Вернуться к списку

28апреля 2020

Электронные архивы: текущее состояние, тенденции и перспективы

Источник:  https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=212378

В последние несколько лет тематика корпоративных электронных архивов стала одной из основных на российском рынке систем управления корпоративным контентом (ECM). Наблюдатели связывают этот феномен с целым рядом аспектов, с одной стороны, ростом доли электронных документов в деятельности предприятий, а с другой — с переходом от автоматизации отдельных бизнес-участков к комплексному управлению информационным пространством организации. И в этой связи совершенно справедливо отмечается, что полноценное воплощение концепции ECM во многом базируется именно на идее создания и поддержки единого хранилища самых разнообразных документов, используемых в текущей операционной деятельности предприятий.

Однако уже накопленный опыт создания и поддержки электронных архивов показывает, что для успешного выполнения таких проектов зачастую требуется использование качественно новых ИТ-решений, а также иных методических подходов. Сегодня практическая реализация концепции электронных архивов становится основой для достаточно серьезной коррекции базовых бизнес-процессов организации, а значит, и для реконструкции соответствующих ИТ-систем.

Каково сегодня состояние и динамика развития направления электронных архивов в нашей стране, какие проблемы возникают в этой сфере и как они решаются? Ответы на эти вопросы дают эксперты, среди которых Наталья Мошкова, руководитель проектов компании ЭОС.

Наталья Мошкова

Наталья Мошкова


Общее состояние дел и основные тенденции

Создание единых хранилищ документов уже несколько последних лет стало устойчивой тенденцией развития российского ECM-рынка, доля таких проектов неуклонно растет. Понятие «единое хранилище» подразумевает в первую очередь единую систему управления хранилищем, которое физически может быть реализовано и в виде набора отдельных архивов специализированного назначения. Важно также понимать, что речь сейчас идет, как правило, о хранилищах документов, в основном о работе с так называемыми операционными документами, непосредственно используемыми в текущей деятельности предприятия и часто имеющими ограниченные нормативные сроки хранения. В частности, это могут быть архивы финансовых и первичных учетных документов, архивы банковских клиентских досье, архивы проектно-сметной документации и пр.

«Вектор развития рынка электронных архивов в существенной мере направлен именно в сторону решений, обеспечивающих долговременное хранение электронных документов, — говорит руководитель проектов компании ЭОС Наталья Мошкова, руководитель проектов. — Мы видим, что постепенно исчезает разница между процедурами оформления, обработки и т. д. электронных документов различных сроков хранения, т. е. используются единые подходы подготовки, обеспечения хранения и использования электронных документов как временного, так долгосрочного хранения».

Технологические аспекты реализации электронных архивов

Значимость электронных архивов в деятельности предприятий повышается, при этом уже накоплен отраслевой опыт, позволяющий оптимизировать реализацию ИТ-проектов, не повторяя сделанных ранее ошибок.

«Вендоры все чаще стремятся предложить заказчикам максимально простые с точки зрения функциональности системы, архитектура которых позволяет в дальнейшем безболезненно наращивать функциональность и масштабировать решение. При создании электронного архива мы рекомендуем заказчикам реализовывать проект поэтапно, принимая за основу модульную схему построения архивной системы. Это дает возможность сосредоточить основные функции архива в базовом модуле и наращивать функциональность путем закупки в дальнейшем дополнительных модулей по мере появления потребности в них», — говорит Наталья Мошкова. По ее мнению, при построении электронного архива заказчики особое внимание уделяют организации безопасного удаленного доступа к хранимым данным согласно существующей ролевой модели доступа. Фактически обязательным является наличие развитого поиска документов, многие заказчикам требуется также функционал поточного сканирования.

Существует два основных подхода к созданию архивов: формирование единого унифицированного хранилища и интеграция специализированных хранилищ. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы, сегодня на практике многие компании, особенно средние, идут вторым путем. 

На рынке нет до сих пор единого мнения о преимуществах облаков, как в плане их надежности и безопасности, так и в отношении стоимостных показателей в долгосрочной перспективе. Распространению облачных технологий явно не способствует и существующая сегодня нормативная база, которая порой выглядит еще и довольно двусмысленной. Веб-технологии для обеспечения удаленного доступа применяются достаточно широко, но сами архивы реализуются в основном в варианте онпремис.

Впрочем, предприятия малого и среднего бизнеса, которые сейчас все больше интересуются созданием электронных архивов, чаще склонны к использованию облачных моделей.

