Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Документооборот в облаках. Преимущества и риски

Сегодня в России взят курс на использование облачных технологий. В том числе это касается перевода в облака управления электронным документооборотом. Применение в этой сфере облачных моделей дает определенные преимущества, но связано и с рисками, в особенности в сфере документооборота в госструктурах.

Если говорить об облаках применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации облачной модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и т. д.

Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов пока не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реальных преимуществ от использования облачных технологий.

Наиболее полно преимущества облаков проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из национальных архивов стран, где разрабатывают облачные стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться публичными облаками. Рекомендации для госорганов – создавать частные облака (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само облако. Однако такая модель значительно снижает эффективность использования облака и уровень экономии средств.

Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения облачных технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОДами и уникальными программными разработками, выгода от перевода инфраструктуры в облака может быть значительно меньше.

Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в облака. Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных «облачных» рисков: первое – это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.

Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями облака, защита персональных данных и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.

Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование облаков нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в облако инфраструктуры управления документооборотом: в облачной модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек – важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта, кроме использования облака, попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.

Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события – это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании облаков будет не больше, а, скорее, даже меньше, чем при работе по старинке. В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.

Прежде чем принять решение о переводе в облако электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: Первое, что нужно для себя определить – это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через облачную среду. Ответить на вопрос о том, как будет обеспечиваться режим безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и т. д.), также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос – это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу еще: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в облаке, находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся за пределами нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с облачными данными находятся на ее территории.

К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора облачных сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика облачных услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников; узнать, проходят ли они проверку службы безопасности; узнать, как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.

При ведении переговоров с провайдером облачных услуг следует обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Первое, на что следует обратить внимание, – это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, т. е. предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика облачных услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA.

Можно выделить несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли облачных моделей. Первое – это желание общества, пользователей. Уже с полной уверенностью можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать по умолчанию. Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в Интернете. В текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие.

Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Прежде всего, организационные вопросы. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока нет официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=140357

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

16декабря

Защита от несанкционированного распространения конфиденциальной информации в СЭД

Узнать больше

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^