Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Отечественные системы автоматизации делопроизводства

Т.Князева, Алтайский Государственный Университет (Барнаул)

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга. Системы, можно классифицировать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям и т. д.

Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать, а также бухгалтеров и управленческого персонала – тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась под его нужды, и в тоже время была продуктом, который можно внедрить и поддерживать силами коллектива. Конечно, можно получить тонко настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, безболезненным и желательно без отрыва от производственной деятельности.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов).

Система должна быть решением, которое бы предусматривало дальнейшее расширение за счет добавления новых модулей. Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Потребитель ориентируется на системы с удобным интерфейсом, внимательно подходит и к выбору разработчика системы документооборота. Оцениваются такие факторы как срок работы на рынке автоматизированных систем, репутация среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляется техническая поддержка продуктов, как часто выпускаются обновления и многое другое.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.

Попробуем на конкретных примерах разобраться в этих и других вопросах. Для анализа были выбраны системы являющиеся популярными российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям. Перед началом работы был произведен сбор пакета информации от каждого поставщика продукта. В него вошли:

  • Демо-версия системы;
  • Коммерческое предложение от разработчика на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 рабочих мест;
  • Оценка работоспособности службы технической поддержки через интернет-сайт и электронную почту.

В итоге маркетингового анализа были выбраны восемь компаний: ЭОС, Cognitive technologies, ГНПП «Гранит-Центр», НТЦ ИРМ, NAUMEN, «Оптима», DIRECTUM, «Кодекс». Но так как DIRECTUM и «Кодекс» по разным причинам не смогли предоставить демо-версии своих продуктов, в итоге рассматривались продукты шести компаний.

Автор является независимым экспертом, а сделанные выводы, отражают только его личное восприятие. Анализ систем проводился на основе опытного тестирования предоставленных демо-версий систем.

Перечислять все функциональные возможности данных систем не предоставляется возможным, остановимся на отдельных функциях, которые наиболее хорошо реализованы или, наоборот, не реализованы в системах, а также на главных особенностях этих систем.

OPTIMA-WORKFLOW

OPTiMA-WorkFlow является разработкой компании «Оптима». Она предназначена для автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота, является интегрированным аппаратно-программным решением.

Основной принцип данной системы – это ориентированность ее на автоматизацию деловых процессов, управление потоками работ, организацию электронного документооборота, а не на действия, связанные с обработкой документов. Система базируется на принципах открытой архитектуры и объектной интеграции, что обеспечивает возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами – сканирования, распознавания текста, печати, электронной почты, факсимильной связи и т.д.

Кроме общего механизма организации потока работ, система позволяет хранить во время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OPTiMA-Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. Для регистрации версий документов используется СУБД, доступ к которой осуществляется через интерфейс ODBC. Так как OPTiMA-Workflow в качестве сервера использует Exchange, систему легко внедрить в тех компаниях, где Exchange уже применяется как почтовый сервер и сервер коллективной работы.

Система успешно внедряется на крупных промышленных предприятиях, в органах управления городов, банках, страховых и финансовых учреждениях, предприятиях энергетики, связи, телекоммуникаций, сервисных и IT-компаниях.

Особенностями OPTiMA-Workflow является наличие доски объявлений, журнала событий, модуля инвентаризации, менеджера ресурсов, хранилища, подшивок документов, а также совместимость с антивирусными пакетами.

Доска объявлений – это список документов, доступных исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения. Эти механизмы полностью интегрированы с MS Outlook и MS Project.

Система позиционируется разработчиками как ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства и организации деловых процессов. Возможно, система OPTiMA-Workflow действительно является простым и удобным продуктом для неопытного пользователя, но только после того, как она будет настроена либо обученными сотрудниками организации, либо специалистами компании «Оптима».

Так как система предназначена для адаптации к специфике организации, то она представляет собой «конструктор» с набором инструментария для описания технологии обработки данных. Перед тем, как приступить непосредственно к работе, требуется провести процедуры регистрации пользователей, создания словарей, макетов регистрационных карточек и привязки их к словарям, создания маршрутных схем, хранилищ, техпроцессов, отчетных форм и т.д.

