Технологии документооборота в информационном обществе в свете теории кооперационных процессов

Прежде чем говорить о будущем документооборота нужно остановиться на настоящем состоянии развития этой сферы деятельности. О «технологиях движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправки» в последние годы все чаще говорят в рамках информационного менеджмента, не делая особой разницы между понятиями информация и документ, что само по себе порождает некоторую терминологическую путаницу, несмотря на то, что в системах управления документооборотом именно документ, определенным образом организованная информация, а не просто набор информационных единиц является основным объектом электронных технологических процессов.

Документ сам по себе является особым объектом теоретического исследования и не случайно в ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ есть понятие «документированной информации» и нет понятия «документ». Даже в документальной среде понятие документа имеет двойственный смысл: с одной стороны, у документа есть свой собственный внутренний жизненный цикл, с другой стороны документ сам по себе включен в определенную документную среду. Поэтому системы управления документооборотом с одной стороны должны оптимизировать внутренний жизненный цикл документа, с другой – учитывать специфические свойства документной среды и определенным образом под нее подстраиваться. Документооборот в этом отношении видится в тенденциях стандартизации внутренних параметров документа, с другой – в тенденциях «гибкости» настроек систем управления документацией под специфику внешних условий, ярким воплощением этой тенденции является технология workflow. Тенденции стандартизации и гибкости являются основополагающими в кооперационных процессах развития любой сферы деятельности.

Одной из важнейших особенностей документов является свойство двойственности содержащейся в документах информации, которое в условиях информационного общества проявляется в специфике информационного обмена и коренным образом меняет принципы ЭДО в отличие от традиционного. Это специфику очень остроумно выразил в одном из своих афоризмов Бернард Шоу по поводу обмена идеями: «Если у Вас одно яблоко и у меня одно яблоко и мы обмениваемся яблоками, то у каждого из нас остается по одному яблоку, если у Вас одна идея и у меня одна идея, и мы обмениваемся идеями, то у каждого из нас будет по две идеи». Этот мультипликативный эффект сам по себе нуждается в особых исследованиях и во многом определяет будущее развитие. В настоящее время именно этому эффекту обязано появление концепции проектирования систем защищенного документооборота и эта тенденция всевозможной защиты СЭД от несанкционированного доступа, весьма вероятно, в будущем станет одной из важнейших.

Свойство двойственности содержащейся в документах информации, которое порождает свойство двойственности документации проявляется еще и в том, что существует как бы две страты, в которых нужно рассматривать тенденции развития: страта внутренняя для сферы документоведения и страта внешняя по отношению к ней.

Первая, внутренняя, – связана с развитием документационного менеджмента вне зависимости от сферы деятельности, т.е. с развитием ЭДО в любой области. Вторая страта, внешняя, – это различные сферы деятельности, в которых документооборот играет служебную роль и, в зависимости от своей эффективности, как бы дает двойной эффект, либо двойной положительный, либо двойной отрицательный и способен либо ускорить, либо затормозить развитие страны.

Главные проблемы совершенствования современных технологических процессов документооборота связаны с их возрастающей сложностью и недостатком специалистов-документоведов, обученных проектированию СЭД и, соответствующему бизнес-моделированию, а также недостаточной теоретической базой, отвечающей современному уровню техники. Рассмотрим подробнее, что же главным образом тормозит такие исследования и создает проблемы в образовании современных документоведов.

Известно, что основным источником наиболее важных теоретических результатов всегда были диссертационные исследования, кандидатские и докторские. В настоящее время по специальности: 05.25.02 «Документалистика, документоведение, архивоведение», при защите по этой специальности можно получить ученые степени технических, филологических, исторических и педагогических наук. Ясно, что по исследованиям в области технологических процессов документооборота можно получить степень только в технических науках, но там для необходимо разработать программный продукт и организовать его внедрение. Даже если документовед и найдет возможность написать комплекс каких-либо программ (само по себе это случай достаточно уникальный), то она в лучшем случае может найти себе достаточно локальное применение и при современном уровне развития процессов документооборота «технологическим прорывом» она не будет. С другой стороны для современной молодежи, которая предпочитает работать преимущественно в коммерческих организациях, степень в области исторических и филологических наук далеко не престижна.

