Рынок СЭД 2015: хорошая функциональность может быть дешевой

Технологический вектор при выборе решений для организации электронного документооборота в последнее время меняет направление синхронно с политическим и экономическим векторами. Санкции, импортозамещение, рост стоимости западных продуктов и услуг в результате повышения курса иностранных валют обсуждаются чуть ли не на каждой встрече ИТ-менеджеров. Многие рассматривают возможность – или уже делают проекты с использованием свободного программного обеспечения. При этом эксперты высказывают недовольство функциональными возможностями СПО по сравнению с проприетарным ПО, особенно для реализации крупных проектов. Экономия на лицензиях часто оборачивается необходимостью значительных доработок при внедрении и в эксплуатации.

Но не все согласны с такой точкой зрения. Архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти») Артур Панчоян, сославшись на накопленный опыт, отметил, что на свободном программном обеспечении можно делать не менее функциональные и экономически выгодные большие решения, чем на проприетарных: «Бытует мнение, что проекты на СПО могут быть дешевле во внедрении, но дороже в поддержке. Это совершенно необязательно. Есть конкретные проекты, расчеты по которым показывают, что решения на СПО обходятся дешевле в том числе и по стоимости их поддержки. Мы в ряде случаев отмечаем, что использование СПО позволяет делать решения в 1,5–2 раза дешевле и почти такого же качества, как и на проприетарных платформах». В качестве примера он привел решение на ЕСМ-платформе Alfresco.

Но проблема качества СПО-решений все же существует. К развитию ПО в сфере управления документами, способного заменить западные решения, должно подключиться государство в роли регулятора. Об этом заявил исполнительный директор «Гильдии управляющих документацией» Сергей Афанасьев: «За 30 лет в России на рынок выведено более 100 продуктов СЭД. Но до сих пор нет удовлетворительной по качеству и понятной пользователю спецификации программного продукта – это приводит к проблеме несовместимости уже внедренной системы с процессами в компании и в результате – к замене СЭД в 35% случаев». По словам спикера, ситуацию может исправить государство – нужно разрешать внедрение в госорганах только тех систем, которые прошли сертификацию. Это подтолкнет рынок к сертификации продуктов и поможет решить проблему качества систем.

Многим крупным организациям крайне важно иметь юридически значимый электронный документооборот. Как его организовать, расскажет любой поставщик СЭД/ЕСМ решений, но заказчик должен понимать и связанные с ним риски, и особенности работы с внешним оператором электронного документооборота. Начальник отдела интеграции бизнес-приложений ДИТ «ВТБ Факторинг» Владимир Синяков рассказал, что внедрение ЭДО принесло ощутимые результаты: за 1,5 года не было ни одной ошибки в оформлении документов, тогда как раньше, при отсутствии контроля со стороны системы, бывали случаи неправильного ввода данных. Перестали приходить на обработку коробки с бумажными первичными документами. Стала доступна онлайн информация о платежах, текущей загрузке лимитов, задолженностям и актам сверки. Ускорилось обслуживание клиентов, был автоматизирован процесс подтверждения факта поставки и вообще процессы для поставщиков и покупателей стали наглядными и прозрачными. Также с СЭД появилась возможность подключения к внешнему аккредитованному оператору клиентов.

 

«Важно, что мы работаем через операторов ЭДО, – рассказал Владимир Синяков. – Это, в частности, решает актуальную задачу единства нумерации документов. Но есть и определенные риски. В частности, оператор ЭДО не несет никакой ответственности за сами документы – он не проверяет, имеет ли отправитель право подписывать и отправлять документы, он не проверяет соответствие логина пользователя в системе и от имени какой организации происходит подписание и отправка документов. Также оператор не позволяет ограничить отправку и получение документов только в определенным видом подписи, не проверяет соответствие ЭЦП и содержимого документа (ТОРГ12 или СФ) и так далее. В принципе, любой пользователь системы может отправить через оператора ЭДО любой документ с любой подписью, и контролировать это должна сама организация, а не оператор». Как отметил спикер, «ЭДО – не программное решение, а система взаимосвязей в бизнесе. И сегодня ЭДО уже должен закрывать вопросы взаимодействия с госструктурами. Поэтому так важен вопрос верификации уполномоченных подписантов».

Опытом внедрения электронного документооборота в региональном подразделении крупной международной компании поделился руководитель отдела бизнес приложений компании АВВ Вадим Коровко. В России АВВ имеет 1300 сотрудников в 28 региональных офисах и на 6 производственных площадках. «Обычно окупаемость систем ЭДО достаточно продолжительная, но у нас была задача вернуть инвестиции в течение года. Это повлияло на наш подход к внедрению. Поскольку в компании используются разные системы ЭДО – в SAP, Basware IP, MS Office 365 и оставшиеся базы Lotus Notes, нужно было найти способ сократить бюджет, не снижая уровня сервиса». Из трех рассматриваемых вариантов внедрения: веб-приложения, VDN (виртуальная частная сеть) и VDI (виртуальный рабочий стол) наиболее эффективным был признан последний. Проект был запущен, и в АВВ через ЭДО в год проходят около 100 тыс. В2В сообщений и 20 тыс. процессов согласования. «Электронный документооборот должен стать инструментом сокращения издержек, – говорит Вадим Коровко. – Но каждая компания должна оценивать перспективы самостоятельно. Для некоторых из них ЭДО может обойтись дороже, чем сотрудники, отвечающие за документы».

