Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Ноябрь 2006 г.

Для оценки общей ситуации и тенденций развития российского рынка управления документами мы обратились с рядом вопросов к ведущим отечественным поставщикам систем электронного документооборота (СЭД). Ниже представлены их обобщенные и персональные ответы.

1. Какие изменения произошли в структуре заказчиков и в их потребностях?

В целом тенденция здесь такова: растет число проектов и их масштабы, клиенты начинают предъявлять всё большие требования к широте функционала, масштабируемости, возможностям интеграции эксплуатируемых решений, использованию корпоративных стандартов. Всё чаще заказчиками СЭД становятся территориально распределенные организации. Если еще год-два назад корпоративные клиенты решали задачи автоматизации документооборота в центральных офисах, то сегодня они занялись построением систем, охватывающих филиальную сеть, территориальные структуры. Это относится и к коммерческим компаниям, и к органам государственной власти.

Наблюдается активный интерес к различным системам управления документами и ходом их обработки, причем как к самым простым, так и к универсальным – класса workflow («Интертраст», Directum).

Появляются новые требования заказчиков, например, в части соответствия предлагаемых им решений международным стандартам на системы электронного документооборота, особенно со стороны публичных компаний. Спрос на новые средства СЭД в компаниях во многом определяется необходимостью постановки регулярного менеджмента, внедрением систем менеджмента качества и процессного управления. А вот традиционно высокий спрос со стороны государственных организаций обусловлен в основном «перевооружением» – заменой морально устаревших систем на новые (DocsVision).

Налицо активность предприятий среднего и малого бизнеса, которые всерьез занялись упорядочением бизнес-процессов. Естественной тенденцией является увеличение доли документов, обрабатываемых в электронной форме («ЭОС»).

Значительный интерес к автоматизации документооборота демонстрируют преимущественно государственные структуры, а также представители крупного и среднего бизнеса. При этом отраслевая принадлежность коммерческих организаций, планирующих внедрение СЭД, весьма разнообразна («АйТи»).

Почти каждая внедряемая или ранее внедренная система документооборота получает функции защиты информации как минимум по части применения ЭЦП. Повышается интерес к портальным решениям в области документационного обеспечения управления (ДОУ), почти каждое пятое внедрение связано или с созданием портального варианта построения интерфейса системы, или с включением ресурсов СЭД в корпоративный портал («Интертраст»).

Помимо этого востребована реализация доступа к информации СЭД через тонкие клиенты (браузеры), а также с различных мобильных устройств. Повышается спрос на интеграцию СЭД с системами ERP (в первую очередь это модули HR), CRM («Интертраст», «АйТи»).

Растет спрос на консалтинговые услуги в области постановки документооборота в организации («Интертраст»).

Обязательной составляющей практически всех создаваемых сегодня систем являются сервис потокового сканирования документов и возможность использования ЭЦП («АйТи»).

Требование наличия средств разработки присутствует практически в каждом тендере, но реально заказчики ими практически не пользуются (Directum).

Все более растет спрос на специализированные решения, такие как средства автоматизации ведомственных архивов, поддержки менеджмента качества, системы одного окна и т. п. Все больше крупных организаций планируют начать или уже ведут работы по созданию у себя удостоверяющих центров и корпоративных порталов (ЛАНИТ).

Потребности заказчиков остаются в целом теми же, что и раньше: скорость внедрения системы, гибкость настроек, возможности расширения функционала и интеграция с существующими информационными системами предприятия («Летограф»).

Интерес вызывает не просто электронный документооборот, а комплексное наведение порядка в организации работы с документами с последующей ее автоматизацией («Термина»).

2. Каких изменений в требованиях рынка можно ожидать в ближайшем будущем?

В России начинается вторая волна автоматизации, вызванная пониманием необходимости внедрения решений класса СЭД в сегменте малого и среднего бизнеса. До сих пор использование информационных систем там в большинстве случаев ограничивалось автоматизацией бухгалтерии (Cognitive).

