Аналитические материалы по вопросам автоматизации документооборота

«Информационные технологии и инновации – близнецы-братья». Наверное, мало кто рискнет оспаривать этот тезис в стиле известного утверждения революционного поэта-трибуна. Действительно, вся история ИТ – это постоянный и небывало быстрый процесс появления все нового и нового.

С недавних пор организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД) включает в себя обмен электронными счетами-фактурами не только между контрагентами. Теперь в их «диалог» все активнее включается третья и четвертая стороны – оператор электронного документооборота (ЭД) и налоговый орган, который модернизирует сегодня свою систему ЭД, систему взаимодействия с налогоплательщиком.

Что нам надо сделать, чтобы электронный документооборот стал повсеместным, удобным и общедоступным? Автоматизация документооборота ведётся в нашей стране ещё с 1980-х, внедрены тысячи промышленных СЭД, охватывающие сотни тысяч рабочих мест, ежегодно ими пользуются миллионы пользователей. Сегодня СЭД успешно адаптируются к облакам и мобильным технологиям, удачно удерживаются в русле передовых трендов. Но при этом нельзя забывать, что СЭД – это по сути автоматизация делопроизводства, поэтому такие системы должны обязательно поддерживать как электронный, так и бумажный документооборот.

Мобильные устройства и мобильные приложения – основной тренд и драйвер развития информационных технологий вообще и корпоративных информационных систем в частности. Пять лет назад это было робким предположением, два года назад – одной из гипотез, сегодня это свершившийся факт. Какое это все имеет отношение к системам управления корпоративной информацией? Самое прямое – мобильные устройства изменяют сложившиеся сценарии взаимодействия с системами, привычки пользователей и в конечном счете видоизменяют сложившиеся бизнес-процессы и культуру работы с данными в организациях.

 Вынесенный в заголовок статьи вопрос уже давно является традиционным в это время года, и мы уже много лет регулярно ищем на него ответ, в том числе опираясь на мнения экспертного сообщества. Новшеством нынешнего сезона стало то, что мы впервые начали обсуждение данной темы в диалоге с представителями заказчиков, правда, сделав акцент не на всем рынке, а на его государственном сегменте. Сейчас мы продолжаем изучение вопроса, обратившись за помощью к экспертам, представляющим интересы СЭД-поставщиков. 

Как утверждается в исследовании, проведенном Coleman Parkes, 73% российских компаний застряли в «цифровом средневековье». ИТ-руководители российских компаний больше всего озабочены модернизацией бизнес-процессов, а их европейские коллеги – облачными технологиями и оцифровкой документов.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), к.и.н. Наталья Храмцовская рассказала нам о последних изменениями в законодательстве, затрагивающих делопроизводство и архивное дело. В беседе были также затронуты наработки ЭОС в сфере хранения электронных документов и опыт западных стран в этом вопросе. 

Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость ЭД? Каким образом выстаивается взаимодействие с удостоверяющим центром (УЦ)? Какие вопросы ЮЗЭД требуют законодательного регулирования? На эти и другие вопросы отвечали читатели еженедельника PCWeek/RE, а также эксперты ряда ведущих компаний.

Современные технологии делопроизводства и документооборота - 2013. - № 2. - C. – 84.

Современные технологии делопроизводства и документооборота - 2013. - № 2. - C. – 83-84.