Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Когда целесообразно создавать службу ДОУ?

Н.А.Храмцовская
Статья впервые опубликована в журнале «Юридический справочник руководителя», N7, июль 2004 года

В большинстве организации с самого начала существует секретарь или секретариат, канцелярия, которые занимаются оперативной работой с частью документов: переписки, организационно-распорядительной документации, нормативных документов банка и т.д. Это те участки, без которых нормальная работа любого предприятия практически невозможна. Вопрос о более серьезной организации делопроизводства возникает, чаще всего, значительно позже. При разрастании банка и росте его «солидности», увеличении численности персонала, - все больше проблем возникает в системе документооборота. И вот тогда руководству стоит задуматься о создании специального делопроизводственного подразделения.

«Беда тому, кто на себя взвалил то дело, что исполнить нету сил»

Назовем основные признаки, по которым можно понять, что «время настало»:

  • Если, проходя по офису, вы в самых неожиданных местах натыкаетесь на сваленные в кучки документы; если папки с документами лежат в рабочих комнатах на полу, поверх шкафов или на антресолях;
  • Если, приходя в рабочие комнаты, вы видите, что к своим рабочим местам сотрудники пробираются через груды бумаг, а в шкафах папки стоят так, что их приходится запихивать с огромным трудом – только бы вошли!
  • Если при просьбе срочно принести документ в глазах у сотрудников мелькает ужас, а в голосе - панические нотки, и документ не появляется у вас на столе и на следующий день потому что «его почему-то нет на месте»;
  • Если в комнате, выделенной под архив, вы увидите, что по ней прошел Мамай (возможно, не один раз!) и что хранилище с утра до вечера распахнуто настежь;
  • Если при приходе аудиторов начинается аврал, так как все сотрудники бросаются разыскивать требуемые документы;
  • Если вашу фирму хотя бы раз оштрафовали за отсутствие и непредоставление проверяющим организациям необходимых документов – тех самых документов, которых ваши сотрудники без злого умысла «скормили» шредеру или же просто не нашли в «завале» на подоконнике;
  • Если, залезая в свой собственный сейф,  вы с удивлением и раздражением обнаруживаете там те самые документы, которые вчера безуспешно по вашему требованию искал вся организация;
  • Если никто в компании не может точно сказать, сколько и каких документов образуется за год, и где они хранятся,

- то действительно пора что-то делать!

С чего необходимо начинать?

В первую очередь руководитель, решивший создать в своей организации отдел документационного обепечения (ДОУ) , службу делопроизводства или просто архив, должен осознать, что без неустанной, ежедневной поддержки с его стороны и со стороны высшего руководства в целом настоящего улучшения состояния дел не получится. Новой службе потребуются и материальные ресурсы, и, что еще более важно, опора на авторитет руководителя банка – ведь службе ДОУ и ее начальнику придется иметь дело практически со всеми сотрудниками, в том числе и с теми, кто стоит гораздо выше по служебной лестнице.

Перед тем, как давать объявление об открывшейся вакансии, стоит продумать ряд моментов:

Во-первых, необходимо оценить объем работы, которым должны выполнять служба ДОУ и архив, и требующиеся для этого ресурсы. Это можно сделать, если имеется информация об общем объеме документов в банке и о количестве дел, создаваемых ежегодно. Тогда необходимые ресурсы можно рассчитать по нормативам и статистическим данным. Впрочем, сначала нанять руководителя службы ДОУ  или архивной службы и поручить ему подготовить предложения.

Являясь начальником службы  ДОУ банка, могу с ответственность сказать, что в среднем  документооборот нормально развивающегося банка увеличивается за год на 15-30 %. Численность сотрудников архива можно грубо оценить, зная численность персонала компании. В качестве ориентира укажем следующие данные: штат службы ДОУ составляет примерно 2-3 % от общей численности персонала.

Минимально необходимый «джентельменский набор»: хранилище для документов, рабочая комната, компьютер, принтер, ксерокс, приличный шредер, рабочие шкафы, рабочий стол, штатная единица с соответствующим уровнем заработной платы руководителя среднего звена банка.

Таким образом, проявятся очертания суммарных затрат на создание службы ДОУ и архива, куда войдут стоимость помещения, оборудования и зарплата персонала.

