Вернуться к списку

17декабря 2019

Наталья Храмцовская о работе с электронными документами

https://ecm.ict-online.ru/analytics/a176773

В свете цифровизации решения для работы с электронными документами отечественных игроков рынка СЭД/ЕСМ становятся незаменимыми инструментами как для бизнеса, так и для госсектора. Однако, разработчикам и интеграторам по-прежнему приходится сталкиваться со сложностями, прежде всего, законодательного порядка, и искать пути их преодоления. Чем отличаются российский и зарубежный опыт в части работы с электронными документами? Какие ИТ-решения представлены на современно рынке? И почему, возможно, настало время спасать бумажные документы от их полного исчезновения? Об этом за виртуальным круглым столом ECM.ICT-Online.ru рассуждают эксперты.

ECM.ICT-Online.ru: Какие существуют сложности в работе с электронными документами?

Наталья Храмцовская (ЭОС):  Основные проблемы при работе с электронными документами в большей степени организационные и правовые, чем технические. Можно, в частности, выделить следующие:

Обеспечение безопасности электронного документооборота, защита от подлога, несанкционированных изменений и от «сливов» информации, в том числе персональных данных. К сожалению, масштабные утечки информации стали уже привычными.

Обеспечение юридической силы электронных документов, особенно в случае использования инновационных технологий, особенности которых ещё не нашли своё отражение в законодательстве;

Обеспечение долговременной и постоянной (архивной) сохранности электронных документов без ущерба для их юридической и доказательной силы, целостности и аутентичности. Сейчас эта проблема особенно остро стоит для документов, подписанных усиленными электронными подписями.

Проблема поддержания деловой деятельности в чрезвычайных ситуациях, когда электронные ресурсы могут оказаться недоступными или даже уничтоженными, и восстановления нормальной деловой деятельности по окончании чрезвычайной ситуации.

Проблема быстрого роста объёмов, сложности и разнообразия производимых электронных документов и информации, что делает невозможным управление документами и их архивную обработку по старинке.

ECM.ICT-Online.ru: Есть ли особенности, связанные с применением электронных документов, в России? В чем отличие отечественного и зарубежного опыта?

Наталья Храмцовская (ЭОС): Главная особенность России – как нигде в мире, широкомасштабное использование усиленных электронных подписей и мер криптографической защиты информации, которое позволяет эффективно решать проблемы оперативного характера, однако создает головную боль при длительном хранении документов. Кроме того, пожалуй, ни одна другая страна мира не делает такой упор на создание целой системы централизованных электронных реестров, регистров и кадастров, которые уже сегодня стали главными хранилищами правоустанавливающей информации – что неизбежно ведёт к уменьшению значимости документов личного хранения. В последнее время начался революционный процесс сбора регуляторами первичной информации и деловых операциях вместо синтетической отчётности, что в перспективе неизбежно приведёт в трансформации всей системы учёта и отчётности. Этому в мире тоже практически нет аналогов.

Если Россию сравнивать с англосаксонскими странами, то она разделяет общую беду континентальной системы права, в которой можно делать по большей части лишь то, что прямо разрешено законодательством – в отличие он англосаксонского подхода, где можно всё, что не запрещено. Континентальное право удобно для государственного управления, но не слишком дружественно по отношению к инновациям в деловой деятельности.

Россия в настоящее время является одним из мировых лидеров в части построения электронного правительства и быстро идёт вперёд в плане внедрения электронных технологий, в том числе инновационных, в деловую деятельность. В целом, на мой взгляд, ситуация хорошая, и есть все предпосылки для дальнейшего прогресса. Пожалуй, единственным по-настоящему слабым звеном является отставание России в создании полноценных государственных электронных архивов.

Многие зарубежные страны, традиционно считающиеся лидерами, «почили на лаврах» после первых успехов в начале 21-го века, и сейчас начали заметно отставать. В данном случае России очень помогает высокая централизация власти – когда идеи электронного правительства и цифровой экономики поддерживаются на высшем уровне, любые препятствия устраняются быстрее и проще, чем в случае более децентрализованной системы управления, характерной для многих зарубежных стран.

ECM.ICT-Online.ru: Как могут обеспечить долговременную сохранность электронных документов ваши пользователи?

Наталья Храмцовская (ЭОС): Долговременная сохранность может быть обеспечена только комплексом правовых, организационных, технических и образовательных мер, взаимно дополняющих друг друга и взаимно компенсирующих недостатки.

Основной принцип достаточно прост: нужно делать то, что сегодня в наших силах (с учётом действующего законодательства, технических и финансовых возможностей располагаемых компетенций), с тем, чтобы через 20-30 лет передать электронные документы в целостности и сохранности следующему поколению специалистов. Если регулярно и систематически заниматься решением этой задачи, она вполне решаема, и имеющийся опыт, начиная с 1960-х годов, это подтверждает.

Сохранность содержащейся в электронных документах информации обеспечить не так уж трудно, достаточно отслеживать состояние документов и своевременно перемещать их на новые носители, в новые системы или форматы. Несколько труднее сохранить юридическую и доказательную силу, но способы решить эту задачу есть – причём давно уже опробованные в бумажном делопроизводстве и архивном деле. Главные из них – создание надлежащим образом заверенных копий и изготовление актов, подтверждающих подлинность массивов передаваемых на хранение документов.

Чего точно делать нельзя – нельзя оставить электронные документы брошенными лет на 10, отложив «на потом» конверсию и миграцию. В отличие от своих бумажных предшественников, уже через 7-10 лет процессы морального устаревания и физической деградации могут привести к тому, что документы будут утрачены.

ECM.ICT-Online.ru: Каковы перспективы для лучшего проникновения электронных документов? Какие факторы влияют на этот процесс?

Наталья Храмцовская (ЭОС): Помимо уже осознанных как государственными органами, так и коммерческими организациями огромных преимуществ и возможностей, связанных с использованием электронных документов, в ближайшее время ключевым фактором будет усиливающееся давление «сверху», связанное с программами электронного правительства и цифровой экономики. Во многих случаях нас просто лишат возможности использовать добрые старые бумаги. Более того, под угрозой вымирания могут оказаться «бумагоподобные» электронные документы вследствие изменения бизнес-процессов, которое делает их ненужными. Заметили ли вы, что уже практически вымерли справки, которые ещё не так давно были самым распространённым видом?

На самом деле уже поздно говорить о «проникновении» электронных документов; пора уже спасать бумажные документы от полного истребления в тех нишах, где они по-прежнему могут быть полезными!

ECM.ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!

Комментарии других экспертов читайте на сайте  ECM.ICT-Online

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^