Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

ИТ приходят в архивы

Татьяна Богатова

Наша беседа с заместителем руководителя Федерального архивного агентства доктором исторических наук Андреем Николаевичем Артизовым была посвящена в основном применению ИТ в архивном деле. Однако мы не могли обойти и актуальную ныне тему административных преобразований – тем более что и архивной отрасли они коснулись самым непосредственным образом. С этой темы и началась наша беседа.

PC Week: Как административная реформа отразилась на архивной отрасли? Какие изменения здесь произошли?

Андрей Артизов:

Если говорить о формальной стороне вопроса, то до реформы в архивном деле у нас был один уполномоченный орган центральной исполнительной власти – Федеральная архивная служба России. В соответствии с концепцией реформы сейчас таких органов три. Во-первых, создано Министерство культуры и массовых коммуникаций, которое в соответствии с положением о нем реализует государственную политику и нормотворческие функции правового регулирования в архивной сфере; ведь, согласно основным принципам реформы, только министр наделен полномочиями принимать нормативные документы в своей области.

Во-вторых, появился еще один орган – Росохранкультура, или Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Она, в частности, призвана контролировать соблюдение архивного законодательства России. И, наконец, в-третьих – Федеральное архивное агентство (или Росархив, в котором трудится и ваш покорный слуга), оно, как записано в положении, реализует функции в сфере государственных услуг и управления имуществом. За этими сухими словами стоит вся та «полевая работа», на которой держится отрасль: выполнение запросов пользователей, организация текущей работы архивов и хранения документов (обеспечение площадями, специальной аппаратурой и т. д.), подготовка выставок, издание сборников документов, сотрудничество с коллегами из других стран и регионов и многое другое. Иными словами, вся деятельность по развитию отрасли, за исключением нормотворчества и контрольных функций.

PC Week: В каком направлении сейчас развивается отечественная архивная отрасль в целом? Какие существуют проблемы?

Андрей Артизов:

В последние годы благодаря увеличению финансирования мы смогли начать строительство новых архивохранилищ и реконструкцию старых. Используя средства соответствующей Федеральной целевой программы и текущее финансирование, мы в этой области сделали больше, чем за предшествующие двадцать лет. Так, дополнительно введены в строй новые хранилища площадью около 7 тыс. кв. м, начато строительство крупного архивохранилища под Москвой, в столице возводится новое здание Архива научно-технической документации. В четырех федеральных архивах полностью заменены системы пожарной сигнализации, в трех – системы электропитания; подобные работы активно идут в Архивном городке на Пироговке, где помимо электрической проложена также компьютерная сеть. В Петербурге по специальному решению правительства России строится новое, с современным оборудованием здание Российского государственного исторического архива (РГИА), завершение работ запланировано на начало нынешнего года.

Еще одно направление – комплектование. Здесь также имеются существенные сдвиги: недавно в Государственный архив РФ (ГАРФ) полностью передан архив Совета Министров СССР (до недавнего времени здесь хранились документы СМ СССР за период до 1941 г., остальная часть фондов после распада СССР была перевезена на Урал и складирована на закрытом объекте). Эти фонды целый год везли оттуда в спецвагонах, и теперь они размещены в новом хранилище ГАРФа. Поступило также немало документации, связанной с историей русской эмиграции.

Но есть и проблемы, первая из них – низкий уровень зарплаты архивистов. В 2004 г. сотрудники федеральных архивов в среднем получали 6000 руб. в месяц, с 1 сентября 2005 г. на 1,5-2 тыс. руб. больше, но что это за деньги для Москвы и Петербурга? И к тому же – это средняя зарплата, у рядовых и начинающих сотрудников она, как правило, около 3000 руб. Разве на такие деньги пойдет в архив молодой специалист?

PC Week: Каково сейчас финансирование архивной отрасли?

Андрей Артизов:

В 2001-м государство выделило на содержание федеральных архивов 250 млн. руб., в 2005-м наш бюджет составляет около 600 млн., в наступившем он достигнет 1 млрд. руб. Даже с учетом инфляции реальный рост финансирования значителен. Именно это позволяет нам заниматься модернизацией материально-технической базы. Для меня важен и другой экономический показатель: до 2001 г. амортизация основных фондов (т. е. списание выбывающих из строя) превышала поступление новых. Сейчас эта тенденция переломлена, а в 2006-м, с вступлением в строй новых зданий РГИА и Архива ВМФ в Петербурге, будет сделан настоящий прорыв.

PC Week: Насколько широко в архивном деле используются современные информационные технологии?

