Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

«Электронный документооборот. Необходимая законодательная и нормативная база»

Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно да и дешевле управлять «по старинке». Активность проявляется там, где современные технологии позволяют контролировать финансовые потоки и получать деньги, а это – Центральный банк, налоговая инспекция, Пенсионный фонд и Таможенная служба.

Законы

Одним из проявлений недостаточного внимания государства к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

  • не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
  • отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота – бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.
  • нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

Удивительно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются главным образом за счёт высвобождения площади архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

Законодательство, позволяющее переводить бумажные документы на другие носители (не обязательно электронные), дало бы возможность многим организациям осуществить постепенный переход на современные технологии при меньших затратах.

Потребность в таком законе возрастает в свете пожеланий налогового ведомства значительно увеличить срок хранения налоговых документов. Для организаций это дополнительные расходы, тонны лишней бумаги, нехватка архивных площадей и, как следствие, вынужденное использование очень дорогого у нас аутсорсинга хранения документов.

Наконец, не помешал бы и закон, требующий от государственных ведомств сокращать бумажный документооборот и активно использовать, где это уместно, современные технологии.

Однако сами по себе законы могут лишь помогать или мешать прогрессу. Принятие законов ничего не даст, если у государства и у коммерческих организаций нет интереса в современных технологиях. И, наоборот, использование СЭД ничто не остановит, если в них есть реальная необходимость. Например, электронная цифровая подпись (ЭЦП). Многие начали её использовать ещё до принятия закона об ЭЦП, и продолжают успешно использовать, несмотря на все его недостатки.

Стандарты и регламенты

Хорошие законы – это ещё не всё. Как следует из отчета, подготовленного для ЮНЕСКО и Международного совета архивов в январе 2004 года «Аутентичность электронных документов», «...обеспечение стандартов качества делопроизводства важно для максимально возможной защиты аутентичности электронных документов. Внедрение стандартов и сводов хорошей деловой практики должно идти рука об руку с законодательством».
 
Здесь тоже есть проблемы. Отсутствуют:

  • единая техническая политика относительно СЭД, используемых в России. Такая политика необходима для того, чтобы закупаемые различными государственными органами системы соответствовали определённым минимальным требованиям и могли взаимодействовать друг с другом. Кроме того, национальные требования к СЭД заставили бы разработчиков программного обеспечения (в том числе и зарубежных), за их счет сделать свои продукты более подходящими для отечественного документооборота;
  • официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы государственными органами и судами;
  • методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами и т.д. Сейчас каждое ведомство должно самостоятельно разработать соответствующие внутренние нормативы.

По новому законодательству, стандарты стали добровольными, а разрабатывать их могут любые заинтересованные организации. Это дает возможность обойтись без участия государства. Опыт показывает, что стандарты крайне необходимы всем, а вот желания их разрабатывать нет ни у кого.

Международный опыт

Наше отставание во внедрении СЭД даёт нам возможность воспользоваться опытом тех, кто идёт впереди. Интерес представляют:

  • международный стандарт ИСО 15489 по управление документацией. Но он официально не переведен на русский язык. Данный стандарт фиксирует современный уровень управления документами, и его нужно не только перевести, а принять в качестве нашего национального стандарта;
  • стандарты, содержащие требования к системам электронного документооборота;
  • стандарты по обеспечению долговременной сохранности электронных документов;
  • стандарты управления электронными документами, чтобы они принимались судами в качестве доказательств;
  • стандарты управления отдельными видами электронных документов, такими как электронная почта, системы мгновенных сообщений, базы данных, интернет-страницы.
«Экономика и жизнь (ВПК) N16, 22 апреля 2005 года, полоса 33
рубрика «Информационные технологии»

***

См. также: Cписок публикаций Храмцовской Н.А., ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International (более 30 статей по актуальным вопросам делопроизводства, документооборота и архивного дела, размещенных на нашем сайте).


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^