Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Как гармонизировать интересы пользователей и хранителей документов: размышления исследователей и архивистов

Опубликовано в журнале «Отечественные архивы» №4 (2006 г.)

Поводом для обсуждения этого вопроса послужили два события: заседание коллегии Росархива в марте и читательская конференция в РГАЭ в июне. Коллегия рассмотрела вопрос о работе федеральных государственных архивов по организации копирования архивных документов по запросам пользователей и по договорам в 1998 – первой половине 2005 г. – важной составляющей в удовлетворении потребностей граждан, общества, государства в ретроспективной информации. Были отмечены факторы как положительные: значительное укрепление федеральных госархивов копировально-множительной и другой техникой за счет средств ФЦП «Культура России (2001-2005 годы)», сведение в скором времени на нет субъективизма в случаях отказа пользователю в выдаче документов по причине их неудовлетворительного физического состояния (проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН требует теперь от архивиста назвать исследователю ориентировочные сроки получения документов), так и негативные: продолжительные сроки исполнения заказов на копирование, невысокое качество ксерокопий и, что немаловажно, разброс цен на эту услугу, причем на порядок (от 3 руб. 77 коп. за лист формата А4 в РГИА ДВ до 30 руб. в РГАЛИ). Коллегия рекомендовала директорам федеральных государственных архивов «использовать опыт ГАРФ по организации участка копирования архивных документов в читальном зале архива».

Конференция архивистов и пользователей документов, состоявшаяся в читальном зале архивного городка в Москве по Б.Пироговской улице, где в одном помещении работают исследователи и ГАРФ, и РГАЭ, была обусловлена грядущими переменами в сфере пользования документами. Так, в РГАЭ закрывается доступ к документному комплексу оборонного характера объемом почти 18 тыс. дел до завершения тотальной проверки наличия, вдвое уменьшится количество выдаваемых исследователям дел (пять вместо десяти), вводится полистный просмотр каждого возвращаемого читателем дела, сохраняется запрет на применение личных цифровых фотокамер для самостоятельного копирования документов.

Изменения вводятся в связи с вскрывшимся в конце прошлого года хищением 103 документов на 221 листе из 34 дел оборонных ведомств. По мнению архивистов, часть этих документов не представляла коллекционной ценности и была вырвана из дел для того, чтобы «исследователю» не тратить время на их переписывание (хищение произошло в другом здании архива, на ул. Профсоюзной, где не было возможности для копирования посредством оргтехники).

В ходе обсуждения архивисты говорили о слабых местах в сфере использования: в читальном зале РГАЭ работают всего два человека; средства, выделяемые на микрофильмирование, ничтожно малы и позволяют отснять 600-700 дел в год; в архив подчас приходят пользователи с низкими моральными качествами.

Исследователи, со своей стороны, подняли вопросы назревшего увеличения штатов в читальном зале, широкой оцифровки документов, рекомендовали разрешить пользование собственными цифровыми камерами, приводя в пример Политехнический музей, упростить процесс копирования, ссылаясь на опыт РГБ, не завышать плату за копии.

Редакция предлагает взглянуть на работу федеральных архивов, в первую очередь ГАРФ, а также РГАЭ, их читального зала, со стороны – глазами исследователей из Германии и США, представляет комментарии самих архивистов.

Цифры, факты

В 1998-2004 гг. . в ГАРФ работали 13 074 российских и 1709 зарубежных пользователей, по их заказам выполнено соответственно 184 955 и 102 890 копий документов. Подобная тенденция характерна и для других федеральных госархивов. Общее число зарубежных пользователей в них составило 12 %, а количество изготовленных копий – около 35 %.

В ГАРФ имеется возможность изготавливать практически все виды копий документов: ксеро-, фотокопии (черно-белые и цветные) различного формата, микрокопии на 16, 35 и 70-миллиметровой пленке, цветные и черно-белые слайды (издательские и демонстрационные), сканированные образы, видео-, кино- и аудиокопии. Разрешение на копирование дает заместитель директора – руководитель центра использования документов, для особо ценных и уникальных документов – по согласованию с заместителем директора – руководителем центра обеспечения сохранности документов.

