Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Приказ Госгортехнадзора Российской Федерации от 9 декабря 1998 г. N 238

Инструкция по делопроизводству в федеральном горном и промышленном надзоре России (Госгортехнадзоре России)

РД 01-248-98
(утв. приказом Госгортехнадзора РФ от 9 декабря 1998 г. №238)
(с изменениями от 27 апреля 1999 г.)

1.  Общие положения                        
2.  Документация Госгортехнадзора России              
3.  Правила подготовки и оформления документов           
4.  Регистрация документов                     
5.  Индекс документа                        
6.  Подсчет объема документооборота                
7.  Прием и обработка корреспонденции, отправка документов     
8.  Построение поисковой системы                  
9.  Работа исполнителей с документами               
10.  Контроль исполнения документов                 
10.2. Сроки исполнения документов                  
10.3. Организация контроля исполнения                
11.  Составление номенклатуры дел                  
12.  Формирование дел                        
13.  Экспертиза ценности документов                 
14.  Оформление дел                         
15.  Составление описей дел                     
16.  Оперативное хранение документов и дел             
17.  Передача дел на архивное хранение               
Приложение 1. Форма Табеля унифицированных форм документов Госгортехнадзора РФ                  
Приложение 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки                       
Приложение 3. Номенклатура дел структурного подразделения Госгортехнадзора РФ                  
Приложение 4. Номенклатура дел Госгортехнадзора РФ         
Приложение 5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению                       
Приложение 6. Лист-заверитель дела                 
Приложение 7. Внутренняя опись документов дела           
Приложение 8. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения                       
Приложение 9. Опись дел постоянного хранения            
Приложение 10. Классификатор индексов структурных подразделений Госгортехнадзора РФ                  

Настоящая Инструкция по делопроизводству Госгортехнадзора России является результатом переработки Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального горного и промышленного надзора России (Госгортехнадзор России), утвержденной приказом Госгортехнадзора России 30.04.93 №56.

Переработка Инструкции осуществлена в целях совершенствования делопроизводства и организации контроля исполнения в системе госгортехнадзора, а также приведения в соответствие с требованиями, диктуемыми новыми социально-экономическими условиями, сложившимися в результате проведения реформ.

Инструкция по делопроизводству подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации Росархива от 06.07.92 и в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОу. М., 1991) и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97). При ее составлении учтены положения Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Руководителя Аппарата от 17.07.98 №734 (Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере с документами. М.^;СПб., 1997).

Инструкция по делопроизводству Госгортехнадзора России может быть использована при подготовке инструкций по делопроизводству для управлений округов, управлений и инспекций.

Инструкция по делопроизводству доработана во исполнение приказа Госгортехнадзора России от 06.03.98 №51 и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97).

1. Общие положения

1.1. Документы Госгортехнадзора России являются собственностью государства, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, Положением о Госгортехнадзоре России, настоящей Инструкцией и другими нормативными документами по делопроизводству.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Порядок работы коллегии Госгортехнадзора России регламентируется отдельным положением.

Порядок прохождения и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации и ведения делопроизводства по ним определяется отдельной инструкцией.

Порядок проведения экспертизы ценности документов и подготовки к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации определяется отдельным положением о Центральной экспертной комиссии Госгортехнадзора России.

Порядок обращения с документами и иными носителями служебной информации ограниченного распространения определен отдельным положением.

Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием средств вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

  • прием и учет поступающих в подразделение документов^;
  • учет внутренних документов^;
  • передача документов на рассмотрение начальнику подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) – непосредственному ответственному исполнителю^;
  • учет и регистрация исходящих из подразделения документов, передача их на отправку адресатам^;
  • контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов в подразделении, организация справочно-информационной работы^;
  • организация работы с письменными обращениями граждан^;
  • подготовка проекта номенклатуры дел подразделения^;
  • ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача дел постоянного и длительного срока хранения в центральный архив^;
  • выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом^;
  • проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения^;
  • анализ состояния делопроизводства и информирование начальника подразделения об исполнении документов и поручений^;подготовка предложений по совершенствованию работы с документами^;
  • передача информации о ходе прохождения и исполнения документов в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения^;
  • ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители^;
  • ознакомление работников с нормативными, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. О случаях утраты документов исполнитель немедленно докладывает руководителю подразделения, который служебной запиской информирует руководство Госгортехнадзора России и Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку или увольнении находящиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику через ответственного за ведение делопроизводства.

1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения организует периодические проверки ведения делопроизводства. Результаты проверки оформляются справкой, в которой отмечается состояние делопроизводства и контроля исполнения. Справка передается соответствующему заместителю Начальника Госгортехнадзора России, курирующему структурное подразделение. В необходимых случаях материалы проверки докладываются Начальнику Госгортехнадзора России.

1.5. Требования по делопроизводству, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения всеми сотрудниками Госгортехнадзора России.

Все вновь принимаемые на работу лица должны быть ознакомлены с Инструкцией по делопроизводству.

2. Документация Госгортехнадзора России

2.1. В соответствии с действующим законодательством Госгортехнадзор России в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:постановления, приказы, распоряжения, указания.

2.2. По вопросам, входящим в его компетенцию, Госгортехнадзор России разрабатывает проекты законодательных актов, проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, согласовывает их с заинтересованными министерствами и ведомствами и вносит на рассмотрение в установленном порядке.

2.3. По вопросам надзорной деятельности по безопасному ведению работ в промышленности, при перевозках опасных грузов, горного надзора и надзора за охраной недр и гидротехническими сооружениями Госгортехнадзор России разрабатывает, утверждает или согласовывает руководящие организационно-методические и нормативные документы. Порядок подготовки этих документов регламентируется требованиями по разработке, согласованию и пересмотру руководящих документов.
2.4. На виды деятельности, связанные с повышенной опасностью промышленных производств (объектов), Госгортехнадзор России выдает специальные разрешения (лицензии).

