Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

«Настоящее и будущее номенклатуры дел в коммерческой организации». Часть I

Храмцовская Н.А.

Нормативы и ГОСТы о номенклатуре

В теории делопроизводства и в практической работе большое внимание уделяется составлению и ведению номенклатуры дел организации. ГОСТ даёт следующее определение:

Номенклатура дел (75) - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 


Порядок работы с номенклатурой дел подробно описан в «Основных правилах работы архивов» (как 1986 года, так и 2002 года издания). Эти правила обобщают опыт нескольких столетий бумажного документооборота в государственных структурах России.

Составление номенклатуры дел для государственных организаций до сих пор является обязательным и строго контролируется, ввиду её роли в делопроизводстве и документообороте:

«Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы» .

Номенклатура дел, таким образом, решает следующие задачи :

  • является основным учётным документом в делопроизводстве,
  • используется, в частности, для учёта дел временного срока хранения (до 10 лет),
  • служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, и
  • схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Номенклатура «...составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации» , таких как:

  • устав
  • положения о структурных подразделениях
  • штатное расписание
  • номенклатура дел за прошлый год
  • регистрационные формы

События, произошедшие в нашей стране и в мире за последние полтора десятилетия, существенно изменили экономическую и политическую систему и условия, в которых ведутся управление государством и хозяйственная деятельность.

Важнейшее из происшедших изменений внутри страны – возникновение частного сектора, доминирующего сейчас в экономике. Появление частных предприятий и организаций разделило архивный фонд страны на две части – государственную и негосударственную. Коммерческие структуры являются собственниками своих документов, и сами определяют правила работы с ними и порядок их хранения. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» 2002 года этот факт уже признаётся:

«Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов» 

«Правила» для коммерческих организаций теперь носят лишь рекомендательный характер, и, в частности, ведение номенклатуры дел не является для негосударственных организаций обязательным требованием. Если руководство компании или фирмы не видит необходимости тратить время на разработку номенклатуры дел, то чаще всего этот документ никогда не будет создан.

Время перемен

В Советском Союзе (и в царской России до него) система делопроизводства и состав документов в государственных организациях почти не менялся с течением времени - соответственно, оставалась неизменной номенклатура дел. Новых виды документов появлялись крайне редко. Одни и те же виды дел формировались из года в год, документируя деятельность государственных органов, организаций, промышленных предприятий. Раз составленная номенклатура дел могла длительное время удовлетворять потребности службы ДОУ и архива.

В мировом масштабе главная перемена заключается в юридическом признании такого явления, как «электронный документ», и в широкомасштабном использовании электронных документов и систем электронного документооборота как в бизнесе, так и в государственном управлении.

Реализация справочной и учетной функций номенклатуры дел

В современных условиях при правильной организации работы с номенклатурой дел она становится одним из основных справочных и учетных документов кредитной организации. Её роль и формат зависят от того, на каком этапе автоматизации деятельности и внедрения систем электронного документооборота организация находится.