И поставщики решений СЭД/ЕСМ, и их клиенты часто рассматривают документооборот как процесс движения, согласования и исполнения документов, недооценивая другие этапы их жизненного цикла. «Любой документ проходит две фазы, – объясняет менеджер СЭД торговой сети «Дикси» Павел Сапрыкин. – Первая фаза активная, в нее входят согласование, обработка, отправка в архив. Вторая – неактивная – это отчеты, аудит, предоставление документов в различные учреждения». Обе фазы имеют разные задачи, но они одинаково важны. Во время активной фазы необходимо обеспечить наибольшую скорость обработки, обеспечить процесс работы с документов. Задача второй фазы – предоставить возможность удобного поиска документа и всех сопутствующих действий.

Понимание особенностей неактивной фазы жизненного цикла документов помогло «Дикси» построить собственный электронный архив документов «нетоварного контура». Павел Сапрыкин поделился опытом его реализации. Он начал с вопроса «за что браться» и посоветовал разделить большую задачу на несколько частных: разбить документы на основные потоки (см. слайд), сохранить связи и иерархию между документами, обеспечить связь между записью в учетной системе и документом в электронном архиве, учитывать статусы документа и его архивного скана (документы могут дорабатываться, что порождает различия в статусах). В результате проекта «Дикси» смогло отказаться от аутсорсинга в части обработки документов, также были оптимизированы процессы заведения документов в СЭД – с помощью штрих-кодирования и потокового ввода.

Теме электронных архивов посвятила свое выступление и представительница РСГУ, к.э.н. Светлана Веретехина. Она предложила ряд мер по совершенствованию маркировки электронных мастер-копий. Согласно определению Росархива, мастер-копия – это «идеальная» копия, эталон, снятый с подлинника архивного документа и не подвергавшийся никакой обработке. «Для полноценной работы электронного архива каждый файл мастер-копии должен иметь уникальную шифр-маркировку, – поясняет Светлана Веретехина. – Поэтому необходимы разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий. Архивный документ, превращаясь в электронный, приобретает набор метаданных, которые одновременно могут иметь отношение и к аудиофайлам, и к видео, и текстовым, и другим». Если внедрить стандартизированную маркировку мастер-копий, это даст возможность осуществлять однозначную идентификацию электронной копии, соотносить мастер-копию с подлинником архивного документа, а также позволить расположить электронные копии листов каждого оцифрованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров листов с целью облегчения их полистного просмотра.

Роман Носков, директор компании СДЦ, убежден, что система электронного документооборота не решает все задачи документооборота, и предлагает дополнять СЭД отдельным хранилищем на базе Microsoft SharePoint. «От сотрудников организаций, в которых уже давно и плотно функционирует СЭД, мы часто слышим вопрос, зачем им дополнительное хранилище документов, зачем делать двойную работу: сначала заносить информацию о документе и сам документ в СЭД, а затем еще и то же самое заносить в SharePoint? – Рассказывает он. – Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». При этом идущий через СЭД документ физически может находиться где угодно: на рабочей станции или планшете сотрудника, в почте, на сетевом ресурсе. Это создает риски для бизнеса. Их легко снять, если использовать в качестве единого хранилища документов Microsoft SharePoint, который, имея свойство легкости размещения документов, предоставляет уникальную возможность легкости извлечения».

Многие компании, оценив преимущества СЭД, задумываются о переходе на более высокий уровень автоматизации путем внедрения ЕСМ. Какие возможности ECM интересны заказчикам? Руководитель административного департамента САО ВСК Елена Романченко видит ожидания бизнеса такими: «Это – снижение операционных расходов и повышение целого ряда показателей в разрезах экономической эффективности, оперативности и качества принятия управленческих решений, исполнительской дисциплины, производительности труда и уровня корпоративной культуры». Большим преимуществом для руководителя считается и мобильное рабочее место, позволяющее не только давать поручения и отслеживать их выполнение, но и заверять документы юридически значимой подписью. Раньше топ-менеджер обязан был появляться на рабочем месте, чтобы подписывать накопившиеся пачки бумаг, теперь эта проблема решена. Особенно актуальна она для крупных корпораций.

После того, как проекты завершаются, и электронный документооборот становится привычным, как пользователи оценивают результаты? Стоил ли проект затраченных усилий и не проще ли было в свое время оставить все как есть? Константин Мосягин, директор по информационным технологиям и системам Vesta trading перевел свою компанию на ЭДО три года назад. В ходе проекта ландшафт приложений компании коренным образом не менялся, по максимуму использовались стандартные возможности «из коробки» СЭД и Lync. Но и это позволило получить выгоду. «Была сокращена ненадобностью должность ответственного за учет договоров, обеспечена безбумажная технология выполнения процессов, остались в прошлом тысячи телефонных звонков – уточнений по документам, а также быстрее принимаются решения по процессам, поскольку имеется необходимая для принятия решений информация и история событий. – Комментирует Константин Мосягин. – При этом чисто экономический эффект не рассчитывался. Большинство результатов и эффектов носит качественный характер, наш основной выигрыш – упрощение и стандартизация коммуникаций сотрудников».