Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Современное состояние и проблемы обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах

Доклад Е.Н.Поповой - Зам. начальника отдела обеспечения сохранности,
государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

Сохранение Архивного фонда Российской Федерации, как одного из символов российской государственности, важнейшей части историко-культурного наследия народов России и части государственных информационных ресурсов является главнейшей задачей архивной службы, приоритетным направлением работы всех архивных учреждений.

Проблемы обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ традиционно занимают ведущее место в деятельности государственных и муниципальных архивов, органов управления архивным делом. Это направление было и остается безусловным приоритетом деятельности учреждений архивной службы. Именно с этих позиций необходимо рассматривать весь комплекс вопросов обеспечения сохранности документов на современном этапе, когда на практике должны сочетаться традиционные, строго регламентированные подходы и определенные методики с новыми, нестандартными решениями.

На работу служб сохранности архивов активно влияет современная социально-экономическая ситуация. Такие реалии, как криминогенная обстановка и активное функционирование антикварно-букинистического рынка требуют решения вопросов защищенности документов от хищений. Открытость архивов и активизация использования документов с особой остротой ставят проблемы их физической сохранности, контроля за движением фондов и дел. Слабость материально-технической базы, вполне может привести к чрезвычайным, в первую очередь аварийным ситуациям, к которым архивы должны быть готовы.

Как известно, важнейшее место в системе безопасности Архивного фонда Российской Федерации принадлежит его правовой защите. Принятие в 1993 г. «Основ законодательства российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» стало определяющим моментом проводимой архивной реформы, впервые законодательно закрепившим принципы и основы функционирования архивной системы в современных условиях с учетом реальных социально-экономических изменений, многообразия форм собственности, разграничения полномочий федерального центра и субъектов РФ.

В настоящее время принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), в котором более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем направлениям. Непосредственное отношение к сфере сохранности документов имеют такие положения Закона, как:

1. Расширение сферы его действия (это нашло отражение даже в названии – не об Архивном фонде, а об архивном деле) – Закон регулирует работу не только с документами собственно Архивного фонда Российской Федерации, но и с другими архивными документами, например, временных сроков хранения.

2. Законодательное закрепление понятий уникального и особо ценного документа, предусматривающее установление особого режима учета, хранения и использования документов этих ценностных категорий.

3. Установление запрета на приватизацию документов, находящихся в государственной и муниципальной собственности, они также не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению...» (п.3.ст.10).

4. Отражение особенностей гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности (ст. 11). В отличие от Основ законодательства..., где функционирование негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации было только продекларировано, Закон устанавливает обязанности собственника, заключившего договор об отнесении имеющихся у него архивных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, по организации их хранения, учета и использования, а также обязанности его правопреемника об обязательном уведомлении о переходе к нему прав собственности на документы Архивного фонда Российской Федерации. В случае ненадлежащего исполнения собственниками своих обязательств в отношении архивных документов они по решению суда могут быть изъяты у собственника. Прописан также механизм информирования соответствующих органов об обороте архивных документов на антикварно-букинистическом рынке. Все эти положения помогут архивистам владеть ситуацией с сохранностью той части Архивного фонда, которая находится в частной собственности, а также отслеживать легальные продажи ценных архивных документов и коллекций, предоставляя в случае необходимости преимущественное право на их покупку государству.

5. Подтверждение нормы об обязательном государственном учете всех документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения и ведомственной подчиненности (ст. 19).

6. Запрет безвозвратного вывоза с территории Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от их принадлежности и прав собственности. Ранее права частного лица- собственника документов ограничивались только в отношении уникальных и особо ценных документов.

С учетом этих требований законодательства и должна строиться работа архивов.

Основой безопасности архивов и обеспечения сохранности их документальных богатств является состояние материально-технической базы архивов.

Длительное время – практически все 90-е годы прошлого века отрасль переживала серьезные финансовые трудности, которые в первую очередь сказались на состоянии материально-технической базы архивов и в целом на обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Не было заложено строительство ни одного специального архивного здания.

Вместе с тем, многие местные администрации, благодаря умению, а иногда и ухищрению руководителей архивных органов, рассматривают государственную поддержку сферы культуры и, в частности, архивного дела, как важную часть своей деятельности, обеспечивают необходимое финансирование и развитие архивной службы в регионах. Благодаря их поддержке и в этот период удавалось получать дополнительные помещения, улучшать условия хранения документов. Со второй половины 90-х годов все более широкое распространение получает практика передачи зданий бывших научных и производственных учреждений для размещения региональных архивов. А с конца 90-х годов в ситуации и в целом по России и в субъектах Российской Федерации наметилась тенденция изменений к лучшему, благодаря стабилизации бюджетного (текущего и и программного) финансирования отрасли.

Начиная с 1998 г. ежегодно для государственных архивов субъектов Федерации выделялось дополнительно в среднем по 14,5 тыс. кв. м площадей (от 7,0 до 36,0 тыс. кв. м). Эта тенденция не повсеместна, реализуется с большими трудностями, точечно, в режиме жесткой экономии, но реализуется.

Серьезными достижениями последних лет можно считать введение в эксплуатацию реконструированных зданий ЦГА Удмуртии, госархивов Московской и Рязанской областей, Ханты-Мансийского автономного округа, филиалов госархивов Тюменской области в г.Тобольске, Ярославской области в г.Угличе и, конечно, одного из корпусов архивов г.Москвы.

