Пожалуй, трудно сегодня найти человека, который не имел бы представления о том, что такое система электронного документооборота (СЭД). Ведь электронной почтой пользуются практически все. Рынку СЭД уже лет пятнадцать от роду. Тем не менее на недавней конференции Docflow 2008 посетители должны были испытывать странные ощущения: обилие компаний-производителей при дефиците реальных внедрений. В чем причина?
Несмотря на высокие темпы прироста рынка (20-30 процентов ежегодно), доля предприятий и организаций страны, использующих СЭД в своей деятельности, составляет всего около процента. А работает в этой сфере, по разным оценкам, 50-70 поставщиков решений, значительная часть из которых – российские компании. В момент проведения Docflow 2008 появилось еще два: «БОСС-Референт» и «ЭЛИСС».
Дело в том, что СЭД, изначально создававшиеся для упорядочения работы организации с документами, сегодня активно ищут свое место рядом с другими популярными информационными системами – ERP и CRM. В зарубежных классификациях место термина Document Management занимает Enterprise Content Management (ECM), то есть системы управления всем корпоративным контентом, циркулирующим в организации (документы, таблицы, письма, файлы данных и т. д.). Ключевая функция ECM как раз заключается в том, чтобы собирать из разных источников информацию, необходимую для принятия управленческих решений на самых разных уровнях. По сути, документ – это базовый элемент всех информационных систем. Поэтому СЭД нового поколения (ECM) претендуют на роль базовой информационной инфраструктуры корпоративных систем будущего. Потому так велико оживление вендоров. Почему же отклик потребителей пока незначителен?
Теоретическая модель СЭД нового типа проста и понятна, поясняют в Центре IT-исследований и экспертизы АНХ при правительстве РФ: документ – это совокупность структурированных данных (реквизитов). Их можно интерпретировать совместно, тогда мы получаем аналог привычного бумажного документа. А если обращаться к отдельным реквизитам документа, в том числе с помощью других информационных систем, можно управлять его жизненным циклом. Остроумное решение предложила компания Adobe: документ формата PDF можно превратить в интеллектуальный, записав всю логику его «жизни» – процедуры утверждения, безопасность, статусы подтверждений/изменений и т. д. – в нем самом. Но как только мы захотим добавить к реквизитам управления жизненным циклом какие-либо другие данные, мы столкнемся с огромным количеством возможных вариантов интеграции корпоративных данных: системы для организации групповой работы, управления бизнес-процессами, интеграции корпоративных приложений и т. д. Но «идеальной» СЭД – недорогой и простой, например, в виде «конструктора», позволяющего заказчику самостоятельно внести изменения в ее логику и процессы, – в настоящее время не существует. Каждая компания вынуждена искать ту систему, которая лучше всего обеспечит решение именно ее задач. Но предлагаемые на рынке платформы интеграции – это новые технологии, и не все стандарты, на которых они базируются, окончательно сформированы и приняты. Это означает технологические риски. При межведомственной интеграции остро стоят вопросы нормативно-правового обеспечения и использования единой терминологии. А у нас понятие «электронный документ» еще не определено. К тому же зарубежные аналитики говорят, что параметр ROI к интеграционным решениям такого типа плохо применим. Вкупе все риски, сложность и стоимость интеграционного решения приводят к тому, что в числе заказчиков передовых СЭД пока будут в основном те, кто «осваивает бюджет», а не массовый коммерческий сектор.
ВРЕЗ: ЧТО НУЖНО ДЛЯ БОЛЕЕ ШИРОКОГО ВНЕДРЕНИЯ СЭД?
Виталий Шилов, руководитель направления систем электронного документооборота компании КРОК
Регулярно встречаются ситуации, когда внедрение системы не спускается до конечных исполнителей. Причина кроется в неготовности руководства к изменениям деловых процессов, которых требует комплексное внедрение СЭД. А пользователям стоит умерить свои требования к интерфейсу системы. На Западе, например, практически не дорабатывают интерфейс используемых приложений, что снижает стоимость внедрения СЭД.
Тагир Яппаров, президент группы компаний «АйТи»
Сейчас внедрение происходит в крупном бизнесе и в госсекторе, то есть там, где острая потребность избавиться от излишних бюрократических процедур подкреплена серьезными IТ-бюджетами. А SMB-компании в большинстве случаев еще не готовы к внедрению СЭД как из-за нехватки средств, так и по причине собственной организационной незрелости. Ведь подобные проекты эффективны только в компаниях, где управленческие процессы достаточно четко прописаны и формализованы.
Михаил Брауде-Золотарев, директор Центра IT-исследований и экспертизы АНХ при правительстве РФ
В России отсутствует единая инфраструктура удостоверения цифровых подписей, а также навыки обращения людей с сертификатами цифровых подписей. Культура юридически значимого цифрового взаимодействия в России еще не сложилась, что в свою очередь тормозит развитие цифровых способов взаимодействия. Кроме того, надо понимать, что интеграция СЭД с другими информационными системами нужна не всегда.
