Вернуться к списку

09октября 2020

Интеграционные решения СЭД, единое окно входа и экосистема

https://www.spbit.ru/news/n187237/

Современная СЭД – это мощная платформа, содержащая целый стек решений и интегрированная со всеми информационными системами компании, в том числе посредством сложных инновационных инструментов – таких, как RPA. В период расцвета удаленной работы повышается значение простой и усиленной электронной подписи. Увеличивается объем безбумажного докуметооборота и, соответственно, по-прежнему актуальна необходимость грамотной организации электронных архивов. Эти и другие вопросы на днях обсудили лидеры рынка систем документооборота на конференции СЭД и ECM Day 2020, организованной порталом TAdviser. От компании ЭОС выступил  руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев.

Сергей Полтев

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев


Картина современного состояния и главных векторов развития СЭД была описана уже в самом начале конференции. В докладе «От регистрации к трансформации. Как сохранить лучшие наработки и внедрить новейшие технологии...» руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев указал на то, что за прошедшие полгода положение многих технологий на знаменитой диаграмме Гартнера «Цикл зрелости» качественно поменялось. Если еще в 2019 году до 80% взаимодействий во внутренних системах документооборота компаний сопровождалось бумажными документами (служебные записки, приказы и прочее), а СЭД часто воспринималась как вспомогательный инструмент, то с началом пандемии большинство руководителей были вынуждены расширять контур электронного взаимодействия сотрудников, и СЭД подошла на эту роль лучше всего.

Повысился интерес пользователей СЭД к технологиям работы с электронными подписями. Это создало, в свою очередь, новые риски – например, связанные с действительностью сертификатов. Востребованными оказались такие функции системы «ДЕЛО», которые ранее считались второстепенными: например, модуль видеоконференций – когда прямо из СЭД можно организовать совещание руководителя с исполнителями. Широкое распространение получили мобильные приложения для СЭД. К слову, у мобильных приложений ЭОС в этом году юбилей: первая версия EOSmobile вышла десять лет назад.

«У нас в рамках СЭД стало гораздо больше процессов и пользователей. Это значит, что с точки зрения аналитики – появилось гораздо больше возможностей предоставлять документально подтвержденные данные, в том числе и с помощью извлечения данных из ранее накопленных материалов. Заметно больше пользователей  применяют электронные подписи – культура работы с ЭП тоже требует определенных навыков. Оказались очень востребованы многие дополнительные модули СЭД: всё, что связано с безопасностью, аналитикой, взаимодействием в рамках контура СЭД, – отметил Сергей Полтев. – Контур СЭД стал гораздо шире, ряд процессов были переведены в электронный вид. Это значит – то, о чем мы все начали говорить еще два-три года назад – про извлечение данных, аналитику, интеграцию и даже искусственный интеллект, – теперь пришло время действительно применять».

Схема передачи электронных документов из СЭД в систему архивного хранения

Схема передачи электронных документов из СЭД в систему архивного хранения


Поскольку бумажного взаимодействия никто не отменял, остался актуальным вопрос ведения и оцифровки бумажных архивов и удаленного доступа к ним, а также автоматического извлечения данных, структурирования, атрибутирования электронных архивов, предоставление прав доступа к ним, обеспечение долговременного хранения электронных оригиналов документов. Компания ЭОС ведет подобные проекты с 2013 года и сегодня разрабатывает новые варианты сотрудничества с технологическими партнерами. Например, с компанией Fujitsu, чье решение PaperStream Capture помогает автоматизировать извлечение и интеграцию данных в рабочие процессы. Перспективным здесь видится разработка интеграционных сервисов, которые позволят извлекать и размещать в архивных системах, обеспечивающих надежное хранение, данные из других информационных систем предприятия. СЭД, таким образом, становится единым окном входа, через которое можно получить доступ к различной информации – как к архивным, так и к текущим документам.

Традиционные интеграционные решения – API, веб-сервисы, обмен стандартизированными XML. Интересный новый интеграционный механизм – средства роботизации. Помимо популярной RPA-платформы UiPath, на российском рынке стали появляться и отечественные решения – в том числе зарегистрированные в Реестре отечественного ПО. В свою очередь, для массового применения в СЭД технологии искусственного интеллекта по-прежнему сохраняются сложности, связанные с необходимостью подготовки значительного массива данных для «обучения» и потенциальными рисками ошибок. 

СЭД – центральный информационный ресурс

СЭД – центральный информационный ресурс


«Всегда актуальный вопрос – где место СЭД в инфраструктуре предприятия? Например, процесс согласования договоров должен быть организован в СЭД, в учетной системе или вообще проходить с помощью средств роботизации? Опираясь на опыт наших клиентов, мы считаем, что у каждой системы есть своя ниша, и с помощью интеграционных сервисов можно выстроить взаимодействие и обмен данными между ними. При этом сегодня кратно повышается ответственность каждого, кто занимается эксплуатацией СЭД. Никогда еще не было так критично обеспечить надежность, сохранность, безопасность информации в системе. Это связано и со стыками контуров бумажного и электронного документооборота, и с действиями пользователей», – резюмировал Сергей Полтев. В плане безопасности на стыке контуров, помимо взаимодействия с производителями сканирующих и печатающих устройств, ЭОС расширяет взаимодействие с разработчиками систем защиты от утечек: в частности, у одного из заказчиков реализуется совместный проект с компанией EveryTag.


Экосистема отечественных решений

Экосистема отечественных решений


В целом всё более важную роль в развитии отечественной инфраструктуры СЭД играет экосистема технологических партнеров – то, чем также занимается компания ЭОС. Например – проект «Деловые отечественные решения», куда, помимо ЭОС (СЭД «ДЕЛО»), входят такие компании, как BaseALT, МЦСТ (производитель процессоров «Эльбрус»), «Новые Облачные Технологии» (офисный пакет «МойОфис») и другие. Это интегрированный стек полностью совместимых друг с другом решений: СЭД, программно-аппаратных платформ, системного ПО, средств коммуникаций и защиты, офисного ПО и СУБД. Совместимость входящих в проект продуктов подтверждена испытаниями и двусторонними сертификатами.


Комментарии других лидеров рынка систем документооборота читайте на портале  spbit



Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^