Интеграция архивов с другими ИТ-системами

Создание единого информационно-документационного пространства ставит перед разработчиками целый ряд дополнительных задач, в том числе интеграционных. Речь идет часто об интеграции не столько отдельных обрабатывающих систем с архивом, сколько об интеграции ранее действующих автономно систем между собой с целью создания комплексных сквозных бизнес-процессов. Весьма востребована среди заказчиков максимально незаметная для пользователя бесшовная интеграция бизнес-приложений с системами — источниками электронных документов.

В этой связи Наталья Мошкова отмечает, что наличие в организации большого числа различных подсистем (СЭД, ERP, бухгалтерская, кадровая и складская системы и т. д.), слабо связанных между собой, безусловно, усложняет бизнес-процессы, построенные на взаимодействии системы хранения электронных документов с системами — источниками данных. При этом она отмечает, что создаваемая система архивного хранения электронных документов должна обязательно встраиваться в уже имеющуюся ИТ-инфраструктуру предприятия, т. е. иметь возможность взаимодействовать со всеми необходимыми подсистемами.

Для решения вопросов интеграции предлагаются различные архитектурные подходы: единые информационные шины, наборы коннекторов и API, применяются встроенные в прикладные системы функционал или возможности специализированных интеграционных средств. «Сегодня наиболее эффективен сервисный подход к интеграции — создание набора сервисов системы архивного хранения, сквозные бизнес-процессы, построенные с использованием этих сервисов. Хотя достаточно часто применяется и такой традиционный способ, как выгрузка данных из подсистем — источников данных в определенном формате, который принимает к обработке электронный архив», — говорит Наталья.

Создание единого архива документов требует решения и такой серьезной задачи, как унификация нормативно-справочной информации (НСИ).

Применение интеллектуальных методов обработки документов

Говоря об интеллектуальных средствах, можно упомянуть давно известные и широко используемые технологии, как оцифровку содержимого документов при их переводе из бумажного в электронный вид, автоматизированную категоризацию документов, а также развитые средства полнотекстового поиска.

Аккумулируя огромные массивы документов и данных (метаданные документов и т. д.), электронные архивы могут стать базой для построения аналитических отчетов, прогнозирования нагрузки, а также основой для обучения ИИ под конкретные задачи. Однако, подчеркивает Наталья Мошкова, для использования данных архива для вышеуказанных целей необходимо корректно отобрать, классифицировать и оценить документы и данные в момент их поступления из разнородных систем-источников в электронный архив. И здесь нужно иметь в виду то, что при использовании в качестве источников, например Big Data, данные должны быть обезличены с целью соблюдения норм российского законодательства о персональных данных. По ее мнению, интеллектуальные средства могут помочь в решении такой трудоемкой задачи, как отбор документов на хранение и определение сроков хранения электронных документов.

Характерные проблемы проектов и их решение

Классический подход к созданию электронных архивов подразумевает то, что сначала в организации должна быть разработана и утверждена концепция хранения электронных документов, в том числе как будут обеспечиваться нормативные требования к долгосрочному хранению. Однако на практике нередко компании откладывают утверждение такой концепции «на потом». «Исходя из нашего опыта, при таком подходе в дальнейшем высока вероятность столкнуться с риском архитектурных и иных ограничений для последующего развития функциональности системы, — говорит Наталья Мошкова. — При оценке и планировании проекта построения электронного архива мы считаем ошибочным также отказ учитывать необходимость модификации функциональности систем — источников электронных документов. Это влечет увеличение сроков и стоимости проекта в целом (от разработки до внедрения) и формирование некорректных ожиданий у руководства относительно результатов проекта. При реализации проектов создания электронных архивов важно отталкиваться от задачи обеспечения удобного использования электронных документов архива, отвечающего потребностям конечных пользователей. Ошибкой является разработка архива, ориентируясь в первую очередь на задачу обеспечения учета и хранения электронных документов или на удаление из СЭД и подсистем массива документов, не подлежащих хранению, тем самым снижая объемы БД. Хранение электронных документов без обеспечения их использования по большому счету не имеет смысла».

По мнению Наталья Мошковой, именно неполнота нормативной базы в части регулирования работы с электронными документами требует от самих заказчиков высокой методической проработки процессов обеспечения сохранности электронных документов: разработки концепции хранения электронных документов, написания методических рекомендаций по организации работы с электронными документами с момента их создания.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^