2.5. По текущим вопросам надзорной, научно-технической, производственной и административно-хозяйственной деятельности, по правовым и кадровым вопросам Госгортехнадзор России выпускает соответствующие служебные письма.

2.6. Для обеспечения необходимых условий по использованию в дальнейшем средств вычислительной техники в делопроизводстве должен создаваться Табель унифицированных форм документов, утверждаемый руководством Госгортехнадзора России (в соответствии с ГОСТ 6.10.1-88).

Формирование Табеля (приложение 1) осуществляет Техническое управление совместно со всеми структурными подразделениями.

Ведение утвержденного Табеля, внесение в него изменений и контроль за применением осуществляются Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности           
3.2. Бланки документов                        
3.3. Оформление реквизитов документов                 
3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации   
3.3.2. Название документа                      
3.3.3. Дата документа                        
3.3.4. Подписание документа                     
3.3.5. Согласование документа                    
3.3.6. Утверждение документа                    
3.3.7. Адресование документа                    
3.3.8. Заголовок                          
3.3.9. Оформление приложений к документу              
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов  
3.4.2. Резолюция                          
3.4.5. Постановление                        
3.4.6. Приказ                            
3.4.7. Распоряжение                         
3.4.8. Указание                           
3.4.9. Протокол                           
3.5. Заверение документов печатью                   
3.6. Размножение и печатание документов                
3.7. Порядок оформления и выдачи копий документов          

3.1. Документирование управленческой деятельности

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, их поиск, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов:

  • наименование федерального надзорного органа^;
  • название вида документа (приказ, постановление и др.)^;
  • заголовок к тексту^;
  • дата, номер, текст, подпись руководителя, визы.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А3(297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм),

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 «^; Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»^; .

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации

Изображение Государственного герба помещается на верхнем поле бланков писем и распорядительных документов (постановление, приказ, распоряжение, указание, поручение).

Под изображением герба помещается наименование «^; Федеральный горный и промышленный надзор России»^; . Сокращенное наименование «^; Госгортехнадзор России»^; помещается на бланке вслед за полным наименованием, ниже приводятся справочные данные:почтовый адрес, номера телефонов, факсов.

3.3.2. Название документа

Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.

Совместные распорядительные документы Госгортехнадзора России с федеральными органами исполнительной власти и ведомствами издаются с соответствующими названиями (приказ, постановление и др.).

3.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов коллегии – дата их принятия, для утверждаемых документов – дата их утверждения, для актов – дата события.

Для документов, подготовленных Госгортехнадзором России совместно с несколькими федеральными органами исполнительной власти, датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют тремя парами арабских цифр в последовательности:число, месяц, год – 07.01.98.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек):3 марта 1998 г.

3.3.4. Подписание документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, подписывает Начальник Госгортехнадзора России или по его поручению – его заместители.

Нормативные правовые акты подписывает (утверждает) Начальник Госгортехнадзора России или заместитель, исполняющий его обязанности.

Документы, направляемые сторонним организациям от имени Госгортехнадзора России, подписывают Начальник Госгортехнадзора России, его заместители или начальники структурных подразделений.

Документы, направляемые территориальным органам госгортехнадзора, подписывают Начальник Госгортехнадзора России, его заместители или начальники структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят:наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:

             личная подпись
Начальник         ______________           В.Д.Лозовой
Госгортехнадзора России

Документы коллегии, научно-технического совета подписывают председательствующий на заседании и секретарь.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписывающих лиц, а их обязанности, выполняемые в составе комиссии.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, а расшифровки подписей располагают под наименованиями должностей.

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «^; За»^; , надпись от руки «^; Зам.»^; или косую черту перед наименованием должности.

3.3.5. Согласование документа

Согласование документа может проводиться как внутри Госгортехнадзора России, так и вне его.

Согласование внутренних документов оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости указывается должность визирующего.

На распорядительных документах – постановлениях, приказах, распоряжениях, указаниях визы проставляются на первом экземпляре (подлиннике) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отправляемые документы – письма визируются на экземплярах, остающихся в Госгортехнадзоре России (на копиях).

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются и прилагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «^; Замечания прилагаются»^; .

Согласование внешних документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

                           Согласовано
                        Заместитель Начальника
                        Госгортехнадзора России
                        личная подпись
                               А.И.Субботин
                         30.03.98

Согласование нормативного правового акта оформляется визами, которые проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если согласование производится протоколом, письмом и др., то наименование согласующего документа указывается в именительном падеже и гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано         или                       Согласовано
Протокол заседания коллегии          Письмо Госгортехнадзора
Госгортехнадзора России                 России
от 30.05.98 №7                                  от 30.12.97 №02-35/1247

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «^; Листе согласования»^; , если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «^; Лист согласования прилагается»^; .

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

  • со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы^;
  • с общественными организациями в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях^;
  • с органами, осуществляющими федеральный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.).

3.3.6. Утверждение документа

Документы утверждаются руководителями Госгортехнадзора России, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или распорядительным документом (постановление, приказ, решение, протокол) в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа и оформляют следующим образом:

                     Утверждаю
                     Начальник
                     Госгортехнадзора России
                     личная подпись инициалы, фамилия
                     дата

или

                         Утверждено
                         Постановление
                         Госгортехнадзора России
                         от 05.03.98 №3

3.3.7. Адресование документа

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                    Министерство экономики Российской
                    Федерации
                    Управление делами

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Минтопэнерго России     или          Генеральному директору
Бухгалтерия                                     ОАО «^; Звезда»^;
Ведущему специалисту
Петрову А.И.                                     Иванову И. И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                   Начальникам территориальных органов
                   Госгортехнадзора России

Полный почтовый адрес указывают при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами, например:

Редакция журнала «^; Новый мир»^;   или    301264, Тульская обл.,г.Липки,
103806, ГСП, Москва,                                     ул.Садовая, д.5, кв. 12
Малый Путниковский пер., 1/2                       Калинину И.П.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «^; копия»^; перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие государственные органы Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы Госгортехнадзора России, в этих случаях используют конверты с заранее напечатанными адресами.