В большинстве федеральных архивов (кроме РГАЭ, РГАЛИ) расценки на копирование документов для иностранных пользователей выше, чем для российских граждан, в среднем в 2-3 раза. В ГАРФ, РГАДА, РГВИА, филиале РГАНТД граждане стран СНГ приравнены по оплате копий к российским гражданам. Денежные средства взимаются с физических лиц через бухгалтерию архива и/или через Сбербанк (Казначейство), с юридических лиц – со счета на счет (безналично) в соответствии со сложившейся практикой проведения финансовых операций.

Мартин Байссвенгер, Университет Норт-Дам, США: В Государственном архиве Российской Федерации я работаю с большим удовольствием каждый день уже в течение нескольких месяцев. Тема моей диссертации – биография Петра Николаевича Савицкого (1895-1968), главного идеолога Евразийского движения. В ГАРФ хранится основная часть его личного фонда, поэтому для меня чрезвычайно важно работать в этом архиве. Общий объем фонда Савицкого велик и составляет свыше 500 ед. хр. Пока мой опыт личного общения с ГАРФ был исключительно положительным. Меня устраивает режим работы архива, в частности то обстоятельство, что он не перешел на сокращенный летний график и что можно заказывать одновременно большое количество микрофильмированных дел.

Всегда доброжелательные заведующая залом Нина Ивановна Абдулаева и сотрудники архива с высоким профессионализмом принимают и обрабатывают мои объемные требования. К сожалению, описи фонда Савицкого дают весьма общую информацию о содержании дел, поэтому мне приходится заказывать и изучать одновременно большое количество дел, чтобы самостоятельно выстроить хронологическую последовательность. Я очень благодарен сотрудникам архива за содействие.

Также положителен мой опыт заказа ксерокопий документов: я получал их в срок и хорошего качества. Есть лишь одно пожелание: оплачивать копировальные работы в стенах архива, не занимаясь поисками отделения Сбербанка. Такое изменение особенно приветствовали бы иностранные исследователи, которым процедура оплаты кажется довольно сложной.

Рабочая обстановка в читальном зале ГАРФ очень хорошая. Особенно важна, с моей точки зрения, возможность пользоваться портативным компьютером с подключением в сеть. К сожалению, не все исследователи соблюдают установленный (и официально объявленный) запрет на пользование сотовыми телефонами в читальном зале, что временами крайне затрудняет сосредоточенную работу над документами. Вероятно, дисциплина в читальном зале могла бы соблюдаться лучше, если бы ее нарушителям грозили какие-либо санкции.

В сравнении с другими архивами, в которых мне пришлось работать, как в Чехии (Национальный литературный архив), так и в США (Бахметевский архив при Колумбийском университете, Нью-Йорк), условия работы в ГАРФ в целом соответствуют международному уровню.

Марко Думанчич, Университет Северной Каролины в Чапел Хилле, США: Я посещаю ГАРФ уже не первый год и признаюсь, что использование ресурсов архива является для меня по-настоящему полезным и приятным опытом. Есть несколько вещей, которые особенно нравятся мне и моим коллегам. Среди них обязательно нужно упомянуть тот факт, что иностранные аспиранты могут пользоваться ресурсами архива бесплатно, что немаловажно. Это тем более приятно, поскольку качество оказываемых работниками архива услуг находится на высоком уровне. Особо стоит отметить следующие моменты: в архиве трудятся очень квалифицированные специалисты, и в первую очередь Нина Ивановна Абдулаева, которые всегда готовы и рады помочь и могут дать профессиональный совет; заказанные документы приходят в срок, несмотря на то что в течение года ресурсами архива пользуются одновременно несколько десятков человек; пользователям выдаются именно те документы, которые они заказывают, т.е. архивисты не допускают ошибок в своей работе, а сами документы всегда находятся в отличном состоянии; гибкий график работы читального зала позволяет одновременно использовать другие архивы города; в помещениях всегда убрано и очень чисто.

В то же время в целях улучшения работы хочу сделать несколько предложений. Как известно, самое главное для исследователя – это время. Чтобы использовать его более эффективно, как мне кажется, было бы удобно оплачивать услуги по копированию документов на месте, т.е. в архиве, поскольку приходится тратить много времени на дорогу в банк. Это особенно желательно в связи с тем, что иностранные пользователи обычно заказывают копии документов уже на завершающем этапе исследовательской работы, когда весьма ограничены во времени.