Далее следует определить критерии отбора персонала. Делопроизводство и архивоведение -  это службы, обеспечивающие нормальное функционирование и безопасность вашего бизнеса. Имеет смысл подбирать на работу профессионалов, имеющих не только соответствующее образование, но и опыт работы.

Можно, конечно, и «не приглашать «бабу-ягу» со стороны, а попытаться воспитать ее в своем коллективе». К сожалению, зачастую престиж архивиста и делопроизводителя, их социальное и материальное положение в коллективе таково, что на переход в архив может согласиться лишь уборщица.
 
Кадры в делопроизводстве действительно «решают всё»: какой персонал подберете, как к нему будете относиться, -  такую службу ДОУ, такой архив и получите. Предъявляемые требования (образование, возлагаемые обязанности, уровень профессиональной подготовки, опыт работы) должны соответствовать уровню зарплаты. Иначе люди, пришедшие по объявлению:

«В банк требуется архивариус с высшим профессиональным образованием, опытом работы по специальности не менее 10 лет, для проведения следующих работ: создание архива с нуля, создание и ведение номенклатуры дел банка,  прием документов на хранение,  комплектование и переплет бухгалтерских сшивов, организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оптимизация документооборота банка и его филиалов и т.д. и т.п. Зарплата - 200 долларов в месяц» будут вам на собеседовании говорить: «Я ничего этого не знаю, но за 300 долларов согласен научиться».

Прежде, чем писать объявление, полезно понять различие между квалификациями «архивариус», «архивист», «делопроизводитель» и «документовед»

Сформулируйте задачи, которые будет решать новая служба. Вы можете посоветоваться с руководителями других банков и узнать, как организована у них работа ДОУ и архива.

Конечно, если вы подобрали себе профессионала, то он и сам прекрасно справится с постановкой задач. Но, самостоятельно вникнув в основные проблемы документооборота вашего банка,  вы быстрее найдете общий язык с вашим новым сотрудником. Понимание значения службы ДОУ и архива, их потенциальных возможностей поможет вам принять правильные решения, которые, вполне вероятно, обернутся для банка значительной выгодой.

Каковы плюсы?

От чего же выиграет компания, создав делопроизводственную службу?

  • от правильно организованного, своевременного уничтожения документов с истекшими сроками хранения, которое с одной стороны позволяет значительно сэкономить на расходах, связанных с хранением ненужных документов, а с другой стороны – частенько позволяет «упрятать в воду» кое-какие старые грешки.
  • от исключения возможности несанкционированного уничтожения важных документов без ведома руководства банка и делопроизводственной службы. Чем меньше подобных ошибок, тем меньше вероятность неприятностей и штрафов.
  • от более надежного обеспечения ограниченного доступа к документам и предупреждения утечки важной коммерческой информации;
  • от оптимизации информационных потоков компании. Ведь документ – это всегда носитель значимой или сверх важной информации;
  • от возможности организации эффективной системы контроля исполнения документов, что повысит исполнительскую дисциплину.

Мы перечислили главные аргументы в пользу создания службы ДОУ. Благодаря правильно налаженному документообороту компания  может сэкономить немалое количество тех самых долларов, рублей и евро, ради которых и создаются все коммерческие организации. Однако есть и другие выгоды, пусть и не дающие прямой экономии расходов банка, но способствующие эффективной работе других подразделений организации:

  • от упорядоченного хранения документов и появления подразделения, снимающего  постоянную головную боль о сохранности документов со всех сотрудников организации
  • от более оперативного выполнения запросов по поиску документов
  • от увеличения свободного пространства в рабочих комнатах и сокращения риска получения производственных травм, связанных с падением на головы сотрудников очередной  папки из набитого под завязку шкафа

Следует помнить, что ни один специалист ДОУ, даже если он специалист экстра – класса, не способен на чудеса. Его возможностям есть пределы:

  • Никто не сможет решить проблемы в системе делопроизводства банка в одиночку. Специалист может увидеть  проблемы и предложить варианты их решения, но работать с бумагами за всех сотрудников банка он физически не в состоянии.
  • Никто не сможет решить ваши проблемы за один день. Они накапливались годами, и решать их нужно не с наскока, а дотошно изучив все аспекты.
  • Никто не сможет реально предложить методы улучшения работы с документами без тщательного изучения всей системы документооборота не на бумаге, а  как это работает на самом деле с учетом пресловутого «человеческого фактора».