3.3.8. Заголовок

Документ объемом более одного абзаца должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии^;

чего (кого)?, например:
Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок составлять не обязательно.

3.3.9. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на... л. в... экз.

или

Приложение: 1 брошюра.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложения: 1. Штатное расписание на ... л. в ... экз.
                       2. Смета расходов на... л. в... экз.
                       3. Информационный бюллетень – 2 брошюры.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты, нумерация листов самостоятельная.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

                        Приложение
                        к приказу Госгортехнадзора
                        России
                        от 05.03.98 №7

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.4.1. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («^; имеете»^; , «^; владеете»^; или «^; были»^; , «^; находились»^; и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказы – распорядительную часть без констатирующей^; письма, заявления – просьбу без пояснения^; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение, указание и т.д.), а также документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («^; приказываю»^; , «^; обязываю»^; , «^; предлагаю»^; , «^; прошу»^; ).

Фамилии исполнителей в поручениях документов пишут в дательном падеже.

В распорядительных документах коллегии, совета текст излагают от третьего лица единственного числа («^; постановляет»^; , «^; решил»^; ).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («^; приказываем»^; , «^; решили»^; ).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («^; слушали»^; , «^; выступили»^; , «^; постановили»^; ).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («^; отдел осуществляет функции»^; , «^; в состав управления входят»^; , «^; комиссия установила»^; ).

В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («^; просим направить»^; , «^; направляем на рассмотрение»^; )^;
  • от первого лица единственного числа («^; считаю необходимым»^; , «^; прошу выделить»^; )^;
  • от третьего лица единственного числа («^; Госгортехнадзор России не возражает»^; , «^; управление считает возможным»^; ).

3.4.2. Резолюция

Поручения по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату. При наличии в резолюции нескольких исполнителей подчеркиванием фамилии указывается ответственный исполнитель, если нет подчеркивания, то ответственный исполнитель – лицо, названное в резолюции первым.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, приложенном к документу.

3.4.3. Проекты документов Госгортехнадзора России (постановление, приказ, распоряжение, указание, письмо) должны быть конкретными, лаконичными, излагаться фразами и формулировками, исключающими различные толкования.

Документы печатаются шрифтами 14 (Times New Roman Cyr), 12-13 (Arial Cyr) или «^; машинка»^; (в редакторе Лексикон).

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посредине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «^; страница»^; (стр.) и знаков препинания.

3.4.4. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются Госгортехнадзором России и представляются Начальником Госгортехнадзора России по поручениям и в инициативном порядке, в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации.

Подготовка проектов документов высших государственных органов Российской Федерации осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется Начальником Госгортехнадзора России, второй экземпляр – заместителем Начальника, начальниками соответствующих структурных подразделений, а также руководителем юридической службы, к проекту документа прилагается лист согласования с заинтересованными министерствами, ведомствами и организациями.

Проект документа направляется в высшие государственные органы Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором обосновываются необходимость принятия решения и его содержание.

На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается фамилия и номер телефона начальника структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Проекты документов печатаются в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй – остается в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения^; третий – у ответственного исполнителя.

Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации подписывает Начальник Госгортехнадзора России или лицо, исполняющее его обязанности.

3.4.5. Постановление

Госгортехнадзор России в пределах своей компетенции издает постановления, которые могут иметь межведомственный характер – постановления Госгортехнадзора России или ведомственный характер – постановления коллегии Госгортехнадзора России.

Проекты постановлений разрабатываются управлениями и отделами в соответствии с планами работы, решениями и поручениями высших государственных органов Российской Федерации, а также по поручению руководства Госгортехнадзора России или по собственной инициативе.

Постановления принимаются для решения важнейших вопросов деятельности Госгортехнадзора России и подконтрольных ему предприятий и организаций, а также для утверждения нормативных документов.

Текст постановления состоит из констатирующей и постановляющей частей. Для постановления Госгортехнадзора России постановляющая часть начинается фразой «^; Госгортехнадзор России постановляет:»^; , для постановления коллегии Госгортехнадзора России постановляющая часть начинается фразой «^; коллегия Госгортехнадзора России постановляет:»^; .

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, пятый абзац пункта 3.4.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции.

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Проекты постановлений визируются руководителями структурных подразделений, подготовившими проект, а также теми руководителями, которые ответственны за выполнение изложенных в нем требований, в юридической службе, заместителем Начальника Госгортехнадзора России, курирующим подразделение, ответственное за подготовку проекта постановления, начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству.

В последнем пункте постановляющей части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления в целом.

Постановления коллегии и Госгортехнадзора России подписывает Начальник Госгортехнадзора России или исполняющий его обязанности заместитель.

Образцы прилагаются.

3.4.6. Приказ

Приказ – правовой акт, которым оформляются решения и поручения по организации работы Госгортехнадзора России, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Изменения, дополнения и отмена приказов производятся только приказами.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Госгортехнадзора России или по собственной инициативе.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ высшего государственного органа Российской Федерации, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Госгортехнадзора России.

Распорядительная часть начинается словом приказываю.