Стимулом для развития этого рынка должны стать ожидаемые в ближайшем будущем изменения в области законодательного регулирования сферы электронного документооборота и реализация полноценного межведомственного обмена данными. В конце 2006-го – в первой половине 2007 г. ожидается утверждение стандартов «Электронной России», которые, хотя и имеют общий стратегический характер, могут оказать сильное влияние на рынок СЭД («АйТи»).
Наиболее значимой представляется перспектива организации межведомственного и межкорпоративного документооборота, обеспечивающего взаимодействие организаций друг с другом («ЭОС»).

Изменения в спросе будут зависеть от инноваций в области ИТ, особенно в части развития беспроводных сетей передачи данных и Web-технологий. В ближайшем будущем можно ожидать окончательного снижения интереса к сугубо канцелярским системам, роста функционала СЭД в части автоматизации сложных бизнес-процессов, усиления аналитических и поисковых технологий в системах ДОУ («АйТи»).

Все чаще будет встречаться требование применять в работе исполнителя современные методики и лучшие практики (ITIL, ISO 9001 и др.). Повысятся требования заказчика к качеству сопровождения ПО, особенно на этапе промышленной эксплуатации («Интертраст»).

Вырастет спрос на консалтинговые услуги по постановке и организации ДОУ во всех коммерческих организациях. Большинство средних предприятий такого рода не знают, как правильно организовать работу с документами. Крупным же компаниям необходима помощь в постановке делопроизводства в региональных структурах, особенно при условии, что эти структуры присоединились к ним недавно («Термина»).

3. Каков сегодня типичный проект по управлению документами с точки зрения набора функций и масштаба?

Как правило, реализуются хранение документов и коллективный доступ к ним, контроль и обеспечение исполнения, формирование отчетности. Остро ощущается растущая потребность в глубокой интеграции с офисными приложениями, электронной почтой и «1С: Предприятием», а также в настройке возможностей по контролю исполнения и отчетности («1С»).

Для проекта на базе «ЕВФРАТ-Документооборот», рассчитанного на 50-100 одновременно работающих пользователей, достаточно характерной можно назвать конфигурацию, в которой используются функции автоматизации делопроизводства, организации workflow, создания электронного архива (Cognitive).

По масштабу это автоматизация работы всей инженерно-технической службы, с точки же зрения функционала – это комплексные решения с применением ЭЦП и внедрением всех модулей Directum. Для крупных компаний более актуальны единичные случаи обмена документами между «дочками», но внутри территориально распределенных «дочек» используется весь набор функций (Directum).

Кроме задач общего делопроизводства это самые разнообразные бизнес-процессы, связанные с обработкой документов. При этом схемы бизнес-процессов и формы учетных карточек специфичны для каждой организации; часто сразу или в перспективе бывает необходима интеграция с другими ИС заказчика, что требует от системы наличия гибких инструментов настройки и модификации, а также развитых средств процессной интеграции.

Вообще характерной чертой проекта является то, что границы его впоследствии расширяются, охватывая все новые задачи, а количество пользователей возрастает от десятков до сотен, а иногда и до тысяч (DocsVision).

Типичным примером проекта для организации с иерархической системой управления является безупречно работающая автоматическая территориально распределенная канцелярия. Она ориентирована на смешанный бумажно-электронный документооборот и позволяет автоматизировать работу от сотни до десятков тысяч пользователей. Обязательно обеспечивается возможность работы с поручениями и резолюциями, оперативного получения настраиваемых отчетов, автоматизированного ввода различных данных и взаимодействия с уже имеющимися и создаваемыми прикладными программными комплексами.

Традиционно также реализуются автоматическая связь с классификаторами и различными справочниками, хранение и мгновенный поиск оперативных и архивных документов, поиск цепочек переписки, пакетов связанных документов по всей сети организации. Для государственных предприятий и учреждений важна поддержка ГОСТов и инструкций, печать документов по шаблонам, потоковый ввод документов и форм. Особо актуальны наличие гибкого и надежного разграничения прав пользователей системы, защита данных и использование ЭЦП («АйТи»).

