Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Будущее управления документами

Известный американский специалист в области управления документами и информацией Патрик Каннингем (Patrick Cunningham) делится своими мыслями о том, что ждёт отрасль в будущем. Данная заметка была опубликована 21 сентября 2010 года на его блоге под названием «Above the RIM» , которое, в зависимости от точки зрения, можно переводить или как «Взгляд на управление документами и информацией» – или как «Над краем» :)

В последнее время у меня было достаточно возможностей для самоанализа. Моя собственная роль за лето радикально изменилась. Я отхожу от управления документами и руковожу сейчас командой, которую я называю группой  «информационного порядка» (в оригинале «Information Governance» – Н.Х.). В центре внимания на самом деле находятся  вопросы защиты информации. Моя команда пишет наши политики информационной безопасности, мы следим за конфиденциальностью персональных данных, проводим аудит соответствия ИТ требованиям закона Сарбейнса-Оксли, мы выполняем оценки рисков безопасности, проводим судебно-компьютерную экспертизу. Ах да, документами мы тоже управляем. Это уникальная возможность, и широкий спектр деятельности по наведению порядка и управлению. Я снова пью из пожарного шланга, и думаю ... много думаю ... о том, как сделать так, чтобы для компании деятельность этой группы  имела основательный деловой смысл.

По ходу этот процесса, у меня появилась возможность предложить работавшему у нас летом стажёру прийти к нам на полную ставку после окончания в следующем году учёбы. Это заставляет меня лишний раз проверить, что путь, по которому мы его поведём, лично ему будет на пользу, а намеченная для него роль будет действительно нужной для компании. Я обедал с коллегой с давним коллегой по ассоциации ARMA (международная ассоциация специалистов по управлению документацией и информацией, в основном работающая в США и Канаде – Н.Х.) и мы долго говорили о профессии, об ассоциации, и о том, куда всё движется. У одного из моих сотрудников появилась возможность покинуть его «зону комфортного существования», и заняться совершенно новым направлением профессиональной деятельности в качестве лидера, –  и беседы с ним о его интересах и возможностях дали мне повод для раздумий. Я также выступал как раз на эту тему в рамках форума почетных членов (Fellows) ARMA, так что опять был повод привести в порядок свои мысли. Наконец, многоуважаемая коллега поделилась со мной в сети её размышлениями, и эти мысли также настроили меня на «обмозговывание» ситуации.

Глядя на нашу профессию, я продолжаю задавать себе вопрос, будет ли она существовать через несколько лет. Действительно ли это профессия? Почти 20 лет назад, когда я в профессии был новичком, смотревшим на всё с широко открытыми глазами, мне предложили принять участие в написании Кодекса профессиональной ответственности (Code of Professional Responsibility). В то время мы считали, что это будет еще одним шагом на пути к признанию нашей профессии. Однако по дороге мы, кажется, перестали уделять основное внимание профессиональной практике. Возможность для того, чтобы должным образом работать с электронной почтой появилась – и ушла. Мы, специалисты по управлению документами,  пытались управлять ей, настаивая на том, чтобы сообщения электронной почты распечатывались, и, как в старые дни, подшивались в дела. Как это случилось со многими тихоокеанскими островами, удерживаемыми японцами во время Второй мировой войны, нас быстро обошли. Неспособность нашей профессии каким-то образом справиться с взрывным распространением электронных документов будет означать её гибель. Во многих организациях, это упущение сделало нас ненужными. Если посмотреть на обсуждения двух «горячих» тем в области технологий, – «облачные» вычисления и смартфоны, – представители нашей профессии попадаются редко. Google и другие поставщики «облачных» услуг игнорируют управление сроками хранения в том виде, в каком мы его знаем, и большинство организаций не имеет никаких возможностей для управления документами, созданными с применением мобильных технологий.

Мы можем говорить о необходимости надлежащим образом отслеживать сроки хранения информации, но информации накапливается так много, а времени и ресурсов для управления ею – так мало, что информация просто сваливается в кучи и «сбрасывается» в дешевые системы хранения. Боюсь, что настанет день, когда будет принято значимое судебное решение, наказывающее компанию за то, что она честно пыталась, но не смогла управлять электронными документами таким образом, что это удовлетворило бы судью. Самое страшное здесь заключатся в том, что судья будет исходить из того, что компания должна была сохранять всю информацию, если уж она не могла наладить полностью соответствующую законодательно-нормативным требованиям программу управления документами. Во многих местах я вижу признаки такого рода мышления. Это то, что клиентам предлагает Google.

Наш провал заключается в том, что мы продолжали делать упор на тактику, позволившую нам выиграть последнюю войну, и не разработали новых стратегий для того, чтобы победить в следующей войне. Мы продолжаем втягиваться в споры о тактике, а не в обсуждения стратегии. Мы не в состоянии предложить что-то значимое бизнесу. Да, это серьёзные обвинения в адрес нашей профессии.

Часть проблемы сводится к простым ограничениям профессии, представители которой редко пробиваются в высшие эшелоны руководства. Пребывание в «картонном домике» – реальность. Такой низкий статус означает отсутствие видимости и влияния. Он означает отсутствие власти и денег, и, как следствие, – отсутствие влияния на рынок.