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

При необходимости пункты разделяются на подпункты (не более трех цифр) и обозначаются арабскими цифрами (1.1, 1.2, ... 2.2.3). После цифровых перечислений с точкой 1., 1.2.3. текст следует начинать с прописной буквы. Если в разделе, пункте или подпункте дается обобщение и ставится двоеточие, то пункты и подпункты при перечислении заканчиваются точкой с запятой.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то последний пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «^; Признать утратившим силу...»^;.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также в необходимых случаях руководителями подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, и других заинтересованных структурных подразделений. Имеющиеся возражения по проекту приказа излагаются на отдельном листе, который прикладывается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.

Проекты приказов обязательно визируются заместителем Начальника Госгортехнадзора России, курирующим структурное подразделение, юридической службой, а также начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству.

Приказ подписывает Начальник Госгортехнадзора России, а в его отсутствие – заместитель, исполняющий обязанности Начальника.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Образец прилагается.

3.4.7. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт управления Госгортехнадзора России, имеет обязательную силу для управлений и отделов центрального аппарата и территориальных органов государственного надзора, которым оно адресовано.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом обязываю, – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки:»^; в соответствии»^; , «^; в связи»^; , «^; в целях»^; и т.д.

Проект распоряжения должен быть согласован с должностными лицами, ответственными за выполнение изложенных требований.

Исполнителями распоряжений могут быть структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Право подписи распоряжений может делегироваться Начальником Госгортехнадзора России своим заместителям.

Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Образец прилагается.

3.4.8. Указание

Указание – распорядительный документ, издаваемый Госгортехнадзором России преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и поручений.

Право подписи указаний может делегироваться Начальником Госгортехнадзора России своим заместителям.

Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом предлагаю (обязываю).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Образец прилагается.

3.4.9. Протокол

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, собраниях, совещаниях, конференциях и научно-технических советах.

Текст протокола состоит из двух частей:вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты:начальник, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили).

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Образец прилагается.

3.5. Заверение документов печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, фактов совершения действия (события), ставится печать.

Гербовая печать ставится на документах в тех случаях, когда это специально предусматривается нормативным актом, например в трудовых книжках, на удостоверениях личности и др.

Кроме того, ставить печать необходимо во всех случаях удостоверения прав юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на доверенностях, договорах.

Печать соответствующего структурного подразделения (не гербовая) может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, заработной плате и т.д.).

Оттиск печати должен захватывать часть подписи и окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Размноженные экземпляры документов (ксерокопии), не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, обязательно заверяются печатью.

3.6. Размножение и печатание документов

3.6.1. Размножению подлежат тщательно подготовленные, правильно оформленные, подписанные или завизированные материалы. Материалы размножаются с первого экземпляра подлинника, согласующие визы закрываются.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, который визируется начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству.

К материалу, передаваемому на размножение, необходимо прикладывать список его рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.

Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.6.2. Все документы (приказы, постановления, письма, инструкции, правила, отчеты) печатаются в структурных подразделениях Госгортехнадзора России.

На оборотной стороне последнего листа приказа, постановления, письма в левом нижнем углу печатаются фамилия, инициалы исполнителя, номер его служебного телефона и идентификатор (файл) электронной копии, а при тиражировании письма – на лицевой стороне внизу.

3.7. Порядок оформления и выдачи копий документов

Копия исходящего документа содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляются дата подписания и регистрационный номер.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «^; Подпись»^; проставляют:заверительную надпись «^; Верно»^; ^;должность лица, заверившего копию^;личную подпись^;расшифровку подписи (инициалы, фамилию)^;дату заверения, например:

Подпись
Верно
Старший инспектор    Личная подпись           Н.А.Молчанова
17.07.98

4. Регистрация документов

Регистрация документов проводится в целях обеспечения учета, контроля и поиска документов.

4.1. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в Госгортехнадзор России документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе.

В зависимости от документооборота и технической оснащенности формы регистрации в Госгортехнадзоре России компьютерные и карточные. Регистрационные данные о документах не зависят от форм регистрации. Наиболее предпочтительной является работа с документами с помощью компьютерной техники.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (информационные, распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в Госгортехнадзоре России, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые при помощи средств компьютерной техники.

4.3. Документы регистрируются в Госгортехнадзоре России один раз:поступающие – в день поступления, создаваемые – в день принятия, утверждения или подписания.

Регистрация поступающих и создаваемых документов производится децентрализованно в пределах групп в зависимости от вида документа, автора, содержания и адресата. Например, отдельно регистрируются указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, приказы Госгортехнадзора России по основной деятельности, приказы по кадрам и др.

В Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения регистрируются все документы, поступающие на имя Начальника Госгортехнадзора, а также отправляемые за его подписью, распорядительные документы по основной деятельности Госгортехнадзора России (приказы, указания, распоряжения, постановления и др.), документы, направляемые в высшие государственные органы Российской Федерации.

Документы, поступающие на имя заместителей Начальника Госгортехнадзора России и в структурные подразделения, регистрируются на карточках, а с внедрением компьютерной техники для делопроизводства – на магнитных носителях.

Регистрация производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов регистрации (приложение 2).

4.4. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:

  • распиской исполнителя о получении документа (включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещается на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа)^;
  • отметкой об исполнителе (для писем обязательно)^;
  • количеством листов документа^;
  • наличием приложений^;
  • промежуточными сроками исполнения^;
  • переносом сроков исполнения^;
  • отметкой о прохождении документа^;
  • оценкой исполнения^;
  • сроком хранения документа и др.

4.5. Документы, адресованные Начальнику Госгортехнадзора России, регистрируются в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения на регистрационных листах в двух экземплярах и после рассмотрения их руководством передаются под расписку в получении с одним регистрационным листом в структурные подразделения.

