Затраты на СЭД: SaaS-решение в сравнении с on-premise

В числе конкурентных преимуществ своих предложений провайдеры SaaS-решений упоминают экономическую эффективность и относительно невысокие затраты. Независимые эксперты соглашаются с данным позиционированием. Например, в обзоре «Рынок ИТ-услуг 2014« аналитики CNews посчитали, что приобретение программных продуктов и ИТ-услуг по модели SaaS обойдется малому и среднему бизнесу в 4–9% годового оборота.

Тем не менее, любому руководителю для оценки финансовой эффективности хотелось бы видеть сравнение стоимости владения SaaS- и on-premise решений (то есть решений, разворачиваемых на локальных мощностях). Можно сравнить эти модели на примере оценки затрат на внедрение и содержание системы электронного документооборота.

Приблизительный расчет будет проводиться на примере автоматизации гипотетической компании, которой необходима СЭД для автоматизации 50 сотрудников и для закрытия основной потребности – ведения классического делопроизводства. Горизонт оценки TCO (Total Cost of Ownership; совокупная стоимость владения) – 7 лет. Для учета инфляционного фактора будет уместно взять статистику за 7 последних лет (2008–2014 гг.); средний показатель инфляции – примерно 8,8%.

Кроме того, надо дополнительно рассчитать, как изменятся затраты на поддержание систем при необходимости масштабирования и увеличения числа автоматизированных сотрудников в 2 раза (то есть до 100 человек) после 3 лет эксплуатации СЭД.

Для разворачивания и поддержания on-premise системы, закрывающей описанные выше потребности, компании потребуются: аппаратное обеспечение (1–4 ядра с частотой 2 ГГц; 2–12 ГБ ОЗУ); помещение (около 1 кв. м) и электроэнергия; серверная ОС (расчет на примере Windows Server); СУБД (на примере Microsoft SQL Server); администрирование сервера (исходя из загрузки около 10 ч./мес.); лицензии СЭД; обновление и поддержка СЭД в последующие годы; администрирование системы (исходя из загрузки около 20 ч./мес.); поддержание работоспособности оборудования. Затраты на внедрение системы, обновление аппаратного обеспечения при его устаревании, а также прочие расходы в расчете не учитываются.

Итого – околоi325 тыс. первоначальных затрат и околоi120 тыс. ежегодных затрат. При этом решение не будет отказоустойчивым, и для закрытия данного вопроса потребуются дополнительные инвестиции.

При увеличении количества пользователей системы в 2 раза дополнительно потребуется: увеличить мощность аппаратного обеспечения; докупить лицензии; увеличить затраты на обновление и поддержку СЭД; увеличить затраты на администрирование.

Разовые затраты составят минимумi85 тыс. Опять же, здесь не идет речи об обеспечении отказоустойчивости, несмотря на увеличение нагрузки. Ежегодные затраты возрастут примерно наi55 тыс.

Покупая программное обеспечение как услугу, компания избавляется от первоначальных затрат (речь не идет о внедрении и кастомизации системы) и имеет только переменные затраты, оплачивая стоимость ПО ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Заказчика не интересует, каково ценообразование: какая часть суммы уходит PaaS- и IaaS-провайдерам, сколько тратится на обслуживание системы и т.д. Заказчику SaaS-решения потребуется только какое-то минимальное администрирование системы силами собственного специалиста (около 10–20 ч./мес.).

Облачная система электронного документооборота, пригодная для работы 50–100 пользователей и для ведения классического делопроизводства, обойдется заказчику примерно вi175 тыс. в год при работе 50 пользователей и примерно вi275 тыс. в год при 100 пользователях. В данных ценах заложены следующие расходы SaaS-провайдера: оплата услуг, заказываемых у PaaS- и IaaS-провайдеров под нужды собственного клиента; обеспечение работоспособности, администрирование и поддержка клиента (10–20 ч. работы специалиста в месяц).

Совокупная стоимость владения on-premise системой на 50 пользователей через 7 лет составит околоi1,422 млн. В случае наращивания числа пользователей до 100 на третий год владения затраты к концу седьмого года составят околоi1,846млн.

Совокупная стоимость владения SaaS-решением на 50 пользователей через 7 лет составит околоi1,6 млн. В случае наращивания числа пользователей -i2,187 млн.

При работе 50 пользователей SaaS-решение будет выгоднее вплоть до начала 6 года использования СЭД. В случае наращивания мощностей облачная система окажется менее выгодной в конце 5 года владения.

Стоит заметить, что в случае увеличения потребностей в автоматизации за счет облачной системы могут появиться новые затраты – на заказную разработку и, как следствие, на выделение индивидуального сервера под конкретного заказчика. Альтернативой здесь может быть переход на on-premise систему, который также приведет к дополнительным существенным затратам. В лучшем случае вендор должен предложить заказчику максимально удобные и выгодные условия перехода на локальное решение. Таким образом, SaaS-модель оказывается выгодной для малых и средних компаний, которые не планируют существенного увеличения потребности в СЭД (подключение более 200–250 пользователей или автоматизация более 5 сложных бизнес-процессов) в течение ближайших 5 лет.