Следует также понимать, что создать и наладить эффективную работу службы даже специалист экстра-класса не сможет без  вашей постоянной поддержки  и опоры на ваш авторитет (т.к. авторитет руководителя службы ДОУ будет нарабатываться месяцами и лишь в случае его грамотной и результативной работы).

Если вы думаете, что с  принятием на работу персонала службы ДОУ вы уже решили все свои проблемы - не надейтесь, это только начало большой и кропотливой работы, направленной на улучшение работы вашей организации с документацией. Документооборот предприятия можно сравнить с системой кровоснабжения живого организма. Вмешиваясь в эту тонкую сферу, вы неминуемо затроните систему управления компанией (кто за что отвечает, кто кому подчиняется и т.д.). Именно поэтому не стоит упускать такие значимые преобразования на самотек.

Часть 2. С чего должен начать руководитель службы ДОУ банка

Когда при найме на работу вас предупреждают, что нужно будет создавать все «с нуля», реально взвесьте свои возможности. Предстоит большая и очень ответственная работа. От вашего умения и знаний во многом зависит, какой служба делопроизводства станет, какое место в организации она займет. Но еще большее значение имеет полная поддержка вашей работы «на высшем уровне». От поддержки высшего руководства зависит ваш престиж, полномочия, доступные ресурсы. Если ваш руководитель серьезно относится к проблемам делопроизводства и документооборота – цените и любите его!

Не так уж много встречается руководителей, способных в полной мере оценить вклад службы ДОУ в нормальное функционирование банка. О службе ДОУ помнят, пока в документообороте есть серьёзные проблемы, и быстро забывают, когда работа налаживается. Поэтому одной из основных ваших постоянных забот будет доказывать своей деятельностью, что служба способна на большее. Не бойтесь проявлять инициативу и брать на себя обязанности, не свойственные делопроизводческим службам крупных компаний. Это позволит не только поднять ваши роль и авторитет в организации, но и существенно повысить вашу квалификацию.

На что обратить внимание при оформлении на работу

1. Кто из руководителей организации будет решать вашу судьбу при приеме на работу?  Если это будет всего лишь руководитель одного из подразделений банка, то можно смело сказать, что ваш статус будет очень низкий, и вы вряд ли сможете решать какие-то глобальные задачи. Вашей профессиональной обязанностью будет техническая работа в хранилище банка с громадным объемом документов, справочная работа и т.д. Если же при приеме на работу с вами пожелали встретиться первые лица банка: главный бухгалтер, заместители председателя правления банка и даже сам председатель правления  - это уже сразу говорит о том, какое значение они придают вашей должности и человеку, её занимающему. В этом случае есть неплохие шансы на то, что вашей работой будет не только копание в старых документах организации. Для вас также очень полезно понять, какие чувства они испытывают при слове «документы» и «документооборот», какие проблемы в своей организации видят, и что хотят получить от вас.

2. Как называется должность, которую вам предлагается занять. Для начала чаще всего банк ищет архивариуса. Мне очень не нравится такое название должности - на ум сразу приходит пыль, пауки и мыши в ветхом и плохо освещенном помещении с горой документов на многочисленных полках. И среди всей этой экзотики, сгорбившись, медленно двигается что-то, больше похожее на бабу-ягу или в лучшем случае на Плюшкина, и трясущееся за каждую замшелую бумажку. Не очень впечатляющая картина.

Как лучше назвать вашу должность? Более удачными, на мой взгляд, для вас и для вашего социального статуса в банке были бы следующие названия: «специалист», «ведущий специалист», «руководитель отдела». Такие должности, как «архивариус» и «заведующий архивом» даже по государственным нормативам не требуют не только высшего специального образования, но и даже среднего образования. 

Более «красивое» название не требует от руководства банка дополнительных денежных затрат, и его вполне можно уговорить. Обращайте при этом внимание руководства на то, что более звучное название должности поможет вам в вашей работе, особенно – в общении с другими сотрудниками.

3. Кому вы будете непосредственно подчиняться? Если ваше подразделение является лишь частью канцелярии банка или секретариата, то обратите внимание на то, кто возглавляет эту структуру и какие задачи хочет возложить на вас этот человек. Вы должны понимать, что только с этим человеком вам придется работать напрямую, а выход на руководящий состав банка будет значительно ограничен. В этом нет ничего плохого, чаще всего руководители вышеназванных подразделений - очень опытные и высокопрофессиональные работники. В их лице вы найдете главных  сторонников всех тех улучшений, которые сумеете предложить.