Второй экземпляр остается на контроле.

Письма, заявления и жалобы граждан регистрируются в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения и в тот же день докладываются руководству или направляются в соответствующие управления и отделы.

Отделу делопроизводства и хозяйственного обеспечения по согласованию с Начальником Госгортехнадзора России в зависимости от содержания и автора поступившего документа (за исключением правительственных документов) разрешается передавать отдельные документы на рассмотрение и исполнение заместителям Начальника Госгортехнадзора России и начальникам структурных подразделений без регистрации в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения. В этих случаях такие документы регистрируются соответственно у заместителей Начальника или в структурных подразделениях.

4.6. У заместителей Начальника Госгортехнадзора России регистрируются все документы, поступившие на их имя, документы, переданные Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения по согласованию с Начальником Госгортехнадзора России (п.4.5), а также все создаваемые документы, подписанные ими.

4.7. В структурных подразделениях регистрируются все адресованные им документы, документы, переданные Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения по согласованию с Начальником Госгортехнадзора России (п.4.5), а также все создаваемые документы за подписью начальника структурного подразделения в пределах его компетенции или по поручению Начальника Госгортехнадзора России.

4.8. Регистрации не подлежат:

  • материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, проспекты с научно-технической информацией, сводки и информации, присланные для сведения, формы статистической отчетности, балансы предприятий, бухгалтерские документы, учебные планы, программы^;
  • печатные издания – книги, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты, газеты, брошюры, иные периодические издания^;
  • поздравительные письма, открытки и телеграммы, перфокарты, пригласительные билеты, обращения в анонимной форме.

Не подлежат централизованной регистрации в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения докладные и служебные записки на имя Начальника и его заместителей, учет которых должен осуществляться в структурных подразделениях по установленной форме.

Такая корреспонденция, а также пакеты с надписью «^; Лично»^; или адресованные общественными организациями без регистрации передаются по назначению.

5. Индекс документа

На каждом отправляемом документе проставляются дата и исходящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения по классификатору индексов (приложение 10) и порядкового номера документа.

6. Подсчет объема документооборота

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в Госгортехнадзоре России за выбранный отрезок времени (месяц, год).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа управленческой деятельности.

Результаты учета объема документооборота обобщаются Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения и представляются руководству Госгортехнадзора России с предложением мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналу копировально-множительного участка, по которому определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Поступающие и выпущенные документы подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (распорядительные, переписка, письма граждан, финансовые и др.) по каждому управлению и отделу в табличной форме.

7. Прием и обработка корреспонденции, отправка документов

7.1. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

В нерабочее время корреспонденция принимается ответственным дежурным (с последующей передачей в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения).

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, в пункт 7.2 настоящей Инструкции внесены изменения.

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Работник, обрабатывающий корреспонденцию, проверяет правильность реквизитов адресата, наличие даты, регистрационного номера, подписи и исполнителя на документе, а также всех перечисленных приложений к нему.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю. Неподписанные письма возвращаются организации, приславшей их. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается в отделение связи.

Все конверты, за исключением с надписью «^; Лично»^; и адресованные общественными организациями, вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили жалобы и заявления граждан, обязательно сохраняются и прилагаются к письмам.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Поступившие документы в зависимости от адресата и содержания рассортировываются по принадлежности без регистрации. На обороте последнего листа документа ставится дата его поступления.

Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Госгортехнадзора России, раскладывается по ячейкам сортировочного стеллажа и забирается сотрудниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

Срочные документы (включая телеграммы) доставляются немедленно.

Документы, адресованные заместителям Начальника Госгортехнадзора России, передаются соответствующим страшим инспекторам приемных.

Документы, требующие соответствующих поручений и резолюции Начальника Госгортехнадзора России (а также жалобы, обращения и заявления граждан), регистрируются и докладываются Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения и в соответствии с поручениями передаются ответственным исполнителям.

7.3. Подлежащие отправке документы передаются в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, должны быть правильно оформлены (наличие подписи, исходящего номера, даты, наличие фамилии исполнителя и номера его телефона, приложений, адресата).

При передаче управлениями и отделами корреспонденции на отправку необходимо:поставить дату и исходящий номер, который состоит из индекса, присвоенного структурному подразделению (приложение 10), номера дела и порядкового номера регистрации исходящей корреспонденции^;заверить копию отправляемого документа, проверить правильность адресата, наличие перечисленных приложений, а также подписей^;на письмах с несколькими адресатами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма (если документ направляется в несколько адресов, должны быть подписаны все экземпляры).

Для доставки документов, направляемых в высшие государственные органы Российской Федерации в срочном порядке, могут привлекаться работники структурных подразделений.

7.4. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения осуществляет фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, передачу отправляемой почты в отделение связи.

При отправке свыше 10 бандеролей структурные подразделения оказывают помощь работнику Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

7.5. Порядок составления, передачи и приема телеграмм, телефонограмм и телефаксных сообщений.

7.5.1. Телеграфную переписку допускается вести только по срочным вопросам. Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Образцы прилагаются.

Телеграммы, подписанные руководством Госгортехнадзора России или начальниками структурных подразделений, визируются начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству и передаются на телеграф для отправки.

Телеграммы составляются по следующей форме:почтовый индекс, город, адресат, текст, исходящий номер, подпись^; ниже под чертой ставятся визы и указываются исполнитель и телефон.

В ответных телеграммах перед текстом указываются номер и название того документа, на который дается ответ.

Телеграммы с вызовом работников в Москву подписываются только руководством Госгортехнадзора России.

Исходящие телеграммы регистрируются в журнале регистрации.

Поступившие телеграммы передаются адресату с соответствующей регистрацией в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения или структурных подразделениях.