К недостаткам можно отнести отсутствие возможности создания связок, словарей и справочников, совместной работы над документом, визирования, проектов документов, группы пользователей, роли, явного разграничения прав доступа на документ и списание документов в архив.

В заключение можно отметить, что система не является готовым коробочным решением, требует адаптации и настройки. OPTiMA-Workflow, безусловно, относится к классу самых дорогих программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов организации. Помимо недешевых лицензий самой системы, приобретаются также лицензии на использование СУБД MS SQL Server и MS Exchange, плюс к этому, системы резервного копирования информации и др.

ДЕЛО

ДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС).
Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д.

Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и хорошо учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах.

ДЕЛО является готовым решением, открытым для расширения и интеграции. Продукт отличается удобным интерфейсом и может быть внедрен достаточно оперативно, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет дополнительно их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика.

Одним из достоинств ДЕЛО является использование справочников, которых нет у других рассматриваемых систем. Справочники позволяют учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название, фактический, юридический и электронный адреса, телефон, факс, банковские реквизиты и т.д.). Данная информация необходима в повседневной работе не только бухгалтеру предприятия, но и секретарю, менеджеру, юристу и другим должностным лицам.

ДЕЛО содержит папки «поступившие», «на подписи», «на исполнении», «на визировании», «проекты документов», «на контроле». При необходимости пользователь может создавать и собственные папки. Характерный для системы принцип «кабинетов» позволяет объединить несколько должностных лиц в один виртуальный кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп, каждая, из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы:

  • входящие – из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий;
  • исходящие (внутренние) – инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан;
  • письма и обращения граждан.

Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, проектов документов, позволяет назначить соисполнителей по документу. В регистрационной карточке документа нет всевозможных закладок, скрытых полей, полей обязательных для заполнения, не нужно описывать схемы и маршруты рассылки. Система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по документу (реализован принцип свободной маршрутизации). Можно использовать и произвольные списки рассылки документов. Система самостоятельно генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновении путаницы.

Недочетом системы является отсутствие средств создания регистрационных карточек с некоторыми индивидуальными реквизитами организации. То есть, собственно функция задания произвольных реквизитов есть, но нет возможности поместить их реквизиты в основной раздел регистрационной карточки.

Система ДЕЛО достаточно полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций ведения реестра рассылки, номенклатуры и описи дел, списания документов с соблюдением всех архивных норм и правил. Она рассчитана и на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами.

ДЕЛО изначально разрабатывалась для государственных учреждений, поэтому в ней реализован механизм по работе с обращениями граждан. Для удобства обработки данных обращений граждан, в системе указывается вид обращения: личное, коллективное либо анонимное.

Система поддерживает печать регистрационных карточек документов, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом можно задавать собственные шаблоны печати.

Поддержка электронного документооборота обеспечивается путем интеграции с MS Word, Excel, Outlook, регистрации бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением поточного сканирования. Придание юридической значимости электронным документам осуществляется с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты. Регистрация и отправка документов производится по электронной почте.

Особое внимание разработчиками уделено конфиденциальности и безопасности информации. В системе происходит регламентация прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами.

ДЕЛО имеет подробную сопроводительную печатную документацию, и встроенную электронную помощь с иллюстрированными подсказками.

В ДЕЛЕ нет отдельного модуля для дизайна маршрутов следования документов. Маршрут задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута: параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания), последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности) и параллельно-последовательный.

ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой.

В ДЕЛЕ также отсутствует механизм пользовательских ролей, который определял бы регламентировать объем информации и операций, соответствующий каждой из ролей. Вместе с тем в модуле администрирования ДЕЛА имеется функция, позволяющая копировать права пользователей. Таким образом, достаточно легко создать нового пользователя, наследующего права и настройки от уже существующего в системе.

В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Встроенные в систему средства электронной почты, позволяющие проводить рассылку документа прямо из регистрационной карточки. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой.

ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ

ЕВФРАТ-Документооброт является разработкой российской компании – Cognitive Technologies. Она имеет привычный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.

