Каждому предприятию необходимо думать о том, как наиболее эффективно добывать, хранить, управлять, архивировать и получать доступ к информации, которая важна для бизнеса. Деятельность таких операционных отделов, как бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба и отдел обслуживания клиентов, в большой мере зависит от того, каким образом информация поступает и распространяется в организации. Если эти процессы правильно настроены, то руководство получает возможность постоянно держать руку на пульсе организации, чтобы следить за отчётностью и согласованностью.
Используя системы электронного документооборота (СЭД), можно оптимизировать работу организации, как на уровне отделов, так и на уровне высшего руководства. В частности, СЭД позволяют:
Оптимизация работы операционных отделов (например, обработка накладных или запросы в службу ИТ-сервиса), которая часто требует больших временных затрат и содержит большой риск ошибок, позитивно отражается на продуктивности всей организации.
Перечислим несколько основных бизнес-процессов, которым СЭД будет полезна в первую очередь:
Ещё одной важной возможностью СЭД является рассылка соответствующих документов по разным должностным уровням. Такие процессы, как разрешение спорных ситуаций, запросы на проведение мероприятий по контролю и утверждению, аудит, контрольная отчётность и анализ общей эффективности работы организации, требуют, чтобы информационный поток не был замкнут в границах того отдела, в котором он образовывается. СЭД могут принести пользу всем заинтересованным сторонам, от персонала технического надзора и до руководителей направлений бизнеса, а также высшего руководства.
В качестве примера можно привести ситуацию, когда накладная, которая соответствует определённым параметрам, может без человеческого вмешательства, автоматически пересылаться в бухгалтерский отдел. Любые исключения из правил, например, накладные, требующие дополнительного согласования, могут автоматически пересылаться между служащими, которые должны рассмотреть и принять решение. Перекрёстные ссылки взаимосвязанных документов (например, почтовая корреспонденция и получение документов), оптимизируют и ускоряют разрешение разногласий.
Ещё один пример – заявление соискателя на вакансию, которое может быть заполнено в онлайне, а затем автоматически переслано для рассмотрения и назначения собеседования. Все документы, которые заполняют новые служащие, могут храниться в электронном виде, и соответствующие отделы (например, отдел ИТ, отдел обучения персонала или административный отдел) могут получать электронные уведомления о том, что необходимо удостовериться в том, что новый служащий (чьё личное дело прилагается) соответствует необходимым требованиям. Подобные принципы организации документооборота могут быть задействованы в течении всего периода трудоустройства служащего: от заявления и ориентировки, до постоянного наблюдения служащего, предоставление отпуска, выдачи поощрений, курсах повышения квалификации и увольнения.
Ни одна организации не освобождается от давления со стороны строгих регулятивных правил, которые характеризуют реалии современного бизнеса. Корпоративные скандалы, а также нарушения отчётности, имевшие место в последние годы, вызвали дополнительные требования прозрачности и подотчётности, подразумевающие более жесткий контроль внутреннего делопроизводства и аудита. Также усложняются требования к соответствию внешним регулятивным нормам, что понимается, как сегодняшняя цена ведения бизнеса.
Такие информационные системы, как СЭД, могут играть важную роль, предоставляя руководителям направлений, а также высшему руководству, документальный обзор процессов, происходящих внутри организации, тем самым, способствуя внутреннему контролю и аудиту, а также стремлению соответствовать внешним законодательным требованиям.
Имея в распоряжении СЭД, организация может автоматически принимать финансовые отчёты в электронном виде из самых разных источников, включая такие интегрированные системы управления предприятием (ИСУП), как SAP, Oracle и PeopleSoft. Управляющие могут получать уведомления, проводить осмотры и заверять их результаты. После утверждения результатов осмотра, материалы проведённого осмотра, дата, время, а также прочие подробности записываются.
Чтобы удостовериться в том, что процессы происходят в течении отведённого промежутка времени, могут рассылаться специальные уведомления и электронные сообщения. В конце процесса все отчёты сохраняются в электронном виде, что позволяет получить к ним немедленный доступ, обеспечивая, таким образом, быстрый и эффективный способ просмотреть результаты отчётов.
Чтобы помочь организациям соответствовать внешним требованиям законодательства, СЭД могут поддерживать специальные режимы безопасного доступа к электронной почте и документам, управления, а также удержания прибыли при распределении по акциям, в соответствии с требованиями, прописанными в законе Сарбейнса-Оксли.
Источник: http://www.docflow.ru
Календарь мероприятий
Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.
С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.
7 000 компаний