По нашему мнению целесообразно записать в рекомендациях конференции необходимость дополнения Общероссийского классификатора специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) новой отрасли наук «26. Документоведение в традиционной и электронной среде» и соответственного дополнения номенклатуры специальностей научных работников специальностями «доктор документоведеческих наук» и «кандидат документоведческих наук» по следующим группам специальностей: 26.01 «Теоретические проблемы документоведения», 26.02 «Документоведение в технологиях Электронного государства», 26.03 «Документоведение и документационное обеспечение управления», 26.04 «Архивоведение», 26.05 «Документоведение в сфере библиотечного дела», 26.06. «Документоведение в ВУЗах», 26.07 «Документоведение в Интернет-среде». Именно это сможет, с одной стороны, кардинально стимулировать серьезные теоретические исследования в области документоведения и технологий документооборота, с другой стороны, позволит улучшить качество образования в ВУЗах по этой специальности.

Для того чтобы стимулировать развитие системы высшего образования в области документоведения целесообразно также записать в рекомендациях конференции необходимость дополнения Общероссийского классификатора специальностей по образованию (ОК 009 – 2003) направлением «Документоведческие науки» в с последующей детализацией этого направления на специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Архивоведение», «Документоведение в сфере библиотечного дела», «Документоведение в технологиях Электронного государства и Интернет-среде», «Документоведение и документационное обеспечение управления в социальной сфере», «Технологии электронного делопроизводства».

Выводы

Учитывая, что в настоящее время, в связи с развитием информационного общества уровень развития сферы документоведения и уровень проблем, требующих своего решения в традиционной и электронной среде с необходимостью требуют интенсификации проведения серьезных теоретических исследований, а также и то, что документооборот по природе своей «вложен» в обеспечение процессов управления практически всех сфер деятельности общества, во многом определяя их эффективность, предлагается:

1. Рассмотреть возможности продолжения дискуссий XIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» в формате интернет-конференции по актуальным проблемам документоведения и делопроизводства в традиционной и электронной среде, например, аналогично VIII Международной конференции «Право и интернет», которая проходила в традиционном формате 19-20 октября 2006 и в формате интернет-конференции в течение октября месяца на портале «Социология, экономика, менеджмент» (ГУУ-ВШЭ) и была организована Государственного университета – Высшая школа экономики, МОО ВПП ЮНЕСКО «Информация для всех», при поддержке Торгово-промышленной Палаты Российской Федерации и Национального Фонда подготовки кадров.

2. Рассмотреть возможности организации впоследствии по актуальным проблемам документоведения и делопроизводства в традиционной и электронной среде постоянно действующего интернет-форума, где представители государственных и коммерческих деловых кругов могли бы высказывать свои мнения и предложения, а представители издательств в сфере ДОУ могли бы находить интересных авторов.

3. Рассмотреть возможности внесения в Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) дополнительной отрасли науки «26. Документоведение в традиционной и электронной среде» и, соответственно номенклатуру специальностей научных работников дополнить специальностью «доктор документоведеческих наук» и «кандидат документоведческих наук».

4. Рассмотреть возможности в предлагаемой дополнительной отрасли науки «26. Документоведение в традиционной и электронной среде» образовать следующие группы специальностей: 26.01 «Теоретические проблемы документоведения», 26.02 «Документоведение в технологиях Электронного государства», 26.03 «Документоведение и документационное обеспечение управления», 26.04 «Архивоведение», 26.05 «Документоведение в сфере библиотечного дела», 26.06. «Документоведение в ВУЗах», 26.07 «Документоведение в Интернет-среде».

5. Рассмотреть возможности в предлагаемых дополнительных группах документоведческих специальностей организовать следующие специальности с разработкой соответствующих паспортов специальностей:

