦП в период опытной эксплуатации

2.1. Контрольные карты (далее – КК).

2.1.1. КК создаются автоматизированной системой «Контроль исполнения» в секторе контроля исполнения отдела координации и контроля Секретариата Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга (далее – сектор контроля) при назначении исполнителей или при переносе срока исполнения. На этом этапе ответственный за выпуск КК сотрудник сектора контроля подписывает своей ЭЦП ту часть КК, которая определяет реквизиты контрольного документа, задание, исполнителя и срок исполнения документа.

2.1.2. Средствами электронной почты КК доставляется в ИОГВ СПб на рабочее место сотрудника подразделения контроля исполнения или в подразделение, где осуществляется регистрация служебной корреспонденции (конкретные адреса получателей КК определяются ЕСЭДД на основе данных глобального классификатора «Организации, подразделения, исполнители»). При приеме КК сотрудник подразделения проверяет подлинность ЭЦП в КК.

2.1.3. Отчет о выполнении задания заносится (добавляется) в электронную КК, подписывается ЭЦП руководителя ИОГВ СПб и средствами электронной почты направляется в адрес сотрудника сектора контроля, подписавшего своей ЭЦП КК, где установленным порядком задание снимается с контроля исполнения или, в зависимости от степени выполнения задания, продлевается срок его исполнения.

2.1.4. Документы, подтверждающие выполнение задания, в электронном виде, заверенные ЭЦП исполнителя, направляются в сектор контроля вместе с КК.

2.2. Другие комплекты и виды документов, подписанных ЭЦП, для их использования в период проведения опытной эксплуатации будут определяться дополнительными указаниями Комитета по информатизации и связи по согласованию с Секретариатом Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга.

3. Организация обмена данными в электронном виде

3.1. Обмен ЭД осуществляется по открытым каналам связи между зарегистрированными участниками обмена ЭД в рамках ЕСЭДД.

3.2. Документы в отраслевых и территориальных ИОГВ СПб готовятся пользователями при помощи программно-технических средств соответствующих автоматизированных систем. ЭД подписывается ЭЦП либо в момент утверждения документа руководителем, либо перед отправкой документа уполномоченным должностным лицом.

3.3. Прием и передача в ИОГВ СПб ЭД, подписанных ЭЦП, должны осуществляться при помощи электронной почты через узел телематических служб ИОГВ СПБ либо средствами ЕСЭДД СПб.

3.4. При приеме ЭД, подписанных ЭЦП, проверяется правильность адресации, подлинность ЭД и ЭЦП. Отправителю ЭД направляется уведомление о принятии ЭД либо, в случае нарушения правильности адреса или подлинности ЭД или ЭЦП, уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

3.5. При получении ЭД, подписанных ЭЦП, средствами автоматизированной системы они помещаются в базу данных или сохраняются на жестком диске в виде файла. Регистрация ЭД в ЕСЭДД производится согласно Инструкции.

3.6. При обмене ЭД, подписанными ЭЦП, участники обмена ЭД в ИОГВ СПб имеют право отказывать в приеме ЭД с указанием причины отказа, а при необходимости запрашивать копии ЭД на бумажном носителе.

3.7. Ответственность за подготовку, прием, отправку и сохранение ЭД в файле и/или базе данных несут сотрудники, в чьи должностные обязанности входит работа с документами и организация документационного обеспечения ИОГВ СПб.

4. Порядок хранения и уничтожения ЭД, подписанных ЭЦП

4.1. Входящие и исходящие ЭД, подписанные ЭЦП, хранятся у пользователей в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях. Хранение ЭД осуществляется по правилам, определенным для соответствующей автоматизированной системы обработки информации в ИОГВ СПб согласно Инструкции.

4.2. Сроки хранения ЭД, подписанных ЭЦП, определяются сроками хранения документов на бумажных носителях в соответствии с Инструкцией.

4.3. ЭД, подписанные ЭЦП, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены в установленном порядке.

4.4. Уничтожение ЭД, подписанных ЭЦП, производится не ранее уничтожения копий этих ЭД на бумажных носителях.

4.4. Архивы входящих и исходящих ЭД, подписанные ЭЦП, ведутся в соответствии со следующими требованиями:

КонсультантПлюс: примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

4.4.1. Оперативное хранение ЭД, находящихся в работе, осуществляется одним из ниже перечисленных способов:

  • в файловой структуре на внешних носителях (каждый документ на отдельном носителе или несколько документов на одном носителе);
  • в файловой структуре на жестком диске (на локальном компьютере или на сервере, с обязательным периодическим изготовлением копий на внешних носителях);
  • в базе данных на жестком диске (на локальном компьютере или на сервере, с обязательным периодическим изготовлением копий на внешних носителях).

4.4.2. Хранение ЭД, размещенных в деле, осуществляется аналогично п. 4.4.1. В дело помещается описание ЭД, которое содержит:

  • регистрационный номер документа;
  • дату регистрации;
  • название документа;
  • аннотацию (наименование организации/подразделения, от которых поступил ЭД, его исходящий номер и дата);
  • описание электронного формата;
  • вид носителя;
  • описание физической и логической структуры (для баз данных);
  • объем документа (для баз данных также количество записей);
  • сертификаты ЭЦП, используемых для подтверждения подлинности ЭД и ЭЦП;
  • место хранения ЭД.

4.5. Ответственность за хранение ЭД (создание резервных копий файлов и баз данных) несут специально назначенные сотрудники подразделений автоматизации ИОГВ СПб.

5. Контроль за исполнением требований Временного положения

5.1. В соответствии с требованиями распоряжения Администрации Санкт-Петербурга от 07.07.2003 №1663-ра:

5.1.1. Исполнение функций по организации проведения опытной эксплуатации по отработке использования ЭЦП в электронном документообороте, а также по контролю за состоянием безопасности использования ЭЦП в информационных системах и сетях ИОГВ СПб возложено на Комитет по информатизации и связи.

5.1.2. Организация и проведение опытной эксплуатации в подразделениях ИОГВ СПб в соответствии с требованиями Временного положения, а также ежеквартальный анализ достигнутых результатов ее проведения с выдачей рекомендаций в Комитет по информатизации и связи возлагаются на руководителей ИОГВ СПб.


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^