7.5.2. Для оперативного решения служебных вопросов допускается передача телефонограмм.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителями Госгортехнадзора России или начальниками структурных подразделений.

На телефонограмме после ее передачи должно быть указано: время передачи в часах и минутах, фамилия работника, передавшего телефонограмму, фамилия и номер телефона работника, принявшего телефонограмму. Переданные и принятые телефонограммы подшиваются в соответствующие дела управлений и отделов.

7.5.3. Передача по телефаксу единичных документов, подписанных руководством Госгортехнадзора России или начальниками структурных подразделений, производится назначенным должностным лицом с обязательным учетом передаваемых сообщений в журнале.

Принятые телефаксные сообщения также подлежат учету и после соответствующей регистрации и оформления передаются адресату вместе с документами, поступающими по почте.

8. Построение поисковой системы

8.1. Поисковая система (традиционная карточная и автоматизированная) строится на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

8.2. Наличие справочной картотеки является обязательным для всех структурных подразделений. Справочная картотека делится на две части:неисполненные и исполненные документы.

Первая часть картотеки служит для поиска документов в процессе их исполнения, в которую помещаются карточки текущего контроля по исполнителям. В этой части картотеки также помещаются карточки на документы, которые требуют длительного контроля.

Во вторую часть картотеки помещаются карточки исполненных документов. В этой части располагаются карточки по порядку номеров.

Во второй части картотеки отдельно располагаются по порядку номеров карточки на документы, поступившие от руководства Госгортехнадзора России.

Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками об исполнении перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

8.3. При передаче документов на хранение в центральный архив передаются и поисковые системы (справочная и другие картотеки).

При автоматизации поисковой системы из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие государственному хранению.

9. Работа исполнителей с документами

9.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

9.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день.

9.3. Исполнение документа предусматривает:сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Госгортехнадзора России или начальникам структурных подразделений, подготовку к отправке адресату.

Исполнитель согласовывает необходимое количество экземпляров документа, оформляет заявку и передает документ на тиражирование. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, составляется рассылка.

9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Госгортехнадзор России и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, пункт 9.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции.

См. текст абзаца в предыдущей редакции

9.5. Если исполнение документа поручается нескольким руководителям подразделений, то ответственным считается тот, кто указан в резолюции первым.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему представляется право созывать соисполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

9.6. Для передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Подписанные руководителем подразделения исходящие письма регистрируются и передаются для отправки в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, первый абзац пункта 9.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции.

См. текст абзаца в предыдущей редакции

9.7. Документы, подготовленные на подпись Начальнику Госгортехнадзора России, предварительно визируются начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству, которые несут ответственность за правильностью их оформления.

В Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения для подшивки в дело оставляется копия документа с визами, а вторая копия возвращается в управление или отдел по принадлежности.

Все документы высших государственных органов Российской Федерации после их исполнения возвращаются в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, где хранятся в соответствующих номенклатуре делах.

Управлениям и отделам запрещается регистрировать все документы, подписанные Начальником Госгортехнадзора России, а также подписанные заместителями Начальника документы в высшие государственные органы Российской Федерации, в том числе ответы на запросы депутатов, жалобы и обращения граждан.

9.8. На исходящих письмах Госгортехнадзора России, адресованных в высшие государственные органы Российской Федерации, указываются заголовок, дата и номер поручения.

На документах, посылаемых в ответ на письма федеральных органов исполнительной власти, ведомств и других организаций, делается ссылка на номер и дату письма корреспондента.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Образцы писем прилагаются.

9.9. Выдача на руки документов, подписанных руководством Госгортехнадзора России, представителям других организаций для передачи адресату допускается в исключительных случаях по просьбе начальника управления или отдела, с согласия руководителя, подписавшего документ.

9.10. Докладные записки, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке наравне с входящими документами передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения либо помещаются в соответствующие дела управлений и отделов.

9.11. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационном документе или других учетных формах.

Передача документов исполнителям в пределах структурного подразделения производится через отвечающего за делопроизводство сотрудника, который делает соответствующую отметку в регистрационном документе или журнале.

Передача на исполнение документов, полученных от руководителей Госгортехнадзора России, из одного структурного подразделения в другое производится только по согласованию с этими руководителями.

10. Контроль исполнения документов

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, пункт 10.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции.

См. текст абзаца в предыдущей редакции

10.1. Контроль за исполнением организационно-распорядительных документов устанавливается в целях обеспечения своевременного и полного решения вопросов, содержащихся в документах и поручениях руководства Госгортехнадзора России, укрепления исполнительской дисциплины и повышения персональной ответственности сотрудников.

Контролю подлежат:

  • поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях и других документах органов государственной власти Российской Федерации^;
  • постановления Госгортехнадзора России и коллегии, приказы, распоряжения, указания, поручения Начальника Госгортехнадзора России^;
  • поручения заместителей Начальника Госгортехнадзора России и руководителей структурных подразделений центрального аппарата Госгортехнадзора России^;
  • предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся правомочий Госгортехнадзора России.

Все структурные подразделения Госгортехнадзора России в соответствии со своими функциями осуществляют контроль по существу и срокам исполнения документов и поручений.

Контроль осуществляют:

Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения

  • за исполнением поручений органов государственной власти Российской Федерации^;постановлений коллегии Госгортехнадзора России, приказов, распоряжений, указаний, поручений Начальника Госгортехнадзора России, по резолюциям руководства Госгортехнадзора России^;за своевременным представлением ответов по заявлениям и жалобам граждан.

Советник (помощник) Начальника Госгортехнадзора России

  • за исполнением постановлений коллегии Госгортехнадзора России, поручений Начальника Госгортехнадзора России, а также документов с пометкой «^; К»^; .