К преимуществам программы можно отнести мастер журналов и отчетов. Он предоставляет большой выбор готовых отчетных форм и возможность, не обладая навыками программирования, создавать собственные. Кроме этого есть дизайнер форм и дизайнер маршрутов, с помощью которого можно самостоятельно настроить необходимые карточки и типовые маршруты документов.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные регистрационные карточки документов. А вот возможности прикрепить обычный документ нет, можно только указать его адрес в локальной сети. Сотрудник с правами администратора имеет возможность отправки сообщений всем работающим коллегам сразу или конкретному работнику. Контроль исполнения обеспечивается автоматическими рассылками уведомлений и напоминаний, настройки которых могут быть индивидуальными для каждого бизнес-процесса.

Наличие списков рассылки позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. Рассылку можно осуществлять сотрудникам отделов или произвольным группам сотрудников, например, только руководителям. Рассылка же внешним организациям будет возможна в 12-ой версии системы в стандартной поставке с поддержкой работы со справочниками внешних организаций.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм «ролей», служащий для делегирования заданий, прав доступа на документы и их потоки. С помощью ролей можно задавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Роль выступает в качестве именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д. В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник, в то же время один и тот же сотрудник может исполнять несколько ролей.

К недостаткам стандартной поставки следует отнести, отсутствие встроенных средств работы с обращениями граждан. Вместе с тем, ничто не мешает с помощью внутреннего инструментария создать формы для обработки таких обращений самостоятельно.

В «ЕВФРАТ-Документообороте» одновременно с документом может работать только один сотрудник, хотя зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений. В текущей версии системы нет средств регистрации документов из электронной почты. В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот 12 реализована возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронных писем непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные электронные письма и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот – отправлять документы системы в виде обычных электронных писем. Кроме этого 12-ая версия обеспечит полноценную работать с удаленными филиалами и организациями, и позволит назначать соисполнителей по документу.

В стандартной поставке отсутствуют функции поддержка проектов и версий документов, реестра отправки документов и др. Существует еще два недочета, делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам и личных кабинетов пользователей.

В одиннадцатой версии ЕВФРАТА было невозможно посмотреть в регистрационной карточке, в каком формате прикреплен файл и сразу же открыть его. Для того чтобы просмотреть приложенный файл, нужно было открыть меню «Файл», выбрать «экспорт». В новой версии программы этот порядок несколько изменен, теперь при прикреплении либо просмотре документа автоматически предлагается «открыть» или «сохранить» этот файл. А при вложении аудиофайлов, по-прежнему, используется метод «файл-экспорт».

Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки.

Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на СУБД НИКА на предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies, но и собственными силами. Это достигается за счет того, что СУБД НИКА не нужно администрировать, единственное, что нужно сделать администратору – это настроить back-up системы. В следующей версии в качестве СУБД использоваться будет не только «НИКА», но и MS SQL Server и Oracle.

Система, как и Windows позволяет не создавать пароль для пользователя системы и входить только под логином. Более того, система запоминает на рабочем месте последний логин, под которым осуществился вход.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусматривается возможность создания различных справочников, в том числе справочник организаций и предприятий для учета данных организаций-контрагентов. В новой версии появится возможность создания иерархических справочников. В стандартной поставке система содержит только встроенные справочники «структура предприятия» и «адресная книга».

Дополнительно в систему могут входить различные модули. Это, например, программа «Архивариус», предоставляющая средства автоматизации процессов списания и хранения документов в соответствии с номенклатурой дел, НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям через веб-интерфейс.

Таким образом, система ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников промышленных частных и государственных организаций, учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот 12 позволит расширить сферу применения программы, так как система сможет работать на мощных СУБД Oracle и MS SQL Server, а также в стандартной поставке обеспечит работу с удаленными подразделениями и филиалами. Весьма доступные цены на систему делают систему привлекательной для различных организаций.

NAUDOC

NAUDOC – это система управления корпоративной информацией через веб, разработанная компанией NAUMEN.

Система подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, проектных организаций, подразделений холдинговых структур. Особенностью системы является использование оригинальной архитектуры: скриптовый язык разработки Python, позволяющий быстро реализовать бизнес-логику, и объектная база данных ZODB с открытыми исходными кодами.

