Вернуться к списку

01мая 2002

В органах государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан внедряется единая автоматизированная система делопроизводства и документооборота

Руководство Республики Башкортостан уделяет первостепенное значение вопросам внедрения и использования современных информационных технологий. Одной из важнейших задач, решаемых в этой области, стало создание единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в республиканских органах государственной власти. Внедрение первой очереди системы осуществлено в 1999-2000 годах. В качестве базового решения была выбрана система «Дело-96», разработанная московской компанией «Электронные офисные системы» на базе продуктов и технологий Microsoft. Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров РБ, Министерстве финансов РБ и Министерстве экономики и антимонопольной политики РБ.

На основании полученного положительного опыта Правительство Республики Башкортостан приступило в 2001 году к внедрению второй очереди системы, охватывающей уже все республиканские органы власти и районные администрации. Работы по реализации этого проекта планируется завершить к концу 2002 года.

Использование продуктов и технологий Microsoft позволило организовать полномасштабный обмен защищенными и авторизованными документами как внутри организации, так и между территориально удаленными подразделениями или различными организациями по электронной почте.

Ситуация

В соответствии с указами Президента Республики Башкортостан в 1994 году был образован Координационный совет по внедрению информационных технологий (ИТ) при Кабинете Министров республики. Совет формирует комплексные программы, направленные на расширение использования информационных технологий в государственном секторе, и координирует наиболее важные направления работ, связанных с применением вычислительной техники. При Координационном совете действует рабочий и экспертный орган – рабочая комиссия, в состав которой входят руководители компьютерных и информационных служб республиканских министерств и ведомств.

К концу 90-х годов в ряде государственных организаций Башкирии уже действовали разнообразные информационные системы. Однако все они основывались на разных стандартах обработки информации, имели ограниченные средства обмена информацией или не имели их вовсе. Но главное – ни одна из систем не обеспечивала автоматизацию делопроизводства на современной основе с использованием возможностей учрежденческой компьютерной сети.

В связи с новыми требованиями, которые предъявляет вхождение республики в российское и мировое информационное сообщество, и необходимостью повышения эффективности работы служащих, требовалось создать единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота, которая бы охватывала все республиканские органы государственной власти и местного самоуправления.

Формирование единого информационного пространства для органов государственной и муниципальной власти

В соответствии с распоряжением Кабинета Министров РБ от 12 августа 1998 года рабочая комиссия Координационного совета провела обзор и сравнительный анализ систем делопроизводства и документооборота и на основании полученных данных выбрала систему «ДЕЛО», разработанную московской компанией «Электронные офисные системы». Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров РБ, Министерстве финансов РБ и в Министерстве экономики и антимонопольной политики РБ, где в 1999-2000 годах были установлены первые 4 комплекта системы.

На основании полученного положительного опыта использования первой очереди системы автоматизации делопроизводства и документооборота правительство Республики Башкортостан посчитало необходимым продолжить работы в данной области и приступить в 2001 году к реализации масштабного проекта внедрения второй очереди системы. По словам первого заместителя Премьер-министра республики Николая Сигакова, «в рамках проекта предполагается полный охват всех органов государственной власти и администраций районов и городов Республики Башкортостан и объединение электронных информационных потоков в единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота».

Система должна поддерживать документооборот между организациями различных уровней:

  • республиканские органы государственной власти (Администрация Президента РБ, Госсобрание РБ, Аппарат Кабинета Министров РБ, министерства, госкомитеты, ведомства);
  • органы местного самоуправления (администрации районов и городов республики) и ведомственные организации (РОНО, РайФО и др.). Документооборот между организациями всех уровней должен производиться с помощью интегрированной подсистемы обмена электронными сообщениями (по электронной почте).

Внедрение второй очереди системы предполагает решение следующих двух основных задач:

  • оснащение государственных организаций компьютерной техникой и телекоммуникационным оборудованием. В организациях первого уровня предусматривается создание локальных вычислительных сетей (ЛВС), которые должны иметь выход в корпоративную телекоммуникационную сеть. Службы документационного обеспечения организаций второго уровня должны быть оборудованы автономными персональными компьютерами, также имеющими выход в корпоративную телекоммуникационную сеть;
  • установка специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота как внутри одной организации, так и между ними на уровне «входящий» – «исходящий».

Результатом внедрения второй очереди системы к концу 2002 года должна стать полная автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот во всех органах власти и районных администрациях Республики Башкортостан.