С 2000 г. удалось построить 3 специальных архивных здания – 2 для муниципальных архивов в Краснодарском крае и Ленинградской области и 1 – для филиала госархива Вологодской области в г.Череповце. Завершение строительства в г. Череповце ознаменовало собой ввод в эксплуатацию первого специально построенного здания для сети государственных архивов субъектов Российской Федерации в XXI в. Оно является одним из лучших на территории всего Северо-Западного региона.

Продолжается строительство и реконструкция архивных объектов в 13 регионах Российской Федерации, строится специальное 22-этажное здание архивов г.Москвы. Поэтапно вводится в эксплуатацию реконструируемые помещения быв. лабораторного корпуса, где размещаются хранилища госархива Тульской области.

Активно идет строительство на федеральном уровне. Всего в работе находится 4 объекта, в т.ч. быстрыми темпами строится новое здание РГИА, которое по своим техническим характеристикам, степени безопасности хранения документов, комфортности работы сотрудников и пользователей будет одним из лучших не только в России, но и в Европе.

Принимаются меры по ремонту и оснащению архивов металлическими стеллажами, системами охранно-пожарной сигнализации, противопожарным инвентарем, оборудованием и средствами оргтехники, выделяются новые помещения, отвечающие нормативным требованиям. Эта работа достаточно активно проводится практически во всех представленных здесь регионах.

В настоящее время для решения вопросов укрепления материально-технической базы архивов имеется два таких важных инструмента, как:

  • рекомендации парламентских слушаний «Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы» (2003 г.);
  • поручение Правительства Российской Федерации от 23.09.03. №ГК-П8-11442 по вопросам пожарной безопасности.

Многие органы управления архивным делом весьма эффективно используют эти документы для укрепления материально-технической базы архивов, повышению уровня их безопасности.

В частности, осуществлен ремонт и модернизация систем охранно-пожарной сигнализации (Брянская, Курская, Орловская, Тульская, Ярославская области). В госархивах Липецкой, Тверской областей установлены приборы «Сигнал-20»; а в госархивах Липецкой области еще и «СКАТ-1200М», модернизированная система позволяет осуществлять охрану даже в случае отключения эл./энергии, в облархиве устанавливается также система автоматического пожаротушения. Приборами и датчиками ОПС нового поколения оснащен госархив Костромской области, а в 4 муниципальных архивах этого региона смонтированы системы обнаружения, оповещения и тушения пожара. В некоторых муниципальных архивах Ивановской области установлены видеодомофоны. В архивах г.Москвы осуществлена замена всех пожарных трубопроводов.

Положительную оценку получила работа по усилению противопожарной безопасности архивов Владимирской, Ивановской, Костромской, Курской областей. В Брянской области реализуется целевая программа «Муниципальные архивы», приоритетным направлением которой является усиление их технической укрепленности. В архивах Тульской области выполнено 266 из 346 (почти 80%) предписаний госпожнадзора, не требующих значительных финансовых средств и связанных, главным образом, с техническим переоснащением и улучшением организации работы на этом направлении.

Действенной является практика привлечения должностных лиц, не обеспечивших соблюдение правил пожарной безопасности, к административной ответственности (республики Адыгея, Марий Эл, Ставропольский край, Курская, Новосибирская, Тульская области).

Опыт этих и других архивов в сфере усиления пожарной безопасности обобщен в специальной справке, которая опубликована в №41-42 информационного бюллетеня Росархива (2004 г.). Он может быть использован всеми архивными учреждениями.

Вместе с тем, нельзя не отметить, что противопожарное состояние архивных объектов все еще не в полной мере отвечает предъявляемым требованиям.

В ряде госархивов наблюдается значительный физический и моральный износ технических средств защиты и контроля за безопасностью архивных фондов. Имеют место факты приостановки эксплуатации архивных объектов или их отдельных помещений, находящихся в пожароугрожаемом состоянии (как это было, например, в 3 районных архивах Курской области и др.). В ряде архивов отсутствует необходимый комплект первичных средств пожаротушения, истекли сроки перезарядки огнетушителей. Подлежит замене значительная часть электросетей, которые в течение десятилетий эксплуатируются без необходимой модернизации, в отдельных регионах свыше 80% архивов нуждаются в проведении таких работ (Брянская, Владимирская, Ивановская области и др.). Во многих архивах не обеспечиваются нормативные сроки огнезащитной пропитки деревянных конструкций и стеллажей. Только отдельные архивы, даже уровня субъектов Российской Федерации, оснащены эффективными системами пожаротушения.

Серьезную тревогу вызывает состояние пожарной безопасности муниципальных архивов. В 43 регионах (50% от общего числа субъектов) уровень оснащенности архивов системами пожарной сигнализации не достигает 50%.

Основу безопасности архивных учреждений составляет, наряду с противопожарными правилами, и соблюдение требований охранного режима. Однако, как свидетельствует практика, в том числе и внеплановое комиссионное обследование архивов, проведенное службой вневедомственной охраны МВД, внимания этим вопросам уделяется явно недостаточно.

Требования к организации охранного режима изложены в 2-х основных нормативных документах:

  • подготовленной Росархивом «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (1994 г.),
  • «Инструкции по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел РФ», которая была утверждена МВД РФ, Минкультуры РФ и Росархивом в 1998 г.

