Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Управление записями: компаниям не хватает определенности

Опрос компаний по использованию решений по управлению документами (Record Management), проведенный Forrester Research, выявил, что только 20% респондентов могут охарактеризовать свою политику по управлению информацией в случае юридических претензий и судебных споров как «очень уверенную». Тем не менее, больше половины вендоров RM-решений планируют в 2010 году увеличить количество таких внедрений.

Согласно результатам совместного исследования Forrester Research и ARMA International, на вопрос: «Насколько вы уверены в том, что, если это потребуется, ваша компания сможет предъявить точную, достоверную и доступную информацию в электронном виде?», положительно смогли ответить только 49% опрошенных (20% «уверенно» и 29% – «просто уверенно»). В качестве иллюстрации важности задаваемого вопроса, в отчете Forrester приводятся два инцидента – с инвестиционным банком UBS Warburg и фармацевтической компании Merck, получивших рекордные штрафы в 29 млн и 253 млн долларов, соответственно, за несоблюдение процедур проверки документации. Исследование, проводимое среди 434 компаний-респондентов (95% из которых расположены в Северной Америке) также выявило, что 44% опрошенных не имеют представления о том, какие средства на покупку нового ПО или лицензий заложены в бюджет на 2010 год. Среди причин называются и неудовлетворенность существующими программными решениями, и сложность и изменчивость самого рынка RM-продуктов.

Отечественные вендоры СЭД полагают, что если бы такое исследование проводилось в России, то соотношение ответивших было иным. «Уверенность в том, что корпоративная информация, хранимая в электронном виде, доступна, точна и заслуживает доверия, во многом зависит от политики самой организации в области управления записями. Учитывая то, что североамериканские и во многом европейские компании подходили к формированию RM-политики эволюционно, во многих компаниях, особенно небольших, управление записями совершенно не развито», – говорит Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «Интертраст». По его мнению, в России организации крупного и среднего бизнеса в большинстве своем внедрили или активно внедряют современные системы электронного документооборота в качестве части ECM и CRM. Массовыми также являются учетные и бухгалтерские системы. «Таким образом, если рассматривать крупные российские компании и государственные структуры, то их политика в области управления записями, а также ее финансовые показатели стали бы значительно выше указанных в исследовании 20 процентов, в исключительных случаях доходя до 90% и выше», – замечает господин Афанасьев. По оценке Андрея Трещука, заместителя управляющего директора Terralink, «очень уверенно» ответили бы 10-15% компаний, «просто «уверенно» – процентов 30. Причиной этого является несколько другая карта рисков, чем у американцев и европейцев: «В этом смысле наши компании, с одной стороны, должны чувствовать себя уверенней, так как им не грозит процедура EDD, с другой стороны, в технологическом плане, мы, конечно, отстаем от них».

Степень уверенности компаний в своей RM-политике

Источник: Forrester Research, 2009

«Дело в том, что в России пока не стоят массово задачи управления электронными документами в юридически значимом виде: ни практика этого не позволяет, ни законодательство не требует», – объясняет ситуацию Виктор Сущев, директор по консалтингу DocsVision, замечая, что в вопросе речь идет не в целом о «политике в области RM», а именно относительно информации, хранящейся в электронном виде (electronically stored information). «Как правило, пока юридически значимые документы обращаются в бумажном виде и управляются традиционным образом. И вот это отставание позволило бы россиянам продемонстрировать более высокий процент уверенности в своей политике в области RM (имея в виду управление бумажными записями)», – подчеркивает спикер. С ним согласен и Сергей Хахамов, заместитель директора департамента продвижения решений и продуктов корпорации «Электронный Архив». Он замечает, что в России RM фактически регламентируется только федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», и косвенно различными законодательными актами, связанными с государственным контролем деятельности хозяйствующих субъектов. «Как следствие этого, в РФ подходы организаций к RM носят несистемный характер и ограничиваются лишь потребностями продемонстрировать лояльность к проверяющим структурам лишь в момент проверки, тогда как в США и Евросоюзе RM является неотъемлемой частью ведения бизнеса», – говорит эксперт. Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, считает, что говорить о RM в России как об отдельном классе систем нельзя, так как у заказчиков нет четкого понимания необходимости внедрения подобных решений, нет сформированного рынка, а преимущества RM позиционируются как преимущества систем других классов.

Бюджеты на RM, тыс. долл.

Источник: Forrester Research, 2009

Опрошенные CNews игроки рынка СЭД не согласны с тем, что компании не инвестируют в RM-решения. В Docsvision и ЭОС отметили, что этот сегмент рынка растет быстрее большинства других (во время кризиса – падает не так значительно), при этом абсолютные цифры, конечно, гораздо ниже американских. Это связано с размером экономик двух стран, уровнем применения технологий, рыночной средой и законодательством. По мнению Елены Ивановой, начальника отдела маркетинга компании ЭОС, на данный момент в России предлагается много RM-систем с очень богатой и обширной функциональностью для всех групп потребителей и для всех сегментов рынка. «Проблема в ИТ-бюджетах, которые сократились, и в том, что не всегда для потребителей очевидна эффективность от внедрения таких систем», – считает госпожа Иванова, отмечая среди других факторов несовершенство законодательной и нормативной базы и отсутствие единых стандартов. Виктор Сущев расширяет список факторов, сдерживающих развитие рынка RM в России. По его словам, к ним относятся, во-первых, высокая доля «нерыночных» факторов конкурентной борьбы, которые отодвигают оптимизацию бизнес-процессов как конкурентное преимущество (административный ресурс, личные связи, коррупционные и теневые схемы, рейдерство и другое); во-вторых, отсутствие законодательных требований к управлению электронными записями; в-третьих, недостаточность средств (или неверие в эффективность их вложений в ERM при условии существования первого и второго факторов); и, в-четвертых, низкий (относительно США) уровень проникновения технологий (включая, как наличие самих систем, так и готовность руководства и сотрудников). «Компании в России не вкладываются в RM, во-первых, потому что не «подстегиваются» законодательством, во-вторых, потому что просто не созрели для этого, а потому и не знают рынка, не зная рынка сложно анализировать предложения», – уверен Сергей Хахамов. Кроме этого, по его мнению, заказчики дезориентированы тем, что решения предлагаются не только специализированными компаниями, имеющими опыт: «Это результат кризиса и желание «ухватить» любой проект, выиграть конкурс любой ценой по принципу «там разберемся». Именно в этом причины неудовлетворенности потенциальных заказчиков решений по RM», – подытоживает спикер. «Они просто вкладывают ровно столько, чтобы закрыть те риски, которые считают серьезными для бизнеса», – уверен Андрей Трещук.

Текст: Михаил Демидов
Источник: http://doc.cnews.ru/news/top/index.shtml?2009/09/17/362265

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^