Положительными сторонами NauDoc являются полноценный веб-интерфейс, отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей (в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.), поставка с полным набором исходных кодов, работа на большинстве платформ: Windows, Linux, Solaris, FreeBSD, Mac OS X, значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке.

Одним из преимуществ, делающих систему NauDoc популярной среди российских компаний, является ее веб-ориентированность. Благодаря этому качеству для полноценной работы с документами и бизнес-процессами, включая функции редактирования, маршрутизации и контроля выполнения документов, пользователю NauDoc необходим только браузер. Вся функциональность доступна через интернет по защищенному каналу и только пользователям, прошедшим аутентификацию.

Особенностью интерфейса является поддержка двух языков: русского и английского. Это единственная система, обеспечивающая возможность сохранения входящих документов, не подлежащих регистрации (каталоги, прайс-листы, приглашения и т.д.).

Интересна функция создания внутреннего и внешнего сайта компании. Публикация анкет на веб-сайте NauDoc обеспечивает работу с входящей и исходящей электронной почтой как с обычными документами системы. Папки с входящей и исходящей почтой находятся в рабочем окне пользователя. В документах системы есть возможность добавлять и изменять реквизитные поля. Встроенный планировщик заданий позволяет назначать задания на определённый день недели или месяца, производить планирование на произвольные даты.

В NauDoc контроль над исполнением заданий осуществляется с помощью модуля статистики выполнения задания. В таблице содержится информация о входящих заданиях каждого пользователя с учетом их состояния на текущий момент времени (назначено, завершено, просрочено, отклонено, оставлено без ответа). Там же можно ознакомиться с каждым входящим заданием пользователя (заголовок, назначено, контролер, ответственные пользователи, дата создания, дата окончания), а затем обратно вернуться к общему списку статистики. Статистика выводит результат исполнения в процентах по каждому пользователю.

NauDoc позволяет рассылать новости компании и другие рекламно-информационные материалы по электронной почте. Количество тематических рассылок неограниченно.

Регистрация новых подписчиков может выполняться ответственным лицом или же самими подписчиками через форму регистрации на интернет-сайте. Документы, отправленные в рассылке, сохраняются в виртуальном архиве, и доступны подписчикам для просмотра в закрытом разделе сайта.

Встроенный электронный архив позволяет списывать документы , после изменения их статуса.
К недостаткам относится, то, что система является скорее «конструктором», нежели готовым решением. Для нормальной работы пользователя требуется создание и настройка справочников, почтовых папок, создание папок пользователей. Реализация системы на СУБД ZODB и использование относительно редкого языка Python, может потребовать специального обучения администратора системы.

В системе NauDoc доступ осуществляется не только к отдельным документам, но и к папкам, в которых они содержатся. Существует возможность создания деловой процедуры, например «прием заказа от клиента». Добавлен новый шаблон действия – таймер, который устанавливается при выполнении перехода, а по истечении определённого отрезка времени запускает другой переход. Например, если документ слишком долго находится на согласовании, то производится переход и документ движется по другому маршруту.

Резюмируя можно сказать, что NauDoc подходит для коммерческих компаний с развитой структурой филиалов и удаленных подразделений, предоставляющих услуги, в том числе, с использованием интернета. Система – подходящее решение для IT-компаний, многие сотрудники, которых работают удаленно.

«ГРАН-ДОК»

Система автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док» разработана в ГНПП «Гранит-Центр», в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства. Данное решение поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления. Основными клиентами компании являются Правительство Москвы и московские муниципальные образования.

Отличительными особенностями системы «Гран-Док» являются функции расширенного контроля исполнения, который делится на внешний, внутренний, депутатский, дополнительный и особый контроль, записи на прием руководителя и составление графика приема, привязка его к регистрационным карточкам документов, интеграция системы с ИПС «Кодекс».

Программа содержит модуль обмена сообщениями между пользователями. Сообщения могут содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, документы, электронные формы, графики, аудио- и видеоинформацию.

В самой системе предусмотрена функция резервного копирования базы данных, которое рекомендуется производить не менее одного раза в сутки. Однако каждая следующая резервная копия базы данных записывается поверх существующей.