Перед архивами стоит задача обеспечить их максимальное выполнение. И в первую очередь, каждый архив должен иметь свой документ по охранному режиму, который бы не просто повторял нормативные требования, а предметно отражал специфику архива, закреплял ответственность конкретных исполнителей за все стадии работы, обеспечивающие охранный режим. Максимально четко должны быть отражены вопросы доступа в архивохранилища, порядка опечатывания помещений архива, хранения ключей и печаток. Нарушение именно этих требований во многом послужило причиной беспрецедентной по масштабам кражи документов в РГИА.

Эффективность работы по соблюдению охранного и противопожарного режимов во многом зависит от деловых контактов с соответствующими органами внутренних дел и МЧС России.

Важное место в системе безопасности архивов занимают меры по подготовке архивов к действиям в условиях чрезвычайных ситуаций, в частности по усилению антитеррористической защищенности архивных объектов. Такая работа в плановом порядке проводится с 1999 г. в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.99 №1040 «О мерах по противодействию терроризму». Осуществлен ряд мероприятий, в т.ч. согласована с МЧС России «Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях»; в информационном письме Росархива от 10.03.2000 «О ходе выполнения постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.99 №1040 «О мерах по противодействию терроризму» обобщен опыт работы архивов на этом направлении (см. Информационный бюллетень №26 – 2000 г.) Вместе с тем, ослаблять внимание к этим вопросам нельзя. В рамках реализации Указа Президента Российской Федерации от 13.09.2004 №1167 «О неотложных мерах по повышению эффективности борьбы с терроризмом» необходимо принять дополнительные меры по усилению антитеррористической защищенности архивов.

Важное значение для сохранения документов имеет уровень оснащенности архивов стеллажами и первичными средствами хранения.

В целом хранилища архивов на 80% оснащены металлическими стеллажами. В архивах 32 регионов (почти 38%) проблема установки металлических стеллажей полностью решена. Только за последние три года полностью заменили деревянные и смешанные стеллажи на металлические в архивах Республики Башкортостан, Костромской и Ярославской областей, Таймырского автономного округа; в Московской области от деревянных стеллажей избавились все государственные архивы. Кроме того, более 12,0 тыс. пог. м металлических стеллажей установлено в новом здании архива Рязанской области, в хранилищах которого до 2001 г. таких стеллажей вообще не было. Однако, эта проблема попрежнему актуальна для муниципальных архивов. В Российской Федерации только 2 региона, где во всех архивах этого уровня установлены металлические стеллажи – и оба из ЦФО: Воронежская область и г.Москва.

Активно идет оснащение современными передвижными стеллажами, стационарными специальных конструкций, что позволяет максимально использовать имеющиеся площади и увеличивать вместимость хранилищ без их реконструкции. Такие работы, например, осуществляются в настоящее время в Центре документации Тверской области.

В последние годы активизирована работа по картонированию документов, которая в начале 1990-х гг. . в силу финансовых трудностей считалась почти ненужной. Вместе с тем, использование первичных средств хранения документов – важный положительный элемент их сохранности. В настоящее время Лаборатория РГАНТД (своими силами и в содружестве с соответствующими фирмами) поставила в федеральные архивы большую партию коробок из бескислотного картона различных модификаций по вполне доступной цене (124 руб.) При необходимости поставки могут быть осуществлены и для региональных архивов, тем более, что увеличение партии ведет к снижению цены.

Архивы могут нормально функционировать только в условиях нормативного бюджетного финансирования. Эту позицию Росархив активно отстаивает перед соответствующими государственными структурами. Важную роль в системе современного финансового обеспечения деятельности архивов играет подпрограмма «Архивы России» ФЦП «Культура России». Только в 2004 г. архивам субъектов Российской Федерации, участвующих в подпрограмме, выделено из федерального бюджета около 4,0 млн. руб. на мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов. В частности, средства получили архивы 6 регионов ЦФО – Костромская, Курская, Орловская, Рязанская, Тамбовская и Ярославская области. В текущем году планируется выделить на приобретение стеллажного оборудования 1,34 млн. руб. архиву Калужской области, который, как известно, находится в аварийном состоянии.

Но существующая реальность заставляет нас все активнее заниматься привлечением внебюджетных средств. Активно в этом отношении работают почти все федеральные архивы, например, ГАРФ, РГАКФД, РГАЭ и др. Заслуживает внимания опыт привлечения спонсорских средств, например, в Тамбовской области, где заказ на изготовление металлических стеллажей для архивохранилищ оплатила Тамбовская коммерческопосредническая фирма. Оснащение ряда архивов Белгородской области осуществляется в т.ч. и за счет средств от продажи имущества и самого имущества организаций-банкротов.

Проведение значительных объемов ремонтных работ, приобретение компьютерной техники, различного оборудования и материалов в архивных учреждениях Калининградской, Костромской, Московской, Псковской, Тверской и др. областей стало возможным за счет привлечения внебюджетных средств и взаимозачетов. Эти примеры можно продолжить, они свидетельствуют о немалых возможностях местных органов в деле развития и укрепления материально-технической базы госархивов.