Мы также сталкиваемся с принципиальными проблемами, когда дело касается технологий. Не могу даже сосчитать, сколько раз я выступал перед членами ARMA и говорил о чем-то, касавшемся технологий – и большинство слушателей не только не знали о проблеме, они не знали о самой технологии, о которой я говорил. И у многих не было никакого желания попытаться разобраться с проблемой. Этот вакуум позволил ИТ-специалистам проникнуть в нашу «палатку». Деятельность ИТ все больше фокусируется на информации, и всё меньше – на технологиях. Недавно, высший руководитель службы  ИТ сказала мне, что она хотела быть отойти от занятий «инфраструктурой» и больше заниматься деятельностью, связанной с информацией – отыскивая для ИТ способы помочь бизнесу в использовании и управлении информацией. Я считаю, что ценность и  способы применения информации будут в большей степени влиять на сроки хранения, чем любые принятые законы.

Дни перечней с тысячью статей миновали. Я бы предположил, что уже прошли и дни перечней из сотни статей. Конечные пользователи в большинстве организаций не могут справиться с более чем четырьмя-пятью вариантами, и, по всей вероятности, предпочли бы, чтобы сроки хранения устанавливались автоматически.

Так какова же наша ситуация? Очевидно, что у большинства специалистов по управлению документами возможности для продвижения невелики. Но те, кто действительно идёт вперед,  имеют великолепную основу для того, чтобы охватить широкий спектр проблем управления информацией. Они могут выступать переводчиками в общении ИТ-специалистов и юристов. Они способны выслушивать представителей деловых подразделений. Они способны творчески мыслить при установлении границ для новых способов управления информацией. Но эти возможности, скорее всего, представятся лишь для небольшой части представителей нашей профессии. Для многих, чтобы продвинуться, потребуются колоссальные личные усилия, и немало удачи в плане «нужного места» и «нужного времени».

Каждому из нас необходима здоровая доза реализма. Дни, когда можно было начать свою трудовую деятельность, сшивая дела, и продвинуться до руководителя отдела управления документами с персоналом в 40 человек, в большинстве организаций, вероятно, навсегда ушли. Работа с делами теперь стала услугой, передаваемой на аутсорсинг. То же самое  с центрами хранения документации. То же самое с оцифровкой документов. Микрофильмирование, ага, – такая же услуга. Есть, конечно, отдельные виды работ по управлению документами, которые будут выполняться в самой организации из экономических соображений или из соображений контроля и безопасности. Однако база для управления документами будет сокращаться. В то же время, с большой вероятностью на первый план выйдут более высокоуровневые должности,  чьи функции тесно связаны с деятельностью юридической службы и службы обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований. К сожалению, для занятия этих позиций потребуется образование, хорошие навыки общения, и хорошее понимание деловой деятельности. Всё это не приходит вместе с дипломом средней школы и освоением алфавита.

И здесь на блоге, и на форуме специалистов по управлению документами (Records Management Listserve) я уже говорил о том, что люди должны «показать свою работу». Меня беспокоит, что многое из того, что мы делаем, нигде не упоминается. Не возникло стандартной «совокупности знаний». Нам многое предстоит сделать, коллеги. Раздаточные материалы, мнения, но при этом никакой по-настоящему стандартной терминологии  и методологии – это не уровень признанной профессии.

Так где же сейчас находятся ассоциации ARMA, AIIM, и профессии в целом? AIIM так и останется организацией для поставщиков, пока те не осознают, что не могут продавать друг другу. ARMA, я должен с сожалением сказать, будет оставаться жизнеспособной до тех пор, пока поставщики, наконец, не признаются себе в том, что никто из членов этой организации на самом деле ничего не покупает, и редко влияет на крупные закупки. Они продолжают надеяться, что эта ситуация изменится.

Определенные возможности [для ассоциаций – Н.Х.], однако, заключаются в том, что нет каких-либо других организаций, которые могли бы занять это место и повести профессию в будущее. Задача состоит в том, чтобы подобрать подходящих людей с правильной идейной направленностью, с правильными навыками и инструментами, необходимыми для удовлетворения потребностей управления информацией в целом. Это требует видения и способности опираться на опыт прошлого, в то же время не давая ему сковывать  себя. По всей вероятности,  это будет означать отход от тех сообществ, что раньше составляли ядро профессии. Это трудно сделать. Несколько лет назад ARMA начала двигаться по этому пути, но не справилась с  управлением изменениями. Однако изменения и рост необходимы для выживания. Может быть, продвигаемая ARMA ассоциацией инициатива GARP («Общепринятых принципов делопроизводства» – Н.Х.) окажется нужным «крючком» и возможностью. Но для этого потребуется масса усилий, и по пути не обойтись без ряда передышек.

Патрик Каннингем (Patrick Cunningham)

Источник: блог «Above the RIM»
http://cunninghamabovetherim.blogspot.com/2010/09/atr-future-of-records-management.html

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_05.html

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^