Вернуться к списку

21апреля 2020

Вынужденная «удаленка» как «принуждение к цифровой трансформации»

Tadviser

Эпидемиологическая ситуация заставляет переходить на удаленный режим работы не только те организации, которые ранее уже были настроены на переход к такому формату рабочих процессов, но и все остальные – тех, кто еще недавно об «удаленке» даже не помышлял. Им, пожалуй, труднее всего, ведь речь идет о существенной трансформации бизнес-процессовСергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС рассказывает об эффективных практиках организации удаленной работы с помощью CЭД/ECM-решений.



Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев


Tadviser: Переход на «удаленку» - это существенная корпоративная трансформация. Что в ней имеет наиболее наибольшее значение: технологическая база или организационные процедуры?


Сергей Полтев: Я думаю, стоит рассматривать «удаленную работу» одновременно в нескольких аспектах: управленческом, технологическом и юридическом. C точки зрения управленческой, очевидно, есть особенности коммуникаций в удаленном режиме. Вне зависимости от конкретных видов связи, также очевидно, что организации, активно применяющие технологические средства коммуникаций, например, видеоконференцсвязь системы управления документами и корпоративным контентом, сегодня получили заметное преимущество, так как уже сложился определенный опыт и традиции взаимодействия с помощью технических средств.

Tadviser: Что делать если в организации ранее такие инструменты широко не использовались?

Сергей Полтев: Ответ очевиден – тут выбора нет, надо срочно реализовывать на практике то, о чем уже долго говорили. По сути, для многих организаций ситуация с пандемией стала триггером, который запустил реальную «цифровую трансформацию». Какие сложности ее ожидают на этом пути? В общем-то, совершенно стандартные для любого проекта внедрения информационной системы, плюс жесткие финансовые ограничения и постоянный цейтнот.

Tadviser: Чем могут помочь ИТ-компании в этой ситуации?

Сергей Полтев: Создать максимально комфортные условия для работы со своей стороны: предоставить специальные финансовые условия, оказывать методологическую помощь, делиться лучшими практиками. Ну, и как бы это банально не звучало, предоставлять качественные сервисы и продукты, четко выполнять все оговоренные обязательства. Компания ЭОС в начале апреля запустила акцию «Антивирусное предложение». По сути, мы предоставляем все необходимое, чтобы начать удаленную работу с системой документооборота буквально на следующий день после обращения. Мы предоставляем лицензии, обучающие материалы и необходимую помощью по экспресс-настройке нашими специалистами. Также акцию «Антивирусное предложение» поддержал ряд наших технологических партнеров – они дополняют лицензии ЭОС лицензиями и специальными условиями на свои продукты, например, средства для построения виртуальных частных сетей (VPN), управления сканерами и пр.

Еще одна банальность, о которой, тем не менее, часто забывают: успешное внедрение – это не только безотказно работающее ПО, но и отлаженное взаимодействие «пользователь-система». Поэтому сейчас, как никогда, важно обеспечить сотрудников необходимыми инструкциями по работе с новым ПО, организовать обмен опытом и тиражирование лучших практик.

Так, для действующих и потенциальных клиентов ЭОС доступно множество инструкций и видео-демонстраций. Кроме того, вместе с нашими партнерами мы активно проводим обучающие вебинары – не только по конкретным продуктам, но и в целом по актуальным вопросам удаленного взаимодействия сотрудников, работы с документами, вопросам обеспечения безопасности. Например, совместно с коллегами из компании «Актив» мы подготовили вебинар по оптимизации удаленной работы с документами и применению электронной подписи. Сейчас к нашей активности подключаются операторы образовательных программ и профессиональной переподготовки, ведь они ощущают растущий запрос на практические рекомендации и опыт по организации удаленной работы. В мае, как ожидается, будет запущена первая такая учебная программа по специфике распределенной работы, созданная на основе практического опыта ЭОС и наших технологических партнеров.

Tadviser: На рынке сейчас появились разные предложения помощи в поддержке «удаленки». Чем отличаются предложения компании ЭОС от других?

Сергей Полтев: Эксперты, отвечающие за выбор ПО, сейчас, действительно, оказались в непростой ситуации. Отчасти именно потому, что в некоторой условной организации результатом десятка ранее проведенных совещаний по цифровой трансформации стала всего лишь дата следующего совещания и несколько килограммов протоколов совещаний вкупе с материалами сравнительного анализа систем. А, собственно, планируемые внедрения приходится реализовывать уже в условиях жесткого цейтнота Будем надеяться, что наше «Антивирусное предложение» поможет, насколько возможно, сделать эту ситуацию в таких компаниях немного комфортнее.

