Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Каким софтом пользоваться ИТ - директору?

Руководство ИТ-отделом – дело трудоемкое и сложное. Оно требует больших организационных способностей и профессиональных знаний. Кроме того, не последнюю роль здесь играет управление информационными потоками с помощью профильного ПО. Какой же софт чаще всего используется ИТ-управленцами?

ИТ-подразделению предприятия приходится решать широкий круг задач. По сути, оно является тем звеном, которое обеспечивает бесперебойную работу всех подразделений предприятия, их взаимосвязь между собой, решает вопросы информационной безопасности, разрабатывает и внедряет программное обеспечение, которое позволяет накапливать информационно-аналитический потенциал компании и повышать производительность труда.

Наличие оперативных средств связи является неотъемлемой частью коммуникации сотрудников ИТ-отдела

Взглянув на этот перечень, можно прийти к выводу, что ИТ-отдел весьма сильно отличается по своей функциональности от любого другого подразделения, и что управлять им в виду такой диверсификации задач крайне нелегко. А поскольку в основе любого управленческого решения лежит информация, то использование средств систематизации, обработки и доставки информации становится неотъемлемой частью в работе хорошего ИТ-менеджера.

Как не захлебнуться в море информации

Рассмотрим вкратце основные информационные потоки, которые приходится контролировать руководителю ИТ-подразделения. Во-первых, это область финансовых задач, в которые входят планирование расходов в пределах заложенной сметы, а также обоснование финансовых вливаний. Несомненно, одной из важнейших областей является сфера управления персоналом, включающая организацию взаимодействия, планирование рабочего времени, распределение обязанностей и обеспечение приемлемого уровня взаимозаменяемости. Затем необходимо назвать сферу задач, решаемых собственно отделом: определение приоритетов, сроки выполнения, детализация, разбиение сложных работ на этапы и контроль результатов работы, назначение ответственных лиц. Наконец, одной из контролируемых руководителем ИТ-отдела областей является взаимодействие с заказчиками – другими подразделениями компании, то есть совместное определение схем взаимодействия, их формализация и оперативное реагирование на возникающие проблемы.

Для работы ИТ-руководителя характерны следующие факторы: высочайшая ответственность за принятые решения, жесткое планирование, умение принимать решения в условиях высокой неопределенности, четко определенная система взаимодействия с другими отделами, строгость требований к персоналу и организации труда.

Очевидно, что без средств автоматизации здесь просто не обойтись. А чем больше штат ИТ-отдела, шире круг решаемых им задач, тем больше требований к таким средствам.
ПО, которое направлено на сокращение издержек в работе руководителя, можно классифицировать по функциональности согласно приведенным выше направлениям.

Существуют систематизированные решения, то есть позволяющие решать задачи руководителя в рамках одной программной среды. Оперативность доступа к данным, возможность взаимодействия с существующим ПО, систематизация информации по функциональным блокам – вот те важные требования, которые предъявляются к рабочему месту руководителя.

В рамках каждого функционального блока, будь то сведения о графиках планирования рабочего времени персонала или смета предстоящих расходов, должна быть предусмотрена полная детализация информации с возможностью подключения к базам данных – первоисточникам такой информации.

От теории к практике

ПО, используемое руководителем ИТ-отдела, должно позволять оперативное взаимодействие с сотрудниками отдела, где бы они не находились. Возможность взаимодействия с мобильными устройствами персонала – ноутбуками, КПК, сотовыми телефонами – является важной составляющей эффективной системы управления. Сюда можно отнести также средства планирования, подготовки и проведения всевозможных плановых и внеплановых оперативных совещаний, в том числе и с сотрудниками, находящимися в удаленном доступе.

Наличие оперативных средств связи является неотъемлемой частью взаимодействия сотрудников ИТ-отдела. Но этого мало. Необходимо обеспечить потребность удаленных пользователей в информации так, словно они и не покидали офис.

На практике сегодня широко используются решения от различных производителей. Следует назвать продукты cемейства Lotus от IBM, которые предоставляют средства беспроводного доступа к электронной почте и другим ресурсам, а также поддерживают различные мобильные устройства – мобильные телефоны, смартфоны, PDA, пейджеры. Известна своими новациями в плане использования средств удаленного доступа в совместной работе и корпорация Microsoft. Это, в частности, решения, входящие в состав Exchange Server (Outlook Mobile Access, ActiveSync, Outlook Web Access), которые позволяют осуществлять безопасный доступ к корпоративным данным даже в условиях низкоскоростных каналов и держать связь с персоналом, находящимся далеко от офиса.

Как уже говорилось, еще одним аспектом функциональности ПО рабочего места ИТ-менеджера является отслеживание состояния выполняемых ИТ-отделом работ с полной детализацией информации по ним. Детализация отражает сроки выполнения, ответственных лиц с возможностью переключения на графики рабочего времени конкретных сотрудников и получения информации об их занятости и степени загруженности работой. Желательно предусмотреть функциональность, которая позволяла бы детализацию состояния работ по конкретной задаче на определенный момент времени: результаты на данный момент, планируемый срок завершения, возможность передачи другому сотруднику или группе сотрудников. Все это предусматривает тесную взаимосвязь автоматизированного места ИТ-руководителя с существующими на предприятии или планируемыми к внедрению средствами автоматизации работы как самого ИТ-отдела / система обработки заявок в ИТ-отдел, документирование изменений в конфигурации ИТ-инфраструктуры, система сбора информации о существующих или потенциальных угрозах в области ИТ), так и предприятия в целом.

