E-документооборот «в законе»: что изменил 2010 год

На сегодняшний день большая часть плюсов электронного документооборота может быть нивелирована за счет отсутствия юридической значимости e-документов. Именно «узаконивание» сможет помочь избавиться от «бумаги» и спровоцирует рывок рынка. Признание юридической значимости зависит, прежде всего, от регулятора, который таким образом может способствовать развитию электронного документооборота в стране или «тормозить» его. В этом отношении именно 2010 год стал фактически переломным.

Казалось бы, нет ничего проще: на уровне руководства компаний можно просто договориться с поставщиками и клиентами и начать обмен электронными документами, тем самым получая все преимущества электронного документооборота, начиная со скорости обработки документов и заканчивая существенным сокращением расходов.

«Преимуществами обмена первичными бухгалтерскими документами в электронном виде могут уже сейчас воспользоваться любые организации. Однако в наибольшей степени выиграют холдинговые структуры, дилерские сети, компании, оказывающие регулярные услуги (например, обслуживание техники, сопровождение ПО, предоставление площадей в аренду, услуги связи) и другие организации, осуществляющие взаимодействие на регулярной основе. На сегодняшний день решения ЭОС для автоматизации документооборота включают в себя (в качестве дополнительных опций) весь необходимый инструментарий для организации юридически значимого электронного документооборота, в том числе первичных бухгалтерских документов. Нами разработан интеграционный модуль «ДЕЛО-1С», объединяющий работу с документами в СЭД «ДЕЛО» и в продуктах семейства «1С» версий 7.7 и 8.x. С помощью этого модуля, пользователи получают интерфейс доступа из «1С» ко всем возможностям СЭД «ДЕЛО», как то доступ к электронному архиву, согласование и подписание проектов документов, использование ЭЦП и другие функции. То есть, объединяя возможности 1С и «ДЕЛО», мы получаем уникальный инструмент для работы с первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Интеграционный модуль позволяет реализовать различные методологии работы пользователей в «1С» и «ДЕЛО» в соответствии с принятой на предприятии организацией бизнес-процессов. В будущем мы планируем предоставлять аналогичные решения и на базе других наших продуктов: «eDocLib:Документооборот» и «EOS for SharePoint».

Сергей Полтев, менеджер по продуктам ЭОС

Однако не все так гладко – по крайней мере, в нашей стране. При рассмотрении каких-либо споров в судебном порядке может возникнуть вопрос о правомерности признания документов, которыми обменивались компании или ведомства. Прежде всего, проблема может быть связана с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) – вопросы ее регулирования еще до конца не решены.

К примеру, до сих пор попытка использования ЭЦП россиянами за границей может быть расценена как «контрабанда» – вывозить из страны средства криптозащиты нельзя. С такой же проблемой столкнутся все компании, ведущие бизнес с зарубежными партнерами: те ЭЦП, которые смогут использовать иностранцы, не будут юридически значимыми в России, а российские ЭЦП, соответственно, не смогут использовать иностранные контрагенты.

Разумеется, решить вопрос с ЭЦП может только государство. Надо отдать должное регулятору: в последнее время для продвижения электронного документооборота было сделано очень много. К примеру, в законодательство было введено понятие «электронный документ», появилась рабочая версия CMIS – нового стандарта, обеспечивающего интероперабельность различных систем. В конце 2010 года федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России зарегистрировало в качестве государственного стандарта открытый формат для офисных документов OpenDocument (ODF) как ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010.

Значимыми являются и инициативы отдельных государственных ведомств. Например, федеральная нотариальная палата в конце 2010 года объявила о намерении снабдить каждого нотариуса в России электронной цифровой подписью. Федеральная налоговая служба России утвердила форматы целого ряда e-документов: запроса на представление информационных услуг, обращения в целях получения информации, акта сверки расчетов, выписки операций по расчету с бюджетом, справки о состоянии расчетов с бюджетом для граждан и компаний. С одной стороны, это, конечно, капля в море, но с другой – именно такие шаги должны постепенно привести к тому, что электронный документооборот станет действительно юридически значимым.

На расстоянии шага

О том, что в плане признания e-документооборота юридически значимым мы все-таки движемся вперед, а не топчемся на том же месте, говорит, к примеру, тот факт, что госорганы, учитывающие возможность применения смешанного (бумажного и электронного) документооборота при сдаче отчетности, придают электронной версии статус обязательной. Так, пенсионный фонд РФ с конца 2010 года объявил о том, что сдача отчетности в бумажном виде возможна только вместе с электронной копией на съемном носителе и с ее одновременной отправкой по электронной почте.

Еще одним, весьма важным шагом вперед стало принятие в середине прошлого года закона, согласно которому появилась возможность выставлять и отправлять счета-фактуры в электронном виде. Для того, чтобы счет-фактура получил статус юридически значимого документа, необходимо подписать ее с помощью ЭЦП руководителя организации или другого уполномоченного лица. Кроме того, требуется согласие обменивающихся счетами-фактурами организаций и наличие у них совместимых технических средств для их получения и обработки.

Несмотря на то, что некоторые компании уже начали обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, еще не все вопросы решены до конца. Так, необходимо утвердить единые формы счетов-фактур, после чего масштаб использования данного вида электронных документов вырастет в разы. Электронный оборот счетов-фактур – потенциально очень востребованный процесс, так как является весьма выгодным и для бизнеса, и для госведомств. Например, компании могут оказаться в плюсе за счет минимизации затрат на бумагу, печать и архивирование документов, а также почтовых и курьерских расходов. Также к выгодам использования e-документов стоит отнести и защиту от просрочки выплат или поставок по счетам-фактурам и отсутствие бухгалтерского «аврала» при сдаче отчетности – эти ситуации как раз и возникают в случае опоздания или потери нужных «бумаг». Контролирующие ведомства, в свою очередь, получают упрощенную процедуру проверки документации, в том числе – возможность ее автоматизации. Кроме того, электронный оборот счетов-фактур увеличивает прозрачность документооборота и ведения бизнеса в целом.

Раз ступенька, два ступенька

С одной стороны, введение электронного обмена счетами-фактурами – лишь одна ступенька лестницы, ведущей к полноценной системе юридически значимого e-документооборота, ведь существует множество других видов документов, которые пока не могут быть только электронными. С другой стороны, даже одна ступенька – это уже возможность оценить плюсы и минусы электронного документооборота, с которым придется иметь дело в будущем.

Российским преимуществом, правда, как отмечают игроки рынка СЭД, пока недостаточно используемым, является тот факт, что многие европейские страны уже прошли период становления юридически значимого e-документооборота, – таким образом мы можем использовать чужой опыт и избежать многих ошибок. Однако наше отставание становится довольно критичным и все более значимым. К примеру, в России до сих пор не полностью регламентировано использование ЭЦП, а в Германии речь идет уже об упрощенном использовании ЭЦП: здесь с середины 2011 года подписание счетов-фактур квалифицированной ЭЦП уже не будет обязательным.