4. Обязательно поинтересуйтесь, есть ли в кредитной организации следующие нормативные документы: инструкция по делопроизводству, положение о вашем подразделении, ваша должностная инструкция. Не удивляйтесь, если чего-то не хватает - просто недостающие нормативные документы придется разрабатывать вам самим.

5. Подробно обговорите, что будет входить в ваши обязанности, и какие виды работ вам будут поручены. Обязательно соотнесите эти требования с предполагаемой заработной платой, уровнем вашей профессиональной подготовки и вашим практическим опытом работы – это позволит более точно оценить объемы и характер работы, которую предстоит выполнять. Если в процессе обсуждения выяснится, что предполагаемый объем работ превышает физические возможности человека, то лучше поискать другую вакансию.

Завышенные или даже нереальные требования к новым сотрудникам возникают тогда, когда работодатель пытается сэкономить на зарплате специалиста, либо когда работодатель плохо разбирается в тонкостях делопроизводства и включает в должностные обязанности все возможные виды работ – как требующие специальных знаний, так и чисто технические. Хороший профессионал должен, среди всего прочего, знать свою стоимость на рынке труда и уметь отстаивать свои финансовые интересы.

Если вы ответили для себя на эти вопросы, и вас все устраивает (или почти устраивает), смело принимайте предложение о работе, руководствуясь принципом: «Кто не идет вперед, тот идет назад. Стоячего положения нет».

И еще одно. Не важно, кем вас приняли на работу: архивариусом, делопроизводителем или начальником канцелярии. На любой должности, если у вас есть желание и амбиции, вы можете начать создавать службу ДОУ. Главная задача такой службы - снизить расходы банка на делопроизводство, привести делопроизводство в порядок  и тем самым уменьшить риск штрафов при различных проверках, значительно улучшить условия труда всех сотрудников за счет организации быстрого доступа к необходимой им документации.

Знакомство с банком  и его коллективом

В первые дни своей работы вам необходимо сделать несколько важных вещей:

  • напросится на экскурсию по банку,
  • изучить структуру банка, а для этого - раздобыть последнюю утвержденную структуру банка,
  • запастись телефонами всех сотрудников банка.

Очень хорошо, если при оформлении на работу вас проведут по всем основным подразделениям банка и официально представят.  Вы сможете начать свою работу не только со знакомства с людьми, но и оценить систему хранения документов в банке. Но до этого попросите копию утвержденной структуры банка. Структура организации отражает цепочку передачи команд от руководителя к исполнителям и обратно, таким же путем чаще всего двигаются и документы. Эта информация поможет вам лучше ориентироваться при экскурсии по банку.

Не пугайтесь, если не запомните сразу промелькнувшие перед вами лица; главное, чтобы сотрудники узнали, что в банке появился человек, отвечающий за делопроизводство. 

В каждой рабочей комнате постарайтесь обратить  внимание, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся вне шкафов? Есть ли стопки бумаг, не разобранных в папки? Что находится в мусорных корзинах сотрудников (рыться, конечно, не нужно, - но обратите внимание, не брошены ли туда какие-либо документы).

Если в банке уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно осмотрите и ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом ищите и  обращайте особое внимание на:

  • мокрые документы или сырость на стенах,
  • документы, сложенные поблизости от оголённых проводов,
  • документы сложенные рядом с электроприборами,
  • рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы,
  • какая в хранилище дверь,  и на какой запор она запирается,
  • что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, горючим, баллоны с пропаном и т.п.),
  • не находится ли рядом с дверью хранилища «пятачок курильщика».

Из того, что вам удастся увидеть, вы сможете составить первое представление о состоянии делопроизводства банка.

Маленький совет. Если будет возможность, постарайтесь зафиксировать, а еще лучше - сфотографировать  все интересные моменты, которые вы обнаружили. Это будет фактический материал, который вы в любой момент сможете использовать в интересах своей службы.

Попросите  предоставить вам список телефонов сотрудников банка. Чем больше и чаще вы на первом этапе будете общаться с сотрудниками банка по любой теме делопроизводства, тем быстрее вольетесь в коллектив.