Совершенствованию этого направления деятельности весьма способствует испытанный способ – проведение смотров и конкурсов на лучший архив (лучшее архивохранилище). Когда-то такая форма практиковалась очень широко, теперь ее используют далеко не всегда, но, безусловно, смотры-конкурсы себя оправдали. О результативности этой работы свидетельствует опыт архивов республик Чувашии, Хакасии, Ленинградской, Волгоградской и др. областей. Серьезных положительных сдвигов в укреплении материально-технической базы архивов, улучшении условий и организации хранения документов удалось достигнуть в ходе смотров в Белгородской и Тамбовской областях. Об опыте организации этой работы в Белгородской области рассказано в Материалах Всероссийского заочного семинара по проблемам обеспечения сохранности документов.

Эффективное функционирование служб сохранности документов связано с деятельностью главных хранителей фондов, роль и значение которых в современных условиях существенно возрастают. Главные хранители фондов должны выступать как координаторы и организаторы всей работы по обеспечению сохранности документов на всех стадиях работы с ними. Именно такая роль главного хранителя закреплена в его Примерной должностной инструкции, утвержденной приказом Росархива от 13.02.2001 №12.

Как уже говорилось, на сохранение Архивного фонда Российской Федерации, как главную сферу деятельности главных хранителей фондов, как ни на одно другое направление работы активно влияет современная социально-экономическая ситуация. Кражи документов (РГИА и РГАЛИ), имевшие широкий общественный резонанс, во многом явились следствием серьезных нарушений нормативных требований организации хранения документов. На функционировании архивов самым непосредственным образом отразились и многочисленные реорганизации и ликвидации ведомственных систем, учреждений, организаций и предприятий, что привело к приему больших объемов документов, в том числе необработанных. Массовые поступления документов в условиях фактического прекращения строительства привели к тому, что резко возросла загруженность хранилищ, крайне остро стала проблема нехватки площадей. Из-за плохих условий хранения документов в ведомствах ухудшилось физическое состояние документов. Существенно увеличилась нагрузка на службу сохранности архивов в условиях активизация использования документов.

Все эти факторы должны не просто учитываться в работе, необходимо продумать и реализовать комплекс мер, направленных на ослабление негативного воздействия этих факторов, что и должно быть основным содержанием деятельности главных хранителей фондов.

Координация деятельности подразделений госархивов по вопросам обеспечения сохранности, начиная со стадии планирования; определение приоритетов на данный момент; обеспечение комплексного подхода в работе с фондами; сочетание интересов использования и требований сохранности, в том числе физической сохранности документов; организация упреждающей подготовки для использования документов рассекреченных фондов – все это и многое другое должно быть в поле зрения главного хранителя. Гораздо более активно следовало бы главным хранителям заниматься и вопросами повышения квалификации специалистов архивов, т.к. нередко приходится сталкиваться с незнанием новых методических пособий, передового опыта, рекомендованного Росархивом, неумением правильно вести документы основного и вспомогательного учета. В этой связи необходимо обратить внимание на подготовленную Росархивом с учетом опыта ГАРФ примерную тематику занятий по сохранности для системы повышения квалификации архивов (опубликована в №18 информационно-методического бюллетеня), которую следует использовать при разработке своих учебных планов.

Опыт работы этой категории руководителей архивов обобщен в Материалах Всероссийского совещания главных хранителей государственных архивов (Н.Н.-Москва, 2003) и он должен активнее внедряться в практику.

Одной из самых характерных черт функционирования архивов в настоящее время, непосредственно влияющих на организацию хранения документов, является активизация их использования, причем не только в количественном отношении. Во многом изменилось качество использования – новые потребители информации, не всегда достаточно подготовленные к работе с подлинными документами; новые темы исследований и запросов; новые документальные комплексы, ранее практически не введенные в научный оборот и т.п. Кроме того, происходит это на фоне развития антикварно-букинистического рынка. Выявленные в последние годы случаи хищения документов в ряде федеральных архивов свидетельствуют, во-первых, о востребованности как внутри страны, так и за руб.ежом документальных памятников, главным образом автографов видных государственных и военных деятелей, а также деятелей литературы и искусства. Во-вторых, о серьезных недостатках в организации хранения документов, на которые указывалось в приказах Росархива о хищении документов в РГАЛИ, РГВА, РГИА ДВ (от 10.04.2000 №21 «О хищении документов в РГАЛИ», от 23.12.03 №93 «О хищении документов в РГВА», от 20.09.03 №31 «О краже документов из читального зала РГИА ДВ»). А в настоящее время уже имеются подобные факты и на региональном уровне. Несоблюдение порядка списания документов в присутствии пользователя сделало возможным кражу документов в госархиве Тульской области. Выявлено отсутствие 8 ед.хр. документов, в т.ч. грамот 16 в. и почти 50 печатных изданий духовной и светской литературы 17-18 вв.

Естественно, что эта ситуация требует повышенного внимания к вопросам безопасности архивных фондов, организации контроля за движением фондов и дел, неукоснительного соблюдения нормативных требований порядка выдачи документов и оформления этого процесса.

С особой болью приходится говорить, что, несмотря на имеющиеся попытки исследователей присвоить полученные документы (пример, РГИА ДВ, попытки в ГАРФ и госархиве Ярославской области), наиболее серьезный, а зачастую непоправимый ущерб наносят кражи, осуществленные архивными работниками. Это относится и к кражам в РГВА, в РГАЛИ, последнюю уже окрестили «архивным Чернобылем». И хотя говорится, что «против своего вора нет запора», нам всем необходимо найти такой запор. И в первую очередь, это строгое соблюдение нормативных требований по сохранности документов, повышение социальной защищенности архивистов и усиление воспитательной работы с ними.