Другим способом более эффективного использования времени может стать сокращение периода поиска затребованных дел. Как известно, сейчас на выполнение заказа уходит 2-3 дня, однако если бы можно было ограничить срок до двух дней, это значительно ускорило бы нашу работу. Это особенно необходимо тем аспирантам, которые пользуются фондами только ГАРФ. Мой предыдущий опыт показывает, что летом число исследователей в читальном зале увеличивается, и в то же время очень часто именно те, кто посещает архив летом, весьма ограничены во времени, поскольку им отводятся лишь эти месяцы на работу в архиве. Поэтому, может быть, именно в этот период полезно введение двухдневного срока выдачи документов.

Но в любом случае, я хочу еще раз отметить тот факт, что работа ГАРФ находится на высоком уровне и может легко конкурировать с государственными американскими архивами.

Стивен Брейн, Калифорнийский университет, Беркли, США: В данный момент я работаю над диссертацией в области европейской истории. Мое исследование посвящено истории советского лесного хозяйства.

Я проработал в ГАРФ и РГАЭ более года и за этот период никогда не сталкивался с какими-либо значительными проблемами. Коллекции федеральных государственных архивов в Москве невероятно богаты. Здесь имеется значительно больше интересных для меня документов, чем я смог бы прочитать за время моего пребывания в России. Я очень благодарен администрации и сотрудникам архива за их помощь, без которой не смог бы даже начать работу над темой.

Хотел бы упомянуть отдельных людей и некоторые обстоятельства, которые мне существенно помогли. Когда начал заниматься в архиве, то заказал десять дел из одной коллекции в РГАЭ (максимум, который можно было тогда запросить в день). Оказалось, что эти десять дел очень большие, поэтому меня направили работать с ними в рабочую комнату при хранилище. Это был удивительный случай. Архивисты, работающие в хранилище, обладают детальнейшими знаниями о составе фондов. Помимо этого, люди, с которыми мне довелось работать, а именно: Мария Валентиновна Власова, Марина Владимировна Гуськова, Евгений Иванович Цивадиц, были очень доброжелательны и всегда готовы прийти на помощь. Они помогли мне понять структуру фонда, и в тех случаях, когда я ошибался или заказывал дела, не содержавшие полезной информации по теме, очень быстро приносили следующее дело по представленному мной списку. Иногда они находили время, чтобы пригласить меня на чашку чая после обеда и поговорить об истории и жизни в России. К тому же в то время в хранилище также работали два исследователя из российских университетов. Я был рад возможности общаться с ними во время обеда и сравнивать мои записи. В целом мне показалось очень удобным и полезным заниматься при хранилище, и я был разочарован, когда правила изменились и я более не мог там работать.

Еще хотел бы упомянуть Галину Ивановну Соловьеву, начальника отдела личных фондов РГАЭ. Спросив меня о моей теме, она поинтересовалась, использую ли я какую-либо информацию из личных фондов. Когда я ответил отрицательно, она сказала, что это ошибка, и вспомнила, что некоторые из личных фондов принадлежат известным советским лесничим и административным чиновникам лесного хозяйства. Она провела небольшое исследование, чтобы подтвердить эти сведения, и затем предоставила мне краткий список фондов лесничих, переданных в РГАЭ после их смерти. Эти фонды оказались невероятно полезны. Они отразили личностный взгляд на те события, которые я исследовал по фондам учреждений, и более того, привнесли личные оценки тех событий, которые в основных фондах отсутствовали. Для моего исследования этого оказалось достаточно, но Галина Ивановна всего несколько дней назад, встретив меня на выходе из архива, с энтузиазмом сообщила, что поступили документы еще одного выдающегося советского лесничего, и предложила взглянуть на эту коллекцию. Без сомнения, здесь также найдется интереснейшая информация. Каждый раз, когда я благодарю Галину Ивановну за ее неоценимую помощь, она отвечает, что помощь исследователям сама по себе является для нее лучшей благодарностью.

К сожалению, многие из содержащихся в архивах удивительных секретов, которые проливают свет на истинный ход российской истории, могут так и остаться скрытыми от исследователей, если те не найдут возможность лично пообщаться с архивистами и заведующими отделами архива. Для меня наиболее полезными были именно результаты личных встреч с экспертами архива. Я понимаю, что это не всегда возможно в больших государственных архивах, но если бы администрация архива могла сделать такое взаимодействие более регулярным, она бы оказала огромную услугу иностранным исследователям.

