Очень скоро ведомствам для оказания государственных услуг документы станут не нужны. Будет вполне достаточно базовых сведений. Однако хранение этих данных окажется не менее актуальной задачей, чем хранение документов – бумажных и (или) электронных.
В результате изменений в закон №149-ФЗ «Об информации, информатизации и о защите информации» между электронным документом и документированной информацией в электронной форме был поставлен знак равенства. Информация, содержащаяся в государственных информационных системах (ГИС), отныне является официальной, а госорганы обязаны обеспечивать ее достоверность и актуальность.* Кроме того, если прежде для принятия решения чиновникам в госорганах были необходимы документы, то недавно российское правительство утвердило список сведений, которые с 1 июля 2011 года при обращении гражданина за государственной услугой ведомства самостоятельно будут запрашивать друг у друга. То есть госструктурам для предоставления 42 видов госуслуг в электронном виде согласно перечню из 264 пунктов предстоит обмениваться через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) не документами, а базовыми данными.**
Еще раньше постановление правительства о единой системе межведомственного электронного взаимодействия обязало органы власти субъектов РФ обеспечить через СМЭВ процесс обмена сведениями с другими региональными администрациями и органами федеральной власти.***
Практика получения информации ведомствами друг у друга, существовавшая до всех этих нововведений, основывалась на оформлении официального запроса. По большей части такие запросы создавались в виде бумажного документа, который доставлялся по назначению курьерской службой. Например, до недавнего времени так действовала ФМС, отправляя запрос в МВД для того, чтобы принять решение о выдаче или невыдаче загранпаспорта гражданину. Именно «движением» бумажных документов между ведомствами и был обусловлен срок выдачи паспорта в тридцать дней. После начала автоматизации были оцифрованы оперативно-справочные картотеки МВД. И в ближайшее время ФМС вообще не будет запрашивать органы внутренних дел – достаточно вбить в поисковую строку информацию о человеке и получить данные, с помощью которых определить – выдавать паспорт или нет. Срок исполнения такого запроса составит менее минуты.
Так постепенно исчезнет переписка между ведомствами, а вместе с ней и документы. Причем, бумажные «умрут» первыми как необязательная прослойка. Понятие «выписка из реестра» перейдет в разряд архаичных – его заменят «сведения», поскольку ко всем реестрам из различных систем будет существовать единый доступ через СМЭВ. Эта же участь ждет справки, согласования, подтверждения и т.п.
Прежним останется только количество информации, но она будет структурирована, систематизирована и дематериализована.
В ближайшее время можно ожидать резкого перехода сначала к электронным документам, а потом и к электронным данным. Таким образом, перед всеми ведомствами стоят две первоочередные последовательные задачи. Во-первых, наполнить свои ГИС сведениями на основании бумажных документов, а во-вторых, обеспечить их сохранность и аутентичность. Процент ошибки в этих данных не должен превышать процент ошибки в бумажных документах. Тем более, что требования к хранению сведений столь же высоки, сколь и к хранению документов: ведомствам предстоит использовать такие системы, которые гарантируют долговременную сохранность, невозможность удаления или изменения данных.
Со временем эти базы данных станут единственным источником информации, а значит, системы должны поддерживать форматы, которые без труда будут «прочитаны» через десятилетия. Очень важно соблюсти преемственность технологии воспроизведения контента.
Когда речь идет о централизованном хранении официальной государственной информации, то единственным надежным инструментом могут быть электронные носители. На сегодняшний день это самый недорогой, энергонезависимый и технически перспективный способ хранения. Для сравнения: оптические технологии позволяют хранить документ без перезаписи более 100 лет, а перезапись микрографических носителей страховых фондов осуществляется раз в 30 лет. Кроме того, производителей микрографического оборудования с каждым годом становится все меньше, в то время как производство технических средств для электронного хранения стремительно развивается. Но самое главное, официальная информация, порожденная в электронном виде, не может быть переведена ни на бумажный, ни на микрографический носитель – в этом случае она потеряет юридическую силу.
* Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
** Распоряжение Правительства РФ от 17 марта 2011 г. №442 «Об утверждении перечня документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде»
*** Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. №697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»