Несмотря на то, что все внутриархивные процессы достаточно подробно регламентированы Основными правилами работы госархивов, отступления от этих требований встречаются довольно часто. Выдача в читальный зал непронумерованных и неподшитых дел, несоблюдение порядка выдачи дел из хранилищ, поединичного приема дел из читальных залов и особенно от сотрудников, прохождения и визирования требований и т.д. – это неполный перечень традиционных недостатков.

Существующий порядок выдачи дел, обеспечивающий ответственность конкретного лица за архивное дело на каждом этапе движения его из хранилища и обратно, должен выполняться неукоснительно.

Особое внимание должно быть уделено вопросам организации полистной проверки выдаваемых дел. При всей трудоемкости полистная проверка является неотъемлемой и обязательной частью работы по контролю за движением фондов и дел.

Сохранность документов в процессе их использования во многом зависит от объема и состава дел, имеющих фонд пользования. Необходимо обратить самое пристальное внимание на эту проблему. Следует на новом качественном уровне организовать учет и хранение фонда пользования, в т.ч. созданного методом ксерокопирования, базируясь на «Методических рекомендациях по созданию и организации фонда пользования копий документов государственных архивов» (М, 1984 г.). Необходимо исключить выдачу подлинников, имеющих фонд пользования. Такая выдача может осуществляться, например, для изучения палеографических особенностей документа, но это должны быть редкие исключения, а не постоянная практика. Реализуя план мероприятий по совершенствованию организации хранения документов в связи с фактами их хищения, в РГИА строго регламентировали порядок выдачи подлинников при наличии фонда пользования на них, предоставив право разрешать выдачу таких подлинников только гл.хранителю и больше никому. Результат превзошел все ожидания – за короткий период выдача микрокопий увеличилась в 2 раза. В абсолютном большинстве случаев подлинники, имеющие фонд пользования, из хранилищ не выдавались.

Нормативные условия хранения, гарантирующие безопасность и физическую сохранность документов должны обеспечиваться не только на стадии их хранения. Как показывает практика, контроль за сохранностью выданных из хранилищ документов находится зачастую вне поля зрения службы сохранности, что безусловно нельзя признать правильным. Служба сохранности должна обязательно контролировать, какие условия обеспечиваются при работе с подлинными документами во всех структурных подразделениях. Учитывая важность такой работы, в новых Основных правилах работы госархивов предусмотрен специальный (хоть и весьма краткий) раздел по контролю за сохранностью выданных документов.

Беспрецедентные по масштабам кражи архивных документов заставили самым серьезным образом заняться сохранностью уникальных документов, дел, имеющих коллекционное значение и колоссальную материальную ценность. Наблюдается устойчивая тенденция активизации работы с уникальными документами, создания специальных условий их хранения и учета, направленных на обеспечение гарантий сохранности этой наиболее ценной части Архивного фонда. Расширяется сейфовое хранение, проводятся паспортизация уникальных документов, централизованный учет вещественных вложений в дела и т.п.

В целях реализации законодательно определенного порядка специального учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации утверждены предложения федеральных и региональных архивов о включении комплекса документов этой категории в соответствующий Государственный реестр. На рассмотрение ЦЭПК Росархива представили материалы архивные учреждения Брянской, Костромской, Курской, рязанской, Смоленской, Тверской, Тульской, Ярославской областей.

Аналогичная работа осуществляется и в ряде субъектов Российской Федерации (Татарстан, Новосибирская, Пензенская, Тверская области). Комплекс нормативно-методических документов по созданию Государственного реестра уникальных документов Удмуртской Республики отмечен дипломом по итогам отраслевого конкурса НИР. Думается, что этот опыт может быть использован архивными учреждениями и других регионов.

Проблема сохранения национального историко-культурного достояния волнует в настоящее время не только архивы. Музеи, библиотеки, министерства культуры и внутренних дел и др. – все они в той или иной степени озабочены сохранением памятников истории и культуры в условиях финансового дефицита, активизации использования, формирования и функционирования антикварно-букинистического рынка, усиления криминогенной обстановки. Росархив принимает активное участие в сотрудничестве со всеми заинтересованными ведомствами и учреждениями по вопросам технической укрепленности объектов культуры, пресечения преступных посягательств на культурные ценности, специального учета уникальных памятников и т.п. Одной из форм такого сотрудничества является формирование Электронной регистрационно-поисковой автоматизированной системы по регистрации культурных ценностей, утраченных в годы Второй мировой войны, похищенных, незаконно вывезенных из Российской Федерации, а также не подлежащих к вывозу из Российской Федерации (ЭРПАС). Ее создание и ведение в соответствии с утвержденным Порядком приказом Минкультуры России от 03.12.04 поручено Росохранкультуре. Действия архивов в этом случае определяются приказом Росархива от 29.12.04 №54 «О мерах по предотвращению незаконного вывоза, ввоза и передачи прав собственности на культурные ценности». Практически это означает, что архивы оперативно по результатам проверки наличия и состояния документов представляют в соответствующие архивные органы информацию по установленной форме о необнаруженных документах, имеющих коллекционную ценность, предположительной причиной отсутствия которых является хищение. Этот приказ Росархива устанавливает и другие случаи, когда архивы должны предоставлять информацию, например, о документах, поступивших в архив на экспертизу от частных лиц, чтобы оперативно по БД можно было проверить, не числятся ли эти документы в розыске. Но в действительности такие случаи будут крайне редки. А документы, отсутствие которых объясняется предположительным хищением, могут быть выявлены в любом архиве. И информация о них должна быть оперативно представлена в Росархив для включения ее и в отраслевую БД и в ЭРПАС.

