Вернуться к списку

01января 2004

Восьмая версия САДД. С чем ее едят?

Когда-то говорили: без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек. Недавнее новшество может серьезно поколебать истинность поговорки. В структурные подразделения Аппарата Государственной Думы поступило Распоряжение Руководителя Аппарата А.Н. Лоторева под заголовком «О переводе Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота Государственной Думы на новую версию». В нем предлагается объявить «бумажкам» бой, ликвидировав значительную их часть средствами новейших информационных технологий, Согласно Распоряжению, с 10 ноября 2003 г. будет осуществлен перевод Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) с ранее действовавшей на значительно усовершенствованную версию, которую специалисты окрестили «восьмеркой».

Что это даст? Каких организационных и технических усилий потребует перевод с одной версии на другую? На эти и другие вопросы нашего корреспондента отвечает начальник Управления документационного обеспечения и архива Александр Суворов.

Александр Викторович, почему решено заменить действующее программное обеспечение?  Устарело, наверное?

В принципе нынешняя версия САДД не так уж стара. Она внедрена у нас летом 2001 года. Но надо успевать за бурно развивающимися   информационными технологиями, для которых два года — срок немалый. Но это, конечно, не единственная причина. По ряду технологических  и организационных моментов действующая версия САДД уже не отвечает требованиям нашего   Правового управления. Исторически сложилась ситуация, что в смысле документооборота наш Аппарат работает как бы в двух информационных сферах, по разным правилам, разным технологиям.

Но то, с чем мы были готовы мириться вчера, сегодня становится недопустимым. Мы должны работать в едином информационном пространстве, обеспечивающем прозрачность, доступность и удобство использования документов и иных данных. И не только внутри Госдумы, но и за ее пределами, с министерствами, регионами и т.д. Такую единую коммуникативную сеть, работающую по единым правилам, как раз и позволяет создать новая версия САДД.

Чем же она лучше предыдущей?

В принципе, и предыдущая хороша. Но новая версия системы является, по сути, продуктом, выращенным на основе предложений и наработок УИТО и УДОиА, накопленных за время пользования старой. Нашим сотрудникам удалось значительно усовершенствовать процесс работы с документами. Простой пример: если на выполнении рутинной операции с документом экономится одна минута, то с учетом того, что через руки наших специалистов проходят сотни документов в день, получается солидная экономия времени. В результате повышается качество работы, поскольку время тратится не на рутину, а на семантическую, смысловую работу с информацией.

Что касается технических и технологических тонкостей, вам о них лучше расскажут специалисты, работающие в Управлении информационно-технологического обеспечения. Я же хочу подчеркнуть, что речь идет о включении ВСЕГО документооборота Государственной Думы в единую информационно-технологическую среду страны в рамках Федеральной программы «Электронная Россия».

Что это даст?

Во-первых, качественно меняется стиль работы с информацией. За счет мощного атрибутивного поиска, использования рубрик и классификаторов, гипертекстовых связей, полнотекстового поиска, персональных и коллективных папок документов вы получаете возможность извлекать информацию значительно быстрее, чем при работе на бумажных носителях. Время — единственный невосполнимый ресурс. Чем меньше оно тратится на получение информации, тем больше его остается на осмысление, творческую переработку полученных данных. Результат — возможность более оперативно и качественно реагировать на запросы, письма, законопроекты и т.п.
 
Во-вторых, перевод на новую версию даст колоссальную экономию бумаги. Вряд ли читателям «Думского курьера» известно, что ежегодно на размножение разного рода документов в Государственной Думе расходуется 200 тонн бумаги. Это же 40 грузовиков! Среднемесячный тираж различных документов, выдаваемых депутатам Госдумы в текущем году, составляет 878 тыс. листов формата А4. В Госдуму поступает 686 тыс. и выходит 672. тыс. документов в год, издается 65 тыс. внутридумских и внутри-аппаратных документов.

В-третьих, наша корпоративная сеть выходит на новый виток своего развития, круг участников диалога расширяется, мы становимся прямыми «собеседниками» наших коллег из правительства, министерств, ведомств, а в дальнейшем и регионов. Все преимущества трудно перечислить.

Готов ли Аппарат Государственной Думы к тому, чтобы обеспечить замену бумажного документооборота электронным?

В нашем управлении готовы не все, но многие сотрудники. Подготовились к переходу на новую версию соответствующие службы Управления информационно-технологического обеспечения. Именно им предстоит научить пользоваться системой как сотрудников УДОиА, так и представителей всех других структурных подразделений Аппарата. Будет проведено несколько занятий. С правилами работы по новой версии можно будет ознакомиться на сайте УИТО в Интранете. 7—9 ноября, когда все будут отдыхать, УИТО и УДОиА произведут «конвертацию» базы данных САДД под новую версию, а с 10 ноября милости просим познакомиться с системой всех, кто еще не познакомился.

Что она собой представляет?

Каждый, кто пишет документ, будет обязан работать по определенным правилам, создавая электронный образ документа, который должен быть понятен любому пользователю, имеющему право вызвать его на экран своего компьютера. Созданная при нашем управлении группа будет сканировать все или максимально возможное число поступающих в Госдуму документов и сохранять их в системе. Будет создана единая система регистрации и нумерации документов. Такую же работу из трех циклов будут выполнять во всех структурных подразделениях Аппарата: 1) оформление документа, 2) его регистрация и 3) отправка. Все это, повторяю, будет осуществляться по единым правилам. Тех, кто их будет выполнять недостаточно точно, система будет просто игнорировать.

Но ведь на многих документах должна быть подпись руководителя. Как быть здесь?

Очень просто. Документ будет заверяться электронной цифровой подписью. Как известно, депутаты не так давно приняли закон об электронной подписи. Так что все будет законно. Легкий стук клавиш заменит шелест бумаг.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^