В широком смысле, чем больше будет на рынке антикризисных и специальных предложений, тем лучшее. Главное, чтобы они действительно помогали в сложной ситуации, предоставляли реальную возможность использовать надежные и хорошо отработанные инструменты.

Tadviser: Пришлось ли самой компании ЭОС дорабатывать свои решения и услуги для того, чтобы соответствовать новым потребностям клиентов?

Сергей Полтев: Технологически для нас в этой ситуации нет ничего нового. Пожалуй, любая система документооборота так или иначе поддерживает работу территориально-распределенной организации, и в продуктах ЭОС эта функциональность детально проработана в самых различных аспектах. Отмечу еще один момент: мы в ЭОС очень тщательно подходим к тестированию совместной работы продуктов ЭОС и продуктов наших технологических партнеров. Поэтому и сколько-нибудь значимых дополнительных сложностей сейчас не возникает.

В последние дни мы, конечно, обсуждали складывающуюся ситуацию с многими заказчиками, ИТ-директорами, руководителями ИТ-служб. Практически единодушное впечатление можно описать таким отзывом: «C удаленкой бывают сложности, людей не хватает, решаем. Но «ДЕЛО» работает как часы, спасибо разработчикам». Может быть, не слишком скромно приводить такие отклики в связи с продуктом нашей компании, но это, действительно, общее мнение, и многие наши заказчики готовы его подтвердить.

Tadviser: Расскажите подробнее об «Антивирусной акции». На какие решения она распространяется? Кто может воспользоваться?

Сергей Полтев: Мы предлагаем помощь как действующим, так и потенциальным клиентам. Акция распространяется на ПО СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint. По сути, для действующих клиентов участие в акции - это возможность в кратчайшие сроки расширить контур совместной работы и документооборота (что, чаще всего планировалось, но сроки переносились). Сложность быстрого масштабирования системы сильно зависит от каждого конкретного случая, в частности, от готовности ИТ-специалистов и инфраструктуры, особенностей автоматизируемых процессов.

Tadviser: Будет ли в формате удаленного режима доступен юридически значимый документооборот? Функционал постановки задач и контроля исполнительской дисциплины? Электронный архив?

Сергей Полтев: Безусловно, «удаленный режим» не ограничивает функциональных возможностей наших решений. Что касается, архива, то здесь после возвращения к привычной жизни, нам всем еще предстоит задача упорядочивания и структурирования всего произошедшего за время изоляции, систематизации бумажных документов, например. Надеюсь, для пользователей наших систем задача будет несколько проще, так как механизм параллельной работы со скан-копиями и бумажными оригиналами давно и хорошо отработан.

Tadviser: Массовый уход сотрудников на «удаленку» - это «испытание на разрыв» для службы информационной безопасности компании. Как этот аспект сказывается на безопасности самой корпоративной СЭД и контроле доступа удаленных сотрудников к централизованным ресурсам типа электронного архива, базы данных первичных документов и т.д.?


Сергей Полтев: По сути, «массовая удаленка» - это экстремальный вариант территориально-распределенной организации. На безопасности СЭД наших клиентов сказывается минимально, так как решения по организации защищенных каналов, шифрования данных давно и хорошо отработаны.

Tadviser: Какие практические «советы бывалого» Вы можете дать компании, которая только собирается устроить полноценный удаленный офис?

Сергей Полтев: Вряд ли пример нашей компании будет показательным – ЭОС продолжает работать в штатном режиме, используя технологические решения и накопленный опыт. Да и в целом, ИТ-компании проходят эти испытания с минимальными потерями. Что же касается «полноценного удаленного офиса», то, возможно, подходящий сценарий — это поэтапное подключение необходимых инструментов, с учетом стихийно сложившихся практик работы с помощью мессенджеров и электронной почты. То есть как никогда важный момент – это совместимость инструментов и компонентов «удаленного офиса» между собой.

Очередной банальный совет – в условиях цейтнота предварительно изучить опыт коллег, худшие и лучшие практики. В части организации удаленной работы может быть полезна, надеюсь, и серия вебинаров, которую мы проводим вместе с экспертами компаний-технологических партнеров.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^