• 26.01 «Теоретические проблемы документоведения» –
  • 26.01.01 «Государственная политика в области документоведения»
  • 26.01.02 «Нормативно-правовое обеспечение сферы документоведения»
  • 26.01.03 «Теоретические проблемы документоведения в традиционной среде»
  • 26.01.04 «Теоретические проблемы документоведения в электронной среде и создания систем электронного документооборота»
  • 26.01.05 «Моделирование документационных процессов и реинжиниринга бизнес-процессов»
  • 26.01.06 «Теоретические проблемы создания и использования документных ресурсов организаций»
  • 26.01.07 «Теоретические проблемы создания защищенных систем электронного документооборота»
  • 26.01.08 «Теоретические проблемы архивов в традиционной и электронной среде»
    26.01.09 «Теоретические проблемы документоведения и документационного обеспечения библиотек в традиционной и электронной среде»
• 26.02 «Документоведение в технологиях Электронного государства» –
  • 26.02.01 «Нормативно-правовое обеспечение электронного государства»
  • 26.02.02 «Документные ресурсы в системах электронного государства и электронного правительства»
  • 26.02.03 «Архитектурные подходы и программы создания электронного правительства»
  • 26.02.04 «Индикаторы, оценка и мониторинг электронного правительства»
  • 26.02.05 «Электронные административные регламенты»
  • 26.02.06 «Государственные электронные услуги»
  • 26.02.07 «Электронные архивы электронного государства»
• 26.03 «Документоведение и документационное обеспечение управления: прикладные аспекты» –
  • 26.03.01 «Общие проблемы Документоведения и документационного обеспечения управления»
  • 26.03.02 «Кадровое делопроизводство и управление персоналом»
  • 26.03.03 «Организация конфиденциального делопроизводства»
  • 26.03.04 «Документоведение и документационное обеспечение управления в органах государственной власти и местного самоуправления»
  • 26.03.05 «Документоведение и документационное обеспечение управления в отраслях промышленности»
  • 26.03.06 «Документоведение и документационное обеспечение управления в социальной сфере»
  • 26.03.07 «Документоведение и документационное обеспечение управления коммерческих организаций крупного, среднего и малого бизнеса»
  • 26.03.08 «Технологии электронного документооборота»
  • 26.03.09 «Прикладные проблемы создания и использования документных ресурсов организаций в различных сферах деятельности»
  • 26.03.10 «Документационное обеспечение заказов организаций на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в соответствии с ФЗ N94 «О размещении на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»)
• 26.05 «Архивоведение» –
  • 26.05.01 «Нормативно-правовое обеспечение архивного дела»
  • 26.05.02 «Общие проблемы архивного дела»
  • 26.05.03 «Электронные архивы в органах государственной власти и местного самоуправления»
  • 26.05.04 «Электронные архивы в отраслях промышленности»
  • 26.05.05 «Электронные архивы в социальной сфере»
  • 26.05.06 «Электронные архивы в коммерческих организациях крупного, среднего и малого бизнеса»
  • 26.05.07 «Технологии электронного документооборота в архивах»
  • 26.05.08 «Системы резервного копирования электронных архивов и их долгосрочного хранения»
• 26.05 «Документоведение в сфере библиотечного дела» –
  • 26.05.01 «Нормативно-правовое обеспечение библиотечного дела»
  • 26.05.02 «Документоведение и документационное обеспечение библиотек»
  • 26.05.03 «Электронные библиотеки»
  • 26.05.04 «Цифровое наследие»
  • 26.05.05 «Технологии электронного документооборота в сфере библиотечного дела»
• 26.06. «Документоведение в ВУЗах» –
  • 26.06.01 «Общие проблемы документоведения в ВУЗах»
  • 26.06.02 «Документационное обеспечение административной работы ВУЗа»
  • 26.06.03 «Документационное обеспечение учебного процесса»
  • 26.06.04 «Документационное обеспечение дистанционного образования»
  • 26.06.05 «Документирование и мониторинг результатов учебного процесса в традиционной и электронной среде»
  • 26.06.06 «Электронные технологии архивирования документации ВУЗов»
  • 26.06.07 «Технологии локальных и распределенных электронных библиотек для организации учебного процесса»
• 26.07 «Документоведение в Интернет-среде» –
  • 26.07.01 «Общие проблемы документоведения в Интернет-среде»
  • 26.07.02 «Документоведение и документационное обеспечение управления виртуальных организаций»
  • 26.07.03 «Документационное обеспечение и ведение порталов органов государственной власти и местного самоуправления»
  • 26.07.04 «Документационное обеспечение и ведение порталов организаций и предприятий»
  • 26.07.05 «Документационное обеспечение электронного бизнеса».

6. Рассмотреть возможности внести специальность «Документоведческие науки» в Общероссийской классификатор специальностей по образованию (ОК 009 – 2003) с последующей детализацией этой специальности на:

• Документоведение и документационное обеспечение управления
• Архивоведение
• Документоведение в сфере библиотечного дела
• Документоведение в технологиях Электронного государства и Интернет-среде
• Документоведение и документационное обеспечение управления в социальной сфере
• Технологии электронного делопроизводства.

7. Переход на двухуровневое образование по специальности высшей школы «документоведческие науки», если будет принято решение об организации такой специальности, может выглядеть следующим образом: на уровне бакалавриата изучать прикладные проблемы документоведения и архивного дела, в том числе и электронный документооборот с точки зрения внедрения и использования в различных областях деятельности, затем на уровне магистратуры дополнять прикладные знания дисциплинами, которые позволят будущим специалистам впоследствии ориентироваться на решение теоретических проблем документоведения: грамотно разрабатывать основные принципы государственной политики и нормативно-правовую базу в этой области, квалифицированно решать теоретические проблемы документоведения и архивного дела, а также документоведческие проблемы библиотек в традиционной и электронной среде, профессионально моделировать и проектировать защищенные СЭД, электронные архивы, электронные библиотеки, а также методы сохранения электронной информации как культурного наследия.