Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Электронный документооборот

Управление документацией – управление предприятием. Внедрение в повседневную практику электронного документационного обеспечения управления (ДОУ) требует предварительной методической и технологической проработки документооборота и создания внутренних нормативных актов, таких как инструкции по делопроизводству, информационной безопасности и работе с конфиденциальной и секретной информацией (см. «ЭЖ» №14).

Для формирования полной нормативной базы, регламентирующей работу с электронными документами, необходимо предусмотреть возможность работы с различными видами информации, а также определить и установить порядок хранения и уничтожения электронных документов и правила использования электронной цифровой подписи (ЭЦП).При разработке нормативной базы можно либо попытаться разработать всеобъемлющую многостраничную инструкцию по делопроизводству, в которой «есть все», либо включить в инструкцию по ДОУ только основные принципы и положения, а все детали изложить в подчиненных документах, регламентирующих или работу на отдельных участках, или порядок работы с отдельными видами документов. Второй подход постепенно становится все более популярным.

Наиболее часто разрабатываются следующие правила и инструкции по работе с отдельными видами электронных документов по: 1) использованию систем электронного документооборота; 2) использованию Интернета и электронной почты; 3) ведению официального интернет-сайта организации; 4) применению ЭЦП; 5) созданию и ведению электронного архива. Современная организация должна продумывать и вопросы обеспечения непрерывности деловой деятельности в различных «нештатных» ситуациях – от отключения электричества до ураганов и пожаров. Поскольку управление осуществляется посредством документов и систем документооборота, то нужно заранее позаботиться о защите наиболее важных материалов и о том, как будет вестись документооборот. При этом рекомендуется обратить внимание на то, как осуществляется стыковка бумажного и электронного документооборота и каков порядок действий в случае, если система электронного документооборота не работает, а также после восстановления ее работоспособности. Хранение и уничтожение документов Всегда нужно помнить, что в термине «электронные документы» главным является слово «документы». Как и их бумажные собратья, они имеют ценность и сроки хранения. В этой связи можно назвать несколько важных моментов, которые каждая организация должна учитывать. Так, электронные документы трудно сохранить и трудно уничтожить. Быстрое устаревание оборудования, программного обеспечения и форматов требует миграции (перезаписи, возможно, со сменой формата данных) каждые 5- 7 лет. Эту работу нужно планировать заранее, включая выделение соответствующего финансирования. Проблема сохранения юридической силы электронных документов в нашей стране не решена ни на федеральном, ни на региональном уровнях. Каждая организация, желающая использовать юридически значимые электронные документы, должна продумать, как она сможет доказать в случае необходимости их целостность, подлинность и аутентичность. По оценкам специалистов в области информационной безопасности, единственный 100%-ный надежный способ уничтожения электронных документов и информации – это уничтожение их вместе с носителем. Все эти вопросы желательно отразить во внутренних нормативных документах. Правила использования ЭЦП У любой новой технологии, и ЭЦП не исключение, есть свои плюсы и минусы. Чтобы избежать в дальнейшем неприятностей, необходимо определить юридическую основу использования ЭЦП (см. справку).Следует учесть опасность несанкционированного использования ЭЦП, примеры чего уже имеются. Служащие, получившие ее в свое распоряжение, должны осознавать, что передача ЭЦП – это не то же самое, что передача печати организации своему секретарю. При использовании технологии ЭЦП в организации появляется целая группа документов, которые необходимо хранить в электронном виде в течение длительного времени, обеспечивая при этом возможность перепроверки ЭЦП. Кроме того, основной задачей службы ДОУ должно стать решение вопросов, связанных с делопроизводством и документооборотом. Нужно разработать предложения об упрощении деловых процессов за счет использования технологии ЭЦП. Среди наиболее перспективных направлений:

  • банковские платежи,
  • сдача различного вида отчетности,
  • электронное согласование внутренних нормативных документов
      и т.д.

Можно организовать работу с документами и таким образом, чтобы по возможности не подписывать электронной цифровой подписью документы длительного срока хранения. Если же все-таки планируется создавать подписанные ЭЦП документы длительного срока хранения, то необходимо заранее разработать правила их архивирования и хранения. Поскольку отечественных методических рекомендаций по этому вопросу пока нет, можно использовать зарубежные стандарты и рекомендации. При организации работы с ЭЦП необходимо обязательно учитывать законодательные и нормативные требования, а также требования, вытекающие из договоров, заключенных с удостоверяющим центром и с деловыми партнерами. В результате внедрения ЭЦП в организации появится новая группа документов, которые необходимо включить в номенклатуру дел и правильно установить им сроки хранения. У ряда руководителей может быть несколько электронных подписей. Все соответствующие ключевые носители должны храниться в надежном месте, и руководители должны понимать свою ответственность за их сохранность. Служба ДОУ должна знать, кто из сотрудников организации и какие именно документы уполномочен подписывать. С введением регламента по использованию ЭЦП у службы ДОУ могут появиться вопросы, ответы на которые нужно дать заблаговременно. Например, что делать, если начальство, которое должно ставить электронные подписи, не работает в системе электронного документооборота? Регламент должен предусматривать порядок действий в случае непредвиденных ситуаций, когда станет невозможно использовать ЭЦП (то есть должен быть предусмотрен переход на резервный бумажный вариант работы).Следует предусмотреть обучение и повышение квалификации сотрудников, которым будет предоставлено право электронной подписи. Такое обучение должно затрагивать не только технические вопросы использования ЭЦП, но и вопросы информационной безопасности, а также давать соответствующие базовые юридические знания и основы делопроизводства. Плохая внутренняя нормативная база – это бомба замедленного действия под всей системой управления организацией. Никто не знает, когда она взорвется и каковы будут последствия. Поэтому, защищая интересы организации, ее сотрудников и клиентов, стоит подумать о разработке или совершенствовании необходимых нормативных документов, отвечающих потребностям сегодняшнего (а не вчерашнего) дня. Эту задачу не нужно решать в одиночку. Прежде чем бросаться в омут с головой, стоит узнать, например, в Интернете или других информационных ресурсах, возможно, кто-то уже ответил хотя бы на часть этих вопросов. Несовершенство и недостаточность законодательно-нормативной базы как на федеральном, так и на региональном уровне ставит перед специалистами по управлению документацией дополнительные непростые задачи, так как они должны создать для своей «епархии» свод таких правил, которые государственные мужи не сумели разработать за десятилетие. Но тем слаще успех!

***

Памятка специалисту ДОУ

Никто не сможет в одиночку решить проблемы в системе делопроизводства организации. Специалист может увидеть проблемы и предложить варианты их решения, но работать за всех сотрудников он не в состоянии. Никто не сможет решить проблемы за один день. Они накапливались годами, и решать их нужно, дотошно изучив все аспекты. Никто не сможет реально предложить методы улучшения работы с документами без тщательного изучения всей реальной системы документооборота организации. Для этого также требуется время. Наладить работу службы ДОУ, делопроизводство и документооборот можно только при условии постоянной поддержки со стороны высшего руководства (включая выделение необходимых ресурсов).

***

Справка

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с: Федеральным законом от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; Гражданским кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 20.02.95 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; Федеральным законом от 07.07.2003 №126-ФЗ «О связи»; другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; а также – соглашением сторон.

Экономика и жизнь Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией и ARMA INTERNATIONAL
6 мая 2006
Источник: e-rus.ru

См. также: Cписок публикаций Храмцовской Н.А. , ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International (более 40 статей по актуальным вопросам делопроизводства, документооборота и архивного дела, размещенных на нашем сайте).



Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^