Одним из основных видов работ по сохранности документов по-прежнему является проверка их наличия и состояния, причем объемы этой работы в последнее время увеличиваются. Проверка наличия – это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид работы по совершенствованию организации хранения и учета документов.

В последние годы наряду с цикличной проверкой наличия и состояния документов архивы все шире практикуют и другие виды этой работы. В соответствии с приказом Росархива от 23.12.03 №93 «О хищении документов в РГВА» во всех архивах на плановой основе организована выборочная полистная проверка наличия и состояния документов, представляющих коллекционную ценность. В ГАРФ завершена полистная проверка всех документов архивохранилища личных фондов и коллекций общим объемом около 190,0 тыс.дел. Организационный и методический опыт этой беспрецедентной работы, проводившейся в архиве с 1996 по 2003 гг. ., имеет важное значение и заслуживает положительной оценки. В целях улучшения методического обеспечения этого направления деятельности с учетом опыта ГАРФ и РГВИА подготовлены отраслевые методические рекомендации по проведению полистной проверки наличия и состояния документов.

Весьма острой на этом направлении деятельности остается проблема большого количества необнаруженных дел и документов, зачастую низкого качества розыска и материалов, отражающих его результаты. Как следствие этого – неоднократные случаи списания документов, которые через год находятся и вновь ставятся на учет. С другой стороны, в ряде архивов отдельные дела числятся необнаруженными не год, не 5, а десятилетиями. Треть от всех необнаруженных дел находилась на месте при предыдущих проверках наличия. Значит это утраты последних лет или плохое качество предыдущих проверок. Необходимо обратить самое серьезное внимание на работу комиссий архивных органов по подведению итогов проверки наличия дел. Эти комиссии должны не просто рассматривать представленные материалы по исключению дел из состава АФ, но и контролировать качество проводимых работ, решать вопросы совершенствования методического обеспечения работы на данном направлении, обобщать и распространять положительный опыт, организовывать повышение квалификации специалистов в области проверки наличия и розыска дел.

В целях более эффективной организации работы таких комиссии подготовлена «Памятка о порядке представления государственными архивами в вышестоящих орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» (письмо Росархива от 23.09.04 №5/1709-Т).

Судя по отчетам, положительной оценки заслуживает работа комиссии архивных органов Калужской, Тульской областей.

Важнейшей стороной обеспечения сохранности документов является улучшение их физического состояния. Так было всегда, но сейчас, учитывая поистине колоссальные объемы документов, требующих различных реставрационно-восстановительных работ, и малые мощности архивных лабораторий, эти проблемы становятся особенно актуальными для большинства архивов. Более того, в последние годы наблюдается процесс ухудшения качественных характеристик основы и текста ранее, например в 70-е годы, отреставрированных дел вследствие применения низкосортных бумаг, клея, нарушений технологического процесса реставрации.

Как известно, один из основных принципов теории и практики архивоведения предполагает дифференцированный, избирательный подход при организации сохранности документов с учетом приоритетов их ценности, природы, физического состояния. (Этому был посвящен блестящий доклад В.Ф.Привалова на юбилейной научно-практической конференции «Архивы на службе личности, общества, государства»). В первую очередь и безусловно дифференцированный подход должен быть обеспечен в сфере отбора на специальную обработку (реставрация и воспроизведение).

Проблема физического состояния документов имеет 2 стороны: 1 – это оценка физического состояния носителя и текста и 2 – это непосредственное улучшение их качественных параметров.

Методической основой для оценки и классификации дефектов документов являются рекомендации ВНИИДАД «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988 г.), что закреплено в Основных правилах работы госархивов. Предложенная методика имеет целый ряд преимуществ, обеспечивающих целенаправленность и эффективность работы на данном направлении. Вопервых, она позволяет оперировать объективными, научно-обоснованными критериями, а не субъективными оценками, как это было до сих пор. Во-вторых, применение буквенно-цифровой индексации обеспечивает преемственность в работе разных сотрудников на протяжении длительного времени. И, наконец, в-третьих, и это особенно важно, не произвольно, а четко и объективно определяется последовательность, этапы и характер ремонтно-восстановительных работ. Участники семинаров по дефектологии носителей и текстов, периодически проводимых Росархивом совместно с ВНИИДАД, единодушно признали эту методику перспективной и реальной для госархивов.

Следует также иметь в виду, что версия ПК «Архивный фонд» (описание на уровне дела и документа) в части информации по учету физического состояния документов также базируется на буквенно-цифровой индексации. В этом году планируется принять к отраслевому внедрению БД «Сохранность», подготовленную РГАНТД и получившую 2-место на отраслевом конкурсе НИР. В ней также предусмотрена классификация дефектов в соответствии с методикой ВНИИДАД.

Вторая сторона этой проблемы – это непосредственно организация реставрационно-восстановительных работ. Росархив, весьма озабоченный качеством проводимой реставрации, видит свою задачу в совершенствовании методической базы данного направления и в организации повышения квалификации реставраторов. Первоочередные меры, способствующие улучшению организации и качества реставрации, определены решением коллегии Росархива от 28.08.2002 «О состоянии и мерах по улучшению организации страхового копирования и реставрации документов на бумажной основе, хранящихся в федеральных архивах».