Андрей Артизов:

Начнем с того, что архив – это своего рода информационная подсистема; одна из старейших в мире, кстати. Она живет по своим законам, но, как любая информационная система, восприимчива и к компьютерным технологиям.

Вот несколько цифр: в 1991 г. во всех федеральных архивах вместе было около двух десятков ЭВМ. Сейчас вычислительный парк – почти 900 компьютеров. Конечно, часть из них используется для бухгалтерского и кадрового учета, однако большинство – для работы с архивными документами. Уже сегодня создается ряд автоматизированных баз данных (АБД) на основе архивных описей и картотек: составлены или составляются АБД о месте хранения кадровых документов, о преступлениях нацистского режима, об угнанных в Германию советских гражданах – они позволяют оперативно осуществлять поиск и отвечать на запросы, касающиеся пенсионных прав граждан, льгот и т. д.

От простых АБД мы в последние годы перешли к масштабным проектам, связанным с так называемой ретроконверсией информации, с оцифровкой крупных массивов описей документов. Это уже делается по двум крупнейшим архивам. Так, по описям ГАРФ введены в БД около 1,5 млн. заголовков всех дел (а всего здесь хранится около 5 млн. дел), терминалы с доступом к этой информации стоят в читальном зале архива; здесь по ключевым словам можно вести поиск. Пока эта БД не выставлена в Интернете, но мы продумываем этот вопрос. В электронную форму переведены все описи РГИА – кстати, 80% описей здесь были в единственном экземпляре. Это было особенно важно сделать именно сейчас, в порядке подготовки к переезду архива в новое здание, который начнется в нынешнем году; эта АБД облегчит нам переезд и расстановку дел архива.

Есть у нас и еще один проект, реализованный с участием международного сообщества, – «Коминтерн-онлайн». В рамках этого проекта было оцифровано более миллиона образов документов, и все они вместе с описями и комментариями выставлены в Интернете. Сегодня справочник по данной АБД находится в свободном доступе, но для получения доступа к образу документа необходимо купить лицензию (оплатить услугу). Крупные библиотеки Германии, Франции, США уже приобрели такие лицензии; за счет этих средств в значительной мере и поддерживается этот информационный ресурс.

PC Week: Предполагается ли сплошное копирование архивных документов – ведь среди них немало ценных или находящихся в ветхом состоянии?

Андрей Артизов:

На мой взгляд, это не нужно, так как будет стоить больших денег, фактически выброшенных на ветер.

PC Week: Но ведь бумажные документы стареют, чернила выцветают, а архивисты как раз и призваны обеспечить максимальную сохранность фондов!

Андрей Артизов:

Для того чтобы не выцветали чернила и не рассыпалась бумага, существуют современные методы реставрации. И, к счастью, бумага является достаточно надежным носителем: у нас есть бумажные документы, которым более тысячи лет, и они в прекрасном состоянии (гораздо хуже обстоит дело с бумагой и чернилами начала ХХ века и послереволюционным периодом).

Что же касается электронных носителей, то Международный совет архивов провел специальное исследование на предмет создания электронных страховых копий архивных документов. В нем участвовали архивисты Канады, США и других стран, которые пришли к выводу, что на современном уровне развития ИТ пока еще рано использовать электронные копии в качестве страховых для бумажных документов – никто из ИТ-специалистов не мог дать гарантий сохранности копий на электронных носителях на длительное время. Даже CD и DVD через 20 лет необходимо перезаписывать, а ведь это стоит немалых денег, да и понятие подлинника в электронных документах размывается. Поэтому имеет смысл создавать страховые копии лишь для комплексов документов, особо ценных или часто используемых (это менее 10% всех фондов). И делается это – не только у нас, но и в архивах Германии, Франции, Англии и других стран – посредством микрофильмирования. Современный микрофильм обеспечивает сохранность на протяжении 500 лет. Для использования в читальном зале делается позитивная копия, а страховой дубль в виде негатива помещается в специальное подземное хранилище.

PC Week: Какие главные направления развития ИТ для архивов вы можете выделить?

Андрей Артизов:

Первое – это то, о чем я говорил: создание автоматизированных информационно-поисковых систем (оцифровка описей, разработка АБД и пр.). Второе – автоматизированный учет документов. Это направление тесно связано с поиском: ведь прежде чем искать документ в АБД, его нужно учесть, зарегистрировать. Мы сейчас начали пилотный проект в ГАРФе по созданию автоматизированной системы контроля и учета движения дел между архивохранилищем и читальным залом. В будущем мы планируем, что, придя в читальный зал, пользователь не будет писать требование на листе бумаги, а сразу закажет дело из хранилища через компьютер, с помощью которого он сможет также видеть и стадии выполнения своего заказа. Все дела будут маркированы штрихкодами, и их движение можно будет отследить – находится ли дело на реставрации, в переплете, у пользователя. Это и ускорит передачу информации, и поможет обеспечить более жесткий контроль за делами архива.