Главное, помните о том, что проблема делопроизводства - не ваша личная проблема, а проблема всей организации. Какой бы ни была взваленная на вас ответственность, не пытайтесь решить ее в одиночку - вы наверняка потерпите крах. Поэтому ищите союзников, и вместе добивайтесь поддержки высшего руководства.

Оценка состояния делопроизводства в банке

Предварительно почувствовав масштабы проблем, можно попытать оценить состояние делопроизводства банка в целом. В идеальном варианте - это отдельный этап работы, но чаще всего у вас не будет возможности провести свои исследования спокойно. Дополнительного сотрудника в банк берут тогда, когда накопились проблемы, требующие срочного решения. Исследовательскую работу придется проводить параллельно с решением оперативных задач, которые перед вами поставило руководство банка. Это очень важная для вас работа. Только проведя ее, вы сможете набрать фактический материал для конкретного разговора с руководством банка.

Если вы никогда ранее не работали в банке, советую для начала вооружиться парой хотя бы самых примитивных учебников по бухгалтерскому учету в кредитных организациях, плану счетов, банковскому аудиту.

Первоочередные задачи службы ДОУ

Какую задачу поставят перед вами руководство и сотрудники банка? Чаще всего, это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» Именно этим и советую заняться для начала. Лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости. Вот некоторые пункты вашего плана:

1. Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений банка на хранение,
2. Организовать прием на хранение «авгиевых конюшен» банка,
3. Провести инвентаризацию всех документов банка,
4. Составить номенклатуру дел,
5. Установить ограниченный доступ к хранилищу документов банка,
6. Разыскать все недостающие дела и документы,
7. Решить вопрос с организацией переплета дел,
8. Организовать учет всех выполняемых службой работ

Рассмотрим пункты плана более детально.

Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений банка на хранение. Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие:

  • Прием документов осуществляется только по актам.
  • Вести учет поступивших документов нужно в электронном виде .
  • Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения.
  • Вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
  • При приеме дел проводится экспертиза ценности документов.
  • К примеру, если в папке содержатся документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

Начинайте свой рабочий день с посещения одного из подразделений банка. Главные задачи таких посещений:

  • Ближе познакомится с сотрудниками банка.
  • Уточнить, какие документы у них имеются, и что они хотели бы сдать в архив.
  • Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром дела, а вечером внутреннюю опись?», - смело отвечайте: «Все можно, но внутреннюю опись вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники, перед лицом  опасности обвала полок, вынуждены будут действовать и играть по вашим правилам.
  • Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Помните, что большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой,  и для чего она нужна, - не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов банка вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что  будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. Имейте с собой всегда записную книжку, где отмечайте все важные для вас моменты.

Организовать прием на хранение «авгиевых конюшен» банка. Принимать нужно всё, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если вы в актах недостаточно правильно указали состав документов в делах прошлых лет. Эти дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется переформирование дел. Но это - планы на будущее. Эти документы будут ждать своей очереди на обработку, так как главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Прием документов на хранение очень ярко покажет всем, кто в банке работает с документами, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».
Если вы аккуратно разложите принятые документы по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг у вас будет занимать гораздо меньше времени, чем у любого сотрудника банка. Убедившись в этом, сотрудники очень активно будут сдавать вам дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря, что, сдав их в архив на хранение, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. Честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы банка старше двух лет самим сотрудникам банка практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на делопроизводческую службу.

Еще несколько советов:

  • При приеме на хранение бухгалтерских сшивов вам необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы. Если этого сделать не удалось, то используйте возможности вашего компьютера. Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим таблицам  вы можете проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает. Если все сшивы будут на месте, вам крупно повезло.
  • Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы банка.

Проведение инвентаризации всех документов банка. Инвентаризация всех документов - очень важная работа, и начинать ее нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация - это сбор данных о документах банка. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, - для того, чтобы этим управлять. И не только что, надо знать кто, когда, где, сколько и во многих случаях - почему.  Инвентаризация документов должна ответить на следующие вопросы:

  • У кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);
  • Объем создания документов этого вида в год (количество папок, количество погонных метров документов);
  • Способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);
  • Сколько таких документов существуют в данный момент, и где они хранятся;
  • Относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;
  • Имеет ли документ историческую ценность для организации;
  • Относится ли документ к категории важнейших ;
  • Сколько времени документ должен хранится.

