Кому на самом деле выгоден кадровый электронный документооборот

Согласно планам Минтруда совсем скоро, а именно в 2023 году перевод кадровых документов в электронный вид станет обязательным для всех компаний.

Сегодня кадровый электронный документооборот (КЭДО) — дело добровольное, однако, исследование показало, что в 2021 году объем рынка кадрового электронного делопроизводства составил порядка 350 млн рублей.

Прогноз экспертов на 2022 год — рост объемов в 8-10 раз, и эта цифра вполне реальна. Ведь согласно опросам ассоциации РОСЭУ около 70% опрошенных работодателей либо перевели кадровые процессы в цифру, либо планируют это сделать в ближайшее время. 

Еще 10 лет назад и представить не могли, что регулярное посещение офиса станет не обязательным условием для соискателя. Сегодня более 50% компаний имеют в штате дистанционных сотрудников, и это никого не удивляет. Нормы дистанционной работы закреплены в статье 312.1 ТК РФ. 

С выходом поправок в ТК РФ (см. закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ) компании могут создавать и использовать в электронном виде большинство кадровых документов, за исключением: 

• акта о несчастном случае на производстве;
• приказа (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• бумаги по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).

Все это позволяет расширять географию найма, и находить специалистов из самых разных уголков страны. Еще одно очевидное преимущество перехода на КЭДО — сокращение затрат на расходные материалы, печать и хранение большого количество документов. В среднем на это работодатель тратит  от 2 тыс. рублей в год на одного сотрудника.

Переход на КЭДО сокращает не только денежные, но и временные ресурсы, Например, трудозатраты отдела кадров на операционку. Чтобы оформить один-единственный документ для дистанционного сотрудника «традиционным способом», нужно пройти через целую цепочку действий:

• подготовить документы соответствующей формы;
• распечатать;
• поставить печать;
• подписать у ответственного лица;
• упаковать в конверт и отправить;
• проследить, что документы дошли до адресата и обратно;
• отсортировать полученные документы;
• сдать в архив.

С переводом документооборота в цифру действия сотрудников отдела кадров сведутся к заполнению, отправке и получению нужного документа через сервис. 

• Компаниям со штатом более 100 человек. На одного сотрудника такая организация выпускает до нескольких десятков кадровых документов в год. Как при этом работает HR-отдел? Практически в режиме нон-стоп оформляет приказы об отпусках и командировках, распоряжения о переводах сотрудников, премиях или штрафах. На стратегические задачи у кадровиков не остается ни времени, ни сил. 
• Компаниям с филиалами. Причем их количество малозначимо — даже филиальной сети по всей стране пока нет, а есть один-два дополнительных офиса в других городах, кадровое делопроизводство усложняется. Ведь к оформлению и подписанию многочисленных документов добавляется необходимость пересылать документы курьерами и требовать от филиалов обратную отправку. При таком раскладе что-то потеряется, а что-то будет оформлено ненадлежащим способом. Чем это грозит? Беспорядком в кадровых процессах, нарушениями сроков согласования и подписания документов, что в свою очередь уже чревато проблемами с трудовой инспекцией. 
• Компаниям с удаленщиками. IT, маркетинг, консалтинг — существует ряд ниш, в которых физическое присутствие сотрудников в офисе уже давно необязательно. Они спокойно справляются со своими задачами, работая из разных городов. Однако компании важно сохранить квалифицированных работников в штате, не оформляя как фрилансеров. Например, группу программистов, которая работает над долгосрочным сложным продуктом. Или компанию маркетологов, которая создает стратегию продвижения нового продукта. В подобных случаях КЭДО становится единственно возможным способом ведения документооборота. 
• Компаниям, которым важен HR-бренд. Современная ситуация на рынке и важность экономии средств оставляет большинству компаний относительно немного возможностей для поддержания HR-бренда. Внедрение КЭДО — одно из решений, которое позволит и сэкономить, и получить лояльность действующих и потенциальных работников. Для работников это означает возможность дистанционного сотрудничества, отсутствие необходимости отвлекаться для посещения отдела кадров. Для работодателя — экономию на бумаге и курьерских услугах. 

1. Несмотря на временную необязательность кадрового ЭДО, уже сегодня отчетливо прослеживается тренд на перевод документооборота в цифру 
2. Перевод на КЭДО облегчит взаимодействие головного офиса с филиалами, принесет пользу HR-бренду и позволит расширить географию найма. 
3. КЭДО позволяет привести кадровые процессы в порядок, сделать их прозрачными не только для самой компании, но и для возможных проверок госорганами. Все документы, подписываемые электронно, имеют юридическую значимость. 

Сегодня оптимальное время для перевода компании на КЭДО. Значительная часть процессов уже отлажена, за счет чего внедрение цифрового решения пройдет мягко, без остановки привычных процессов.  К тому же, пока нет обязательного требования государства о введении КЭДО, нет и штрафов за возможные нарушения. А это значит, что у компаний есть простор для подстройки процессов под новые цифровые реалии методом экспериментов, проб и ошибок. 

Источник:  https://hr-portal.ru/blog/komu-na-samom-dele-vygoden-kadrovyy-elektronnyy-dokumentooborot