В информационном бюллетене Росархива опубликованы письмо Росархива от 14.07.97 №3/493-А «О некоторых вопросах совершенствования работы по реставрации документов и улучшения условий их хранения» (N 18, 1997 г.), а также материалы, отражающие опыт практической работы по реставрации РГВИА, архивных учреждений Ростовской обл. В этом же издании (NN 27-28, 2000 г., NN 32-33, 2001 г.)

Специальный семинар реставраторов проводился в ОЦПК ВНИИДАД.

Главная задача – обеспечить повышение качества проводимой реставрации за счет точного соблюдения технологии и использования соответствующих материалов. В этом отношении хорошие показатели демонстрирует Лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Главархива г.Москвы. На 8 конкурсе мастеров переплетного искусства, организованном Минкультуры России, грамоты и дипломы в номинации «Реставрация переплета» были присуждены сотрудникам этой лаборатории.

Необходимо также активнее использовать имеющиеся в отрасли возможности, тем более, что на региональном уровне для этого есть определенные финансовые и материальные ресурсы. Например, по просьбе архивного отдела администрация Псковской области целевым назначением выделила средства на сложную реставрацию двух дореволюционных фондов в лаборатории федеральных архивов в Санкт-Петербурге, располагающей необходимым оборудованием и материалами. Специалисты этой же лаборатории осуществили проверку работы реставрационной группы облархива, дали методические и практические консультации реставраторам и даже оказали материальную помощь, предоставив некоторые реставрационные материалы. Заключение о состоянии и перспективах развития реставрационных работ направлено Главе областной администрации. Подобный опыт может быть весьма перспективным.

В комплексе мероприятий, обеспечивающих сохранность АФ, одно из ведущих мест занимает страховое копирование. Начало этой работы в госархивах России относится к концу 50-х годов. За это время был накоплен большой опыт, как положительный, так и отрицательный.

Сегодня, главным образом под влиянием конкретных условий – отсутствие необходимых оборудования, пленки, расходных материалов отечественного производства и дороговизна импортных, все чаще приходится сталкиваться с мнением, что микрокопирование, как способ создания страхового фонда, уже устарело. Согласиться с такой позицией нельзя. И это мнение и отечественных и зарубежных специалистов. Например, вывод о необходимости продолжить микрофильмирование архивных документов на бумажных носителях прозвучал на ежегодной 34 Международной конференции Круглого стола архивов, проходившей под названием «Подходы к информации: вопросы обеспечения сохранности». Это не исключает необходимости применения современных технологий оцифрования, создания фонда пользования на оптических дисках, но микрофильмирование как способ страхового копирования себя далеко не исчерпал.

С удовлетворением можно отметить, что в последние годы закрепляется тенденция возобновления работ по страховому копированию документов. За счет средств федеральной и региональных программ развития архивного дела приняты меры по улучшению технического оснащения лабораторий архивов (РГАНТД, ЦХСФ, РГИА, архивы Вологодской, Калининградской, Пензенской, Рязанской, Томской областей и др.).

Однако, современный уровень этой работы все еще не отвечает предъявляемым требованиям. Причем помимо объективных, финансово-материальных трудностей, в этой работе еще очень много организационных недостатков. Несогласованность планов лабораторий и отделов обеспечения сохранности не всегда обеспечивает рациональную последовательность в проведении работ. Нередко дела реставрируются до микрофильмирования, что резко снижает читаемость микрофильмов, отснятых с документов, закатанных в конденсаторную бумагу. Зачастую после микрофильмирования все дела, в том числе находящиеся в хорошем физическом состоянии, направляются на реставрацию.

Резко снижает эффективность страхового копирования отсутствие фонда пользования. В госархивах 25 регионов к его созданию еще не приступали, что сдерживает и решение проблемы передачи страховых копий на специальное обособленное хранение. Как известно, для этих целей создан Центр хранения страхового фонда, располагающийся в Тюменской области, где уже хранятся копии страхового фонда (более 255,0 млн. кадров) федеральных и региональных архивов, в частности архивов республик Дагестан и Карелия, Ставропольского края, Курганской, Пермской, Ростовской, Мурманской, Смоленской областей и др. В последнее время во исполнение решения коллегии Росархива от 29.11. 2000 «О состоянии и мерах по улучшению работы Центра хранения страхового фонда» Росархив профинансировал осуществление ряда затратных работ по укреплению его материально-технической базы.

Введение в строй котельной, модернизация системы кондиционирования и т.п. позволили существенно улучшить условия хранения документов Центра на различных носителях. Новым оборудованием оснащена лаборатория Центра. По оценке специалистов в Центре качественно осуществляется контроль физического состояния микрокопий и их консервационно-профилактическая обработка. При этом загружен Центр только на 28%. Хранение страховых копий, отснятых с документов субъектов Российской Федерации, осуществляется бесплатно и может рассматриваться как своего рода компенсация за хранение в государственных архивах субъектов Российской Федерации документов федеральной собственности.

Серьезной проблемой все еще остается контроль технического состояния страховых копий. В некоторых архивах его не проверяют годами, дожидаясь, видимо, того момента, когда консервационно-профилактическая обработка пленки будет уже бесполезна и десятки тысяч кадров будут списаны.