 Не переживайте, если при первой попытке ваш список окажется неполным. Дальнейшая работа позволит вам значительно его расширить и улучшить. Этот список позволит вам более точно определять состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают.

Результаты этой работы в дальнейшем может стать основой для составления перечня документов организации с указанием сроков хранения. Но это - великие планы и перспективы.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие  документы аналитического учета, которые в соответствии с  нормативными документами банка России не обязательно хранить на бумаге, в вашем банке все-таки распечатывают, - и  не забыть внести их в номенклатуру дел.
 
Установить ограниченный доступ к хранилищу документов банка. С самого первого дня поставьте за правило,  что ни один сотрудник банка без вашего сопровождения не может войти в хранилище. Ни один сотрудник не может взять документы без вашего разрешения, и тем более взять их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Любой сотрудник архива, наверное, не раз ощущал озноб, когда дела не оказывалось на месте. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет вам быстро обнаружить, у кого  оно находится, а если оно не выдавалось - оперативно организовать его розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость всё же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел. [возможный пример – кадровые дела].

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам - несложное, но очень эффективное средство сохранения коммерческой, юридической, и личной тайны.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают – а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Разыскать все недостающие дела и документы.  В процессе сдачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Чаще всего это окажутся дела с бухгалтерскими ежедневными сшивами. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые еще вам не сданы. Если вы пользуетесь ноутбуком, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в компьютер. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских сшивов подразделение вам  сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие числа.

В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто трудно, очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект сшивов за предыдущие годы, до того как была налажена регулярная сдача документов в архив, удавалось собрать в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами - мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов, упрашивать и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера в нижнем ящике стола.

Вообще, переезды всякого рода – пора приятных сюрпризов для службы ДОУ. Зачастую это бывают те документы, которые я долго и безуспешно требовала – и меня клятвенно уверяли, что их в банке просто никогда не было.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это – файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Хочу подчеркнуть еще раз, что очень важно  - установить хорошие деловые отношения с сотрудниками банка. У меня нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Моя задача уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорю сотрудникам: «Заместитель Председателя Правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали?» (Причем, это все чистая правда, никакого обмана. Я действительно недавно обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя, вполне возможно, в несколько иной плоскости).

Решить вопрос с организацией переплета дел. Хотя большинство документов архива банка (до 90 %) составляют документы временного срока хранения, в правилах бухгалтерского учета кредитных организаций прописано, что бухгалтерские сшивы должны быть прошиты. Любая проверка из Центрального Банка на этом основании может не только указать на отклонение от правил, но и наложить штраф. В банках  используются два основных варианта хранения бухгалтерских сшивов:

  • Комплектование и хранение сшивов в папках Типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного роды выемок легко достать необходимые документы из дела. «Минусов», однако, значительно больше:
    • Кто хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении, и сколько времени стоит собрать вновь весь сшив, тот поймет, почему я предпочитаю дела переплетать.
    • Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела в 150-200 листов. Вес папки (7 см ширины)  с документами составляет 3 кг. При работе вам нужно будет ее поднять хотя бы  4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку,  поставить на полку), т. е. поднять придется  12 кг – в два раза больше, чем при работе со «стандартным» сшитым делом в 250 листов.
    • При архивном хранении в хранилище  папки займут значительно больше места.
    • При архивном хранении в шкафах вы не сможете хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения  сократить за этот счет не удастся.
    • В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.
    • При выдаче дела во временное пользование вам придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл их положить на место в сшив. (Чаще всего это происходит неумышленно. А если у кого-то имеется злой умысел? Такое в банковских архивах случалось.) И вы будете перед этим бессильны.
  • Комплектование и хранение сшивов  в переплетенных делах. Сразу оговорюсь, что это - помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. «Минусы» – кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. «Плюсов» же значительно больше:
    • Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.
    • Вес дела в 250 листов - 1, 25 кг. При работе придется поднять только  5 кг за четыре приема.
    • При архивном хранении в шкафах  вы сможете запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.
    • При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела ни одного «умника», который для снятия копии с документа расшивал бы дело - его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашего банка. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25-30 дел в 150-200 листов.

*****

См. также: Cписок публикаций Храмцовской Н.А., ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International (более 30 статей по актуальным вопросам делопроизводства, документооборота и архивного дела, размещенных на нашем сайте).



Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^