В рамках рассматриваемого ПО также должны решаться вопросы составления разнообразной отчетности, связанной с ИТ-подразделением. Должна быть реализована система шаблонов такой отчетности и документооборота с возможностью прозрачной и не требующей больших дополнительных затрат разработки и обновления указанных шаблонов.

Одной из важных составляющих ПО является возможность получения аналитической информации о работе ИТ-отдела. Здесь либо должна быть предусмотрена взаимосвязь с автоматизированной системой показателей эффективности, либо указанная система может быть реализована в разрезе показателей эффективности ИТ-структуры в рамках ПО руководителя ИТ-отдела с возможностью сбора необходимой информации из существующих источников данных.

Для успешного управления ИТ-отделом необходимо пользоваться разнообразными аппаратными и программными средствами

В качестве примера предлагаемых решений можно рассмотреть программный пакет Serena Team Track, который является средством автоматизации рабочих процессов ИТ-подразделений и позволяет осуществлять управление задачами на каждом этапе их выполнения – назначать ответственных исполнителей, приоритеты, проставлять статусы и отслеживать сроки выполнения. Это ПО легко интегрируется с продуктами Microsoft (Outlook), MS Project, IIS, а также предоставляет широкие возможности по расширению модели бизнес – процессов и технологии документооборота, имеет инструмент разработки TeamScript, основанный на известном продукте MS VBScript. Высокая масштабируемость данного продукта основана на возможности выбора одной из таких БД, как MS SQL, Oracle, MS Access.

Конечно, нельзя обойти вниманием решения от Microsoft. Это линейка продуктов, входящих в Microsoft Office, Microsoft Project, технологии Microsoft SharePoint и InfoPath. SharePoint создан для создания корпоративного внутреннего сайта, позволяющего осуществлять взаимодействие между службами предприятия, и включающего в себя средства контроля документооборота.

InfoPath является эффективным средством сбора информации с широким выбором шаблонов и возможностью их расширения. Поддерживает любые пользовательские XML –схемы, что позволяет интегрировать собранную с помощью InfoPath информацию с различными Web-сервисами и бизнес-процессами. Большим преимуществом является то, что эти продукты предоставляют и широко используют уже привычную среду и инструментарий офисных приложений Microsoft, а так же используют для хранения и обмена информацией БД MS SQL Server, могут интегрироваться с другими источниками данных.

Технология Microsoft Operations Manager позволяет предотвратить возможные инциденты в сфере ИТ, избежать дополнительных издержек, связанных с изменением конфигурации. На основании подключаемых пакетов управления, ориентированных на мониторинг и контроль за определенным сервисом, данный продукт позволяет отслеживать состояние этого сервиса, фиксировать изменения в конфигурации и многое другое.

Весьма полезным будет наличие в распоряжение ИТ-менеджера средств планирования и расчета затрат на внедрение определенных решений, то есть наличие некого калькулятора трудовых ресурсов и финансов на основании вводимых параметров от реализации дополнительных средств защиты информации на предприятии до расширения локальной сети с покупкой необходимого оборудования.

Существуют интеллектуальные решения указанной задачи, когда для облегчения труда ИТ-менеджера на основании существующей базы знаний выдаются соответствующие рекомендации по выбору методов автоматизации и рассчитываются затраты на выполнение конкретных работ на основании параметрических данных. Многие из них входят в уже рассмотренные линейки продуктов.

Гибкость инеграции – залог успеха

ПО рабочего места руководителя может быть встроенным в общую систему автоматизации предприятия с возможностью подключения к OLAP-системе (хранилищу данных), организованному в рамках этой системы. Другой вариант развития событий возникает, когда продукт не входит в состав ПО автоматизации предприятия. Но в этом случае необходимо предусмотреть возможность сопряжения с такой системой. Если отдельный программный продукт, обеспечивающий функционал руководителя ИТ-отдела, удовлетворяет всем предъявляемым требованиям и плюс к тому имеет развитые системы импорта-экспорта данных, возможность надежной синхронизации данных с уже существующими и планируемыми к внедрению системами хранения и обработки информации, такое решение также может являться вполне приемлемым, поскольку в будущем может динамично вписаться в систему автоматизации.

Конечно, необходимо учитывать и финансовую сторону вопроса – стоимость такого продукта и затраты на владение – сложность настройки, поддержки и так далее. Такие издержки как техническая поддержка ПО и траты на настройку взаимодействия с существующими системами должны быть сведены к минимуму.

На основании приведенных выше примеров можно заключить, что наиболее востребованные и популярные продукты имеют развитый интерфейс для взаимодействия с различными БД, а также гибкие механизмы интеграции в другие приложения.

Обладая эффективными автоматизированными средствами сбора и анализа необходимой информации, руководитель ИТ-отдела будет иметь возможность в любой момент времени оценить ситуацию и принять максимально целесообразное решение, владеть полной информацией о занятости сотрудников и при необходимости связываться с ними, контролировать состояние проектов.

В заключение надо отметить, что каким бы эффективным не было ПО, используемое в любой сфере, не следует не забывать о роли человеческого фактора. Чтобы почувствовать мощь технических решений, надо сначала очень хорошо представлять цели и тщательно планировать работу. Персонал должен четко понимать возложенные на него обязанности и нести полную ответственность за принимаемые решения. В подразделении необходимо обеспечить хорошую взаимосвязь, а с заказчиками установить абсолютно прозрачные, зачастую строго формализованные отношения, которые не допустят двусмысленности и непонимания.

Илья Штефан / Cnews
19.01.07, Пт, 11:39, Мск
Источник:  https://cnews.ru/articles/kakim_softom_polzovatsya_itdirektoru_ 

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^