Сейчас практически все заказчики хотят иметь электронную цифровую подпись, функционал класса workflow; многие планируют встраивать сервисы систем управления документами в свои портальные решения, большинство испытывает потребность в интеграции систем управления документами с другими решениями – такими как ERP, ПО кадрового учета, банковские системы и т. д. (ЛАНИТ).

4. Какие качественные изменения произошли в спектре предлагаемых вами продуктов? В каком общем направлении идет развитие ваших технологий?

«1С: Архив» стабилизировался как функционально законченное решение. В последней версии мы добавили ряд возможностей поддержки сканирования и распознавания документов, которые оказались востребованными на рынке и повысили эффективность системы при работе с большим количеством документов и пользователей («1С»).

В продукте «ЕВФРАТ-Документооборот» появилась поддержка работы в распределенных структурах, усовершенствованы инструменты экспорта и импорта данных, реализованы новый API и поддержка формата XFF (Cognitive).

Версия системы «ДЕЛО» 8.8 ориентирована на решение проблем территориально распределенных организаций и обеспечивает полнофункциональный Web-доступ. Продукт «Архивное дело» 3.1 обеспечивает управление интегрированными бумажно-электронными архивами предприятий («ЭОС»).

За последний год нами были выпущены шлюзы для Microsoft SharePoint и «1С: Предприятия». Запланирована поддержка Windows Workflow Foundation, a также интеграция с семейством продуктов и технологий Office System 2007 (DocsVision).

Наши технологии развиваются в направлении архитектуры SOA, поддержки открытых стандартов и ОС Linux как альтернативы ОС Windows. Мы движемся в направлении дальнейшей «портализации» продукта CompanyMedia с целью обеспечения в рамках корпоративного портала той же функциональности, которую мы сейчас имеем в «толстом» клиенте Lotus Notes. Одним из интересных для нас направлений развития функциональности CompanyMedia является применение мобильных устройств (КПК и смартфонов). Активно изучаем IBM Workplace как самую перспективную на данный момент платформу для CompanyMedia нового поколения, основанную на J2EE («Интертраст»).

Расширяются возможности обработки больших объемов данных, интеграции систем документооборота с промышленными СУБД и различными аналитическими приложениями, а также с пакетом MS Office, популярными почтовыми клиентами и различными мобильными устройствами («АйТи»).

Из самых последних новинок хотелось бы особо отметить создание специализированного сервера, предоставляющего программный интерфейс (в том числе через Web-сервисы) для доступа к хранилищу документов LanDocs (ЛАНИТ).

Мы выполнили интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с продуктом ABBYY Recognition Server («Летограф»).

В ближайшем будущем приоритетными направлениями для нас станут решения по интеграции различных приложений с помощью SOA Suite на базе технологий Oracle и IBM, создание тонких клиентов и решений на платформе Linux (R-Style).

В ближайшем будущем приоритетными направлениями для нас станут решения по интеграции различных приложений с помощью SOA Suite на базе технологий Oracle и IBM, создание тонких клиентов и решений на платформе Linux (R-Style).

Мы развиваем корпоративное ПО нового класса – BPDM (business process document management). Это системы управления документационным обеспечением, включающие полноценный функционал моделирования и текущего менеджмента бизнес-процессов. В настоящее время мы работаем над интеграцией OPTiMA-Workflow с системой Business Studio (UpScale Soft).

5. Как меняется ваша стратегия продвижения продуктов, работы с партнерами и заказчиками?

Маркетинговая и рекламная политика компании постепенно переориентируется на региональные рынки. Еще одним важным шагом явился выход нашей компании на рынок консалтинговых услуг в области делопроизводства и архивного дела («ЭОС»).

Мы планируем расширить линейку продуктов, поставляемых под торговой маркой «ЕВФРАТ-Документооборот». Кроме коробочного решения на основе СУБД «Ника» появятся типовые решения на базе промышленных СУБД (Cognitive).