Старшие инспектора приемных заместителей Начальника Госгортехнадзора России

  • за сроками выполнения поручений своего руководителя^; постановлений Госгортехнадзора России, коллегии, приказов, контроль за исполнением которых возложен на соответствующего заместителя Начальника, а также указаний и распоряжений, изданных за подписью соответствующего заместителя Начальника.

Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Госгортехнадзора России

  • за сроками исполнения документов и поручений руководства подразделения, а также за выполнением пунктов постановлений Госгортехнадзора России, коллегии, приказов, контроль за исполнением которых возложен на соответствующего руководителя подразделения.

Кураторы (специалисты, которым приказом от 26.08.97 №144 поручена работа по взаимодействию с территориальными органами)

  • за сроками выполнения конкретными территориальными органами поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах Госгортехнадзора России.

Исполнители (специалисты, отвечающие за исполнение конкретных поручений)

  • за своевременную подготовку документов, требующих исполнения.

10.2. Сроки исполнения документов

10.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших государственных органов Российской Федерации, индивидуальные – устанавливаются руководством Госгортехнадзора России.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационный документ.

10.2.2. Типовые сроки исполнения документов

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Подготовка заключений по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации – в течение 1-3 дней.

Письма-поручения и письма-запросы высших государственных органов Российской Федерации – к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

Запросы и предложения депутатов – в срок до 20 дней^; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно.

Если стоит пометка «^; Срочно»^; – исполнение в 3-дневный срок, а требующих дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 дней.

Приказы и указания Начальника Госгортехнадзора России во исполнение документов Правительства Российской Федерации – согласно указанному сроку.

Поручения и резолюции Начальника Госгортехнадзора России с буквой «^; К»^; обязывают исполнителей в 10-дневный срок исполнить документ или доложить о стадии выполнения.

Телеграммы, требующие срочного решения, – до 2 дней^;остальные – в течение 10 дней.

Заявления, предложения и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней.

10.2.3. Документы и поручения считаются исполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Документы с поручениями высших государственных органов Российской Федерации, а также предложения, заявления и жалобы граждан снимаются с контроля после того, как все относящиеся к ним материалы возвращаются в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для формирования в дела согласно номенклатуре.

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, пункт 10.2.3 настоящей Инструкции дополнен абзацем следующего содержания

Исполненные поручения по документам органов государственной власти Российской Федерации, постановлениями коллегии, приказам снимаются с контроля Начальником Госгортехнадзора России либо по его согласию заместителем Начальника. Если ответственный исполнитель представил все соответствующие материалы по выполнению контрольного документа, то это документ может быть снят с контроля начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения или его заместителем по делопроизводству.

Документы, поставленные на контроль заместителями Начальника Госгортехнадзора России или начальниками структурных подразделений, после представления материалов об исполнении снимаются с контроля этими должностными лицами.

10.3. Организация контроля исполнения

10.3.1. Контроль исполнения строится на базе данных регистрационных форм (в том числе на базе данных компьютерной техники).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии, письма и др.).

10.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

  • задания последующих лет – не реже одного раза в год^;
  • задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц^;
  • задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в другую организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационного листка. После исполнения один экземпляр листка возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

10.3.3. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения еженедельно напоминает начальникам управлений и отделов о сроках исполнения документов, поручений, требований приказов, постановлений. Руководство Госгортехнадзора России ежемесячно информируется о неисполненных документах.

10.3.4. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляется работником, на которого возложено ведение делопроизводства.

Эти работники ведут учет исполнения документов, постоянно контролируют ход их исполнения, о чем обязательно делают соответствующие отметки на регистрационных листках и систематически докладывают руководителю о состоянии выполнения поручений.

Исполненные структурными подразделениями документы, поступившие на имя Начальника Госгортехнадзора России, передаются в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для списания в дело.

10.3.5. Документы, поступающие непосредственно в адрес управлений и отделов, по указанию их руководителей берутся на контроль, о чем делается отметка в регистрационных формах, после чего передаются работникам на исполнение.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, посылаемые в другие организации, ведется непосредственно исполнителями. В этом случае копии исходящих документов, взятых на контроль, хранятся отдельно (в папке писем, ожидающих ответа) и подшиваются в дело только после получения ответа и решения вопроса, поставленного в данном документе.

Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ (исходящий) проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа).

У исполнителей могут храниться лишь документы, находящиеся в стадии исполнения. После исполнения документа исполнитель обязан возвратить его со всеми относящимися к нему материалами лицу, ответственному за делопроизводство.

10.3.6. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, которое его установило. Продление срока исполнения документа, взятого на контроль по резолюции руководства Госгортехнадзора России, должно быть оформлено исполнителем документа не позднее чем за 2 дня до истечения времени, отведенного на его исполнение. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

В случае невозможности исполнения поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации к установленному сроку исполнитель обязан не позднее чем за неделю до истечения установленного срока подготовить мотивированное письмо за подписью руководства Госгортехнадзора России об отсрочке исполнения поручения.

10.3.7. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения один раз в месяц обобщает данные, представляемые структурными подразделениями Госгортехнадзора России, о ходе выполнения документов, находящихся на исполнении, и подготавливает для оперативных совещаний перечень контрольных документов, не выполненных в срок, по форме (приложение 3).

Изменениями и дополнениями, утвержденными приказом Госгортехнадзора РФ от 27 апреля 1999 г. №73, пункт 10.3.7. настоящей Инструкции дополнен абзацем следующего содержания

Руководители структурных подразделений центрального аппарата Госгортехнадзора России обязаны своевременно представлять справки о ходе выполнения возложенных на них поручений лицам, осуществляющим контроль за исполнением.

11. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Госгортехнадзора России составляется Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 3).
Номенклатура дел Госгортехнадзора России согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается Начальником Госгортехнадзора России (приложение 4).

Утвержденная номенклатура находится в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (в центральном архиве) для контроля за правильностью формирования дел в текущем делопроизводстве и за полнотой сдачи документальных материалов в архив. Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры Госгортехнадзора России.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел включается в раздел номенклатуры дел Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно в графе «^; Примечания»^; проставляются отметки о заведении дел и количестве томов, передаче их в архив, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.

В случае поступления в течение года документов, не предусмотренных номенклатурой дел, она может дополняться новыми наименованиями дел с согласованием их в Отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения. С этой целью в номенклатуре дел структурных подразделений оставляются резервные номера.

При необходимости документы разного срока хранения по одному и тому же вопросу могут храниться в одном деле и сдаются в архив по документу с большим сроком хранения.

Сводная номенклатура дел имеет общую порядковую нумерацию всех дел.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Госгортехнадзоре России и его структурных подразделениях, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом «^; Для служебного пользования»^; , различного рода картотеки и т.д.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел центрального аппарата являются названия структурных подразделений:разделы располагаются в соответствии с классификатором индексов структурных подразделений Госгортехнадзора России (приложение 10).

Графы номенклатуры дел центрального аппарата Госгортехнадзора России, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного классификатором индексов цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения по классификатору, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений^;для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурных дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («^; разные материалы»^; , «^; общая переписка»^; и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности, и может уточняться в процессе формирования и оформления:

  • название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.)^;
  • название федерального органа или структурного подразделения^;
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа)^;
  • краткое содержание документов дела^;
  • название территории, с которой связано содержание документов дела^;
  • даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела^;
  • указание на копийность документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов со сроками хранения Государственного комитета по надзору за безопасным ведением работ в промышленности и горному надзору при Совете Министров СССР, его республиканских и местных органов за 1973 г., а при его отсутствии – согласованный с Государственным архивом Российской Федерации срок хранения.

В графе 5 «^; Примечание»^; указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, сборники законодательства Российской Федерации, брошюры, справочники, рефератные журналы и другие подобные материалы.

Дела, находящиеся в производстве на протяжении двух или нескольких лет (переходящие), записываются в номенклатуру дел ежегодно, сдаются на хранение в архив по году их окончания, а не по году заведения данного дела.

Годовые отчеты территориальных органов госгортехнадзора учитываются по описи того года, к которому они относятся по своему содержанию.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (постоянного, долговременного и временного хранения), итоговая запись заверяется сотрудником, отвечающим за делопроизводство структурного подразделения (приложение 4).

12. Формирование дел

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Госгортехнадзоре России формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения (сотрудником, отвечающим за центральный архив).

При формировании дел необходимо:

  • включать только один экземпляр документа^;
  • помещать только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре^;
  • объединять документы только по одному вопросу^;
  • группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел^;
  • раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения^;
  • помещать в дела машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, лишние экземпляры, черновики^; дело не должно превышать 250 листов, при большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель, на документе проставляются отметка «^; В дело N...»^; , дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы Госгортехнадзора России группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности^;документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Подшивка документов в дела производится так, чтобы их можно было прочитать без расшивки дела. Материалы в делах должны располагаться в следующем порядке:

  • документ, на основании которого заведена переписка^;
  • другой необходимый материал по данному вопросу в хронологическом порядке^;
  • справка (или записка), составленная для доклада руководству, или выписка из какого-либо документа и т.п.^;
  • документ, которым данный вопрос решен.

Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома.

13. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – определение ценности документов в целях отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Госгортехнадзоре России создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Госгортехнадзора России.

Отбор документов для постоянного хранения в структурных подразделениях проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел – из них изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с этим проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «^; до минования надобности»^; .

По результатам отбора составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 5).

Акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения рассматриваются ЦЭК и утверждаются руководством Госгортехнадзора России.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены Государственным архивом Российской Федерации.

14. Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, что предусматривает:

  • подшивку или переплет дела^;
  • нумерацию листов в деле^;
  • составление заверительной надписи дела (приложение 6)^;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 7)^;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия подразделения, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению (допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи).

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 8). Надписи на обложках дел следует производить четко, черными чернилами или тушью. На корешке папки пишется номер дела, номер тома и год его заведения.

15. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также дела со специальной документацией (научные отчеты по темами), прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются отдельные описи (приложение 9). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Эти описи служат основой для подготовки сводной описи Госгортехнадзора России для сдачи дел на государственное хранение.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

  • заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел^;
  • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером)^;
  • порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет^;
  • порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения (центральным архивом)^;
  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела^;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «^; то же»^; , при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью)^;
  • для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года)^;
  • графа описи «^; Примечание»^; используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

16. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения дела хранятся по месту их формирования до истечения срока, установленного для уничтожения или передачи в центральный архив.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов в делах.

Дела находятся в специально отведенных для этой цели местах, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документа дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника Госгортехнадзора России с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

17. Передача дел на архивное хранение

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Госгортехнадзора России, имеющие историческое, социальное, научное или экономическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение.

Для учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу) в составе Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения имеется центральный архив, порядок работы которого определяется отдельным положением.

Центральный архив хранит документы центрального аппарата.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу только по описям.

Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

Прием каждого дела производится ответственным за центральный архив в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, в центральный архив доставляют сотрудники структурных подразделений. Вместе с делами в центральный архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению Начальника Госгортехнадзора России по описи или номенклатуре дел.

Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной службы
России
06/11/98 В.А.Еремченко
(дата)

Приложения


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^