Александр Шейнгайт, Университет Констанц, Германия: С ноября 2004 г. я работаю в ГАРФ, а также в Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ). Условия работы в этих федеральных государственных архивах России я попытаюсь сравнить с работой в федеральном Военном архиве (г. Фрейбург, Германия) (Bundesarchiv).

Прежде всего нужно сказать, что в Германии, как и в России, действуют архивы различных региональных и ведомственных структур. Федеральные немецкие архивы соответствуют федеральным государственным архивам Российской Федерации. Имеются также земельные архивы (Landesarchive), которые примерно соответствуют республиканским и краевым архивам России. На третьем уровне общественных архивов находятся городские архивы (Stadtarchive). Кроме того, в Германии значительное число частных архивов (например, семейные), а также архивов различных фирм и предприятий (как пример можно назвать фирму Сименс (Siemens)).

Доступ в общественные архивы (т.е. в федеральные, земельные и городские) является свободным, а в частные – ограничен. Обычно архивы работают с понедельника по пятницу. Военный архив предоставляет читальный зал для работы исследователей с 8 до 18 час. (в пятницу до 16 час.).

Как и в российских архивах, для работы в немецких архивах нужно рекомендательное письмо (прошение) с указанием темы и ее хронологических рамок. В Военном архиве г. Фрейбурга надо также заранее резервировать место для работы в читальном зале, поскольку количество рабочих мест относительно небольшое. Существенным отличием от российских архивов является свободный доступ к описям фондов. Засекреченных фондов и дел по истечении 30-летнего срока хранения нет, и, как правило, все документы государственных учреждений становятся доступными исследователям.

В Военном архиве г. Фрейбурга возможно заказать максимально 15 дел, которые обычно приходят на следующий день.

Большое количество фондов ГАРФ и значительное число исследователей вполне оправдывают ограничение заказа девятью делами и его выполнение в течение двух дней. РГАСПИ работает три раза в неделю, и заказ обычно готов на следующий день. К сожалению, часть фондов ГАРФ и РГАСПИ закрыта или находятся на рассекречивании. В некоторых доступных фондах РГАСПИ имеются засекреченные дела (например, Сталина, Ежова и т.д.). «Тайны» сталинского времени, по-видимому, символизируют определенные проблемы в процессе демократизации российского общества.

Что касается ксерокопирования документов, то следует сказать, что одна копия в Военном архиве г. Фрейбурга стоит между 15 (с микрофильмов) и 42 (обычные документы) центами. Количество возможных ксерокопий не ограничено. Срок изготовления зависит от объема заказа и может длиться несколько недель.

Несмотря на вышеупомянутые проблемы, мой опыт работы в российских архивах можно назвать положительным. Архивные работники компетентны и доброжелательны.

Поскольку архив является средоточием не только прошлого, но и будущего страны, остается надеяться, что российское государство поставит когда-нибудь архивное дело России на качественно новую финансовую основу, начиная с зарплаты работникам архива и заканчивая выпуском путеводителей и описей.

Лариса Александровна Роговая, заместитель директора ГАРФ: Приятно, что работе ГАРФ с исследователями дана положительная оценка. Безусловно, это прежде всего заслуга сотрудников читального зала, которые первыми встречают исследователя. От их компетентности, профессионализма и доброжелательности зависят отношения архива и пользователя. Помочь исследователю найти нужный документ и с максимальной отдачей использовать время работы в читальном зале – основная задача сотрудников архива, с которой, судя по отзывам, они в целом справляются.

Конечно, в наших фондах значительно легче ориентироваться российским исследователям: они обладают более глубокими знаниями по отечественной истории, им легче работать в читальном зале с микроформами, отсутствует языковой барьер. Мы учитываем эти обстоятельства при работе с зарубежными историками. В архиве сложилась практика консультаций по составу и содержанию документов. В помощь сотрудникам читального зала приглашаются специалисты из отделов информационно-поисковых систем и использования, хранители фондов. Такое личное общение, как справедливо отметил один из опрошенных Вами аспирантов, имеет огромное значение.

Кроме того, в распоряжении исследователя находится вся существующая в архиве система научно-справочного аппарата: это и шеститомный Путеводитель по фондам ГАРФ, и традиционные каталоги, картотеки, указатели – все, что позволяет оперативно найти необходимые сведения. В архиве созданы специальные базы данных, часть из них сопровождается электронными образами документов. Исследователи имеют доступ к этим базам данных в специальном компьютерном центре и в читальном зале. Мы уверены, что будущее – за созданием электронных баз данных. Это не только решит проблему сохранности документов, но и позволит значительно расширить доступ исследователей к ним.