Помимо собственного решения «БОСС-Референт» мы внедряем и системы других разработчиков СЭД (Microsoft, Documentum). По нашим оценкам, одним из наиболее эффективных инструментов продвижения СЭД является организованная совместно с компаниями-заказчиками демонстрация на их территории реально работающих систем. В то же время следует отметить снижение эффективности общеотраслевых выставок и прямой рекламы («АйТи»).

Мы усиливаем зарубежную экспансию: сегодня продукт локализован и продается в пяти странах. В ближайшее время их количество планируется удвоить (DocsVision).

Намечен выпуск коробочной версии системы документооборота RS-Doc. Купив ее, сам заказчик сможет подстраивать систему под свои требования (R-Style).

6. Как решаются вами вопросы интеграции с продуктами других поставщиков?

Мы интегрировали свою систему с самыми последними разработками таких наших технологических партнеров, как ABBYY (распознавание текстов), Aladdin (хранение пароля и секретных ключей на носителях), «Крипто-ПРО» (средства криптографической защиты информации) («ЭОС»).

«ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет API, используя который партнеры и заказчики могут решать задачи интеграции с другими ИС. В относительно простых случаях достаточно стандартных возможностей продукта по обмену данными с использованием формата XFF (Cognitive).

Практически в каждом проекте мы интегрируем свое решение с системой учета кадров (это либо отдельная программа, либо модуль в общей ERP-системе) и проводим синхронизацию с внешними справочниками. Востребована также интеграция с финансовыми модулями ERP-систем (заявки на закупку, выполнение по договорам) и в некоторых случаях замена их внутренних механизмов согласования на наши (Directum).

DocsVision реализован на платформе Microsoft.NET как Web-сервис с открытым API, поэтому функции документооборота и управления процессами могут использоваться другими приложениями корпоративной ИС. Для процессной интеграции с другими системами в work-flow-подсистеме DocsVision реализован универсальный механизм шлюзов, который позволяет строить сквозные бизнес-процессы, оперирующие с объектами как DocsVision, так и других прикладных систем. Нами уже выпущены шлюзы к Microsoft Exchange, Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint, «1С: Предприятию», а в ближайших планах – их выпуск для Microsoft Project и CRM. (DocsVision).

Чаще всего в нашей практике встречаются задачи по интеграции с системами HebDesk и ServiceDesk компании HP, модулем HR корпорации SAP, продукцией фирмы «1С», системами «Босс-Кадровик» от «АйТи» и «ДЕЛО» от «ЭОС», с различными кадровыми базами данных, регистрационно-учетными системами, портальными решениями и заказными бизнес-приложениями. Для интеграции с внешними системами мы используем специализированное ПО IBM («Интертраст»).

Важной задачей является поддержка универсальных форматов взаимодействия. Один из примеров подобного взаимодействия – реализация XML-шлюза для обмена данными между СЭД, разработанного ключевыми игроками рынка при участи Гильдии управляющих документацией («АйТи»).

В последнее время мы часто интегрируем свои решения с Web-порталами. Появились также проекты, где требуется интеграция разработанных нами систем с удостоверяющим центром заказчика. Для обмена данными мы используем универсальный механизм, основанный на XML-стандарте (ЛАНИТ).

Система «Летограф» построена на базе интеграционной платформы Ensemble корпорации InterSystems. Наиболее часто нам приходится интегрировать свои решения с программными продуктами «1С» или заказным ПО, исторически существующим на предприятии («Лето-граф»).

Нам часто приходится интегрировать нашу систему документооборота RS-Doc с программными решениями таких вендоров, как «1С», SAP, IBM Lotus, а также с порталами и различными самописными приложениями. Делаем мы это при помощи интеграционных технологий Oracle и IBM (R-Style).

В наших проектах чаще всего встает вопрос об интеграции с уже существующими или внедряемыми у наших клиентов бухгалтерскими и ERP-системами – «1С», SAP, Axapta и т. п. (UpScale Soft).

Андрей Колесов

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^