Система позволяет проконтролировать исполнение документа по отдельно взятым его пунктам, назначить исполнение по конкретному пункту документа. В регистрационных карточках таких документов существует специальная зона «пункты». Нельзя, однако, указать конкретные сроки исполнения.

При удалении регистрационной карты документа, система позволяет сделать пересчет данного потока документов в базе данных, пользователю с правами администратора. Генерация индекса документа происходит автоматически. Но первоначальная настройка индексов документов проводится администратором системы вручную.

К любому документу в системе может быть прикреплено в виде файлов любое количество исходных документов, которые могут быть при необходимости отсканированы. Сканирование осуществляется при помощи пакета FineReader.

Один из недостатков программы – сложность регистрационно-контрольной карточки. Она поделена на множество зон и закладок, имеет многочисленные скрытые реквизиты. При работе с карточкой не указывается, к какой форме она относится. К карточке невозможно прикрепить файл сопроводительного письма. Отметка об исполнении представляет собой простое текстовое поле, которое не содержит ни стандартных меток, ни возможности ввода даты исполнения.

В системе нельзя ввести информацию об организации-контрагенте. Существует словарь организаций, должностей, где можно ввести только наименование внешних организаций. Отсутствуют справочники. Нельзя добавить новый словарь. Недостатком является, то, что работа со словарями доступна только пользователю с правами администратора. Настройка словарей и печатных форм, занимает достаточно большое количество времени.

Количество символов логина и пароля не должно превышать восьми, а наименование подразделения не должно превышать 30 символов, включая пробелы. Это в ряде случаев существенное и труднообъяснимое ограничение. По правам пользователи системы делятся на администраторов и простых пользователей. Механизм разграничения прав доступа на документ в системе не реализован. Введенные данные о пользователе не редактируются, даже в случае ошибочно введенной фамилии или логина пользователя.

Отсутствуют такие функции как дизайн форм карточек, задание маршрутов движения документов, генерации отчетов, электронных рассылок, поддержка шифрования и ЭЦП, протокол действий пользователя.

Не поддерживаются некоторые функции определенные стандартами российского делопроизводства: ведение журнала документов, реестр рассылки документов, списание документа в архив, визирование и подписание документов. Нет возможности учитывать версии и проекты документов.

Система «Гран-Док», скорее предназначена для небольших муниципальных организаций, с малым количеством подразделений и персонала. Система не универсальна. Она требует значительной настройки словарей, формирования списка пользователей, построение индекса адресов, регистрацию печатных форм, настройку печатных форм с номенклатурой. Усложняет работу с системой отсутствие подробной инструкции.

ЗОЛУШКА

Система автоматизации делопроизводства DIS:Class Электронная канцелярия «Золушка» создана ЗАО «Научно-технологический центр Института развития Москвы» (НТЦ ИРМ).

«Золушка» осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К сожалению, в системе присутствует ограничение: система работает в промышленном режиме при нагрузке не более 20000 зарегистрированных документов в год. Программа состоит из трех независимых компонентов. Первый из них – «Письма граждан» характеризуется тем, что письма группируются по отправителям. Второй компонент «Решения и распоряжения» отличается возможностью поставить на контроль не только документ в целом, но и отдельные его пункты. При этом контроль ведется по каждому пункту в отдельности. Третий элемент «Служебная корреспонденция» предназначен для управления большими объемами переписки между организациями. Кроме этих компонентов, система не содержит никаких дополнительных модулей и приложений.

Регистрационно-контрольная карточка документа в системе состоит из взаимосвязанных закладок: регистрационная карточка, рассылка документов, примечания, поручения, сопроводительные документы, оригиналы, повторные документы, ответы. Каждой закладке соответствует поле для ввода значения.

При работе с регистрационно-контрольной карточкой системы сразу заметно отсутствие ряда стандартных реквизитов, таких как гриф доступа, вид доставки, количество листов документа, номер экземпляра. Отсутствует и автоматическая генерация регистрационного номера. Данный реквизит является обязательным для заполнения и выбирается вручную. Система не позволяет указать в закладке регистрационной карточке больше 2-3 исполнителей и контролеров, так как соответствующее поле ограничено по размеру.