Основным справочником в ГАРФ, как и в любом другом архиве, являются архивные описи. От их состояния во многом зависит возможность быстрого и эффективного поиска необходимой информации. Результаты продолжающейся в течение нескольких лег работы по переводу описей в электронный формат – а сегодня это более 1,3 млн заголовков дел – по мере их обработки также становятся доступными пользователям в читальном зале и позволяют искать информацию в значительном количестве фондов. Приоритет был отдан описям, содержащим наиболее ценные сведения и вызывающим наибольший интерес.

На протяжении нескольких лет в ГАРФ сохраняются минимальные цены на изготовление копий для исследователей. Это твердая позиция руководства архива. Причем расценки одинаковы для всех граждан: и из России, и из СНГ, и из более далеких стран.

В отношении необходимости применения более жестких мер к нарушителям режима в читальном зале. Надеюсь, что это не потребуется. Недавний запрет на пользование мобильными телефонами и несанкционированное пользование фотоаппаратурой в целом воспринят с пониманием. За последние две недели нарушений этого правила не было отмечено.

Мы понимаем, как неудобно читателям оплачивать заказ на ксеро- или микрокопии в банке. Это неудобно и для сотрудников архива, которые даже на 3-5 листов копий выписывают в трех экземплярах счета-фактуры, подписывают у главного бухгалтера и директора или его заместителя. Возможно, эту проблему могли бы решить Росархив или Минкультуры.

Сергей Иванович Дёгтев, заместитель директора РГАЭ: Архив проводит большую работу по вводу в научный оборот прежде секретных архивных фондов. За последние 15 лет у нас рассекречено свыше 300 тыс. архивных дел. Администрация архива ориентирована на создание наиболее благоприятных условий для новых научных изысканий отечественных и зарубежных исследователей.

В последние годы между архивистами и исследователями сложилось понимание общности целей и задач. Конструктивное взаимодействие укрепило доверие научного сообщества к хранителям документов. Многие исследователи работают в РГАЭ постоянно, знакомы друг с другом годами. Это касается и пользователей, которые занимаются вместе в читальном зале, и специалистов архива, которые принимают посетителей и консультируют их. Научных сотрудников, преподавателей и архивистов сближают характер и профиль труда, уровень образования и заработной платы, преданность своему делу.

В то же время сотрудники РГАЭ впервые в истории своего учреждения столкнулись с особо жестоким, циничным и прагматичным отношением к документальному отечественному наследию, поступившему на постоянное хранение. Частичная или полная утрата письменных документов и фотографий из нескольких десятков архивных дел по истории оборонной промышленности, авиапроизводству, танкостроению, производству вооружений и новых видов военной техники была обнаружена во время плановой проверки часто используемых фондов.

Проведенный в РГАЭ анализ поставил перед коллективом ряд сложных вопросов. Каковы истинные масштабы утрат документов? Как предотвратить случаи вандализма в отношении источников ретроспективной информации и сохранить документы для потомков? Каким должен быть комплекс мероприятий по упорядочению работы читальных залов?

Прежде всего было решено обеспечить неукоснительное соблюдение нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива в области предоставления документов различным категориям пользователей, упорядочить контроль за работой пользователей в читальных залах, проверить все 18 тыс. дел архивных фондов отраслей оборонного комплекса. Росархив согласился с предложением РГАЭ не выдавать пользователям в 2006 г. документы рассекреченных частей архивных фондов министерств, ведомств и организаций оборонного профиля с целью проведения в полном объеме полистной проверки дел указанных фондов, выданных в 1995-2005 гг. . из хранилища РГАЭ в здании на ул. Профсоюзная, 82.

В дальнейшем при планировании и организации работ по использованию документов будут учитываться реальные возможности архива по обеспечению выдачи документов из архивохранилищ в соответствии с нормативными требованиям. Этим объясняется сокращение количества выдаваемых пользователю дел с бумажной основой с десяти до пяти единиц. Уже в 2007 г. в читальном зале будет установлена система видеонаблюдения, приобретена копировально-множительная техника.

Источник:  http://www.rusarchives.ru/

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^