  • Если средства автоматизации в работе службы ДОУ не используются, разработка номенклатуры дел - самостоятельный процесс, итогом которого является бумажный документ, раз в году утверждаемый руководством организации. Процесс остается тем же и тогда, когда структурные подразделения организации начинают создавать документы на машинно-читаемых носителях, и некоторые из этих документов попадают в номенклатуру дел. При ведении традиционного бумажного документооборота номенклатура дел используется в организации именно так, как сказано в «Правилах работы архивов». Главным и очень существенным недостатком «бумажной» технологии ведения номенклатуры является невозможность быстрого обновления данных, и очень большие трудозатраты на сам процесс обновления. Поддержание в актуальном состоянии сводной номенклатуры дел практически невозможно, поэтому упор делается на своевременное обновление номенклатуры дел тех структурных подразделений, где вводились новые дела, причём все изменения приходится делать вручную. Служба ДОУ все сведения получает, как правило, в конце года,  и только тогда может внести изменения в сводную номенклатуру дел.
  • Процесс автоматизации для службы ДОУ начинается с появления у неё первого компьютера, а зачатки электронного документооборота возникают в организации с момента начала функционирования локальной сети. Возможность вести номенклатуру дел в электронной форме (текстовой файл, Excel-таблица и т.п.), и возможность коллективной работы за счёт использования сетевых технологий, - позволяют существенно снизить трудозатраты на поддержание номенклатуры дел в актуальном состоянии и способствуют её активному использованию сотрудниками организации.  На этом этапе обычно существуют две номенклатуры: одна - официальная бумажная, по-прежнему утверждаемая раз в году, и после этого тихо пылящаяся на полках; и вторая – неофициальная электронная, размещенная в информационной системе организации, оперативно обновляемая сотрудниками ДОУ и доступная, как справочный документ, всем работникам. Как только реальным рабочим документом становится электронная номенклатура, в коммерческих организациях трудно удержаться от соблазна вести её в форме, наиболее соответствующей особенностям работы конкретной фирмы – могут исчезнуть ставшие ненужными некоторые старые графы, появиться новые. Размывается закреплённая в «Правилах» традиционная форма номенклатуры, – что порой приводит к конфликтам с юридическим отделом. Надо отметить, что в кредитных организациях, где архивы являются оперативными и в основном хранят документы временного срока хранения, номенклатура не может быть и не является основным учётным документом, поскольку документы в архив постоянно «приходят и уходят». Основой учёта могут быть, например, акты приёма-сдачи документов или сдаточные описи. «Обновлённая» номенклатура дел, дополненная информацией о лицах, ответственных за каждую её позицию, а также ссылками на основные учётные документы,  становится эффективным средством поиска и дает возможность решать некоторые задачи внутреннего контроля, например, такие, как:
  • контроль создания определённых обязательных документов,
  • контроль своевременной сдачи документов в архив,
  • при необходимости, ведение учета не на уровне дел, а на уровне групп документов (досье), или даже отдельных документов.
  • Следующий логический шаг – составление и ведение номенклатуры в виде базы данных. Поиск нужных сведений выполняется при этом ещё более эффективно, а при наличии подходящих аппаратных и программных средств уже можно организовать автоматизированные приём и выдачу документов с использованием штрих-кодов. Решается и упомянутая выше проблема соблюдения традиционной формы «официальной» номенклатуры – если нужно, информацию из базы данных можно вывести в любом виде, а подсчёт, скажем, числа дел по каждой позиции номенклатуры может осуществляться автоматически.
  • Средства создания и ведения номенклатуры имеются в составе нескольких (на удивление, их довольно мало) отечественных программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота.  Номенклатура ведётся в них строго по «Правилам», что существенно для организаций, являющихся источником комплектования государственных архивов. Их номенклатура дел рассматривается и утверждается экспертной комиссией государственного архива, и без этого ни уничтожение документов с истекшими сроками хранения, ни любая другая работа по экспертизе ценности документов невозможна. Формирование номенклатуры дел с помощью современных технологий значительно сокращает трудозатраты  на ее ведение. В то же время, роль номенклатуры в этих системах значительно принижена - до уровня простого справочника заголовков дел. Как учетный регистр документов и дел временного срока хранения номенклатура практически не используется.  Такие программные средства работы с номенклатурой дел имеют право на существование, они могут быть полезны для  наведения порядка в делах (особенно тем учреждениям, которые не идут дальше электронного учёта бумажных документов), - но всё же, с точки зрения автора статьи, они представляют собой в их нынешнем виде «боковую ветвь эволюции». «Замораживание» устаревшей и рассчитанной на управление исключительно бумажными документами технологии (пусть и в красивой современной «упаковке»), фактическое навязывание этой технологии многочисленным пользователям системы – всё это менее прогрессивно даже по сравнению с «доморощенными» разработками, и отстоит гораздо дальше от следующего этапа развития - перехода на системы электронного документооборота. 
  • Совершенно другие вопросы возникают в организации при внедрении мощных современных систем корпоративного электронного документооборота (ERMS – Electronic Records Management System). Основой любой ERMS-системы является план размещения документов (file plan), создаваемый, как правило, именно на основе текущей номенклатуры дел организации. Наличие качественной и действующей номенклатуры может существенно облегчить и ускорить внедрение  системы электронного документооборота (а также помочь службе ДОУ своевременно занять своё место «за рулём» этой системы). После ввода системы электронного документооборота номенклатура, как отдельный документ, становится ненужной и «умирает». Её функции выполняет план размещения документов, технически реализованный как база данных, содержащая как все сведения, ранее помещавшиеся в номенклатуру, так и много другой информации. Минимальный набор сведений определяется международными и национальными стандартами,  и этот набор данных о документах значительно объёмнее тех 5 граф, что заполняются в номенклатуре согласно «Правилам». План размещения определяет порядок комплектования дел с электронными документами в системе, и ему очень подходит традиционное определение номенклатуры дел:  «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В рамках ERMS, за управление планом размещения – новой инкарнацией номенклатуры дел – по-прежнему отвечает служба ДОУ (которая может к этому моменту оказаться структурным подразделением службы информационных технологий). Специалист ДОУ руководит работой системы электронного документооборота в рамках своих полномочий, и при необходимости вводит в план размещения новые виды документов и дел. В «хорошей» системе должны регистрироваться все документы организации – как на электронных, так и на бумажных носителях. О вариантах использования плана размещения ERMS  много говорить не нужно, план - основа всей этой сложной и дорогостоящей системы.

Хочется подчеркнуть, что ведение номенклатуры в электронном виде (и даже её «отмирание» при вводе  ERMS) не означает полный отказ от использования её бумажного варианта.

  • Во-первых, если в нормативных документах организации требуется ежегодное утверждение номенклатуры дел, ее всё-таки придется распечатать и утвердить в соответствии с внутренними правилами.
  • Во-вторых, при определённых обстоятельствах работать с бумажной версией может оказаться удобнее.
  • В-третьих, хранение копии номенклатуры (плана размещения) на бумажном носителе может стать частью программы сохранения важнейших документов организации в случае непредвиденных обстоятельств.

***

См. также: Cписок публикаций Храмцовской Н.А., ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, члена «Гильдии Управляющих Документацией»и ARMA International (более 30 статей по актуальным вопросам делопроизводства, документооборота и архивного дела, размещенных на нашем сайте).


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^