Рассылка – поле, в котором отмечается, в какие подразделения были пересланы копии документа, а также вносится запись в реестр отправки. После записи карточки документа в базу данных автоматически создаются и отправляются электронные копии карточек в базы данных подразделений. Рассылать карточки следует только после того, как в них были заполнены все необходимые поля, прикреплены сопроводительные документы, файлы. В противном случае, отредактировать реквизиты будет невозможно, так как после отправки копии карточки отправитель теряет права на ее редактирование.

К сожалению, в «Золушке» нет возможности, назначить ответственного исполнителя, отправить документ на подпись или визирование. Закладка «Сопроводительный документ», содержит данные о документе (наименование организации, номер, дата, исполнители и поручения на документ). В этой закладке отсутствует возможность прикрепить файл сопроводительного документа.

Закладка «Оригиналы» служит для добавления электронной копии документа. Прикрепляемый файл нельзя редактировать, так как в процессе привязки автоматически создается и переименовывается копия файла-оригинала, которая помещается в специальном подкаталоге «рабочая область». У копии файла устанавливается атрибут «только чтение». Для того чтобы внести изменения в документ, нужно сохранить его под другим именем и заново прикрепить к карточке, таким образом, появляется две копии одного и того же документа.

Системой не предусмотрена совместная работа над документом, назначение соисполнителей.
Функция «Номенклатура дел» позволяет формировать сводки как по отдельному индексу, так и всем сразу. Поддержка функции списания документа в дело обеспечивается в соответствии номенклатурой дел. Система поддерживает реестр рассылки документов внутри организации. В реестре отмечается, в какие подразделения был отослан документ.

Словари системы не выделены в отдельный функционал. Они пополняются только при вводе новых значений в поля регистрационных карточек. Эта процедура трудоемка и отнимает много времени. «Золушка» также не позволяет создавать группы пользователей, присваивать роли.

Не поддерживается функции шифрования данных и работы с цифровой подписью. Таким образом, при работе в этой системе невозможно обеспечить защиту документооборота. Пароль, присваиваемый пользователю должен быть не длиннее восьми символов. Система, позволяет и не присваивать пароль пользователям и автоматически запоминает все логины пользователей.

При регистрации пользователей кроме ФИО и подразделения, к которому он относится, нельзя указать ни его должность, ни наименование отдела внутри подразделения, ни контактные данные. Трудно даже представить, как система работает в организации с большим количеством пользователей. Естественно, что невозможно запомнить имена и фамилии большого числа пользователей, тем более их должности. Выяснение этих подробностей будет занимать определенное количество времени сотрудников. Кроме того, количество символов Ф.И.О. сотрудника не должно превышать 25 символов с учетом пробелов.

Система «Золушка» одной из первых появилась на российском рынке автоматизации делопроизводства и приобрела себе имя и немалый круг заказчиков среди муниципальных и государственных учреждений. Однако обновления и развития системы давно не происходило, что ограничивает ее привлекательность.

Выводы

На основе проведенного анализа, системы можно разделить на две группы. Системы, ориентированные на автоматизацию классического делопроизводства, относящиеся к классу DMS: Дело, «Гран-Док», Золушка.

Системы, ориентированные на поддержание сложившихся бизнес-процессов, относящихся к классу Workflow: Евфрат-Документооборот, NauDoc, Optima-Workflow.

В каждой группе определился лидер по предлагаемой функциональности и удобству использования.

В первой группе явным лидером стала система ДЕЛО. Она, бесспорно, опережает конкурентов по количеству внедрений, по предлагаемым функциональным возможностям, по удобству внедрения и обучения пользователей, цене, количеству предлагаемых дополнительных модулей.

К лидеру второй группы относится система NauDoc. Примечательно, что это самая молодая и быстроразвивающаяся система с уже внушительным списком внедрений. Она привлекает широкими функциональными возможностями, веб-ориентированностью, доступностью исходных кодов и отсутствием затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей, способностью работать на большинстве известных платформ.

Но как бы мы не характеризовали продукты, последнее решающее слово при выборе системы, всегда остается за потребителем. А выбранная система для потребителя является лучшей из лучших.

Опубликовано 26 октября 2005 года
Источник: http://www.computerra.ru/focus/235663/

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^