PC Week: В последнее время технологии цифровой подписи и электронного документооборота становятся все более востребованными. Грядет эра электронных документов. Как готовятся к этому архивы?

Андрей Артизов:

В целом так же, как и все наше общество. Например, материалы последней Всероссийской переписи населения должны будут поступить к нам на компакт-дисках – бумажные переписные листы будут уничтожены, а их отсканированные электронные образы, записанные на CD, вместе с соответствующим ПО поступят к нам на хранение.

Но в сфере электронного документооборота еще много нерешенных проблем, особенно нормативного, понятийного и методического плана. Например, еще не дано четкое и ясное определение электронного документа, отсутствуют перечни, регламентирующие сроки хранения электронных документов (именно поэтому сегодня все архивы сдаются на хранение в бумажном виде), а также определяющие необходимость хранения только электронного или только бумажного варианта документа. Сейчас идет лишь подготовка подобных нормативных актов.

Переход к хранению электронных документов от нас требует не только оснащения архивов хорошим компьютерным и коммуникационным оборудованием (нужны будут современные накопители, соответствующее ПО, хорошие каналы связи и пр.), но и решения кадровой проблемы. Если раньше здесь работали, как правило, только историки-архивисты, то переход к электронным архивам предполагает, что сюда придут работать инженеры, программисты, математики, техники, у которых должна быть и соответствующая зарплата.

PC Week: Как предполагается привлекать коммерческие фирмы к работам по автоматизации архивной отрасли?

Андрей Артизов:

Мы уже имеем опыт сотрудничества с российскими и зарубежными компаниями в этой сфере. Так, корпорация «Электронный архив» активно участвует в оцифровке описей ряда архивов. Сейчас нам предстоит создать новый софт для программного комплекса «Архивный фонд» (для учета документов Архивного фонда РФ). Уже накоплен немалый контент (информация о фондах, хранящихся во всех архивах страны), и теперь приближается время для создания современной программной среды (на основе продвинутой СУБД) для управления этим контентом. Будет объявлен тендер по выбору компании, работающей с платформами Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server и др. Фирма, которую выберет конкурсная комиссия, должна иметь серьезные наработки и гарантировать как минимум десять лет поддержки предлагаемых платформы и продукта.

PC Week: У вас на столе компьютер. Как лично вы используете ИТ в своей работе?

Андрей Артизов: 

Знаете, ручкой уже почти не пользуюсь (за исключением подписывания документов – бумажных пока). Разумеется, использую офисное ПО, электронную почту. Плотно работать приходилось и с архивными АБД (в ГАРФе, с БД «Коминтерн-онлайн»). В Росархиве используется система электронного документооборота «ДЕЛО» (компании ЭОС). В бухгалтерии установлено ПО «Парус», имеется АБД по кадрам. Некоторые рабочие места оснащены БД по законодательству: у кого-то стоит «Гарант», у кого-то «КонсультантПлюс», у меня – «Кодекс». Для подготовки оригинал-макетов книг и сборников документов пользуемся издательскими пакетами. А ведь 15 лет назад ничего этого не было...

Архивное дело в России

Сегодня в нашей стране насчитывается:

  • 16 федеральных архивов (финансируются из федерального бюджета);
  • около 250 региональных (на них выделяют средства субъекты федерации);
  • 2600 муниципальных (находятся в ведении городских администраций и муниципалитетов).

В муниципальных архивах обычно работает один-два человека, в региональных 40-60 (есть и более крупные), в архивах федерального подчинения – 100-200 и более.

Традиционно учет документов в архиве организован следующим образом: все хранящиеся документы разбиты на фонды (по тематическому и/или организационному принципу), которые состоят из определенного количества дел, или единиц хранения (папок, в которых документы также подобраны по тематическому и/или временнo/му принципу) с пронумерованными листами. В качестве каталогов (или указателей) к каждому фонду служат описи – списки (перечни) дел. Поэтому сигнатурой (или адресом) для того или иного документа будет следующая последовательность: фонд 485, опись 15, дело (или ед. хр.) 23, лист. 3.

01.02.2006
Источник: http://www.termika.ru/termika/News/2006/010206.html

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^