Использование продуктов и технологий Microsoft обеспечивает новые возможности ведения делопроизводства и документооборота

В качестве основы для реализации второй очереди проекта была выбрана система «ДЕЛО» (версия 7.6), разработанная компанией «Электронные офисные системы» на платформе Microsoft. Эта система обеспечивает ряд ключевых возможностей для организации внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота:

  • соответствие всем нормам и правилам российского делопроизводства;
  • интеграция с различными программами создания файлов документов, в том числе, с пакетом FineReader 4.0 для сканирования бумажных оригиналов, а также интеграция с современным многофункциональными офисными аппаратами;
  • управление правами и полное протоколирование действий пользователей с электронными документами;
  • сертифицированные ФАПСИ по уровню "КС1" механизмы шифрования и авторизации (электронная подпись) CryptoPRO CSP;
  • поддержка библиотеки электронных документов, содержащей удобные поисковые механизмы и доступ из сети Интернет/интранет;
  • возможность обмена защищенными и авторизованными документами как внутри организации, так и между территориально удаленными подразделениями и организациями.

В организациях первого уровня (республиканских министерствах, государственных комитетах и крупных ведомствах) устанавливается многопользовательская сетевая версия системы «Дело-Предприятие» на базе СУБД Microsoft SQL Server 2000.

Благодаря тесной интеграции Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Windows данная система обладает высокой масштабируемостью и соответствует самым высоким стандартам, предъявляемым к корпоративным базам данных. Как показывают эталонные тесты SAP R/3 Sales and Distribution Standard Benchmark, масштабируемость Microsoft SQL Server превышает аналогичный показатель для Oracle на 53%.

Использование Microsoft SQL Server 2000 позволяет предоставить пользователям надежный доступ к информации и разнообразные средства управления данными. Обеспечивается высокая производительность сервисов, интенсивно работающих с данными, а также существенно расширяются возможности создания хранилищ данных и анализа их содержимого. Кроме того, Microsoft SQL Server 2000 включает удобные инструменты администрирования, упрощающие установку и использование СУБД.

Система «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» обеспечивает интерфейс доступа к данным с помощью набора элементов управления ActiveX, разработанных в соответствии с технологией COM корпорации Microsoft. Применение данной технологии позволяет разрабатывать и эксплуатировать любые программы, которые интегрируются с системой «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ», в среде Microsoft Windows.

В небольших организациях второго уровня (с количеством персональных компьютеров не более 50) используется однопользовательская полнофункциональная версия системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ», предназначенная для ведения локального делопроизводства и организации обмена документами с удаленными подразделениями. В эту версию встроен механизм обработки данных Microsoft Data Engine (MSDE), совместимый с серверной системой управления базами данных (СУБД) Microsoft SQL Server 7.0.

Новая система – новый, более высокий уровень эффективности работы государственных служащих

Внедрение системы делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан создало принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами. Так, данная система обеспечивает автоматический прием документа, поступившего по любому из электронных каналов (факс, электронная почта), его первичную регистрацию в любом подразделении и последующий централизованный контроль за его движением с возможностью формирования сводок об исполнении документов.

«С помощью системы «ДЕЛО» нам удается избежать трудоемкого дублирования процедур регистрации. Сведения о документе – такие как краткое содержание, дата создания, регистрационный номер, подпись, резолюция, тематика и т.д. – всего один раз заносятся в регистрационно-контрольную карточку и помещаются в базу данных, а затем просто извлекаются оттуда по запросу пользователя. Благодаря этому сокращается время доставки корреспонденции, предотвращается дублирование работы операторов по вводу информации, а также снижаются материальные и трудовые затраты на доставку и повторную регистрацию корреспонденции», — поясняет Андрей Молотков, руководитель проекта по внедрению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Аппарате Кабинета Министров Республики Башкортостан.

Система «ДЕЛО» также позволяет формировать реестры рассылки, отправлять документы в другие учреждения с помощью систем электронной почты, осуществлять поиск документов по всем картотекам в информационной базе документов учреждения по сочетанию любых реквизитов регистрационной карточки, в том числе и контекстный поиск. Эти и многие другие возможности значительно облегчают работу сотрудников, делают ее намного эффективнее.

В результате, благодаря внедрению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота органы государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан могут решить целый ряд важных задач:

  • повысить исполнительскую дисциплину при работе с документами;
  • усовершенствовать технологии работы с документами;
  • усилить контроль за прохождением документов в органах государственной власти;
  • интегрировать разрозненные и несовместимые системы документооборота, имеющиеся в различных республиканских учреждениях и ведомствах, в единую систему делопроизводства и документооборота;
  • уменьшить вероятность потери документов;
  • сократить время поиска документов;
  • унифицировать программное обеспечение, используемое в различных организациях;
  • ускорить взаимодействие между удаленными пользователями.

«Внедрение новых технологий должно повысить эффективность работы служащих на разных уровнях государственной власти за счет организации удобного поиска необходимых документов, – говорит в заключение Андрей Молотков. – А использование продуктов Microsoft, в частности SQL Server 2000, при создании решения обеспечивает надежный доступ к информации и разнообразные средства управления данными. Кроме того, государственные организации получают возможность снизить расходы на сопровождение системы, поскольку стоимость обучения специалистов и поддержки значительно ниже чем для аналогичных решений других фирм».

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^