Для устранения подобных недостатков не нужны какие либо дополнительные финансы, сложная техника, нужен только регулярный анализ состояния дел, четкая и грамотная организация работы.

Важнейшее значение имеет строгое соблюдение существующих правил и технологических регламентов. В настоящее время РГАНТД завершил разработку комплекса новых типовых технологических регламентов (ТТР) создания страхового фонда на микрофишах и рулонной пленке, страхового копирования кино и фотодокументов, которые получили высокую оценку специалистов. Кроме того, в соответствии с решением коллегии Росархива от 31.10.03 «О работе архивных учреждений Краснодарского края по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации» РГАНТД подготовлены разъяснения по применению ТТР изготовления страховых копий фотодокументов (М., 1997 г.) – см. письмо Росархива от 26.01.2005 №5/109-Т. Эти разъяснения ставят своей целью помочь практикам более точно выполнять требования, установленные Регламентом, содержат ряд уточнений к схемам технологического процесса.

В рамках работ по функционированию Единого российского страхового фонда документации разработан и утвержден ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием», который определяет состав и виды страховых копий документов, планирование и отчетность работы, порядок подготовки документов к страховому копированию и выполнение самого технологического процесса создания страховых копий.

Внедрение их в практику работы является одним из основных условий обеспечения должного качества создаваемого страхового фонда.

Обязательным видом работ по сохранению страхового фонда является регулярная проверка его технического (физикохимического) состояния и проведение по результатам консервационно-профилактической обработки страховых копий. Проведение этой работы должно базироваться на методике РГАНТД, изложенной в специальном письме Росархива от 05.07.02 №5/701-Т.

В организации работы по контролю технического состояния страхового фонда в настоящее время все более остро встает проблема борьбы с уксусным синдромом.

Уксусный синдром – это процесс разложения триацетатной основы, ее естественного старения, который, к сожалению, нельзя предотвратить, его можно только замедлить, снизить разрушающее воздействие и принять соответствующие меры для сохранения информации. А именно на триацетатной пленке с середины 50-х годов снимались практически все отечественные фильмы, создавался страховой фонд в госархивах.

За руб.ежом исследования в этой области ведутся со второй половины 20 в. В нашей стране эту проблему предметно начали изучать лет 10 назад.

В рамках отраслевого плана НИР такие исследования проводились и в архивных учреждениях. РГАНТД совместно с РГАКФД подготовлены «Рекомендации по условиям хранения и методам выявления «уксусного синдрома» оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на ТАЦ-основе в государственных архивах» (М., 2004 г.). Рекомендации содержат 4 методики выявления документов на ТАЦ-основе и контроля ее состояния по различным характеристикам.

Самым доступным для архивов, к тому же неразрушающим способом контроля стабильности ТАЦ-основы является индикаторный экспресс-метод, который разработан совместно с отечественной фирмой «ВИНАР» (г.Москва), о чем направлено соответствующее письмо Росархива от 13.04.05 №5/743-Т «О контроле за сохранностью документов на пленочных носителях и страхового фонда в части выявления «уксусного синдрома».

Необходимо также более активно использовать возможности сторонних организаций, которые предлагают достаточно широкий спектр услуг по копированию документов и обеспечивают надлежащее качество. Так, например, для госархива Калужской области страховой фонд создает АО «Контраст» (г.Тула), услуги других организаций на договорной основе широко используют госархивы г. Москвы, хотя они и сами располагают современной, технически оснащенной лабораторией.

Вся технологическая цепочка производства микрофильмов должна обеспечивать конечный результат – возвращение дела на архивную полку в хорошем физическом состоянии. К сожалению, на практике зачастую приходится сталкиваться с опережающими темпами копирования документов по сравнению с их переплетом, реставрацией и передачей в хранилища; особенно часто это допускается при организации микрофильмирования в рамках международных соглашений. В лабораториях скапливаются настоящие «завалы» расшитых дел. Никакая сиюминутная материальная выгода не является оправданием подобных грубейших нарушений сохранности документов.

Традиционные технологии копирования и воспроизводства информации в последнее десятилетие все активнее сочетаются с компьютерными технологиями воспроизведения, позволяющими записывать, хранить, воспроизводить, сочетать в любых вариантах любую информацию – текст, речь, музыку, фотографии, рисунки, фильмы и т.п. Отечественные архивы, даже при остром дефиците средств уже начали осваивать эти технологии для использования документов, копирования с режимом корректировки изображений, для перевода с носителя на носитель и т.п. Опыт работы по некоторым из этих проектов обобщен в материалах заочного семинара по сохранности документов и последующих публикациях в информационном бюллетене Росархива. Но блеск широких возможностей современных компьютерных технологий не должен застилать и слабые стороны современного периода развития этой техники, в частности основных универсальных носителей информации – компакт-дисков, для которых характерна сегодня огромная диспропорция между большой информационной памятью и малой (20-25 лет) долговечностью, что явно недостаточно для решения проблем длительного архивного хранения. Это не исключает, однако, применения компьютерных технологий создания страхового фонда в каких-то конкретных случаях, например, с целью спасения документа. Но в целом эта проблема требует дальнейшего изучения, теоретической, методической и организационно-технической разработки.

В докладе рассмотрена только часть вопросов, связанных с обеспечением сохранности Архивного фонда РФ. По нашему мнению они наиболее остро стоят в современных условиях и являются приоритетными для архивов.



Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^